「キャンペーンごとに発行されるたくさんのURLを、一つひとつ手作業で短縮してMicrosoft Excelにまとめるのが面倒…」
「手作業でのコピペ作業では、元のURLと短縮URLの組み合わせを間違えたり、入力ミスが発生したりしないか心配…」
このように、URLの短縮とMicrosoft Excelへの記録といった一連の作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、フォームに入力するだけでURLが自動で短縮され、元のURLとセットでMicrosoft Excelに記録される仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されるかもしれません。
また、マーケティング施策の分析や企画立案といった、より創造的なコア業務に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
日々の業務時間を削減できるので、ぜひこの機会に導入して、URL管理をもっとスマートにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはURLを短縮してMicrosoft Excelで管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
フォームで送信されたリンクをBitlyで短縮し、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
キャンペーンなどで生成したURLをMicrosoft Excelで管理する際、URL shortenerツールで一つずつ短縮し、手作業で転記するのは手間がかかり、ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、YoomのフォームにURLを送信するだけで、自動でBitlyがリンクを短縮し、Microsoft Excelの指定のファイルに情報が追加されるため、こうした定型業務を効率化し、正確なデータ管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・URL shortenerを活用し、Microsoft Excelで短縮URLを管理しているマーケティング担当者の方
・手作業によるURLの短縮とMicrosoft Excelへの転記に手間を感じている方
・フォームへの情報送信を起点に、URL管理に関する一連の業務を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Bitly、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォーム送信されたURLを短縮し、Microsoft Excelに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、フォームで送信されたURLをBitlyで短縮し、Microsoft Excelに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- BitlyとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームのトリガー設定とBitly、Microsoft Excelのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームで送信されたリンクをBitlyで短縮し、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
キャンペーンなどで生成したURLをMicrosoft Excelで管理する際、URL shortenerツールで一つずつ短縮し、手作業で転記するのは手間がかかり、ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、YoomのフォームにURLを送信するだけで、自動でBitlyがリンクを短縮し、Microsoft Excelの指定のファイルに情報が追加されるため、こうした定型業務を効率化し、正確なデータ管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・URL shortenerを活用し、Microsoft Excelで短縮URLを管理しているマーケティング担当者の方
・手作業によるURLの短縮とMicrosoft Excelへの転記に手間を感じている方
・フォームへの情報送信を起点に、URL管理に関する一連の業務を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Bitly、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：BitlyとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Bitlyのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からBitlyを検索し、クリックします。
下記画面に移行するので、いずれかの方法でサインインしてください。
アクセス許可画面が表示されます。
内容を確認し、「許可する」または「Allow」を押して進みましょう。
これでBitlyのマイアプリ登録が完了です。
Microsoft Excelのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
フォームで送信されたリンクをBitlyで短縮し、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
キャンペーンなどで生成したURLをMicrosoft Excelで管理する際、URL shortenerツールで一つずつ短縮し、手作業で転記するのは手間がかかり、ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、YoomのフォームにURLを送信するだけで、自動でBitlyがリンクを短縮し、Microsoft Excelの指定のファイルに情報が追加されるため、こうした定型業務を効率化し、正確なデータ管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・URL shortenerを活用し、Microsoft Excelで短縮URLを管理しているマーケティング担当者の方
・手作業によるURLの短縮とMicrosoft Excelへの転記に手間を感じている方
・フォームへの情報送信を起点に、URL管理に関する一連の業務を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Bitly、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Yoomフォームのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「リンク送信フォーム」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
フォームは元から設定されており、「タイトル」や「リンク」が送信できるようになっています。
フォームのカスタマイズも可能ですが、一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
下へスクロールすると、「完了ページの設定」が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボット起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
必要があれば変更し、「次へ」をクリックしましょう。
フォームの表示設定と詳細設定が、表示されます。
「取得した値」にはそれぞれ、BitlyのURL短縮テストで使用するサンプル値を設定しましょう。
入力したら「保存する」を押してください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Bitlyのアクション設定
URLをBitlinkに変換する設定を行います。
「リンクを短縮する」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Bitlyと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「対象のURL」は、短縮させるURLを取得した値から選択しましょう。
取得した値を活用することで固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「ドメイン」と「グループGUID」は、任意で設定可能です。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、短縮リンクが発行されます。
確認し「保存する」を押してください。
ステップ5：Microsoft Excelのアクション設定
最初に、レコードを追加するMicrosoft Excelのシートを作成しておきましょう。
仕様上1行目の値を列名として判定するので、ヘッダーは必ず作成してください。
作成が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Microsoft Excelと連携するアカウントに間違いがないかを確認してください。
データベースの連携を行います。
「ファイルの保存場所」は、プルダウンから選択してください。
