【ラクラク設定】DiscordとOCRを連携し、自動抽出した画像やPDFのテキストを送信する方法

チームでの情報共有に画像やPDFファイルを使う場面も多いですよね。ただ、これらのファイルに含まれるテキスト情報を手作業でコピー＆ペーストしたり、内容を要約してDiscordで伝えたりするのって、結構大変だったりします…。
急ぎの場合や複数のファイルを確認する必要があるときは、なおさら負担に感じてしまうのではないでしょうか。

そこでこの記事では、受け取った画像・PDFファイルの内容を、OCR（光学文字認識）技術を使って自動でテキスト化し、指定したDiscordチャンネルに通知する方法をご紹介します！

この自動化によって、ファイルを開いて内容を確認する手間が省け、情報共有のスピードと効率をぐっと向上させることができるかもしれません。
プログラミングの知識は不要で簡単な設定だけで実現可能なので、試してみる価値アリです！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはOCRで抽出したテキストをDiscordに通知できる業務自動化テンプレートが用意されています。
説明を読む前に、まずは実際に動かしてみたい！という方は、以下のバナーをクリックしてテンプレートを選択し、表示される手順に沿って設定を進めてみてください！

DiscordとOCRを組み合わせた様々な自動化の方法

OCRを実行して抽出したテキストデータをDiscordに送信するためには、まずはテキストデータを抽出する画像ファイルを受信、またはクラウドストレージなどにアップロードする必要があります。
せっかく自動化を導入するのであれば、業務に合わせた最適な方法や使い慣れているツールで行いたいですよね。ということで、まずはどのような方法で自動化できるのか、「業務自動化テンプレート」を例として紹介しましょう！

業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？

メールで受信した添付ファイルをOCR処理し、テキストデータをDiscordに送信する

GmailやOutlookで受け取ったメールに添付されたファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキストをDiscordに通知します。
これにより、メールボックスを頻繁に確認したり、添付ファイルを開いたりする手間なく、Discordに必要な情報をスムーズに送信できます。
請求書や申込書といった定型書類の処理に特に便利です！

フォームで送信された添付ファイルをOCR処理し、テキストデータをDiscordに送信する

WebフォームやGoogleフォーム経由で送信された添付ファイルをOCRで読み取り、その内容をDiscordへ自動通知します。
例えば、ユーザーからの問い合わせフォームに添付されたスクリーンショットの内容を確認したり、イベント申し込みフォームに添付された書類の内容を関係者に共有したりする際に役立つでしょう。
フォーム送信後の確認や連絡作業を効率化できるはずです！

ストレージサービスに追加されたファイルをOCR処理し、テキストデータをDiscordに通知する

Google DriveやBoxなどのオンラインストレージに特定のファイルが追加された際に、そのファイルをOCRで読み取り、結果をDiscordへ通知します。
ファイルがアップロードされた後の確認や連絡といった作業を自動化できるため、ストレージ内の契約書や報告書など、なるべく早く共有した方がいい書類の存在を関係者へ知らせたい場合に便利です。
チームでのファイル共有と情報連携がよりスムーズになるかもしれません！

ファイルをOCRで読み取りテキストデータをDiscordに送信するフローを作ってみよう

それでは、ここからノーコードツールYoomを活用し、実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！

今回は例として、画像ファイルをGmailで受信した流れの自動化について説明します。作成するフローは「Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する」というものです。

このフローでは、特定のGmailアカウントに画像ファイルが添付されたメールが届くと、Yoomがそれを検知して添付ファイルをOCR処理。抽出されたテキストデータをDiscordに送信します。

まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

この記事では、先程ご紹介した「Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する」テンプレートを例として作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

DiscordとGmailのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
トリガーとなるメールと通知するメッセージの設定
フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

ステップ1：DiscordとGmailのマイアプリ連携

先ずは、Yoomと連携させたいDiscordアカウントとGmailアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。

この設定は初回のみ必要です。

Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでDiscordを検索して選択。

「アカウント名」に任意の名称を設定。
「アクセストークン」にBotトークンを設定。
BotトークンはDiscord Developer Portalから取得できます。詳細はこちらの記事をご確認ください。

