Hubspotのコンタクトのステージが特定のステージに更新されたら、カスタムプロパティの値を取得して、freee会計に取引先を作成し、請求書を発行する方法

ステップ1:HubSpot・freee会計・freee請求書をマイアプリ連携

まずHubSpot、freee会計、freee請求書をYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、HubSpot、freee会計、freee請求書を検索して選択し、次の画面に進みます。

＜HubSpotの場合＞

・連携したいアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックします。
続く画面でボックスにチェックを入れ、「アプリを接続」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録には、Hubspotにてアプリを接続する権限を追加する必要があります。詳細はこちらを確認してください。

＜freee会計・freee請求書の場合＞

・ログイン後、続く画面で「許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※freee会計とfreee請求書、それぞれを本手順でマイアプリに登録してください。

3.HubSpot、freee会計、freee請求書を連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

ステップ2:トリガーとなるHubSpotの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではHubSpotでコンタクト情報が更新されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Hubspotのコンタクトのステージが特定のステージに更新されたら、カスタムプロパティの値を取得して、freee会計に取引先を作成し、請求書を発行する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー コンタクトが作成または更新されたら」をクリックします。

3.HubSpotと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔を設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。freee会計への登録やfreee請求書での請求書作成をすぐにしたいときは、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功すると、HubSpotから取得した情報がアウトプットに表示されます。
問題がなければ保存します。

6.「分岐 コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

7.分岐対象のアウトプットと分岐条件を設定してテストを行います。
※下記設定では、HubSpotのライフサイクルステージが「顧客」になった場合にfreee会計やfreee請求書と連携する分岐設定になります。ライフサイクルステージ以外のプロパティで分岐させるときはアウトプットを変更してください。また、ライフサイクルステージの条件を変更するときは分岐条件の右枠に該当ラベルの内部名を設定してください。

※ライフサイクルステージのラベルの内部名は、下記画像を参考にしてください。

8.「アプリと連携する コンタクトのカスタムプロパティを取得」をクリックします。

9.HubSpotと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

10.コンタクトIDとカスタムプロパティの内部名を設定してテストを行います。
この設定を行うことで、請求書に反映したいHubSpotのカスタムプロパティを取得できます。
※コンタクトIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「コンタクトが作成または更新されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※カスタムプロパティの内部名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※カスタムプロパティの内部名を確認する方法は、こちらを参考にしてください。

11.テストが成功したら、アウトプットの「+取得する値を追加」をクリックします。
JSON PATHを用いて、取得したカスタムプロパティをアウトプットに追加して保存します。
※アウトプットの追加方法は、こちらを確認してください。

ステップ3:freee会計の設定

次に、HubSpotから取得した情報をもとに、freee会計に取引先を追加する設定を行います。

1.「アプリと連携する 取引先の作成」をクリックします。

2.freee会計と連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.事業所IDと取引先情報を追加する項目を設定します。
※事業所IDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※HubSpotの情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「コンタクトが作成または更新されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.上記の設定が完了したらテストを行います。
テストが成功すると、freee会計に取引先が追加されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4:freee請求書の設定

最後に、freee請求書で請求書を作成する設定を行います。

1.「アプリと連携する 請求書の作成」をクリックします。

2.freee請求書と連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.事業所IDと請求書を作成するための項目を設定します。
※事業所IDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※HubSpotの内容を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「コンタクトが作成または更新されたら」や「コンタクトのカスタムプロパティを取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※日付を設定する項目は、枠をクリックして表示される「日付」からも設定できます。
※取引先IDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「取引先の作成」から設定します。

4.上記で必要な項目を設定したらテストを行います。
テストが成功するとfreee請求書で請求書が作成されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Hubspotのコンタクトのライフサイクルステージが特定のステージに更新されるたび、freee会計に取引先が作成され、freee請求書で請求書が発行されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

HubSpotとfreee会計を使ったその他の自動化例

他にもHubSpotとfreee会計を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.HubSpotからfreee会計に取引先を追加する

Chromeの拡張機能を利用し、HubSpotの会社詳細ページからワンクリックで、freee会計に取引先を登録するテンプレートです。
この連携により、取引先の手動登録を削減でき、担当者の負担軽減が期待できます。

2.HubSpotで会社が作成されたらfreee会計で取引先を検索し、登録がなければ取引先を作成する

HubSpotで会社が作成されると、freee会計で取引先を検索し、登録がなければ自動で追加するテンプレートです。
この連携により、freee会計への取引先の重複登録を防ぎ、管理負担が軽減するでしょう。

3.HubSpotに取引が作成されたらfreee会計に取引先を追加する

HubSpotに取引が作成されたらfreee会計に取引先を自動追加するテンプレートです。
この連携により、取引先情報を手動で繰り返し登録する手間を削減でき、担当者の業務効率が向上するでしょう。

HubSpot・freee会計・freee請求書を連携するメリットと具体例

メリット1:データ入力のミスを防ぎ正確な業務プロセスを実現

取引先情報の入力や請求書作成はミスが許されない業務です。
しかし、手動での作業にはミスが発生するリスクがあり、顧客情報や請求内容を間違えると顧客との信頼関係に影響することがあります。
HubSpot、freee会計、freee請求書を連携すれば、HubSpotの情報が自動で反映されるため、正確な業務プロセスが実現するでしょう。
例えば、マーケティングチームがHubSpotに登録したデータを、経理担当者がコピー&ペーストする際、一部をコピーし忘れてしまうことがあります。
こうした人為的ミスは、自動化により防止できるため、freee会計への登録やfreee請求書での請求書作成が正確に行えるようになるでしょう。

メリット2: 経理業務の迅速化

HubSpotの情報をもとに取引先を登録して請求書を作成する作業は大変です。
手動だと時間がかかり、他の業務に遅れが生じることもあります。
HubSpot、freee会計、freee請求書を連携すれば、手動による取引先登録と請求書作成が削減し、経理業務が迅速化するでしょう。
例えば、毎月新規の取引先が増える企業の場合、経理担当者は対応が追い付かず、請求書の作成が遅れてしまうことがあります。
この連携を利用すれば、取引先が増えても自動で登録と請求書の作成が行われるため、早期に顧客へ請求書を送付できるでしょう。

メリット3:人的リソースの有効活用

freee会計への登録作業やfreee請求書での請求書作成は、定型業務になりがちです。
人手を割いてしまうと、他の生産性の高い業務に充てる人員が減ってしまいます。
HubSpot、freee会計、freee請求書を連携すれば、取引先の登録と請求書作成を自動化でき、空いた人的リソースを他の業務に充てることができるでしょう。
例えば、事業規模の拡大を図る際は、人員を増やすことが一般的です。
しかし、この連携を利用すれば、既存メンバーのリソースを有効活用して、新たな雇用を最小限に抑えられるでしょう。

まとめ

HubSpotのコンタクト情報の変更にあわせて、freee会計に取引先を登録し、freee請求書で請求書を発行するのは手間がかかります。
手動で行う場合は、ミスが発生する可能性があり、時間もかかります。
また、他の業務へ割ける人員が減ってしまうことも課題です。
これらの課題は、HubSpot、freee会計、freee請求書を連携し、業務の自動化を導入することで解決が期待できます。
その結果、経理業務の正確性向上や迅速化、人的リソースの最適化につながるでしょう。
HubSpot、freee会計、freee請求書の連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
設定方法も簡単なため、この機会に経理業務の自動化を試してみてください。