Gmailで特定キーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する方法

とにかく早く試したい方へ

Google Chatへの通知を自動化したいけれど、設定が難しそう…と感じていませんか？ Yoomには『Gmail』や『Salesforce』、『Google スプレッドシート』など、様々なアプリの更新情報を『Google Chat』へ自動通知するためのテンプレートが用意されています。
今回は、Gmailで特定キーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する連携を紹介！プログラミングの知識は不要で、すぐに自動化を始められます。

今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしてみましょう！

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する

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■概要
「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する」ワークフローは、メール対応の効率化に役立ちます。
特定のキーワードに一致するメールを迅速に通知できるため、迅速に対応できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで重要なメールを見落としたくない方
・メールの内容に迅速に対応したいと考えている方
・複数のメールアカウントを管理しており、大事なメールをスピーディに把握したい方
・業務連絡を円滑に行うためにGoogle Chatを利用しているチーム
・効率的に業務を進めるために、自動化フローを積極的に活用したいと考えている方

■注意事項
・Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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ビジネスチャットツールとしてGoogle Chatを活用している企業は多いでしょう。
プロジェクトの進捗、顧客からの問い合わせ、システムアラートなど、様々な情報をGoogle Chatで共有することで、チーム内のコミュニケーションは円滑になりますよね！
しかし、これらの情報を手動でコピー＆ペーストして通知するのは手間がかかり、時には重要な情報を見逃してしまうリスクも伴います。
メールをチェックして、内容をChatに貼り付けて、宛先を選んで…といった作業は、積み重なると大きな負担になりがちです…

そこでこの記事ではこれらの手間を解消すべく、Gmailやスプレッドシート、CRM、ストレージサービスなど、普段利用している様々なアプリケーションからの情報を、自動でGoogle Chatに通知する設定方法を解説します。
この自動化により、情報共有の手間を削減し、スムーズなチーム連携が見込めます！

Google Chatと各種ツールを連携した自動通知の方法

日々の業務で使う様々なツールからの通知を、Google Chatに集約できると便利ですよね！
ここでは、メール受信、データベースの更新、ファイルのアップロードなどをきっかけに、関連情報を自動でGoogle Chatへ通知する具体的なテンプレートを紹介していきます。これらのテンプレートを活用すれば、情報共有のスピードと正確性が向上し、チームの生産性アップにつながるはずです。

メールの受信をトリガーにGoogle Chatへ自動通知する

GmailやOutlookで特定のキーワードを含むメールや、特定の差出人からのメールを受信した際に、その概要を自動でGoogle Chatに通知します。
これにより、重要なメールの見落としを防ぎ、問い合わせや緊急度の高い連絡への迅速な対応が可能になります。受信トレイを常に確認する手間を削減できますよ！

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する

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■概要
「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する」ワークフローは、メール対応の効率化に役立ちます。
特定のキーワードに一致するメールを迅速に通知できるため、迅速に対応できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで重要なメールを見落としたくない方
・メールの内容に迅速に対応したいと考えている方
・複数のメールアカウントを管理しており、大事なメールをスピーディに把握したい方
・業務連絡を円滑に行うためにGoogle Chatを利用しているチーム
・効率的に業務を進めるために、自動化フローを積極的に活用したいと考えている方

■注意事項
・Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Outlookでメールを受信したら、Google Chatに通知する

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■概要
「Outlookでメールを受信したら、Google Chatに通知する」ワークフローは、メール受信の際に迅速に通知を行います。
手動での確認が不要となり、情報共有がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用してビジネスメールを管理している方
・メールの受信状況を迅速に把握して対応したいと考えている方
・Google Chatを活用してチーム内のコミュニケーションを円滑に進めたい方
・メールを見逃すことが多く、重要な情報を迅速に得たいと考えている方
・チームメンバーへの情報共有を迅速に行い、業務の効率化を図りたいと考えている方

■注意事項
・OutlookとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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データベース/CRMの更新情報をGoogle Chatへ自動通知する

Google スプレッドシートに新しい行が追加されたり、Salesforceに新しいリードが登録されたりしたタイミングで、その情報をGoogle Chatへ自動で通知する仕組みを構築できます。
営業担当者への迅速な情報共有や、プロジェクトメンバーへの進捗報告などを自動化でき、チーム全体の連携強化や対応漏れリスクの削減につながりますね！

