・
「Squareの在庫数が変わるたびに、他のシステムへ手作業で反映するのが面倒…」
「複数の店舗やECサイトで在庫を管理しているけど、手動での同期だとミスが起きやすい…」
このように、Squareの在庫情報を手作業で転記することに手間や不安を感じていませんか？
もし、Squareで在庫数が更新された際に、SalesforceなどのCRMツールの商品情報へ自動で反映できる仕組みがあれば、手作業の負担を減らし、人為的なミスや販売機会の損失を防ぐことが可能です。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。この機会に在庫管理の自動化を進め、日々の作業を楽にしていきましょう。
Yoomでは、Squareの在庫情報を他のシステムに自動で同期するためのテンプレートをご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
■概要
Squareで管理している在庫情報と、Salesforceの商品データが一致せず、手作業での更新に手間を感じていませんか？こうした手作業は更新漏れや入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Squareの在庫数が更新された際に、自動でSalesforceのレコードが更新されるため、面倒なSquareの在庫同期作業を効率化し、常に最新の情報を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここから代表的な例として、Squareで在庫数が更新されたら、Salesforceのレコードを自動で同期するフローを解説します。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をします。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Square／Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Squareで管理している在庫情報と、Salesforceの商品データが一致せず、手作業での更新に手間を感じていませんか？こうした手作業は更新漏れや入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Squareの在庫数が更新された際に、自動でSalesforceのレコードが更新されるため、面倒なSquareの在庫同期作業を効率化し、常に最新の情報を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
フローを作成する前に、SquareとSalesforceにテスト用データを用意しておきましょう。
今回Squareに用意した商品データは、以下の通りです。
Salesforceには、以下の在庫データを準備しました。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
検索窓に「Square（Webhook）」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
新規登録画面が表示されたら、「Square Developer Portal」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、使用するアプリケーションの「Open」をクリックしてください。
※アプリケーションがまだない場合は、「＋」をクリックして新規作成します。
表示された画面で「Production」を選択し、アクセストークンをコピーします。
テンプレートの新規登録画面に戻り、アカウント名と先ほどコピーしたアクセストークンを入力して「追加」をクリックしてください。
以上で、Square（Webhook）の連携は完了です。
Squareのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
Salesforceのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランでは、フローボットのオペレーションやデータコネクトでエラーが発生してしまうのでご注意ください。
※有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、通常は制限されているSalesforceとの連携もお試しいただけます。ぜひこの機会に、様々な機能を体験してみてください。
ここからは、Squareで在庫数が更新されたら、Salesforceのレコードを自動で同期するフローを作成します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
■概要
Squareで管理している在庫情報と、Salesforceの商品データが一致せず、手作業での更新に手間を感じていませんか？こうした手作業は更新漏れや入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Squareの在庫数が更新された際に、自動でSalesforceのレコードが更新されるため、面倒なSquareの在庫同期作業を効率化し、常に最新の情報を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ここでは、フロー起動のきっかけとなるトリガーを設定します。
マイプロジェクトから、「【コピー】Squareで在庫数が更新されたら、Salesforceのレコードを更新する」を選んでください。
テンプレートを開いたら、「在庫数が更新されたら（Webhook）」をクリックします。
まずは、連携するアカウントとトリガーアクションの設定を行います。
設定内容を確認したら、「次へ」をクリックしてください。
次に、Webhookの名前を入力します。
※Webhookとは？
Squareで発生した決済や在庫数更新などのイベントを検知し、その情報を外部システムへ自動的に通知する仕組みのことです。
これを設定することで、YoomとSquare間のデータ連携がリアルタイムで行われます。
Webhook名は、後から見ても内容が分かりやすい名前にしておきましょう。
名前を入力したら、API接続のテストを実行します。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
内容を確認して、次へ進みましょう！
ここでSquareを開き、テスト用商品の在庫数を変更します。
今回は、以下のように在庫数を更新しました。
準備ができたら、テストを実行してください。
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータのことを指します。
この値は、後続のオペレーション設定時に利用でき、フローボットを起動するたびに値が変わります。
必要に応じて、「＋取得する値を追加」ボタンから他のデータを取得することも可能です。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
内容を確認したら、保存して次のステップに進みましょう！
このステップでは、ステップ3で取得した在庫情報をもとに、関連する商品データを取得する設定を行います。
フロー内の「特定の商品情報を取得」をクリックしてください。
最初に、連携するアカウントとアクションを設定します。
内容を確認したら、[次へ]をクリックしましょう。
