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「キャンペーンごとに発行されるたくさんのURLを、一つひとつ手作業で短縮してMicrosoft Excelにまとめるのが面倒…」
「手作業でのコピペ作業では、元のURLと短縮URLの組み合わせを間違えたり、入力ミスが発生したりしないか心配…」
このように、URLの短縮とMicrosoft Excelへの記録といった一連の作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">フォームに入力するだけでURLが自動で短縮され、元のURLとセットでMicrosoft Excelに記録される仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放されるかもしれません。
また、マーケティング施策の分析や企画立案といった、より創造的なコア業務に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
日々の業務時間を削減できるので、ぜひこの機会に導入して、URL管理をもっとスマートにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">URLを短縮してMicrosoft Excelで管理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
それではここから代表的な例として、フォームで送信されたURLをBitlyで短縮し、Microsoft Excelに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Bitlyのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からBitlyを検索し、クリックします。
下記画面に移行するので、いずれかの方法でサインインしてください。
アクセス許可画面が表示されます。
内容を確認し、「許可する」または「Allow」を押して進みましょう。
これでBitlyのマイアプリ登録が完了です。
Microsoft Excelのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「リンク送信フォーム」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
フォームは元から設定されており、「タイトル」や「リンク」が送信できるようになっています。
フォームのカスタマイズも可能ですが、一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
下へスクロールすると、「完了ページの設定」が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボット起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
必要があれば変更し、「次へ」をクリックしましょう。
フォームの表示設定と詳細設定が、表示されます。
「取得した値」にはそれぞれ、BitlyのURL短縮テストで使用するサンプル値を設定しましょう。
入力したら「保存する」を押してください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
URLをBitlinkに変換する設定を行います。
「リンクを短縮する」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Bitlyと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「対象のURL」は、短縮させるURLを取得した値から選択しましょう。
取得した値を活用することで固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「ドメイン」と「グループGUID」は、任意で設定可能です。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、短縮リンクが発行されます。
確認し「保存する」を押してください。
最初に、レコードを追加するMicrosoft Excelのシートを作成しておきましょう。
仕様上1行目の値を列名として判定するので、ヘッダーは必ず作成してください。
作成が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Microsoft Excelと連携するアカウントに間違いがないかを確認してください。
データベースの連携を行います。
「ファイルの保存場所」は、プルダウンから選択してください。
「ドライブID」「アイテムID」「シート名」は、候補から選択しましょう。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせて直接入力してください。
完了したら「次へ」をクリックします。
作成したシートに合わせフィールドが表示されます。
取得した値を活用し、レコードの値を設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが作成されるので、Microsoft Excelを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
様々なツールの情報をトリガーに、自動でデータ追加や帳票作成、在庫情報の更新を行います。
また、在庫不足をチャットツールへ通知したり、名刺情報をOCRで読み取って登録するフローも搭載。
手動でのデータ入力や転記作業を削減します。
URLの短縮とMicrosoft Excelへの記録作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたURL管理の手間を削減し、コピペミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、マーケティング担当者などは単純な準備作業から解放され、キャンペーンの効果測定や次の施策の企画といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
Q：Bitly以外の短縮URLサービスも使えますか？
A：はい、使えます。
下記のページよりご確認ください。
Yoomは業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、現在使用している短縮URLサービスとも連携できます。
Q：既存のMicrosoft Excelリストに追加することは可能ですか？
A：はい、可能です。
Microsoft Excelのアクション設定ではシート選択ができるため、既にレコードが登録されているシートにレコードを追加することもできます。
Q：URLの形式が不正な場合など、エラー時の挙動はどうなりますか？
A：エラーが発生した場合は、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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