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Google Chatへの通知を自動化したいけれど、設定が難しそう…と感じていませんか？ Yoomには『Gmail』や『Salesforce』、『Google スプレッドシート』など、様々なアプリの更新情報を『Google Chat』へ自動通知するためのテンプレートが用意されています。
今回は、Gmailで特定キーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する連携を紹介！プログラミングの知識は不要で、すぐに自動化を始められます。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしてみましょう！
■概要
「お客様からのお問い合わせ」や「システムからのアラート」など、特定のメールを見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はないでしょうか。重要なメールを常に確認し、関係者へ共有する作業は手間がかかるだけでなく、見逃しや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知できます。これにより、課題をスムーズに解消し迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ビジネスチャットツールとしてGoogle Chatを活用している企業は多いでしょう。
プロジェクトの進捗、顧客からの問い合わせ、システムアラートなど、様々な情報をGoogle Chatで共有することで、チーム内のコミュニケーションは円滑になりますよね！
しかし、これらの情報を手動でコピー＆ペーストして通知するのは手間がかかり、時には重要な情報を見逃してしまうリスクも伴います。
メールをチェックして、内容をChatに貼り付けて、宛先を選んで…といった作業は、積み重なると大きな負担になりがちです…
そこでこの記事ではこれらの手間を解消すべく、Gmailやスプレッドシート、CRM、ストレージサービスなど、普段利用している様々なアプリケーションからの情報を、自動でGoogle Chatに通知する設定方法を解説します。
この自動化により、情報共有の手間を削減し、スムーズなチーム連携が見込めます！
日々の業務で使う様々なツールからの通知を、Google Chatに集約できると便利ですよね！
ここでは、メール受信、データベースの更新、ファイルのアップロードなどをきっかけに、関連情報を自動でGoogle Chatへ通知する具体的なテンプレートを紹介していきます。これらのテンプレートを活用すれば、情報共有のスピードと正確性が向上し、チームの生産性アップにつながるはずです。
GmailやOutlookで特定のキーワードを含むメールや、特定の差出人からのメールを受信した際に、その概要を自動でGoogle Chatに通知します。
これにより、重要なメールの見落としを防ぎ、問い合わせや緊急度の高い連絡への迅速な対応が可能になります。受信トレイを常に確認する手間を削減できますよ！
■概要
「お客様からのお問い合わせ」や「システムからのアラート」など、特定のメールを見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はないでしょうか。重要なメールを常に確認し、関係者へ共有する作業は手間がかかるだけでなく、見逃しや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知できます。これにより、課題をスムーズに解消し迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookで受信した重要なメールを、他のアプリを使用している関係者に手作業で共有していませんか？
それらの作業は手間がかかるだけでなく、通知漏れや共有の遅れといったリスクにも繋がります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の条件に合致したメールを受信した際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知できます。
情報共有に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google スプレッドシートに新しい行が追加されたり、Salesforceに新しいリードが登録されたりしたタイミングで、その情報をGoogle Chatへ自動で通知する仕組みを構築できます。
営業担当者への迅速な情報共有や、プロジェクトメンバーへの進捗報告などを自動化でき、チーム全体の連携強化や対応漏れリスクの削減につながりますね！
■概要
Salesforceにリードが登録されるたびに手作業で関係者に連絡するのは手間がかかりますよね。
重要な情報をタイムリーに共有できないといった課題に繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、Salesforceにリードが登録されたことをトリガーに、Google Chatへ自動で通知を送信できます。
情報共有に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで情報管理を行う事務職の方
・一つのシートを同時に編集したい総務部の方
2.Google Chatを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内コミュニケーションとして使用している各部門の方
・取引先企業の情報を管理している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートを使用して一箇所でデータを管理することは、チームの情報共有の手段として有効です。
さらにGoogle Chatを利用して情報の共有を行うことでチームが活性化させることができます。
しかし、Google スプレッドシートへの情報の手動通知は、貴重な時間を浪費することになります。
Google スプレッドシートの情報の追加をすぐに周知させたいと考える方にこのフローは適しています。
内容の追加と同時にGoogle Chatへ通知を送付することで、チーム内へ素早い情報共有を行います。
またGoogle スプレッドシートの内容を引用して通知するため、手入力による手間を省きます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
OneDriveやMicrosoft SharePointといったオンラインストレージに新しいファイルがアップロードされたことを検知し、ファイル名やフォルダパスなどの情報をGoogle Chatに自動通知します。
