Squareで予約が作成されたら、AIで文章を生成してGmailを自動送信する
試してみる
■概要
Squareで新しい予約が入るたびに、お客様への確認メールやサンクスメールを手動で作成・送信する作業に手間を感じていませんか？
定型文での一斉送信では顧客体験を損なう可能性があり、かといって個別に対応するのは時間がかかります。
このワークフローを活用すれば、Squareでの予約作成をトリガーとして、AIが顧客情報に基づいた最適な文章を自動で生成し、Gmailからメールを送信する一連の流れを自動化できます。
これにより、心のこもった予約後の自動メール対応を効率的に実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareの予約管理と顧客へのメール連絡を効率化したい店舗オーナーや担当者の方
- 予約後の自動メール送信で、顧客ごとにパーソナライズされたコミュニケーションを実現したい方
- 手作業によるメールの送信漏れや内容の誤りをなくし、サービス品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareに予約が入ると、AIによる文章生成からGmailでの送信までが自動で実行されるため、メール作成と送信にかかっていた時間を他の業務に充てることができます
- 手動での対応による予約情報の転記ミスや、メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、お客様へ確実な情報伝達が可能です
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「予約が作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでSquareの「特定の顧客情報を取得」アクションを設定し、予約情報に紐づく顧客の情報を取得します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得した顧客情報などをもとにメールの文章を作成します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した文章を本文に含めてメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Squareの顧客情報取得オペレーションでは、トリガーで取得した予約情報から顧客IDを引用して、対象の顧客を特定してください
- テキスト生成のプロンプト（AIへの指示文）には、顧客名や予約日時といった前段のステップで取得した情報を変数として組み込むことで、よりパーソナライズされた文章を生成できます
- Gmailの送信設定では、宛先を任意のアドレスに設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを加えたり、各ステップで取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
■注意事項
- Square、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
「Squareで予約が入るたびに、手動で確認メールを送るのが大変…」
「お客様ごとに内容を少し変えたいけど、毎回手作業で編集するのは手間がかかるし、ミスも怖い…」
そんな悩みを感じたことはありませんか？
予約業務は繰り返しが多く、ちょっとした修正や対応にも時間を取られがちです。
もし、Squareで新しい予約が作成されたタイミングで、予約情報に基づいた内容の確認メールやリマインドメールを自動で送信できる仕組みがあれば、日々のメール対応の負担を減らせそうですよね！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSquareの予約情報を活用する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Squareで予約が作成されたら、AIで文章を生成してGmailを自動送信する
試してみる
■概要
Squareで新しい予約が入るたびに、お客様への確認メールやサンクスメールを手動で作成・送信する作業に手間を感じていませんか？
定型文での一斉送信では顧客体験を損なう可能性があり、かといって個別に対応するのは時間がかかります。
このワークフローを活用すれば、Squareでの予約作成をトリガーとして、AIが顧客情報に基づいた最適な文章を自動で生成し、Gmailからメールを送信する一連の流れを自動化できます。
これにより、心のこもった予約後の自動メール対応を効率的に実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareの予約管理と顧客へのメール連絡を効率化したい店舗オーナーや担当者の方
- 予約後の自動メール送信で、顧客ごとにパーソナライズされたコミュニケーションを実現したい方
- 手作業によるメールの送信漏れや内容の誤りをなくし、サービス品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareに予約が入ると、AIによる文章生成からGmailでの送信までが自動で実行されるため、メール作成と送信にかかっていた時間を他の業務に充てることができます
- 手動での対応による予約情報の転記ミスや、メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、お客様へ確実な情報伝達が可能です
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「予約が作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでSquareの「特定の顧客情報を取得」アクションを設定し、予約情報に紐づく顧客の情報を取得します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得した顧客情報などをもとにメールの文章を作成します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した文章を本文に含めてメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Squareの顧客情報取得オペレーションでは、トリガーで取得した予約情報から顧客IDを引用して、対象の顧客を特定してください
- テキスト生成のプロンプト（AIへの指示文）には、顧客名や予約日時といった前段のステップで取得した情報を変数として組み込むことで、よりパーソナライズされた文章を生成できます
- Gmailの送信設定では、宛先を任意のアドレスに設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを加えたり、各ステップで取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
■注意事項
