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「キャンペーンごとに発行されるたくさんのURLを、一つひとつ手作業で短縮してMicrosoft Excelにまとめるのが面倒…」
「手作業でのコピペ作業では、元のURLと短縮URLの組み合わせを間違えたり、入力ミスが発生したりしないか心配…」
このように、URLの短縮とMicrosoft Excelへの記録といった一連の作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、フォームに入力するだけでURLが自動で短縮され、元のURLとセットでMicrosoft Excelに記録される仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されるかもしれません。
また、マーケティング施策の分析や企画立案といった、より創造的なコア業務に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
日々の業務時間を削減できるので、ぜひこの機会に導入して、URL管理をもっとスマートにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはURLを短縮してMicrosoft Excelで管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
■概要 キャンペーンなどで生成したURLをMicrosoft Excelで管理する際、URL shortenerツールで一つずつ短縮し、手作業で転記するのは手間がかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、YoomのフォームにURLを送信するだけで、自動でBitlyがリンクを短縮し、Microsoft Excelの指定のファイルに情報が追加されるため、こうした定型業務を効率化し、正確なデータ管理を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■注意事項
フォーム送信されたURLを短縮し、Microsoft Excelに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、フォームで送信されたURLをBitlyで短縮し、Microsoft Excelに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 キャンペーンなどで生成したURLをMicrosoft Excelで管理する際、URL shortenerツールで一つずつ短縮し、手作業で転記するのは手間がかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、YoomのフォームにURLを送信するだけで、自動でBitlyがリンクを短縮し、Microsoft Excelの指定のファイルに情報が追加されるため、こうした定型業務を効率化し、正確なデータ管理を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■注意事項
ステップ1：BitlyとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Bitlyのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からBitlyを検索し、クリックします。
下記画面に移行するので、いずれかの方法でサインインしてください。
アクセス許可画面が表示されます。
内容を確認し、「許可する」または「Allow」を押して進みましょう。
これでBitlyのマイアプリ登録が完了です。
Microsoft Excelのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要 キャンペーンなどで生成したURLをMicrosoft Excelで管理する際、URL shortenerツールで一つずつ短縮し、手作業で転記するのは手間がかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、YoomのフォームにURLを送信するだけで、自動でBitlyがリンクを短縮し、Microsoft Excelの指定のファイルに情報が追加されるため、こうした定型業務を効率化し、正確なデータ管理を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Yoomフォームのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「リンク送信フォーム」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
フォームは元から設定されており、「タイトル」や「リンク」が送信できるようになっています。
フォームのカスタマイズも可能ですが、一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
下へスクロールすると、「完了ページの設定」が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボット起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
必要があれば変更し、「次へ」をクリックしましょう。
フォームの表示設定と詳細設定が、表示されます。
「取得した値」にはそれぞれ、BitlyのURL短縮テストで使用するサンプル値を設定しましょう。
入力したら「保存する」を押してください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Bitlyのアクション設定
URLをBitlinkに変換する設定を行います。
「リンクを短縮する」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Bitlyと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「対象のURL」は、短縮させるURLを取得した値から選択しましょう。
取得した値を活用することで固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「ドメイン」と「グループGUID」は、任意で設定可能です。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、短縮リンクが発行されます。
確認し「保存する」を押してください。
ステップ5：Microsoft Excelのアクション設定
最初に、レコードを追加するMicrosoft Excelのシートを作成しておきましょう。
仕様上1行目の値を列名として判定するので、ヘッダーは必ず作成してください。
作成が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Microsoft Excelと連携するアカウントに間違いがないかを確認してください。
データベースの連携を行います。
「ファイルの保存場所」は、プルダウンから選択してください。
「ドライブID」「アイテムID」「シート名」は、候補から選択しましょう。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせて直接入力してください。
完了したら「次へ」をクリックします。
作成したシートに合わせフィールドが表示されます。
取得した値を活用し、レコードの値を設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが作成されるので、Microsoft Excelを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
Microsoft Excelを使った自動化例