チームで共有しているファイルが更新された際に即座に関係者へ知らせることができるので、共同作業がよりスムーズに進みます。ファイル確認のための連絡の手間を削減できますよ！
■概要
OneDriveに追加されたファイルについて関係者に通知する作業は手間ですよね。
重要なファイルの共有連絡を忘れてしまうようなこともあり得ます。
このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、Google Chatに自動で通知できるようになります。
手作業による連絡の手間や共有漏れといった課題を解消し、スムーズな情報連携を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Microsoft SharePointに重要なファイルがアップロードされても、関係者への共有が遅れてしまうことはありませんか。
更新に気づかず古い情報で作業を進めてしまうといった問題も起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが作成された際に、自動でGoogle Chatへ通知できるようになります。
ファイル管理や情報共有に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは例として、「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する」という自動化フローの作成手順を解説します。
この設定を行えば、例えば「重要」や「至急」といったキーワードを含むメールを受信した際に、自動で指定したGoogle Chatのスペースに通知が届くようになります。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
「お客様からのお問い合わせ」や「システムからのアラート」など、特定のメールを見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はないでしょうか。重要なメールを常に確認し、関係者へ共有する作業は手間がかかるだけでなく、見逃しや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知できます。これにより、課題をスムーズに解消し迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google ChatとYoomのマイアプリ登録
以下の設定方法を解説しているナビをご覧ください！
〈注意事項〉
Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。
詳しい方法や設定については、こちらをチェックしてください。
これからいよいよフローを作成していきます！
Yoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてください。
■概要
「お客様からのお問い合わせ」や「システムからのアラート」など、特定のメールを見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はないでしょうか。重要なメールを常に確認し、関係者へ共有する作業は手間がかかるだけでなく、見逃しや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知できます。これにより、課題をスムーズに解消し迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です！
「OK」をクリックして設定を進めていきましょう。
まずは、Gmailアイコンの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてアプリトリガーの設定をしていきます！
次に表示されるページは、設定済みです。
Gmailと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認できたら、「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかを選択することが可能です。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にして使用することをおすすめします！
※注意事項：プラン内容により、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点はご注意ください。
ここで設定したキーワードが含まれたメールを自動でGoogle Chatへ通知できます。
用途に合わせて、キーワードを設定しましょう！
起動間隔とキーワードの設定が完了できたら、Gmailにテスト用のメールを送信しましょう。
（送信するメールの本文に先ほど設定したキーワードを必ず入れましょう！）
Yoomの画面に戻ったら、テストボタンをクリックしてください。
テストが成功したら、アウトプットが取得されます。
設定を保存し、アプリトリガーの設定完了です！
※参照：アウトプットについての詳細は、こちらをご確認ください。
次は、Google Chatアイコンの「メッセージを送信」という項目を設定していきましょう！
次のページも設定済みのため、Google Chatのアカウント情報に誤りが無いか確認し、次のページに進みましょう。
スペースのリソース名は、枠内をクリックし表示される候補から選択してください。
メッセージの内容は、デフォルトで設定されています。
この設定により、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら「本文」を自動取得し、Google Chatへ自動で通知することができますよ！
メッセージ内容を自由に編集してご使用ください。
設定できたら、「テスト」をクリックしてください。
Google Chatに通知が届くので、内容を確認し問題無ければ「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了したら、フローをON（有効化）にして、実際にGmailで条件に合うメールを受信してみましょう。
指定したGoogle Chatスペースに通知が届けば設定完了です！
Google Chatへの通知自動化は、メールやデータベース連携以外にも様々なシーンで活用できます。
ここでは、Google Chatを使ったさらに便利な自動化テンプレートの具体的な例をいくつか紹介していきます。ご自身の業務に合わせて、ぜひ活用してみてください。
■概要
Asanaでタスクが登録されたら、Google Chatに自動的に通知を送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaでタスク管理をしている方