- Square、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Squareの予約情報からAIでメールを自動送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Squareで新しい予約が作成された際に、AIで最適な文章を生成し、Gmailから自動でメールを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Square／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SquareとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Squareのトリガー設定とアクション設定、AI・Gmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Squareで予約が作成されたら、AIで文章を生成してGmailを自動送信する
試してみる
■概要
Squareで新しい予約が入るたびに、お客様への確認メールやサンクスメールを手動で作成・送信する作業に手間を感じていませんか？
定型文での一斉送信では顧客体験を損なう可能性があり、かといって個別に対応するのは時間がかかります。
このワークフローを活用すれば、Squareでの予約作成をトリガーとして、AIが顧客情報に基づいた最適な文章を自動で生成し、Gmailからメールを送信する一連の流れを自動化できます。
これにより、心のこもった予約後の自動メール対応を効率的に実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareの予約管理と顧客へのメール連絡を効率化したい店舗オーナーや担当者の方
- 予約後の自動メール送信で、顧客ごとにパーソナライズされたコミュニケーションを実現したい方
- 手作業によるメールの送信漏れや内容の誤りをなくし、サービス品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareに予約が入ると、AIによる文章生成からGmailでの送信までが自動で実行されるため、メール作成と送信にかかっていた時間を他の業務に充てることができます
- 手動での対応による予約情報の転記ミスや、メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、お客様へ確実な情報伝達が可能です
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「予約が作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでSquareの「特定の顧客情報を取得」アクションを設定し、予約情報に紐づく顧客の情報を取得します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得した顧客情報などをもとにメールの文章を作成します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した文章を本文に含めてメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Squareの顧客情報取得オペレーションでは、トリガーで取得した予約情報から顧客IDを引用して、対象の顧客を特定してください
- テキスト生成のプロンプト（AIへの指示文）には、顧客名や予約日時といった前段のステップで取得した情報を変数として組み込むことで、よりパーソナライズされた文章を生成できます
- Gmailの送信設定では、宛先を任意のアドレスに設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを加えたり、各ステップで取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
■注意事項
- Square、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：SquareとGmailをマイアプリ連携
それでは、ここからYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Squareのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Squareで予約が作成されたら、AIで文章を生成してGmailを自動送信する
試してみる
■概要
Squareで新しい予約が入るたびに、お客様への確認メールやサンクスメールを手動で作成・送信する作業に手間を感じていませんか？
定型文での一斉送信では顧客体験を損なう可能性があり、かといって個別に対応するのは時間がかかります。
このワークフローを活用すれば、Squareでの予約作成をトリガーとして、AIが顧客情報に基づいた最適な文章を自動で生成し、Gmailからメールを送信する一連の流れを自動化できます。
これにより、心のこもった予約後の自動メール対応を効率的に実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareの予約管理と顧客へのメール連絡を効率化したい店舗オーナーや担当者の方
- 予約後の自動メール送信で、顧客ごとにパーソナライズされたコミュニケーションを実現したい方
- 手作業によるメールの送信漏れや内容の誤りをなくし、サービス品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareに予約が入ると、AIによる文章生成からGmailでの送信までが自動で実行されるため、メール作成と送信にかかっていた時間を他の業務に充てることができます
- 手動での対応による予約情報の転記ミスや、メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、お客様へ確実な情報伝達が可能です
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「予約が作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでSquareの「特定の顧客情報を取得」アクションを設定し、予約情報に紐づく顧客の情報を取得します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得した顧客情報などをもとにメールの文章を作成します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した文章を本文に含めてメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Squareの顧客情報取得オペレーションでは、トリガーで取得した予約情報から顧客IDを引用して、対象の顧客を特定してください
- テキスト生成のプロンプト（AIへの指示文）には、顧客名や予約日時といった前段のステップで取得した情報を変数として組み込むことで、よりパーソナライズされた文章を生成できます
