【プログラミング不要】freee請求書の情報を自動で送信・転送する方法

スケジュールツールのデータをfreee請求書に自動で送信・転送する

スケジュールツールと連携して、freee請求書にある請求書を自動でメール送付するフローです。請求漏れの防止と、受領請求書のスムーズな登録で業務全体の効率化が期待できます！

データベース/CRMサービスのデータをfreee請求書に自動で送信・転送する

Google スプレッドシートやNotionに登録された請求情報をもとに、freeeで請求書を自動作成し、Gmailでの送信までを自動化するフローです。日々の請求業務を入力だけで完結させ、業務の手間とミスを減らせる可能性があります。

freee請求書の請求書データを自動送信するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にfreee請求書の請求書データを自動送信するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

<span class="mark-yellow">今回はGoogleフォームで受け取った情報からfreee請求書で請求書を作成してGmailに送信するフローボットを作成していきます！</span>
作成の流れは大きく分けて以下です。

• Googleフォーム、freee請求書、Gmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Googleフォームのトリガー設定およびfreee請求書とGmailのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：マイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

Googleフォームの連携

1.検索する
‍検索ボックスにGoogleフォームと入力し、Googleフォームのアイコンをクリックします。

2.アカウント選択
‍連携したいアカウントを選択しましょう。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

アカウントを選択すると画面が遷移しますので、「次へ」をクリックします。

3.アクセス許可する
‍YoomがGoogleアカウントにアクセスして良いか確認画面になります。「次へ」を押して進みましょう。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

freee請求書の連携

1.検索する
‍検索ボックスにfreee請求書と入力し、アイコンをクリックします。

2.アクセス許可する
‍Yoomがfreee請求書にアクセスして良いか確認画面になります。「許可する」を押して進みましょう。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

Gmailの連携

1.検索する
‍検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。

2.サインインする
先ほどGoogleフォームのマイアプリ連携をしたので、下記のように自動でサインインする画面となります。そのままお待ちください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：Googleフォームのアプリトリガー設定

1.トリガーの選択
‍記念すべき最初の設定です！まずは以下の赤枠をクリックしてください。

ステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。

2.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。Googleフォームをまだ作成していない場合は、このタイミングで作成してください。‍

また、この後のテスト操作でフォームの回答情報が必要なので、<span class="mark-yellow">テスト用にフォームの回答をしてください。</span>
今回は、下記のようなGoogleフォームを作成し、フォームの回答をしました。

Googleフォームの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力していきます。

• トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
  ※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
• フォームID：先ほど作成したGoogleフォームのフォームIDを、入力欄下の注釈を参考に記入してください。
  

入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!テストが成功すると下記のようなアウトプットが表示されます。

先ほど回答したフォームの概要が反映されていますね。
確認ができたら、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ4：Googleフォームの回答取得設定

ここでは、フォームの具体的な回答の情報を取得します。

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。

2.API接続設定

• フォームID：前のステップで入力したフォームIDをこちらにも入力してください。
• 回答ID：入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されます。
  フォームの回答IDを選択しましょう。
  ※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
  

入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!テストが成功し、送信したGoogleフォームの回答情報が反映していればOKです。

最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、こちらのヘルプページを参考にしてみてくださいね。

ステップ5：freee請求書の請求書作成設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。
これまで同様にタイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。

2.API接続設定
ここでは、反映先であるfreee請求書の情報を入力していきます。
入力欄をクリックすると下記のように候補やアウトプットが表示されるので、それぞれ対象の項目にあわせ選択してください。

今回は、下記のようにフォーム内容を活用しそれぞれの項目を入力しました。

入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると下記のようなアウトプットが表示されるので、freee請求書の内容が反映していればOKです。

最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ6：ブラウザ操作設定

<span class="mark-yellow">この設定を行うと、指定した通りの操作(今回はIDやPWの入力)を自動で行えるようになります。</span>freee請求書のマイページ上での動きを1つずつ指定していきましょう。

1.Chrome拡張機能の追加
ブラウザ操作の設定を行う前に、Chrome拡張機能の追加と、マイアプリでアカウント情報の登録が必要です。
こちらのヘルプページより、「事前準備」→「設定用のChrome拡張機能を追加し、シークレットモードでの実行を許可する」の順で進み、設定を完了させましょう。

今回は、下記のように登録しました!

[注意事項]

• ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。 
• サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。 
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね。

2.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

3.ブラウザ操作の詳細設定
設定が必要な項目について、下記を参考に入力してください。

• IDを入力 ：下記の赤枠をクリックします。

• アカウント欄をクリックすると、先ほど保存したアカウントが表示されます。アカウントを選択し、保存してください。
  

• パスワードを入力：先ほどの「IDを入力」と同様に、アカウントを選択し保存してください。
  

その他の項目の設定は不要なので、「テスト」を実行してみましょう!

テストが成功すると、下記のようにファイル項目に請求書の情報が反映していればOKです。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ7：メール送信設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.メールの設定
ここでは、メール内容を設定します。
下記のように、入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、お好みに合わせてカスタマイズしてください。

今回は、下記のようなメール内容にしました。入力できたら、「次へ」を押して進みましょう。

3.メール送信のテスト
先ほど設定したメール内容が反映した画面が表示されているので、内容に誤りがないか確認しましょう。

内容に誤りがなければ、「テスト」を実行してください。

テストが成功すると、設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみましょう!
下記のように、設定したメール内容が届いていればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ8：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

freee請求書を使ったその他の自動化例

freee請求書と連携することで、HubSpotで取引作成時にfreee請求書で見積書を作成や、Notionのステータス更新で請求書を自動作成など、業務の効率化が可能になるフローをご紹介します。

終わりに

freee請求書を使った請求書作成や送信の手間は、Yoomを使えばぐっと軽減できます。
フォームの回答から請求書を作成し、メール送信まで自動化できるので、作業ミスの防止や業務の効率化にもつながります。

ノーコードで使えるため、専門的な知識がなくても簡単に設定できるのが大きな魅力です。
<span class="mark-yellow">気になるフローがあれば、この機会にYoomに無料登録して、便利な自動化を体験してみてください。</span>

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