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■概要
Google スプレッドシートで管理しているタスクの期日が迫ると、担当者へリマインドメールを送る業務は、定期的でありながら手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートを確認し、期日を迎えたタスク情報を自動で取得、Gmailから担当者へリマインドメールを送信する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業での対応を効率化し、タスクの抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Google スプレッドシートでタスク管理をしているけど、期日をうっかり見逃してしまった…」
「毎日シートを確認して、関係者にリマインドメールを送る作業が地味に時間を取られてしまう…」
このように、Google スプレッドシートを使った手作業でのリマインド業務に、手間や限界を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートに記載された期日などの情報を自動で読み取り、指定した相手にリマインドメールを自動で送信できる仕組みがあれば、タスクの抜け漏れを防ぎ、より重要なコア業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGoogle スプレッドシートの情報を基にリマインドを自動送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Google スプレッドシートで管理しているタスクの期日が迫ると、担当者へリマインドメールを送る業務は、定期的でありながら手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートを確認し、期日を迎えたタスク情報を自動で取得、Gmailから担当者へリマインドメールを送信する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業での対応を効率化し、タスクの抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで管理しているタスクの中から今日が期日のものを取得し、Gmailでリマインド通知を自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Google スプレッドシートで管理しているタスクの期日が迫ると、担当者へリマインドメールを送る業務は、定期的でありながら手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートを確認し、期日を迎えたタスク情報を自動で取得、Gmailから担当者へリマインドメールを送信する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業での対応を効率化し、タスクの抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
なお、Google スプレッドシートはこちらのナビで紹介している方法を参考に、マイアプリ連携をしてください。
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Google スプレッドシートで管理しているタスクの期日が迫ると、担当者へリマインドメールを送る業務は、定期的でありながら手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートを確認し、期日を迎えたタスク情報を自動で取得、Gmailから担当者へリマインドメールを送信する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業での対応を効率化し、タスクの抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは最初の設定を始めましょう。
まずは赤枠部分をクリックしてください！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
スケジュール設定は日付指定・曜日指定・Cron設定の3種類あります。
ご自身の業務に合わせて、フローボットを起動したい日付や時刻を設定してくださいね。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
ここでは、Google スプレッドシートからレコードを取得する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
まずは、Google スプレッドシートでテスト操作用のシートを作成しましょう。
今回は、下記のようにタスク名と期日が記載されたシートを用意しました。
記載する内容は、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです！
下記ヘルプページも参考にしてくださいね。
Google スプレッドシートの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしてください。
続いて、下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら「次へ」を押して進みましょう！
画面が切り替わると、「取得したいレコードの条件」を設定する画面になります。
今回は「期日」が「今日」のレコードを取得するように設定しました。
下記のように、「日付」タブのデータを活用することで、任意の日付を動的に反映できます！
ここに、テキストの日付を入力してしまうと、ずっと同じ日付のデータしか取得できないため注意してくださいね。
設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。
取得した値にデータが表示されたことを確認しましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「保存する」をクリックしましょう！
次に、Google スプレッドシートから取得した値を活用して、Gmailでリマインドメールを送信しましょう。
「メールを送る」でできることもご参照ください。
まずは、下記赤枠をクリック。
メールの設定に入ります。
連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
画面を下にスクロールし、Toにメールアドレスを入力してください。
任意でCC・BCCの設定も可能です。
最後に件名と本文を入力しましょう。
前のステップで取得した「タスク名」や日付などの変数、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストをしましょう。
「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。
送付されてもいいメールアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているメールアドレスが正しい形式になっていない可能性があります。
@などが大文字になっていないかを確認してみてください。
それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら、忘れず「完了」を押しましょう。
最後に、実際にメールが届いているか確認してください。
下記のように指定した内容が反映したメールが届いていればOKです！
※設定時は手動でテストするため時間がずれていますが、実際にフローボットをONにすると指定した時間にトリガーが起動し通知されるようになります。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
行が追加・更新されたら、顧客管理システムやWeb会議、開発プラットフォームへ情報を自動登録します。
また、AIによる品質管理を行ってチャットツールへ自動通知したり、会計ソフトへ取引先情報を自動更新します。
逆に、他ツールの情報をトリガーに行を自動追加・更新します。
手動でのデータ転記が減り、業務効率が向上します。
■概要
