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SmartHRは従業員情報の管理に非常に便利なツールですが、従業員の入社、登録情報の更新、あるいは退職といったイベントが発生するたびに、関連部署やチームメンバーへ手作業で通知を送るのは、意外と手間がかかるものです。
特に急な変更があった場合や、複数の部署への連絡が必要なシーンでは通知漏れや遅延のリスクも考えられます。
「こうした連絡業務に時間を取られて、本来注力すべき業務になかなか集中できない…」そんなお悩みをお持ちではありませんか？
この記事では、SmartHRで従業員に関するイベントが発生した際に、Slack、Microsoft Teams、Discordといった普段お使いのチャットツールへ自動で通知を送る方法をご紹介します。
この連携により、手作業での連絡の手間を省き、迅速かつ正確な情報共有を実現できるため、人事関連のコミュニケーションをスムーズにし、業務効率の改善が期待できますよ！
Yoomには『SmartHR』と『Microsoft Teams, Slack, Discordなどのチャットツール』を連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をMicrosoft Teamsで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをMicrosoft Teamsで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でMicrosoft Teamsに通知されるため手作業が不要になり、業務効率の向上に繋がります。
・Microsoft Teamsのチャットや会議機能と連携することで、入社手続きの進捗管理や情報共有を効率化することができます。
・必要な情報をMicrosoft Teamsで共有することで、入社手続きをスムーズに進めることができます。
・手入力による情報伝達に伴うミスを削減し、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
SmartHRでの従業員情報の変更は、社内の多くの関係者にとって重要な情報です。Yoomのテンプレートを使えば、従業員の入社、情報更新、退職といったイベントをきっかけに、指定したチャンネルや担当者へスムーズに情報を共有する仕組みを簡単に構築可能です。
実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
SmartHRで従業員の追加や情報の更新、削除といったイベントが発生すると、その内容がMicrosoft Teams、Slack、Discordなどのチャットツールへ自動で通知されます。これにより、人事関連の重要な情報を関係部署やチームメンバーにスムーズかつ漏れなく共有できるようになります。
連絡作業の手間が減る分、情報伝達のスピードや正確さが向上し、社内コミュニケーションの質も自然と高まっていくはずです。
■概要
従業員情報の変更は、部署異動や役職変更など組織全体に関わる重要な情報ですが、その都度関係各所へ連絡するのは手間がかかる作業です。また、手作業での連絡は通知の漏れや遅延といったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、SmartHRで従業員情報が更新されると、即座に指定のSlackチャンネルへ通知が自動送信されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をMicrosoft Teamsで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをMicrosoft Teamsで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でMicrosoft Teamsに通知されるため手作業が不要になり、業務効率の向上に繋がります。
・Microsoft Teamsのチャットや会議機能と連携することで、入社手続きの進捗管理や情報共有を効率化することができます。
・必要な情報をMicrosoft Teamsで共有することで、入社手続きをスムーズに進めることができます。
・手入力による情報伝達に伴うミスを削減し、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたら、Discordのテキストチャンネルに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・従業員削除の情報を関係部署や担当者に迅速に通知したい方
・従業員削除に伴う手続き（アカウント削除、退職処理など）をスムーズに進めたい方
・手作業によるDiscordのテキストチャンネルへの通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・チームメンバーの異動や退職情報を把握し、チーム編成や業務分担の調整を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
・従業員がSmartHRから削除されたタイミングで自動的にDiscordのテキストチャンネルに通知が届くことにより、人事担当者以外にも関係部署やチームメンバー全員が迅速に退職者の情報を把握することができます。
・手入力でのDiscordのテキストチャンネルへの通知や情報共有が不要になるため、人事担当者の負担を軽減し、他の業務に時間を割くことができ業務の効率化になります。
・従業員削除の情報Discordkで共有することによって、関係者への情報伝達がスムーズになり、退職手続きの遅延を防ぐことができます。
・Discord上で退職者に関する情報共有や引き継ぎ事項の確認など、コミュニケーションを円滑に行うことができます。
・退職者のアカウント情報を速やかに把握することにより、必要なアクセス権限の削除などの対応を迅速に行うことができ、不正アクセスのリスクを低減できます。
■注意事項
・SmartHR、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
