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「Squareで予約が入るたびに、手動で確認メールを送るのが大変…」
「お客様ごとに内容を少し変えたいけど、毎回手作業で編集するのは手間がかかるし、ミスも怖い…」
そんな悩みを感じたことはありませんか？
予約業務は繰り返しが多く、ちょっとした修正や対応にも時間を取られがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Squareで新しい予約が作成されたタイミングで、予約情報に基づいた内容の確認メールやリマインドメールを自動で送信できる仕組み</span>があれば、日々のメール対応の負担を減らせそうですよね！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Squareの予約情報を活用する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Squareで新しい予約が作成された際に、AIで最適な文章を生成し、Gmailから自動でメールを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それでは、ここからYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Squareのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガー設定を行っていきます。1つ目の赤枠をクリックしましょう。
Yoomのトリガー機能については以下のリンク先を参考にしてみてくださいね。
連携アカウントとアクションを選択しましょう。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「予約が作成されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
Webhookのイベントを正しく受け取れるかのテストを行います。
Webhook URLをコピーしてSquare上でWebhookを設定してください
Webhookの設定が済んだら、テストに使用するための予約を作成しましょう！
※今回は、以下の予約をテストとして使用します。
Yoomの設定に戻って「テスト」ボタンを押します。
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値が取得されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
「完了」ボタンで次の設定に進みます。
2つ目の赤枠をクリックしましょう！
連携アカウントが間違っていないかの確認ができたら、アクションはテンプレート通りのままで大丈夫です。
次のステップに進みます。
Squareのアイコンをクリックして、顧客IDを取得した値から選択します。
顧客IDが設定できたら、テストを実行してみましょう。
テストに成功しました！
取得した値なども確認ができたら、同様に「完了」ボタンを押して、最後に設定を保存しておきましょう。
AI機能を利用してテキストを生成する設定を行います。
3つ目のフローボットをクリックしましょう。
プロンプトを取得した値を活用しながら設定して、AIに希望のテキストを作成してもらえるように指示を出します。
言語を任意で設定したら、テストを実行しましょう！
テストに成功したら、最後に完了ボタンを押しておきます。
Gmailでメールを送信する設定を行います。最後の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報に間違いがないか確認しましょう！
特に問題がなければ、メール内容の設定に移ります。
送信先を取得した値の中から設定します。BCCやCCも任意で設定が可能です！
件名を手動で設定したら、生成したテキストを利用して、メール本文を作成します。
本文の作成が終了したら「次へ」ボタンをクリックします。
作成したメールの送信内容が表示されています。
メール内容に問題がないか確認が終わったら、最後に「テスト」ボタンをクリックしましょう。
テスト成功です！
Gmailを確認してみましょう。
予約を知らせるメールが送信されています！
確認ができたら、Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきます。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
他にもSquareを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します
Squareで支払いが行われたらOutlookで感謝メールを送信したり、Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメール送信したりすることが可能です。
さらに、GoogleフォームやTallyなどのフォーム回答をもとにSquareへ顧客情報を登録したりすることもできます。
自動化を活用することで、日々の支払い処理や顧客登録、情報共有にかかる手作業を減らし、スムーズな業務運用を実現できます。
Squareの予約とメール送信を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた予約確認やリマインドメールの送信業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
担当者は1件ずつメールを送る手間から解放され、接客準備やフォロー対応などのコア業務に時間を使えるようになります。
ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：予約のキャンセルや変更時にも通知できますか？
A：はい、できます！
Squareのトリガーアクションを「予約が更新またはキャンセルされたら」に設定することで、予約のキャンセルや変更時にもGmailで通知することが可能です。
右上の×マークをクリックしたあと既存のトリガーを削除→変更でトリガーアクションの変更できます。
Q：SlackやChatworkなどを利用してお客様と同時に社内にも通知を送れますか？
A：はい、可能です！
フローボットの画面でプラスマークをクリックして、新規のオペレーションを追加することで、Slackなどの連絡ツールのアクションを選択できます。
Q：メールが送信失敗した場合どうなりますか？
A：メール送信が失敗すると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
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