- Gmailの送信設定では、宛先を任意のアドレスに設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを加えたり、各ステップで取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
■注意事項
- Square、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Squareで予約が作成されたら起動するトリガー設定
トリガー設定を行っていきます。1つ目の赤枠をクリックしましょう。
Yoomのトリガー機能については以下のリンク先を参考にしてみてくださいね。
連携アカウントとアクションを選択しましょう。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「予約が作成されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
Webhookのイベントを正しく受け取れるかのテストを行います。
Webhook URLをコピーしてSquare上でWebhookを設定してください
Webhookの設定が済んだら、テストに使用するための予約を作成しましょう！
※今回は、以下の予約をテストとして使用します。
Yoomの設定に戻って「テスト」ボタンを押します。
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値が取得されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
「完了」ボタンで次の設定に進みます。
ステップ4：特定の顧客情報を取得する設定
2つ目の赤枠をクリックしましょう！
連携アカウントが間違っていないかの確認ができたら、アクションはテンプレート通りのままで大丈夫です。
次のステップに進みます。
Squareのアイコンをクリックして、顧客IDを取得した値から選択します。
顧客IDが設定できたら、テストを実行してみましょう。
テストに成功しました！
取得した値なども確認ができたら、同様に「完了」ボタンを押して、最後に設定を保存しておきましょう。
ステップ5：テキストを生成する設定
AI機能を利用してテキストを生成する設定を行います。
3つ目のフローボットをクリックしましょう。
プロンプトを取得した値を活用しながら設定して、AIに希望のテキストを作成してもらえるように指示を出します。
言語を任意で設定したら、テストを実行しましょう！
テストに成功したら、最後に完了ボタンを押しておきます。
ステップ6：Gmailでメールを送る設定
Gmailでメールを送信する設定を行います。最後の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報に間違いがないか確認しましょう！
特に問題がなければ、メール内容の設定に移ります。
送信先を取得した値の中から設定します。BCCやCCも任意で設定が可能です！
件名を手動で設定したら、生成したテキストを利用して、メール本文を作成します。
本文の作成が終了したら「次へ」ボタンをクリックします。
作成したメールの送信内容が表示されています。
メール内容に問題がないか確認が終わったら、最後に「テスト」ボタンをクリックしましょう。
テスト成功です！
Gmailを確認してみましょう。
予約を知らせるメールが送信されています！
確認ができたら、Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきます。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Squareを使ったその他の自動化例
他にもSquareを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します
Squareで支払いが行われたらOutlookで感謝メールを送信したり、Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメール送信したりすることが可能です。
さらに、GoogleフォームやTallyなどのフォーム回答をもとにSquareへ顧客情報を登録したりすることもできます。
自動化を活用することで、日々の支払い処理や顧客登録、情報共有にかかる手作業を減らし、スムーズな業務運用を実現できます。
Googleフォームの回答をもとに、Squareに顧客情報を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせや申し込み情報を、都度Squareへ手作業で転記していませんか。この単純作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、自動でSquareに顧客情報が登録されるため、面倒な転記作業をなくし、顧客情報管理の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでイベント予約や資料請求などを受け付けているご担当者の方
- Squareを利用しており、手作業での顧客登録に手間や非効率を感じている方
- 顧客情報の登録作業を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信を起点にSquareへの顧客登録が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動でデータを連携するため、手入力による登録情報の誤りや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSquareをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでSquareを選択し、「顧客情報を登録」アクションを設定します。トリガーで取得したフォームの回答内容を、Squareの各項目に紐づけて設定は完了です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーを設定する際、フォームからの回答データをYoomで受け取るためのWebhookイベント受信設定が必要です。
- Squareに登録する顧客情報（氏名、メールアドレス、電話番号など）は、Googleフォームの質問項目と対応付けて任意で設定してください。
Zoho Formsの回答をもとに、Squareに顧客情報を登録する
試してみる
■概要
オンラインフォームで集めた顧客情報を、手作業で顧客管理システムに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、Zoho Formsで得た情報をSquareへ登録する際、手入力による時間的なロスや入力ミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsに回答が送信されると同時に、Squareへ自動で顧客情報が登録されるため、こうした課題をスムーズに解消し、迅速で正確な顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho FormsとSquareを活用し、手作業での情報登録に手間を感じている方
- 顧客情報の転記作業における入力ミスや登録漏れを防止したいと考えている方