このセクションでは、Yoomを使って「SmartHRに従業員が登録された際に、Microsoft Teamsの指定チャンネルへ自動で通知する」フローを作成する手順をご紹介します。プログラミングの知識は不要で、画面の案内に沿って進めるだけで設定できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をMicrosoft Teamsで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをMicrosoft Teamsで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でMicrosoft Teamsに通知されるため手作業が不要になり、業務効率の向上に繋がります。
・Microsoft Teamsのチャットや会議機能と連携することで、入社手続きの進捗管理や情報共有を効率化することができます。
・必要な情報をMicrosoft Teamsで共有することで、入社手続きをスムーズに進めることができます。
・手入力による情報伝達に伴うミスを削減し、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1. SmartHRの登録方法
マイアプリ画面から「＋新規接続」ボタンをクリックしましょう。
検索窓が表示されるので、SmartHRを検索してください。
SmartHRの新規登録画面が表示されたら、「サブドメイン」を注釈に従って入力してください。
入力できたら「追加」ボタンを押します。
※詳しいSmartHRのマイアプリ登録方法は、こちらをご確認ください。
これで、SmartHRのマイアプリ登録完了です！
2. Microsoft Teamsの登録方法
※注意事項：「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
先ほどと同様に、「＋新規接続」ボタンをクリックしMicrosoft Teamsを検索してください。
メールアドレスを入力したら、「次へ」をクリックします。
次の画面で、パスワードを入力したら、「サインイン」をクリックしてください。
これで、Microsoft Teamsのマイアプリ連携完了です！
それでは、フローを作成していきましょう！
Yoomのテンプレートを活用することで、簡単に設定することができます。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をMicrosoft Teamsで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをMicrosoft Teamsで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でMicrosoft Teamsに通知されるため手作業が不要になり、業務効率の向上に繋がります。
・Microsoft Teamsのチャットや会議機能と連携することで、入社手続きの進捗管理や情報共有を効率化することができます。
・必要な情報をMicrosoft Teamsで共有することで、入社手続きをスムーズに進めることができます。
・手入力による情報伝達に伴うミスを削減し、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
下記画面が表示されたら、「OK」をクリックしましょう！
最初に、「従業員が登録されたら」という項目を設定していきましょう。
次の画面はデフォルトで設定されているため、SmartHRと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認したら、「次へ」をクリックし進みましょう！
サブドメインは、注釈を参考にSmartHRのURLから手動で入力しましょう。
テスト実行後、次のページに進みます。
SmartHRの画面に移り、テスト用の従業員情報を作成してください。なお、作成する情報は自由に設定して構いません。
作成できたら、Yoomのページに戻りましょう。
「テスト」を実行し、テストが成功すると先ほど作成した従業員情報がアウトプットに表示されます。
ここで取得したアウトプットは、この後設定するMicrosoft Teamsとの連携で活用するので、データが正しく取得されているか確認してから「保存する」ボタンをクリックしましょう！
※参照：アウトプットについては、こちらのページをご確認ください。
次に、Microsoft Teamsアイコンの「Microsoft Teamsに通知する」という項目を設定します。
次に表示される画面も、デフォルトで設定されています。
下記画面の通り設定されているのを確認し、「次へ」ボタンをクリックしましょう。
チームIDは、枠内をクリックし表示される候補から選択しましょう。
チャネルIDも同様に設定します。
メッセージは自由に設定できます。
例えば、下記画像のように設定するとSmartHRに新しい従業員情報が登録されたら、自動で「従業員ID」、「姓」、「名」を取得し、Microsoft Teamsに通知することができますよ！
メッセージの設定ができたら、テストを行いましょう。
テストが成功したら、「保存する」をクリックし設定完了です！
画面右上の「保存」をクリックし、フローを有効化（トリガーをONに）します。
これで「SmartHRに従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローの設定は完了です。
SmartHRを起点に、従業員情報をさまざまなサービスと自動で連携させることで、人事業務の手間やミスを削減し、作業のスピードと正確性を高めることができます。
たとえば、Google WorkspaceやGoogle スプレッドシートと連携して従業員を自動登録したり、登録情報に基づいてOneDriveでフォルダを作成したり、Microsoft Excelの台帳を更新するなど、幅広い業務の効率化が可能です。
気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleスプレッドシートを使用している方
・Googleスプレッドシートで従業員情報を管理している人事担当者
・Googleスプレッドシートに登録した内容をSmartHRに登録している方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・Googleスプレッドシートの情報を元に従業員情報の登録を効率化したい方
・SmartHRの手入力での作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRを使用すると、従業員情報を一元管理できるのがメリットです。