次に、API接続の設定画面が表示されます。
アイテムIDには、ステップ3で取得した値が自動で入力されています。
空欄になっている場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開いてください。
「在庫数が更新されたら（Webhook）」の中から、カタログオブジェクトIDを選びましょう。
アイテムIDの設定が完了したら、テストを実行します。
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
必要に応じて詳細設定を行い、保存して次のステップに進みましょう。
このステップでは、Squareで更新された商品の在庫数をSalesforceに反映する設定を行います。
フロー内の「レコードを更新する」をクリックしてください。
はじめに、連携アカウントとアクションを設定します。
次に、データベース連携の設定を行います。
まず、マイドメインURLを入力します。
マイドメインURLを確認するには、Salesforceにログイン後、画面右上の歯車アイコンをクリックして設定を開きます。
検索窓に「私のドメイン」と入力し、表示された「私のドメイン」をクリックしてください。
私のドメイン設定画面が開いたら、「現在の[私のドメイン]のURL」をコピーしてYoomの入力欄に貼り付けてください。
続いて、オブジェクトのAPI参照名を設定します。
これは、在庫を更新したいSalesforceオブジェクトを指定するための情報です。
Salesforceの設定画面で、オブジェクトマネージャータブをクリックしてください。
表示されたオブジェクト一覧から、在庫を更新したいオブジェクトを探します。
該当オブジェクトのAPI参照名をコピーして、入力欄に貼り付けましょう。
すべての設定が完了したら、次へ進みます！
次に、Salesforce上で更新するレコードの条件と内容を設定します。
まず、更新したいレコードの条件を設定します。
今回の例では、商品が一致するレコードを更新するため、以下のように設定しました。
次に更新後のレコードの値を設定します。
今回は在庫数だけを更新するため、在庫数カラムに「在庫数が更新されたら（Webhook）」で取得した在庫数を入力します。
取得した値を活用することで、フローが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
注意点として、値を設定する際はSalesforceの入力形式に沿って入力するようにしましょう。
例えば、Salesforceの入力形式が選択式であったり、英語入力のみである場合、選択肢にない値や設定と違う言語で入力するとエラーとなるのでご注意ください。
設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
ここでSalesforceで対象のレコードを開き、在庫数が更新されているか確認してみましょう。
Squareで行った在庫変更が反映されていれば成功です！
必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
お疲れさまでした。
以上で、フローの設定は完了です！
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成は完了です。
あとは、実際にSquareで在庫数を更新したら、Salesforceのレコードが自動で同期されるかを確認してみましょう！
Squareを活用した自動化は、今回ご紹介した「Squareで在庫数が更新されたら、Salesforceのレコードを自動で同期する」以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
GoogleスプレッドシートやSPIRAL、LINE、Shopifyなどの外部システムからの情報をもとに、Squareに顧客情報を自動登録したり、スマレジと在庫数を同期したりできます。
さらに、決済された商品情報や支払いデータをスプレッドシートやExcelに記録し、Microsoft Teamsに通知します。
これにより、顧客情報と在庫の管理を効率化し、経理処理と販売データの把握を実現できます。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSquareに顧客情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートで顧客情報を管理している方
・Googleスプレッドシートに入力した顧客情報をSquareにも自動で反映させたい方
・顧客情報の重複入力を避けて作業効率を向上させたい方
・GoogleスプレッドシートとSquareの顧客情報を同期させて常に最新の状態を保ちたい方
2.Squareを利用している店舗運営者
・Googleスプレッドシートで管理している顧客情報をSquareの顧客台帳に活用したい方
・新規顧客獲得キャンペーンなどで大量の顧客情報を効率的にSquareに登録したい方
・顧客情報を一元管理してマーケティング施策や顧客分析に活用したい方
3.マーケティング担当者
・オンライン、オフライン問わずに顧客情報をSquareに集約して分析や顧客セグメント化に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは顧客情報管理に便利ですが、その情報を手作業で他のシステムに転記するのは時間と手間がかかり、ヒューマンエラーも起こりやすいです。顧客情報が頻繁に追加・更新される場合や複数のシステムで情報を共有したい場合など手作業での管理は非効率的です。
このフローを活用することによって、Googleスプレッドシートに入力された顧客情報がリアルタイムでSquareに反映され、手作業によるデータ入力の手間を省き、業務効率を大幅に向上させることができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SPIRALに新しい顧客情報が追加されるたびに、手作業でSquareにも同じ情報を入力していませんか？
この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、SPIRALへのレコード追加を検知し、Squareへ顧客情報を自動で登録することが可能になるため、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
LINE公式アカウントで受けたお客様の情報を、都度Squareで検索し、手入力で新規登録をしていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の入力ミスや登録漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、LINE公式アカウントでのメッセージ受信をきっかけに、Squareの顧客情報検索から新規登録までを自動化できるため、こうした手作業にまつわる課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Squareで新しい顧客情報が登録されるたびに、freee会計へ手作業で取引先情報を入力する作業は、手間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。
また、これらのSaaS間で情報が即座に同期されないことによる業務の遅延も課題となりがちです。