- フォームから得たリード情報を、即座に顧客管理へ反映させたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Formsへの回答を起点に、Squareへ自動で顧客情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるデータの転記で起こりがちな、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho FormsとSquareをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSquareを選択し、「顧客情報を登録」のアクションを設定し、Zoho Formsから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Squareへ顧客情報を登録するオペレーションでは、登録する情報を任意に設定できます。Zoho Formsのフォーム回答から取得した「氏名」や「メールアドレス」といった情報を、Squareの対応する項目にそれぞれ設定してください。
■注意事項
Squareで予約がキャンセルされたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
Squareで予約がキャンセルされた際、その情報をチームに共有する作業に手間を感じていませんか？手動での確認や連絡は、対応漏れや情報共有の遅延に繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、Squareの予約がキャンセルされたことをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。
これにより、手作業による連絡の手間を減らし、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareの予約キャンセル情報を、手動でチームに共有している店舗運営者の方
- 予約のキャンセル状況を迅速に把握し、顧客対応や在庫調整を行いたいご担当者様
- 予約管理に関するチーム内の情報共有を自動化し、業務効率を改善したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareで予約がキャンセルされると自動で通知が届くため、都度確認する手間を減らし、迅速な状況把握が可能になります。
- 手動での情報伝達による連絡漏れや確認ミスを防ぎ、予約キャンセルに関する重要な情報の共有を行えます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「予約が更新またはキャンセルされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで「分岐する」を設定し、予約のステータスが「キャンセル」になった場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルに通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐設定では、Squareの予約が「キャンセルされた」ものであるという条件以外にも、特定の予約作成日や担当者IDなどを任意で設定できます。
- Slackの投稿先チャンネルは任意で選択できます。
- Slackに送信するメッセージ内容は、Squareから取得した情報を活用して、任意の内容に設定できます。
■注意事項
- SquareとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Slackにメッセージを送るには、チャンネルにYoomアプリを追加する必要があります。SlackチャンネルにYoomアプリを追加する手順については「SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法」をご参照ください。
Squareで支払いが作成されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成し、メールで送信する
試してみる
■概要
Squareでの支払いが発生するたび、請求書を作成しメールで送付する作業は、手間がかかるものです。特に手作業では、請求情報の入力ミスや送信漏れといった課題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Squareでの支払い作成をトリガーに、Microsoft Excelの雛形を用いた請求書の自動作成からGmailでのメール送信までを一気通貫で行い、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareを利用し、支払いごとにMicrosoft Excelで請求書を手作成している経理担当の方
- 請求書の作成からメール送付までの定型業務に追われ、他の業務に集中できない方
- 手作業による請求書関連のミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareでの支払い発生後、請求書作成とメール送信が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 請求情報の転記やメール宛先の設定ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の信頼性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Square、Microsoft Excel、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、指定した雛形ファイルとSquareからの支払い情報をもとに請求書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Squareのトリガー設定では、フローが起動する支払いデータの取得間隔を任意で設定してください。
- Microsoft Excelのオペレーション設定では、使用する請求書の雛形となるファイルを指定し、Squareからの支払い情報（アウトプット）を活用してファイル名やMicrosoft Excelで作成する書類の特定の文字列を動的に設定してください。
- Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文などを固定値で入力するか、SquareやMicrosoft Excelのアウトプットを利用して動的に設定してください。
■注意事項
- Square、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
Squareで支払いが作成されたら商品のバリエーション情報を取得して、Chatworkで通知する
試してみる
■概要
