■概要
病院へのお知らせやご案内など、対象者に合わせたパーソナライズメールの送信は、リストの抽出や文面の作成に時間がかかる業務ではないでしょうか。 また、手作業での対応は宛先間違いなどのミスにつながる可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Slackへの投稿をトリガーに、Google スプレッドシートから該当者情報を自動で取得し、病院向けのパーソナライズされたメールをGmailで送信する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 病院の事務や広報担当者などの関係者へのメール連絡を効率化したいと考えている方
- Google スプレッドシートのリストに基づき、パーソナライズメールを手作業で送信している方
- Slackを起点とした業務自動化に関心があり、メール送信の工数を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿だけでメール送信までが完結するため、リスト抽出や手動での送信作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による宛先の設定ミスや、情報の転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Slack、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションのAI機能で、Slackの投稿からキーワードなどの必要な情報を抽出します。
- 次に、Google スプレッドシートの「複数のレコードを抽出する」アクションで、抽出した情報を基に送信対象のレコードを検索します。
- 取得した複数のレコードに対し、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを設定し、Gmailの「メールを送る」アクションでメールを自動送信します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、送信先(To, Cc, Bcc)を任意のアドレスに設定することが可能です。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Slackの投稿内容やGoogle スプレッドシートから取得した情報などを変数として埋め込むことで、よりパーソナライズされた内容にカスタムできます。
■注意事項
- Slack、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。