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SmartHRは従業員情報の管理に非常に便利なツールですが、従業員の入社、登録情報の更新、あるいは退職といったイベントが発生するたびに、関連部署やチームメンバーへ手作業で通知を送るのは、意外と手間がかかるものです。
特に急な変更があった場合や、複数の部署への連絡が必要なシーンでは通知漏れや遅延のリスクも考えられます。
「こうした連絡業務に時間を取られて、本来注力すべき業務になかなか集中できない…」そんなお悩みをお持ちではありませんか？
この記事では、SmartHRで従業員に関するイベントが発生した際に、Slack、Microsoft Teams、Discordといった普段お使いのチャットツールへ自動で通知を送る方法をご紹介します。
この連携により、手作業での連絡の手間を省き、迅速かつ正確な情報共有を実現できるため、人事関連のコミュニケーションをスムーズにし、業務効率の改善が期待できますよ！
Yoomには『SmartHR』と『Microsoft Teams, Slack, Discordなどのチャットツール』を連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartHRでの従業員情報の変更は、社内の多くの関係者にとって重要な情報です。Yoomのテンプレートを使えば、従業員の入社、情報更新、退職といったイベントをきっかけに、指定したチャンネルや担当者へスムーズに情報を共有する仕組みを簡単に構築可能です。
実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
SmartHRで従業員の追加や情報の更新、削除といったイベントが発生すると、その内容がMicrosoft Teams、Slack、Discordなどのチャットツールへ自動で通知されます。これにより、人事関連の重要な情報を関係部署やチームメンバーにスムーズかつ漏れなく共有できるようになります。
連絡作業の手間が減る分、情報伝達のスピードや正確さが向上し、社内コミュニケーションの質も自然と高まっていくはずです。
このセクションでは、Yoomを使って「SmartHRに従業員が登録された際に、Microsoft Teamsの指定チャンネルへ自動で通知する」フローを作成する手順をご紹介します。プログラミングの知識は不要で、画面の案内に沿って進めるだけで設定できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
1. SmartHRの登録方法
マイアプリ画面から「＋新規接続」ボタンをクリックしましょう。
検索窓が表示されるので、SmartHRを検索してください。
SmartHRの新規登録画面が表示されたら、「サブドメイン」を注釈に従って入力してください。
入力できたら「追加」ボタンを押します。
※詳しいSmartHRのマイアプリ登録方法は、こちらをご確認ください。
これで、SmartHRのマイアプリ登録完了です！
2. Microsoft Teamsの登録方法
※注意事項：「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
先ほどと同様に、「＋新規接続」ボタンをクリックしMicrosoft Teamsを検索してください。
メールアドレスを入力したら、「次へ」をクリックします。
次の画面で、パスワードを入力したら、「サインイン」をクリックしてください。
これで、Microsoft Teamsのマイアプリ連携完了です！
それでは、フローを作成していきましょう！
Yoomのテンプレートを活用することで、簡単に設定することができます。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてください。
下記画面が表示されたら、「OK」をクリックしましょう！
最初に、「従業員が登録されたら」という項目を設定していきましょう。
次の画面はデフォルトで設定されているため、SmartHRと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認したら、「次へ」をクリックし進みましょう！
サブドメインは、注釈を参考にSmartHRのURLから手動で入力しましょう。
テスト実行後、次のページに進みます。
SmartHRの画面に移り、テスト用の従業員情報を作成してください。なお、作成する情報は自由に設定して構いません。
作成できたら、Yoomのページに戻りましょう。
「テスト」を実行し、テストが成功すると先ほど作成した従業員情報がアウトプットに表示されます。
ここで取得したアウトプットは、この後設定するMicrosoft Teamsとの連携で活用するので、データが正しく取得されているか確認してから「保存する」ボタンをクリックしましょう！
※参照：アウトプットについては、こちらのページをご確認ください。
次に、Microsoft Teamsアイコンの「Microsoft Teamsに通知する」という項目を設定します。
次に表示される画面も、デフォルトで設定されています。
下記画面の通り設定されているのを確認し、「次へ」ボタンをクリックしましょう。
チームIDは、枠内をクリックし表示される候補から選択しましょう。
チャネルIDも同様に設定します。
メッセージは自由に設定できます。
例えば、下記画像のように設定するとSmartHRに新しい従業員情報が登録されたら、自動で「従業員ID」、「姓」、「名」を取得し、Microsoft Teamsに通知することができますよ！
メッセージの設定ができたら、テストを行いましょう。
テストが成功したら、「保存する」をクリックし設定完了です！
画面右上の「保存」をクリックし、フローを有効化（トリガーをONに）します。
これで「SmartHRに従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローの設定は完了です。
SmartHRを起点に、従業員情報をさまざまなサービスと自動で連携させることで、人事業務の手間やミスを削減し、作業のスピードと正確性を高めることができます。
たとえば、Google WorkspaceやGoogle スプレッドシートと連携して従業員を自動登録したり、登録情報に基づいてOneDriveでフォルダを作成したり、Microsoft Excelの台帳を更新するなど、幅広い業務の効率化が可能です。
気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
今回は、SmartHRでの従業員イベントをトリガーにして、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールへ自動で通知を送る方法についてご紹介しました！
この自動化により、人事関連の重要な情報を関係者へ迅速かつ確実に共有できるようになり、手作業による連絡の手間やミスのリスクを削減できます。
Yoomを活用すれば、このような連携フローをプログラミング不要で簡単に設定可能です。
今回ご紹介した「SmartHRに従業員が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」テンプレートをはじめ、Yoomでは様々な業務を自動化するためのテンプレートが豊富に用意されていますよ。
SmartHRの情報更新に伴う連絡業務に課題を感じている方、チャットツールを活用して情報共有を効率化したい方は、ぜひYoomのテンプレート活用をご検討ください！
繰り返し発生する連絡作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境づくりに貢献します。まずは無料プランから、その効果を体験してみませんか？
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