Salesforceにリードが登録されたら、Google Chatに通知する

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■概要
「Salesforceにリードが登録されたら、Google Chatに通知する」フローを利用すると、リード情報が迅速に共有されます。
手作業の通知作業が不要になり、効率的に情報を管理できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを日常的に利用している方
・Salesforceに新しいリードが登録された際、迅速に通知を受け取りたい方
・顧客管理の効率を上げて、商談機会をスピーディに把握したい方
・Google Chatをコミュニケーションツールとして利用している企業やチーム
・Google Chatを利用しているが、リード情報を手動で共有する時間がない方

■注意事項
・SalesforceとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知する

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知するフローです。

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ストレージサービスへのファイル追加をGoogle Chatへ自動通知する

OneDriveやMicrosoft SharePointといったオンラインストレージに新しいファイルがアップロードされたことを検知し、ファイル名やフォルダパスなどの情報をGoogle Chatに自動通知します。
チームで共有しているファイルが更新された際に即座に関係者へ知らせることができるので、共同作業がよりスムーズに進みます。ファイル確認のための連絡の手間を削減できますよ！

OneDriveにファイルがアップロードされたら、Googe Chatに通知する

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■概要
「OneDriveにファイルがアップロードされたら、Googe Chatに通知する」ワークフローを利用すると、ファイルのアップロードを素早く共有できます。
通知が自動送信されるため、手動での情報伝達が不要になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを活用してファイルの保存や共有を行っている方
・ファイルがアップロードされた際の確認作業を迅速に行いたいと考えている方
・Google Chatをチームのコミュニケーションツールとして利用している方
・アップロードされたファイルについてリアルタイムで情報を共有したいが、手動での通知に手間を感じている方
・情報システム部門として、チームメンバーが確実に最新のファイル情報にアクセスできるようにしたい方

■注意事項
・OneDriveとGooge ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。

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Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、Googe Chatに通知する

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■概要
「Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、Googe Chatに通知する」ワークフローを利用すると、作業の効率化が期待できます。
Microsoft SharePointへのファイルアップロードがGoogle Chatに通知されるため、情報共有がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してファイル共有やコラボレーションを行っている方
・Microsoft SharePointにアップロードされたファイルを迅速にチームと共有したい方
・日常的にGoogle Chatを利用している企業やチーム
・ファイルがアップロードされた際に速やかにその情報を受け取りたい方
・手動でファイルアップロードの通知を行う手間を削減したい方

■注意事項
・Microsoft SharePointとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Gmailの特定メール受信をGoogle Chatに自動通知するフローを作ってみよう

ここでは例として、「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する」という自動化フローの作成手順を解説します。
この設定を行えば、例えば「重要」や「至急」といったキーワードを含むメールを受信した際に、自動で指定したGoogle Chatのスペースに通知が届くようになります。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下です。

• GmailとGoogle Chatをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Gmailのトリガー設定およびGoogle Chatのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する

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■概要
「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する」ワークフローは、メール対応の効率化に役立ちます。
特定のキーワードに一致するメールを迅速に通知できるため、迅速に対応できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで重要なメールを見落としたくない方
・メールの内容に迅速に対応したいと考えている方
・複数のメールアカウントを管理しており、大事なメールをスピーディに把握したい方
・業務連絡を円滑に行うためにGoogle Chatを利用しているチーム
・効率的に業務を進めるために、自動化フローを積極的に活用したいと考えている方

■注意事項
・Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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ステップ1:GmailとGoogle Chatのマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の設定方法を解説しているナビをご覧ください！

Google ChatとYoomのマイアプリ登録
以下の設定方法を解説しているナビをご覧ください！

〈注意事項〉
Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。
詳しい方法や設定については、こちらをチェックしてください。

ステップ2:テンプレートのコピー

これからいよいよフローを作成していきます！
Yoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてください。

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する

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■概要
「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する」ワークフローは、メール対応の効率化に役立ちます。
特定のキーワードに一致するメールを迅速に通知できるため、迅速に対応できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで重要なメールを見落としたくない方
・メールの内容に迅速に対応したいと考えている方
・複数のメールアカウントを管理しており、大事なメールをスピーディに把握したい方
・業務連絡を円滑に行うためにGoogle Chatを利用しているチーム
・効率的に業務を進めるために、自動化フローを積極的に活用したいと考えている方

■注意事項
・Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です！
「OK」をクリックして設定を進めていきましょう。

ステップ3:Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら起動するトリガーの設定

まずは、Gmailアイコンの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてアプリトリガーの設定をしていきます！

次に表示されるページは、設定済みです。
Gmailと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認できたら、「次へ」をクリックしましょう。

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかを選択することが可能です。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にして使用することをおすすめします！
※注意事項：プラン内容により、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点はご注意ください。