「追加」をクリック。
「マイアプリ」の画面に戻り、Discordが追加されていれば連携は完了です。

今度は、「アプリ一覧」でGmailを検索して選択。

「Sign in with Google」をクリック。

任意のGoogleアカウントを選択してログイン。

内容を確認し、「次へ」をクリック。

YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。

「マイアプリ」の画面に戻り、Gmailが追加されていれば連携は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

DiscordとGmailの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。

Gmailの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。

連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
※ 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。

「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのでご注意ください。
基本的には、そのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

「ラベル」にトリガーとなるメールのラベルを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているGmailアカウントのラベルから候補が表示されますので、対象となるラベルを選択してください。
※ デフォルトではINBOXが設定されています。

設定を終えたら、「テスト」をクリック！
ここでは例として、新規で作成した「請求書」ラベルのメールをトリガーとしています。
※ 直近1時間以内に該当するメールを受信していない場合はテストに失敗します。
※ このフローはPDFファイルや画像ファイルを扱うものであるため、テスト用にいずれかのファイルを対象となるメールに添付してください。

テストが成功すると、「取得した値」にアウトプットとして受信したメールの情報が追加されます。
テスト毎に取得できるアウトプットは、その後の設定で活用するデータとなります。

値を確認し、問題がなければページ下部の「保存する」をクリック。

これでトリガー設定は完了です！

ステップ4：OCRの設定

次は、メールに添付されているPDFファイルからOCRで文字を読み取りましょう。
※ OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでは実施時にエラーが発生するためご注意ください。
※ チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。

任意の「アクション」を選択。
「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は文字数によってタスク数が変わります。
4,000字（5タスク）、8,000字（10タスク）、12,000字（15タスク）から任意のアクションを選択してください。デフォルトでは4,000字となっています。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

「次へ」をクリック。
「ファイルの添付方法」には、デフォルトで「添付ファイル1」が設定されています。これは先ほどGmailで受信したファイルがそのまま設定されている状態です。
「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定しましょう。
この抽出する項目に沿った値が次のステップで利用できます。
「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。
「言語」を「日本語」「英語」から選択。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
ここでは例として、「会社名」「日付」「金額」を添付ファイルから抽出します。

テストが成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値が添付ファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。

値を確認し、問題がなければページ下部の「保存する」をクリック。

これでファイルからテキストが抽出できました！

ステップ5：Discordへの通知

最後に、ステップ4で取得した値をDiscordに通知しましょう。

Discordの「メッセージを送信」をクリック。

連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

「チャンネルID」に、メッセージを送信するチャンネルのIDを設定。
チャンネルIDはDiscordチャンネルのURL（discord.com/channels/{{サーバーID}}/{{チャンネルID}}）で確認できます。

「メッセージ内容」に、通知する任意の内容を設定。
入力欄クリック時に表示されるメニューの「取得した値」タブから、ステップ4で取得した値を選択できます。
他にも、「日付」タブからは任意の日付も選択可能です。

設定を終えたら、「テスト」をクリック。

テストが成功したら、指定したチャンネルにメッセージが送信されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。

ステップ6：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます！

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

DiscordとOCR連携：その他の便利な自動化テンプレート

Yoomには、今回ご紹介した「OCRからDiscordへの通知」以外にも、DiscordやOCRを活用した様々な自動化テンプレートが用意されています。
業務に合わせて、他のテンプレートもぜひ探してみてください！

Discordを使った自動化例

OCRを使った自動化例

まとめ

今回は、DiscordとOCRを連携させて、画像やPDFファイルからテキスト情報を自動抽出し、Discordに通知する方法について解説しました！

この仕組みを導入することで、ファイルを開いて内容を確認し、手動でテキストをコピー＆ペーストするといった手間のかかる作業が不要になるかもしれません。必要な情報が自動でDiscordに集約されるため、チーム内の情報共有が迅速になり、業務の見落としや遅延を防ぐ効果も感じられるはずです！

なお、Yoomはたくさんのアプリとの連携を行えるため、メールの添付ファイル、フォームからの送信ファイル、ストレージへのアップロードファイルなど、様々な起点でこの自動化を実現できます！

普段活用しているツールと組み合わせて、ぜひ導入してみてくださいね。