Squareで支払いが発生するたびに、在庫管理のために商品の詳細情報を手作業で確認し、関係者に通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Squareでの支払い作成をトリガーに、関連する商品のバリエーション情報を自動で取得し、Chatworkへ通知できます。これにより、手作業による確認や通知の手間を省き、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareを利用した在庫管理で、決済後の情報連携に課題を感じている方
- Squareでの支払い情報をChatworkへ手作業で通知しており、手間や漏れをなくしたい方
- 決済から商品情報の特定、通知までの一連の業務フローを自動化し、効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareでの支払い発生後、自動で商品情報を取得し通知するため、在庫管理（inventory management）に関する手作業の時間を短縮できます
- 手動での情報確認や転記による、商品情報の取得ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとChatworkをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでSquareの「特定の注文情報を取得する」アクションを設定し、支払い情報から注文内容を特定します
- さらに、オペレーションでSquareの「特定の商品のバリエーション情報を取得する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定のルームに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Squareをトリガーとして設定する際に、任意のWebhook名を設定することが可能です
- Chatworkへメッセージを送るアクションでは、通知先となる任意のルームIDを設定してください
■注意事項
- Square、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
Squareで支払いが行われたらOutlookで個別にサンクスメールを送信する
試してみる
■概要
Squareで支払いが行われたらOutlookで個別にサンクスメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareを導入している店舗
・決済業務の効率化でSquareを利用している方
・オンラインサイトを運営している方
2.Outlookを利用している方
・Squareからの自動メールとは別にサンクスメールを送信したい方
・サンクスメールの送信を手動で行う方
■このテンプレートを使うメリット
Squareはオンラインサイトの決済にも対応しており、商品やサービスの販売を時間を問わず行うことができます。
Squareの決済において支払い完了後は自動メールが送信されますが、これとは別にサンクスメールを送信したい場合、手動による送信作業は時間がかかり手間です。
このテンプレートを利用することで、Squareで支払いが完了するとOutlookから自動で購入者にサンクスメールを送信することができます。
サンクスメール送信のトリガーとなる都度支払いの完了を確認する必要が無くなり、顧客との関係構築を効率的に行うことが可能です。
また、宛先誤りによる誤送信も防止できるため、サンクスメールの送信を確実に行うことができます。
■注意事項
・SquareとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Squareで決済が完了したらHubSpotに顧客情報を登録する
試してみる
■概要
Squareでの決済完了後、都度HubSpotへ顧客情報を手作業で登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Squareでの決済をトリガーにHubSpotへの顧客情報登録が自動で実行されるため、こうした課題を解消し、より迅速で正確な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareでの決済後、HubSpotへの顧客情報登録を手作業で行っている方
- 手作業によるデータ入力でのミスや、対応漏れをなくしたいと考えている方
- 決済から顧客管理までのフローを自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareでの決済完了後、HubSpotへの顧客情報登録が自動化されるため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮できます。
- システムが自動でデータを連携するので、手入力による登録情報の誤りや、顧客登録の漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSquareの「特定の顧客情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなった決済情報をもとに顧客情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、前段で取得した顧客情報を連携してコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotでコンタクトを作成する際、登録する情報は柔軟にカスタマイズできます。Squareから取得した顧客名やメールアドレスなどを対応する項目に設定したり、「リードソース」などの項目に「Square決済」といった固定の値を設定することも可能です。
■注意事項
- SquareとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
Squareで決済された商品情報を取得しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Squareで決済された商品情報を取得しGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareを利用している店舗・事業主
・Squareで発生した決済情報をGoogle スプレッドシートで一覧化・分析したい方
・決済情報をSquareとGoogle スプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の決済情報をGoogle スプレッドシートで確認したい方
2.Squareの決済情報に基づいて業務を行う方
・決済情報をGoogle スプレッドシートに取り込んで詳細な分析を行いたい方
・決済データをグラフ化したりピボットテーブルで集計したりしたい方
・Squareの決済情報が更新されたら自動的にGoogle スプレッドシートに反映させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Squareはキャッシュレス決済をシンプルにする便利なツールですが、決済された商品情報を手作業でGoogleスプレッドシートに入力するのは、手入力ミスや情報の漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Squareで決済が完了したら商品情報がGoogleスプレッドシートのデータベースに自動で追加されます。これにより、手作業での入力作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また、人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な売上管理が可能になります。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。
