毎日、Google スプレッドシートで今日が期日の課題を取得して、Gmailでリマインド通知する
試してみる
「Google スプレッドシートでタスク管理をしているけど、期日をうっかり見逃してしまった…」このように、Google スプレッドシートを使った手作業でのリマインド業務に、手間や限界を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートに記載された期日などの情報を自動で読み取り、指定した相手にリマインドメールを自動で送信できる仕組み があれば、タスクの抜け漏れを防ぎ、より重要なコア業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できます。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートの情報を基にリマインドを自動送信する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
毎日、Google スプレッドシートで今日が期日の課題を取得して、Gmailでリマインド通知する
試してみる
Google スプレッドシートの期日を基にGmailでリマインドを送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで管理しているタスクの中から今日が期日のものを取得し、Gmailでリマインド通知を自動送信する フローを解説していきます！こちら
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google スプレッドシートとGmailのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
スケジュールトリガー設定、Google スプレッドシートとGmailのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
毎日、Google スプレッドシートで今日が期日の課題を取得して、Gmailでリマインド通知する
試してみる
ステップ1：Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
なお、Google スプレッドシートはこちらのナビで紹介している方法を参考に、マイアプリ連携をしてください。
Gmailのマイアプリ連携 以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
毎日、Google スプレッドシートで今日が期日の課題を取得して、Gmailでリマインド通知する
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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
それでは最初の設定を始めましょう。スケジュールトリガーの設定方法
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
ステップ4：複数のレコードを取得する設定
ここでは、Google スプレッドシートからレコードを取得する設定を行います。
まずは、Google スプレッドシートでテスト操作用のシートを作成しましょう。
Google スプレッドシートの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
確認後、画面を下にスクロールしてください。
続いて、下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
スプレッドシートID：ボックスをクリックして表示される候補から選択しましょう。
スプレッドシートのタブ名：こちらもボックスをクリックし、候補から選びましょう。
テーブル範囲：Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
入力が完了したら「次へ」を押して進みましょう！
画面が切り替わると、「取得したいレコードの条件」を設定する画面になります。
設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。
※取得した値
最後に、「保存する」をクリックしましょう！
ステップ5：Gmailでメールを送信する設定
次に、Google スプレッドシートから取得した値を活用して、Gmailでリマインドメールを送信しましょう。
まずは、下記赤枠をクリック。
メールの設定に入ります。
画面を下にスクロールし、Toにメールアドレスを入力してください。
最後に件名と本文を入力しましょう。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストをしましょう。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているメールアドレスが正しい形式になっていない可能性があります。
成功したら、忘れず「完了」を押しましょう。
最後に、実際にメールが届いているか確認してください。
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
Google スプレッドシートを使った自動化例
行が追加・更新されたら、顧客管理システムやWeb会議、開発プラットフォームへ情報を自動登録します。
ClickUpでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
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Google スプレッドシートに特定の行が追加されたら、GitHubにプルリクエストを作成する
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Google Driveで特定のファイルが更新されたら、Google スプレッドシートを更新する
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Gmailで受信した内容をもとに、Google スプレッドシートを更新する
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Google スプレッドシートで特定条件の行が追加されたら、Zoomでミーティングを作成する
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Google スプレッドシートで行が更新されたら、AIで品質管理を行いSlackに通知する
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Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新する
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Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
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Stripeでサブスクリプションが申し込まれたらGoogle スプレッドシートに情報を格納する
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Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
まとめ
Google スプレッドシートとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた期日の確認やリマインドメールの作成・送信といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーによる対応漏れを防ぐことができます。
これにより、担当者は単純な確認作業から解放され、より創造性が求められるコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」 を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら
よくあるご質問
Q：該当のリマインドがない日はどうなりますか？
A：Google スプレッドシートの期日欄に該当のものがない場合は、「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションで該当なしと判断されます。
Q：タスクごとに担当者へメールを送れますか？
A：はい、可能です。
※「進行先を切り替える」機能（オペレーション）は、ミニプラン以上の有料プランでのみ利用できます。
Q：Gmail以外のツールにもリマインドメールが通知できますか？
A：はい、可能です。
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