ここで設定したキーワードが含まれたメールを自動でGoogle Chatへ通知できます。
用途に合わせて、キーワードを設定しましょう！

起動間隔とキーワードの設定が完了できたら、Gmailにテスト用のメールを送信しましょう。
（送信するメールの本文に先ほど設定したキーワードを必ず入れましょう！）

Yoomの画面に戻ったら、テストボタンをクリックしてください。
テストが成功したら、アウトプットが取得されます。
設定を保存し、アプリトリガーの設定完了です！
※参照：アウトプットについての詳細は、こちらをご確認ください。

ステップ4:Google Chatにメッセージを送信する

次は、Google Chatアイコンの「メッセージを送信」という項目を設定していきましょう！

次のページも設定済みのため、Google Chatのアカウント情報に誤りが無いか確認し、次のページに進みましょう。

スペースのリソース名は、枠内をクリックし表示される候補から選択してください。

メッセージの内容は、デフォルトで設定されています。
この設定により、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら「本文」を自動取得し、Google Chatへ自動で通知することができますよ！
メッセージ内容を自由に編集してご使用ください。

設定できたら、「テスト」をクリックしてください。
Google Chatに通知が届くので、内容を確認し問題無ければ「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5:トリガーをONにする

すべての設定が完了したら、フローをON（有効化）にして、実際にGmailで条件に合うメールを受信してみましょう。
指定したGoogle Chatスペースに通知が届けば設定完了です！

Google Chat連携のさらなる自動化テンプレート事例

Google Chatへの通知自動化は、メールやデータベース連携以外にも様々なシーンで活用できます。
ここでは、Google Chatを使ったさらに便利な自動化テンプレートの具体的な例をいくつか紹介していきます。ご自身の業務に合わせて、ぜひ活用してみてください。

Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知する

試してみる

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Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。

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Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する

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■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方

■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336‍
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する

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Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogle Chatに通知するフローです。

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Notionのデータベースに情報が追加されたら、Google Chatに通知する

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‍■概要
Notionでタスク管理や情報共有を行う際、更新のたびに手作業でGoogle Chatに通知するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。
重要な情報共有が遅れたり、抜け漏れが発生したりすると、業務に支障をきたすことも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに情報が追加・更新されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、こうした情報共有の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで管理している情報を、都度手作業でGoogle Chatに通知している方
・手作業による通知で、連絡漏れや共有の遅延といったミスをなくしたいと考えている方
・チーム内の情報共有をより円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにしたいマネージャーの方

■注意事項
・Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Google Chatに通知する

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Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をGoogle Chatに通知するフローです。

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まとめ

この記事では、Gmail、Outlook、Google スプレッドシート、Salesforce、各種ストレージサービスなど、様々なアプリケーションからの情報をGoogle Chatへ自動で通知する方法について解説しました。
手動での情報共有には、手間がかかるだけでなく、遅延や見落としといったリスクがつきものです。そのような時にYoomのテンプレートを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、これらの通知プロセスを簡単に自動化できます。

これにより「特定のメールを受信したら通知」「データベースが更新されたら通知」「ファイルがアップロードされたら通知」といった設定を行えば、重要な情報をスピーディーにチーム内に共有し、スムーズな対応や円滑な連携を実現できそうですね！

今回ご紹介したテンプレート以外にも、Yoomでは様々な業務を自動化するためのテンプレートが用意されています。
Google Chatへの通知自動化をきっかけに、日々の定型業務を見直し、さらなる効率化を目指してみませんか?
まずは気になるテンプレートを選んで、その効果を体験してみてくださいね！

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関連記事：【ノーコードで実現】音声データをGoogle Chatで活用する方法

よくあるご質問

Q：複数の条件で通知を絞り込めますか？

A：はい。可能です。
「分岐」オペレーションを使うことで、複数の条件を組み合わせて振り分けることが可能になります。
タグやステータス、優先度などが全て特定の条件に一致するチケットのみをタスクとして追加するような運用ができるでしょう。

分岐の詳しい設定方法はこちら

※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
 ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

Q：通知メッセージにメンションを付けられますか？

A：はい。可能です。
YoomからGoogle Chatへ通知を送る際に、メッセージにユーザーIDを指定すれば、特定のメンバーにメンション付きで通知できます。
チーム全体に流すだけでなく、必要な人にピンポイントで知らせたいときにも活用できます。

Google Chatでメンション付きのメッセージを送る方法

Q：自動通知が失敗した場合に気づく方法はありますか？

A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。