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「患者様一人ひとりに合わせた定期健診の案内を送りたいけど、手作業では時間がかかりすぎる…」
「予約のリマインドメールを送る際に、宛先や内容の間違いが起きないか心配…」
このように、病院運営における患者様への個別メール対応において、膨大な手間やヒューマンエラーのリスクに悩まされていませんか？
もし、特定の情報をデータベースに入力したり、チャットツールで指示を送ったりするだけで、患者様に合わせたパーソナライズメールが自動送信される仕組みがあれば、これらの負担から解放されます。さらに、スタッフはより専門的な医療業務や患者様とのコミュニケーションに集中できる時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定でき、手間も時間もかかりません。ぜひ導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには病院向けのパーソナライズメールを自動で送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここからは、Slackで送信された内容をもとにGoogle スプレッドシートから情報を取得し、病院向けのパーソナライズメールを自動送信するフローを解説します！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Slack／Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、基本的な設定方法を紹介しています。
Google スプレッドシートとGmailのマイアプリ連携は、ナビ内で紹介しているGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法を参照してください。
それでは、今回のフローで使用するアプリをYoomと連携する方法を解説します。
【Slackのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Slackのトリガー設定
最初の設定です。
これから「Slackで送信された内容からGoogle スプレッドシートの情報を取得し、病院向けのパーソナライズメールを自動送信する」フローを設定していきます！
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
続いて、必須項目を設定します。
つぎに、テストをする前に、メッセージをSlackにテスト投稿しておきましょう。今回のフローボットでは、Slackで投稿されたメッセージをGmailで通知する設定があります。
Gmailで通知する際に改行を正しく反映させるため、改行したい箇所に<br>を入力したうえでメッセージを投稿してください！
投稿後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、Slackで投稿した内容が取得した値に表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
問題がなければ「完了」をクリックしましょう。これでトリガー設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしましょう。
先ほど取得したデータから指定したテキストを抽出する設定を行います。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認してから赤枠部分の「変更」をクリックして設定を変更しましょう。
文字数に応じて消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
詳細設定の画面に遷移したら、「対象のテキスト」を設定します。
以下の画像のように、Slackのトリガー設定で取得した値を設定してください。取得した値は、入力欄をクリックすると表示されます。
続いて、「抽出したい項目」を設定します。入力欄下の注釈を参照して、設定しましょう。
今回はエリアと送信内容を抽出するようにしてあります。
「指示内容」を任意で設定し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、指定した項目で取得した値が表示されます。最後に「完了」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートからレコードを取得する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
ここで、今回使用するシートを用意してください。医療機関をGoogle スプレッドシート上で管理している想定です。
用意ができたらYoomの画面に戻りましょう。
それでは、「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
入力欄をクリックして表示される「候補」から先ほど用意したシートを選択しましょう！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:F」です。
設定後、「次へ」をクリックしましょう！
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は「住所」に「港区」が含まれるレコードを取得する設定を行います。先ほどのテキスト抽出設定で取得した値を引用して設定してください。
設定を確認できたら、テストボタンをクリックしましょう！
指定した条件に合致したレコードが取得した値に表示されたことを確認しましょう！
最後に、「完了」をクリックしてください。
ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、複数取得した値を繰り返し後続のオペレーションに進めることが出来ます。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
次の画面で、繰り返し対象を指定していきます！
「オペレーション」は、「複数のレコードを取得（最大300件）」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「担当者名」・「メールアドレス」・「担当者役職」・「病院名」を設定しましょう！これ取得した複数の項目に対してメール送信をループで行えるようになります。
最後に「完了」をクリックして、次のステップに進んでください。
いよいよ最後の設定です！
ここでは、Google スプレッドシートの設定で抽出した病院にGmailでメールを送信する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で「メールの送信内容」を確認します。
宛先と本文に間違いがないかを確認し、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
最後にGmailの画面に移り、通知されたか確認をします。
通知されましたね。
以上で【Slackで送信された内容からGoogle スプレッドシートの情報を取得し、病院向けのパーソナライズメールを自動送信する】フローボットの完成です！
ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
病院向けのパーソナライズメール送信を自動化することで、これまで一人ひとりに合わせて手作業で作成・送信していたメール業務の手間を削減し、送信ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、スタッフは煩雑な事務作業から解放され、より専門的な業務や患者様との丁寧なコミュニケーションに集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：メールにファイルを添付することはできますか？
A：
はい、可能です。
ステップ7：Gmailの設定でファイルをアップロードすることができます。
「添付ファイル」の項目で設定を行なってください。
Q：Slackで複数の条件を組み合わせて指示できますか？
A：
Yoomでは「分岐条件」を使うことで、複数のキーワードや条件で検索することができます。
今回のフローでは「港区」という単一の条件ですが、より複雑な条件で絞り込みたい場合は、「分岐条件」を設定することで、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：日付を条件にした自動送信は可能ですか？
A：
はい、Slackのオペレーションを削除し、スケジュールトリガーを設定することで、日付を条件に自動送信することができます。
Yoomでは、日付指定、曜日指定、Cron設定のいずれかを選択してスケジュールを設定することができます。
例えば、毎日、毎時、特定の曜日に同期を行うように設定できるので、運用イメージに合わせて柔軟に同期スケジュールを調整していただけます！
詳しくは下記をご参照ください。
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