Tallyで回答が送信されたら、AIで分析してSquareに顧客情報を登録する
試してみる
■概要
オンラインフォームのTallyで受け付けた回答を、決済システムのSquareへ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。また、回答内容の分析に時間を要することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Tallyに回答が送信されると、AIが内容を自動で分析し、その結果をもとにSquareへ顧客情報が自動で登録されるため、こうしたTallyとSquare間の連携課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyのフォーム回答をSquareに手動で登録しており、手間や入力ミスに課題を感じている方
- フォームから得た顧客の声をAIで分析し、Squareでの顧客管理を効率化したいと考えている方
- TallyとSquareを連携し、フォーム回答から顧客登録までの一連の流れを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Tallyへのフォーム回答からSquareへの顧客情報登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなるため、情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、TallyとSquareをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、フォームの回答内容を分析・要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSquareを選択し、「顧客情報を登録する」アクションで、AIが生成したテキストやフォームの回答内容を登録するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Tallyのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト生成では、フォームの回答をどのように分析・要約するか、プロンプトを自由にカスタマイズできます。ただし、プロンプトの文字数によって消費タスクが異なる点にご注意ください。
- Squareへの顧客情報登録では、各項目に固定のテキストを入力したり、TallyやAI機能で取得した情報を変数として設定したりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Tally、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。
WooCommerceで作成された顧客情報をSquareにも追加する
試してみる
■概要
ECサイトで獲得した新しい顧客情報を、決済システムの顧客リストにも手作業で登録していませんか？この二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや情報連携の漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すると、WooCommerceで新規顧客が作成されたびに、Squareにも自動的に顧客情報が追加できます。これにより、手作業による課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- WooCommerceとSquareを併用し、顧客情報の手入力に手間を感じている方
- ECサイトと実店舗の顧客データを連携させ、管理を効率化したい店舗運営者の方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- WooCommerceで顧客が作成されると自動でSquareに情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を連携させることで、手作業による入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、WooCommerceとSquareをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWooCommerceを設定し、新しい顧客が作成されたらフローが起動するように設定します。
- 最後に、オペレーションでSquareを設定し、WooCommerceから取得した顧客情報をもとに、Squareに新しい顧客を作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- WooCommerceから取得する顧客情報を設定する際、名前やメールアドレス、電話番号、住所など、どの情報をSquareに連携するかを任意で選択できます。
- Squareに顧客情報を追加する際、WooCommerceから連携された各情報（名前、メールアドレスなど）を、Squareのどの項目に登録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- WooCommerce、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Squareの予約とメール送信を自動化することで、これまで手作業で行っていた予約確認やリマインドメールの送信業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
担当者は1件ずつメールを送る手間から解放され、接客準備やフォロー対応などのコア業務に時間を使えるようになります。
ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：予約のキャンセルや変更時にも通知できますか？
A：はい、できます！
Squareのトリガーアクションを「予約が更新またはキャンセルされたら」に設定することで、予約のキャンセルや変更時にもGmailで通知することが可能です。
右上の×マークをクリックしたあと既存のトリガーを削除→変更でトリガーアクションの変更できます。
Q：SlackやChatworkなどを利用してお客様と同時に社内にも通知を送れますか？
A：はい、可能です！
フローボットの画面でプラスマークをクリックして、新規のオペレーションを追加することで、Slackなどの連絡ツールのアクションを選択できます。
Q：メールが送信失敗した場合どうなりますか？
A：メール送信が失敗すると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