「ドライブID」「アイテムID」「シート名」は、候補から選択しましょう。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせて直接入力してください。
完了したら「次へ」をクリックします。
作成したシートに合わせフィールドが表示されます。
取得した値を活用し、レコードの値を設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが作成されるので、Microsoft Excelを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
Microsoft Excelを使った自動化例
様々なツールの情報をトリガーに、自動でデータ追加や帳票作成、在庫情報の更新を行います。
また、在庫不足をチャットツールへ通知したり、名刺情報をOCRで読み取って登録するフローも搭載。
手動でのデータ入力や転記作業を削減します。
Backlogで課題が追加されたらMicrosoft Excelに連携する
試してみる
Backlogで課題が追加されたら、自動的にMicrosoft Excelのシートにも課題の内容を記載するフローボットです。Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。
毎日ecforceから広告集計レポートを取得してMicrosoft Excelに記載する
試してみる
毎日指定の時間に前日のecforceから広告集計レポート情報を取得して、自動的にMicrosoft Excelに記載するフローです。
Googleフォームで特定の条件に合う回答があったら、Microsoft Excelの在庫情報を更新する
試してみる
■概要
「Googleフォームで特定の条件に合う回答があったら、Microsoft Excelの在庫情報を更新する」ワークフローは、回答内容に応じて在庫情報を自動的に更新します。
手動でのデータ転記が不要となり、管理の手間を省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してアンケートや申請受付などの業務を行っている方
・フォームの回答内容に基づいてMicrosoft Excelの在庫情報を更新したい方
・在庫管理をスピーディに行いたいものの、手動でのデータ転記に手間やミスが発生して困っている方
・申請や入荷連絡、注文受付など現場からの情報をMicrosoft Excelで一元管理している方
・チームでMicrosoft Excelの在庫状況を常に最新の情報で共有したい方
・Microsoft Excelファイル内の在庫数を効率的かつ確実に更新したい店舗スタッフや事務担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加する
試してみる
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加するフローです。
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームに回答された内容をもとに、Microsoft Excelで書類を作成する
試してみる
Googleフォームに回答された内容を用いて、Microsoft Excelで書類を作成するフローです。
Jotformに回答があったら、Microsoft Excelのレコードに登録してTrelloにカードを作成する
試してみる
Jotformに新しい回答が送信されたら、Microsoft Excelのレコードに登録してTrelloにカードを作成するフローです。
Microsoft Excelで管理の在庫数が不足したらDiscordに通知する
試してみる
■概要
「Microsoft Excelで管理の在庫数が不足したらDiscordに通知する」ワークフローは、在庫管理を効率化し、必要なタイミングで迅速な対応を促す業務ワークフローです。
在庫数の管理は手間がかかる上、在庫が不足した際に即座に対応することが重要です。Microsoft Excelで在庫データを管理していると、リアルタイムでの把握や通知が難しいこともあります。そこで、このワークフローを活用すれば、在庫数が設定値を下回った際に自動でDiscordに通知が送られ、チーム全体で迅速に対応できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelで在庫管理を行っているが、手動でのチェックに時間を取られている方
・在庫不足時に迅速な対応が求められるチームや部署のマネージャー
・Discordを活用してチームコミュニケーションを図りたい方
■注意事項
・Microsoft Excel、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Notionでページが更新されたら、 Microsoft Excelのレコードも更新する
試してみる
■概要
Notionで管理している情報を、都度Microsoft Excelへ手作業で転記するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなりがちです。特に、NotionとExcelを連携させてタスクやプロジェクトを管理している場合、この二重入力は非効率に感じるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースページが更新されると、関連するMicrosoft Excelのレコードが自動で更新されるため、データ管理の手間を省き、情報の同期漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとMicrosoft Excelを併用し、データの二重入力に手間を感じている方
・NotionとExcel間で発生する、手作業での転記ミスや更新漏れをなくしたい方
・プロジェクトやタスクの進捗管理を、より正確かつ効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Notionのページ更新をトリガーにMicrosoft Excelへ自動で情報が反映されるため、これまで手作業に費やしていたデータ転記の時間を短縮できます
・手作業によるデータの転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■注意事項
・Notion、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelでデータベースを操作するオペレーションの設定方法は下記を参照してください。
・https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookのカレンダーでスケジュールを管理し、その内容を別途Microsoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れが発生する原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でMicrosoft Excelの指定したシートに情報が追加されます。OutlookとMicrosoft Excelの連携を自動化し、こうした日々の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookのカレンダーとMicrosoft Excelを用いてスケジュール管理を行っている方
・Outlookで管理しているアポイント情報をMicrosoft Excelに手作業で転記している営業担当の方
・チームのスケジュール共有をより効率化し、生産性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceの商談情報からMicrosoft Excelで帳票を作成する
試してみる
Salesforceの商談ページからエクセルの雛形をもとに任意の帳票を発行し、Slackにファイルを送信します。商談に紐づいている商品情報を用いて見積書や請求書などを作成することが可能です。
まとめ
URLの短縮とMicrosoft Excelへの記録作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたURL管理の手間を削減し、コピペミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、マーケティング担当者などは単純な準備作業から解放され、キャンペーンの効果測定や次の施策の企画といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Bitly以外の短縮URLサービスも使えますか？
A：はい、使えます。
下記のページよりご確認ください。
Yoomは業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、現在使用している短縮URLサービスとも連携できます。
Q：既存のMicrosoft Excelリストに追加することは可能ですか？
A：はい、可能です。
Microsoft Excelのアクション設定ではシート選択ができるため、既にレコードが登録されているシートにレコードを追加することもできます。
Q：URLの形式が不正な場合など、エラー時の挙動はどうなりますか？
A：エラーが発生した場合は、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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