このワークフローを活用すれば、Squareで特定条件に合致する顧客が作成された際に、freee会計へ取引先情報を自動で作成するため、作業の迅速化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Shopifyで新しい注文が入るたびに、手作業でSquareに顧客情報を登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は件数が増えるにつれて担当者の負担となり、手作業による入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Shopifyでの注文発生をきっかけにSquareへ顧客情報が自動で登録されるため、こうした課題を解消し、より正確で効率的な顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Squareでの決済情報を、都度手作業で確認し、関係者へ共有する作業に手間を感じていませんか。
この確認・共有作業は、対応漏れや遅延が許されない一方で、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Squareで支払いが発生したタイミングで、自動でMicrosoft Teamsに通知が届くため、手作業による情報共有の手間をなくし、迅速な連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Squareでの決済完了後、都度HubSpotへ顧客情報を手作業で登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Squareでの決済をトリガーにHubSpotへの顧客情報登録が自動で実行されるため、こうした課題を解消し、より迅速で正確な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Squareで決済が完了したらMicrosoft Excelに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareを利用している店舗
・Squareを決済システムとして利用している方
・複数の決済オプションの提供でSquareを活用している店舗経営者
2.決済データの管理を行う方
・Microsoft Excelで決済データを一元管理している方
・決済データの分析を行いマーケティング施策として役立てている方
■このテンプレートを使うメリット
Squareは複数の決済オプションが提供されており、幅広い顧客層に対応できるシステムです。
しかし、Squareの決済データを他のツールでも管理している場合、手動作業によるデータの入力ミスや登録漏れが発生する恐れがあります。
手動による登録作業を効率化したい方に、このテンプレートは適しています。
このテンプレートを利用することで、Squareの決済が完了すると自動でMicrosoft Excelに決済データを登録できるため、手動作業の負担を軽減できます。
登録するデータが多い場合でも、データ登録はシームレスに行われるため、他の重要なタスクを集中的に進めることが可能です。
■注意事項
・Square、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Squareで決済された商品情報を取得しGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareを利用している店舗・事業主
・Squareで発生した決済情報をGoogle スプレッドシートで一覧化・分析したい方
・決済情報をSquareとGoogle スプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の決済情報をGoogle スプレッドシートで確認したい方
2.Squareの決済情報に基づいて業務を行う方
・決済情報をGoogle スプレッドシートに取り込んで詳細な分析を行いたい方
・決済データをグラフ化したりピボットテーブルで集計したりしたい方
・Squareの決済情報が更新されたら自動的にGoogle スプレッドシートに反映させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Squareはキャッシュレス決済をシンプルにする便利なツールですが、決済された商品情報を手作業でGoogleスプレッドシートに入力するのは、手入力ミスや情報の漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Squareで決済が完了したら商品情報がGoogleスプレッドシートのデータベースに自動で追加されます。これにより、手作業での入力作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また、人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な売上管理が可能になります。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「Squareとスマレジの在庫数を定期的に同期する」ワークフローは、異なる販売管理システム間で在庫情報を自動的に更新し、データの一貫性を保つ業務ワークフローです。
手動での在庫管理は時間と労力がかかりますが、このワークフローを活用することで、Squareとスマレジ間の在庫数を定期的に自動同期し、業務効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Squareの在庫情報と他ツールとの連携を自動化することで、手作業による在庫データの入力ミスを減らし、リアルタイムで在庫を管理できるようになります。
これにより、担当者は販売戦略の立案やマーケティング施策の検討など、より付加価値の高い業務に集中できるようになります！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で手軽に業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Salesforceのカスタムオブジェクトにも同期できますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは標準オブジェクトだけでなく、カスタムオブジェクトへの連携も対応しています。
詳しくは、以下のヘルプページもご確認ください。
Q：在庫が一定数を下回ったら通知する設定はできますか？
A：はい、可能です。
「分岐する」オペレーションを活用することで、在庫数が一定の閾値を下回った際に、Slackなどのチャットツールへ通知を送信できます。
例えば、今回ご紹介したテンプレートの場合、「レコードを更新する」の後に分岐オペレーションとSlackの「メッセージを送る」アクションを設定することで実現できます。
詳しい設定方法は、以下のヘルプページをご覧ください。
Q：連携が失敗した場合、エラー通知や自動リトライはされますか？
A：フローボットでエラーが発生すると、Yoomの画面上に「認証に失敗しました」「権限がありません」「設定内容に誤りがあります」といったエラーメッセージが表示されます。
また、エラーが発生した際にメールやチャットツール（Slack・Chatworkなど）で通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