様々なツールの情報をトリガーに、自動でデータ追加や帳票作成、在庫情報の更新を行います。
また、在庫不足をチャットツールへ通知したり、名刺情報をOCRで読み取って登録するフローも搭載。
手動でのデータ入力や転記作業を削減します。
■概要 BacklogとMicrosoft Excelを連携し、Backlogで課題が追加されたら、自動的にエクセルにも課題の内容を記載するフローボットです。 Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。連携するMicrosoft Excelの情報や設定内容を自由に変更してご利用ください。 ■注意事項 ・Backlog、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。 ・エクセルオンラインにてご利用いただけます。ローカルのエクセルファイルでは使用できませんのでご注意ください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 毎日指定の時間に前日のecforceから広告集計レポート情報を取得して、自動的にMicrosoft Excelに記載するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. ecforceとMicrosoft Excelを利用している企業やチーム 2.広告集計レポートの作成を効率化したい方 3.データ管理やレポート作成の自動化を推進したい方 ■このテンプレートを使うメリット ・手動でのデータ取得や入力の手間を省き、リアルタイムで正確な広告パフォーマンスを把握できるようになり、業務の効率を大幅に向上させることができます。 ・定期的なレポート作成を自動化することで、マーケティング戦略の改善にも役立ちます。 ■注意事項 ・ecforce、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・ecforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Googleフォームで収集した回答データを、Microsoft Excelの在庫情報へ手作業で転記する際、手間や入力ミス、更新の遅れに悩まされていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、特定の条件に合致する場合のみMicrosoft Excelの在庫情報を自動で更新し、これらの課題を解消し業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 展示会や日々の営業活動で交換した名刺のデータ入力に、手間や時間を取られていないでしょうか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を送信するだけで、OCRが情報を自動で読み取り、Microsoft Excelの管理表へデータが追加されるため、こうした名刺管理にまつわる課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Googleフォームに回答された内容を用いて、Microsoft Excelで書類を作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. 見積書や申込書、申請書を頻繁に作成する必要がある方 ・セールス担当者や営業アシスタント ・事務職員やオフィスマネージャー ・プロジェクトマネージャー ・購買部門の担当者 2. 手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ・ワークフローの自動化に関心があるビジネスアナリスト ・データの正確性を高めたい会計や経理担当者 3. GoogleフォームとMicrosoft Excelを日常的に活用している方 ・オンラインフォームを用いて顧客や社員から情報を収集している人事担当者 ・デジタルツールを活用してデータ管理を行っているマーケティング担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・フォームの回答のみで見積書や申込書、申請書など様々な書類を作成することができます。 ・手入力の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。 ■注意事項 ・Microsoft Excel、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 ■概要 Jotformに新しい回答が送信されたら、Microsoft Excelのレコードに登録してTrelloにカードを作成するフローです。 JotformとMicrosoft Excel、Trelloを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にMicrosoft Excelのレコード登録とTrelloにカードが作成されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。 ■注意事項 ・Jotform、Microsoft Excel、TrelloそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 Microsoft Excelでの在庫管理は便利ですが、在庫数が少くなった際の確認や関係者への通知を手作業で行うのは手間がかかり、見落としのリスクも伴うのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Excelで管理している在庫数を定期的にチェックし、設定した基準値を下回った場合に自動でDiscordに通知することが可能となり、在庫切れによる機会損失の防止や、迅速な発注対応に繋げられます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Outlookのカレンダーでスケジュールを管理し、その内容を別途Microsoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れが発生する原因にもなりがちです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft Excel、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でMicrosoft Excelの指定したシートに情報が追加されます。OutlookとMicrosoft Excelの連携を自動化し、こうした日々の定型業務を効率化できます。
まとめ
URLの短縮とMicrosoft Excelへの記録作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたURL管理の手間を削減し、コピペミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、マーケティング担当者などは単純な準備作業から解放され、キャンペーンの効果測定や次の施策の企画といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Bitly以外の短縮URLサービスも使えますか？
A：はい、使えます。
下記のページよりご確認ください。
Yoomは業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、現在使用している短縮URLサービスとも連携できます。
Q：既存のMicrosoft Excelリストに追加することは可能ですか？
A：はい、可能です。
Microsoft Excelのアクション設定ではシート選択ができるため、既にレコードが登録されているシートにレコードを追加することもできます。
Q：URLの形式が不正な場合など、エラー時の挙動はどうなりますか？
A：エラーが発生した場合は、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