ただ、手作業で入力する項目が多く時間がかかったり入力ミスといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
SmartHRへの手作業での入力を効率化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Googleスプレッドシートで従業員情報を管理している場合、その情報を自動的にSmartHRに登録することができます。
手作業による作業時間を大幅に短縮し、ヒューマンエラーの発生を防止することができます。
また、フローをカスタマイズすることで、任意のコミュニケーションツールに通知を出すことができるようになるためチームメンバーと迅速に情報共有することも可能です。
ｋ
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらSmartHRにも従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Workspaceを使用している企業
・入社手続きの業務プロセスの一貫化を検討している方
・Google Workspaceの従業員データをHRシステムに連携したいと考えている方
2. SmartHRを使用して人事労務の管理を行っている企業
・従業員データの登録を負担に感じている方
・オンボーディングや保険加入手続きをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、SmartHRの従業員登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
■注意事項
・Google Workspace、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社関連の手続きを行う方
・従業員の情報を蓄積している方
2.Microsoft Excelを使ってデータを整理している方
・従業員の一覧表を作成している方
・従業員に関する資料を情報と同時にシート上で管理し業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員の情報を本人に登録依頼できるため、労務管理を効率化できるツールです。
さらにMicrosoft Excelを併用することで集計や分析業務を効率化できます。
しかし、SmartHRで登録された従業員情報を手作業でMicrosoft Excelに入力するのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
入力作業に手間と時間をかけたくないと考える方に、このフローは適しています。
このテンプレートを活用すると、SmartHRで従業員の登録後自動でMicrosoft Excelの従業員管理表に従業員を追加するため、入力ミスやデータの転記漏れを防ぎます。
また、手作業の時間を省くことで、チーム全体がコア業務に注力することができ、業務効率化につながります。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSmartHRを利用する方
・従業員管理でSmartHRを活用している方
・各種申請の効率化でSmartHRを利用している方
2.フォルダ管理を担当している方
・従業員毎にフォルダを作成し管理している方
・Onedriveでのフォルダの作成を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理ができるため、場所を問わずアクセスできるのがメリットです。
しかし、OneDriveのフォルダを従業員毎に作成・管理している場合、手動による作成作業が煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに自動で従業員毎にフォルダを作成することができるため、手動による作成作業が不要になります。
OneDriveへのフォルダの作成がシームレスに行われることで、タスクの集中を妨げることが無くなり、業務効率を向上させることが可能です。
また、フォルダの作成漏れやフォルダ名の誤りといったヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・ SmartHR、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をSlackで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをSlackで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・必要な情報をSlackに集約することにより、入社手続きに必要な情報の確認や共有がスムーズに進み業務の効率化に繋がります。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Slackの通知によって情報伝達を自動化することができます。
・新規従業員への歓迎メッセージをSlackで送信することで、コミュニケーションを活性化させることができます。
・手作業による情報伝達に伴うミスを削減し、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
今回は、SmartHRでの従業員イベントをトリガーにして、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールへ自動で通知を送る方法についてご紹介しました！
この自動化により、人事関連の重要な情報を関係者へ迅速かつ確実に共有できるようになり、手作業による連絡の手間やミスのリスクを削減できます。
Yoomを活用すれば、このような連携フローをプログラミング不要で簡単に設定可能です。
今回ご紹介した「SmartHRに従業員が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」テンプレートをはじめ、Yoomでは様々な業務を自動化するためのテンプレートが豊富に用意されていますよ。
SmartHRの情報更新に伴う連絡業務に課題を感じている方、チャットツールを活用して情報共有を効率化したい方は、ぜひYoomのテンプレート活用をご検討ください！
繰り返し発生する連絡作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境づくりに貢献します。まずは無料プランから、その効果を体験してみませんか？
