ストレージのファイルをOCRで読み取り、LINE WORKSに通知する
Google DriveやBoxといったオンラインストレージに特定のファイルが追加された際、そのファイルをOCRで読み取り、結果をLINE WORKSへ通知する自動化です。
ファイルアップロード後の確認や連絡作業をなくせるため、ストレージ内の重要書類（契約書、申込書など）の内容を関係者へスムーズに共有したい場合に役立ちます。
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「またファイル確認か…。」
「毎回開いて内容チェックして、LINE WORKSに転記して…。正直、時間の無駄じゃない？」
そんなふうに感じたことがある方にこそ知ってほしいのが、OCRとLINE WORKSを組み合わせた自動化です。たとえば、Gmailで受信した請求書のPDFをOCRで自動読み取りし、必要な情報だけLINE WORKSに通知できます。これにより確認作業も転記も一切不要になります。他にも、Google Driveにアップロードされた契約書の内容を自動で読み取って通知したり、SlackやMicrosoft Teamsで共有されたファイルをLINE WORKSに集約することも可能です。複数のツールを使い分けているチームでも、通知をLINE WORKSに一本化できるのは大きなメリット。
この記事では、実際のテンプレートを解説しながら、今すぐ使える自動化についてご紹介していきます。あなたの業務にぴったりの使い方がきっと見つかるはずです。ぜひ最後までご覧ください！
「まずは試してみたい！」という方のために、Yoomには「様々なツールで受け取ったファイルをOCRで読み取り、内容をLINE WORKSへ通知する」業務フローのテンプレートが用意されています。
以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
メール、ストレージ、他のチャットツールなど、様々な方法で受け取ったファイルの内容をOCRで読み取り、LINE WORKSに自動で通知することができます。
Yoomを使えば、これらの連携も簡単です！
実際の例をいくつか紹介していきますので、ご自身の業務に合ったテンプレートを見つけて、ぜひ試してみてください。
メールで受け取る請求書や注文書などの添付ファイル、都度ダウンロードして内容を確認し、LINE WORKSに転記するのは手間がかかる作業です。
このテンプレートを利用すれば、GmailやOutlookで受信したメールの添付ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報をLINE WORKSへ通知します。
ファイル確認の手間や転記ミスを削減でき、迅速な情報共有につながります！
Google DriveやBoxといったオンラインストレージに特定のファイルが追加された際、そのファイルをOCRで読み取り、結果をLINE WORKSへ通知する自動化です。
ファイルアップロード後の確認や連絡作業をなくせるため、ストレージ内の重要書類（契約書、申込書など）の内容を関係者へスムーズに共有したい場合に役立ちます。
Microsoft TeamsやSlackといったチャットツールでファイルを受け取った際、そのファイルをOCRで読み取り、内容をLINE WORKSで通知する自動化も可能です。
異なるチャットツール間で書類のやり取りがある場合でも、情報をLINE WORKSに集約管理することで、ファイル検索や内容確認の手間を省き、コミュニケーションをより円滑に進められます。
ここでは例として、「Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、LINE WORKSに通知する」フローの作成手順の概要を解説します。
画面の指示に従って設定するだけで、誰でも簡単に自動化フローを構築できますよ。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGmailとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Gmailと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックし操作を進めてください。
続いてLINE WORKSと検索します。
こちらを参考に、必須項目を設定してください。
Developer Consoleで手順通りに進むと下記の画面になるので、赤枠のものを該当欄にそれぞれ設定してください。
スコープはLINE WORKSのご利用プランによって異なるので、該当するものを設定してください。
LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録がうまく行えない場合の確認事項
GmailとLINE WORKSの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
添付ファイルアリをチェックし、フィルタを作成します。
このように設定することで、添付ファイルが含まれている場合に分類できるようになります。
ラベルを付ける項目で新規ラベルを作成し、下記のように設定しましょう。
これでラベルの作成は完了です。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のラベルのメールを受信したら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
ここでGmailに添付ファイルを付けたテストメールを送信してみましょう。
ラベル付けできると下記の赤枠表示となります。
フローボットに戻り、テストします。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットに受信したメールの情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用していきます！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存しましょう。
続いて、添付ファイルをOCRで読み取る設定を行なうため「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
「任意のPDF・画像ファイル（●●文字以内）から文字情報を読み取る」アクションは複数あるので、用途に合わせて選択しましょう。
()内のタスクを消費するので注意してください!
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
次に進み、必須項目を設定していきます。
その他の項目は必要に応じて変更してください。
完了したらテストし、アウトプットに読み取り結果が取得出来たら保存します。
続いて「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。
こちらもタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Developer Consoleを開き、Botを作成しましょう。
作成方法はこちらを参考にしてください。
作成が完了したらフローボットに戻ります。
設定が終わったらテストし、保存します。
※テストを行うと、LINE WORKSに通知されるのでご注意ください。
LINE WORKSを確認してみましょう。
無事に通知されましたね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、LINE WORKSに通知されるかを確認してみましょう。
以上が「Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、LINE WORKSに通知する」方法でした。
LINE WORKSのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google フォームへの回答、Google Chatの投稿、HubSpotの新規コンタクト登録、Bubbleでのデータ作成、WordPressでの記事公開など、さまざまなアクションをトリガーにして、LINE WORKSへ自動で通知することができます。情報の見逃しを防ぎ、対応のスピードアップにもつながります。
この記事では、「OCRで読み取った情報をLINE WORKSに自動連携する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
LINE WORKSを使った通知の自動化は、ファイル内容の確認や転記にかかる時間を削減するだけでなく、情報共有のスピードと正確性を高めるのにも効果的です。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したOCRとLINE WORKSの連携以外にも、さまざまな業務を効率化するテンプレートが豊富に用意されています。</span>メールの添付ファイルやストレージの更新、他のチャットツールのやり取りをトリガーにした自動化も、ノーコードで簡単に設定できます。
「ファイル確認の手間を減らしたい」「LINE WORKSで情報を一元管理したい」「転記ミスを防ぎたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。設定は画面の案内に従うだけで、すぐに導入できますよ。
まずはテンプレートを試して、業務のスピードアップを体感してみませんか？
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