・チームメンバーのタスクをAsanaで管理しているプロジェクトマネージャー
・進捗管理をAsanaで行い各担当者へタスクをアサインしたり、優先度の調整を行っている方
2.Google Chatを使ってタスク情報を共有している方
・社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを日常的に利用している方
・タスクの把握漏れを防止するために、新しく登録されたタスクをGoogle Chatでメンバーに共有している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatで共有する場合、通常はその都度通知を送る必要があるため、手間がかかると思います。
また、手動だとタスクが登録されてから通知を送るまでに遅れが生じやすく、スピーディに情報共有することが難しくなってしまいます。
このような課題を解決する手段として、このテンプレートは適しています。
このテンプレートを使うと、Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業が不要になります。
自動で通知されるため、情報共有がスピーディになり、各担当者はタスクの情報をすぐに把握できるようになるでしょう。
また、手動で通知作業をしていると共有し忘れるリスクを孕みますが、自動化によって、そのようなリスクも軽減できます。
■注意事項
・Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GoogleフォームとGoogle Chatを併用しているチーム
・Googleフォームでアンケートや申請を受け付けており、回答をリアルタイムでGoogle Chatに通知したい方
・回答内容をチームで共有し、迅速な対応や議論を促したい方
・手作業での通知や情報共有の手間を省きたい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行っている個人
・自分のGoogleフォームに回答があったことを、Google Chatで受け取りたい方
・回答内容をすぐに確認し、必要なアクションを取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームに新しい回答が送信された直後にGoogle Chatに通知が届くため、迅速な対応が可能になります。
・回答内容をGoogle Chatで共有することで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになり、効率的な対応に繋がります。
・手作業での通知や情報共有が不要になるため、業務効率が向上し、他の業務に時間を割くことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Zoomでミーティングが終了したら自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomミーティングを頻繁に利用してGoogle Chatで情報共有する部署
・議事録作成の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・会議の内容をGoogle Chatでチームメンバーに共有したい方
2.会議の内容を分析・活用したい方
・文字起こしデータを分析して発言内容や議論の傾向を把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
会議後の議事録作成は、参加者にとって大きな負担となることがあります。
音声データからの書き起こしや発言の整理、要約など、多くの手間と時間がかかることで本来の業務に集中できない原因となることも少なくありません。
このフローを導入すれば、Zoomミーティング終了後にAIが自動的に会議内容を文字起こしと要約を作成し、その文字起こし結果がGoogle Chatに送信されるため、会議参加者は議事録作成の手間がなくなる事によって、会議内容の振り返りや次のアクションに集中することが可能となり業務の改善に繋がります。
■注意事項
・Zoom、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
この記事では、Gmail、Outlook、Google スプレッドシート、Salesforce、各種ストレージサービスなど、様々なアプリケーションからの情報をGoogle Chatへ自動で通知する方法について解説しました。
手動での情報共有には、手間がかかるだけでなく、遅延や見落としといったリスクがつきものです。そのような時にYoomのテンプレートを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、これらの通知プロセスを簡単に自動化できます。
これにより「特定のメールを受信したら通知」「データベースが更新されたら通知」「ファイルがアップロードされたら通知」といった設定を行えば、重要な情報をスピーディーにチーム内に共有し、スムーズな対応や円滑な連携を実現できそうですね！
今回ご紹介したテンプレート以外にも、Yoomでは様々な業務を自動化するためのテンプレートが用意されています。
Google Chatへの通知自動化をきっかけに、日々の定型業務を見直し、さらなる効率化を目指してみませんか?
まずは気になるテンプレートを選んで、その効果を体験してみてくださいね！
関連記事：【ノーコードで実現】音声データをGoogle Chatで活用する方法
Q：複数の条件で通知を絞り込めますか？
A：はい。可能です。
「分岐」オペレーションを使うことで、複数の条件を組み合わせて振り分けることが可能になります。
タグやステータス、優先度などが全て特定の条件に一致するチケットのみをタスクとして追加するような運用ができるでしょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：通知メッセージにメンションを付けられますか？
A：はい。可能です。
YoomからGoogle Chatへ通知を送る際に、メッセージにユーザーIDを指定すれば、特定のメンバーにメンション付きで通知できます。
チーム全体に流すだけでなく、必要な人にピンポイントで知らせたいときにも活用できます。
Google Chatでメンション付きのメッセージを送る方法
Q：自動通知が失敗した場合に気づく方法はありますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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