ClickUpでタスク管理を行う際、進捗状況の集計や共有のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で情報を転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ClickUpでタスクが作成されたタイミングで、Google スプレッドシートへ自動でレコードを追加できます。二重入力の手間をなくし、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで管理している開発タスクなどを、一つひとつ手作業でGitHubに転記する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Google スプレッドシートとGitHubの連携を自動化するものであり、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、GitHubへプルリクエストを自動で作成するため、面倒な手作業をなくし開発業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Driveで管理しているファイルの内容を、都度Google スプレッドシートに転記する作業に手間を感じてはいないでしょうか。
この単純ながらも重要な作業は、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Drive内の特定ファイルが更新されたことを検知し、Google スプレッドシートの対応するレコードを自動で更新することが可能です。
これにより、手作業をなくし、情報の正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや注文内容を、都度Google スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに反映させることができ、データ管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで顧客リストなどを管理し、手動でZoomミーティングを作成する作業に手間を感じていませんか。繰り返し発生する日程調整やURLの転記作業は、入力ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで特定の条件を満たす行が追加されると、自動でZoomミーティングが作成されるため、こうした連携の手間を省き、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報の行が更新されるたびに、その内容をAIで品質チェックし、結果をSlackに通知する作業は、手作業では手間がかかり、チェック漏れや報告遅延が発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行更新をきっかけに、AIが自動でテキストを生成し品質管理を行い、その結果をSlackへスムーズに通知するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを活用して情報管理を行っている企業
・取引先の情報をGoogle スプレッドシートで行っている方
・Google スプレッドシートとfreee会計を利用している経理部門の管理者
2.freee会計を利用して会計業務を行っている経理担当者
・手動でのデータ入力ミスや漏れを減らしたい方
・取引先情報の更新作業を効率よく行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
「Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新する」フローを導入することで、いくつかのメリットを享受できます。
このフローの利点は、手動でのデータ入力や更新作業を減らし、業務の効率化を図ることができる点です。
これまで手動でGoogle スプレッドシートからfreee会計へ情報を転記して更新作業をしていた方は、この作業が不要になるため、作業時間が短縮されます。
また、Google スプレッドシートとfreee会計の連携により、データの一貫性と正確性が保たれ、人的ミスが減少します。
Google スプレッドシートの情報は最新だが、freee会計の情報は古いままといった事態も未然に防ぐことができるでしょう。
■注意事項
・Google スプレッドシートとfreee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
しかし、Google スプレッドシートの情報をSalesforceに手動で入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用してSalesforceへも登録することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Stripeで新たにサブスクリプションが申し込まれたら、サブスクリプションの情報をGoogle スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
サブスクリプションに申し込んだ顧客名や、サブスクリプション期間などの詳細情報を取得し、指定のGoogle スプレッドシートに自動的に情報を格納します。
対象のGoogle スプレッドシートや格納する情報は自由に変更してご利用ください。
こちらのフローボットと合わせて利用することで、Stripeのサブスクリプション情報をGoogle スプレッドシートと同期することが可能です。
■注意事項
・Stripe、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・Stripeの情報を格納するスプレッドシートを用意して活用ください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoho CRMを利用して営業活動の管理をしている方
・フォローアップのタスクを管理している方
・営業活動の効率化でZoho CRMを導入している営業チーム
2.Google スプレッドシートでタスク管理をしている方
・Google スプレッドシートでチーム内のタスクを一元管理している方
・プロジェクトの進行状況の共有でGoogle スプレッドシートを利用している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMを利用することで、営業プロセスの効率化ができ、作業負担を軽減できるのがメリットです。
また、Google スプレッドシートでチーム内のタスクを一元管理している場合、Zoho CRMに登録されたタスク情報も共有でき、情報共有がスムーズになります。
しかし、Zoho CRMのタスクを手動でGoogle スプレッドシートに追加している場合、タスクの入力誤りや登録漏れが発生する可能性があります。
このテンプレートを利用することで、Zoho CRMでタスクが登録されるとGoogle スプレッドシートにもタスクを自動で追加できるため、ヒューマンエラーを防止することができます。
Google スプレッドシートへのタスクの追加を自動化することで、手動によるタスク追加の作業が不要となるため、業務を効率化することが可能です。
■注意事項
・Zoho CRM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた期日の確認やリマインドメールの作成・送信といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーによる対応漏れを防ぐことができます。
これにより、担当者は単純な確認作業から解放され、より創造性が求められるコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：該当のリマインドがない日はどうなりますか？
A：Google スプレッドシートの期日欄に該当のものがない場合は、「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションで該当なしと判断されます。
そのため、リマインドメールが送信されることはありません。
Q：タスクごとに担当者へメールを送れますか？
A：はい、可能です。
例えば、Google スプレッドシートに「担当者メールアドレス」という欄を増やしてください。
そのあと、「進行先を切り替える」オペレーションを追加しましょう。
切替先のメールアドレスを入力することで、タスクごとに担当者へメール送信することが可能です。
※「進行先を切り替える」機能（オペレーション）は、ミニプラン以上の有料プランでのみ利用できます。
もしフリープランでこの機能を使おうとするとエラーになってしまうので、ご注意ください！
ミニプランをはじめとした有料プランは、2週間の無料トライアルができます。
無料トライアル期間中は、普段は制限があるアプリや機能（オペレーション）もしっかり試せるので、ぜひ活用してみてくださいね。
Q：Gmail以外のツールにもリマインドメールが通知できますか？
A：はい、可能です。
Gmailのアクションを削除し、代わりに通知したいアプリのアクションを追加することで設定できます。
下記リンクより連携可能なアプリを確認してみてくださいね。
