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「Google スプレッドシートでタスク管理をしているけど、期日をうっかり見逃してしまった…」
「毎日シートを確認して、関係者にリマインドメールを送る作業が地味に時間を取られてしまう…」
このように、Google スプレッドシートを使った手作業でのリマインド業務に、手間や限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに記載された期日などの情報を自動で読み取り、指定した相手にリマインドメールを自動で送信できる仕組み</span>があれば、タスクの抜け漏れを防ぎ、より重要なコア業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの情報を基にリマインドを自動送信する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで管理しているタスクの中から今日が期日のものを取得し、Gmailでリマインド通知を自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
なお、Google スプレッドシートはこちらのナビで紹介している方法を参考に、マイアプリ連携をしてください。
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは最初の設定を始めましょう。
まずは赤枠部分をクリックしてください！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
スケジュール設定は日付指定・曜日指定・Cron設定の3種類あります。
ご自身の業務に合わせて、フローボットを起動したい日付や時刻を設定してくださいね。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
ここでは、Google スプレッドシートからレコードを取得する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
まずは、Google スプレッドシートでテスト操作用のシートを作成しましょう。
今回は、下記のようにタスク名と期日が記載されたシートを用意しました。
記載する内容は、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです！
下記ヘルプページも参考にしてくださいね。
Google スプレッドシートの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしてください。
続いて、下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら「次へ」を押して進みましょう！
画面が切り替わると、「取得したいレコードの条件」を設定する画面になります。
今回は「期日」が「今日」のレコードを取得するように設定しました。
下記のように、「日付」タブのデータを活用することで、任意の日付を動的に反映できます！
ここに、テキストの日付を入力してしまうと、ずっと同じ日付のデータしか取得できないため注意してくださいね。
設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。
取得した値にデータが表示されたことを確認しましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「保存する」をクリックしましょう！
次に、Google スプレッドシートから取得した値を活用して、Gmailでリマインドメールを送信しましょう。
「メールを送る」でできることもご参照ください。
まずは、下記赤枠をクリック。
メールの設定に入ります。
連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
画面を下にスクロールし、Toにメールアドレスを入力してください。
任意でCC・BCCの設定も可能です。
最後に件名と本文を入力しましょう。
前のステップで取得した「タスク名」や日付などの変数、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストをしましょう。
「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。
送付されてもいいメールアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているメールアドレスが正しい形式になっていない可能性があります。
@などが大文字になっていないかを確認してみてください。
それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら、忘れず「完了」を押しましょう。
最後に、実際にメールが届いているか確認してください。
下記のように指定した内容が反映したメールが届いていればOKです！
※設定時は手動でテストするため時間がずれていますが、実際にフローボットをONにすると指定した時間にトリガーが起動し通知されるようになります。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
行が追加・更新されたら、顧客管理システムやWeb会議、開発プラットフォームへ情報を自動登録します。
また、AIによる品質管理を行ってチャットツールへ自動通知したり、会計ソフトへ取引先情報を自動更新します。
逆に、他ツールの情報をトリガーに行を自動追加・更新します。
手動でのデータ転記が減り、業務効率が向上します。
Google スプレッドシートとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた期日の確認やリマインドメールの作成・送信といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーによる対応漏れを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は単純な確認作業から解放され、より創造性が求められるコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：該当のリマインドがない日はどうなりますか？
A：Google スプレッドシートの期日欄に該当のものがない場合は、「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションで該当なしと判断されます。
そのため、リマインドメールが送信されることはありません。
Q：タスクごとに担当者へメールを送れますか？
A：はい、可能です。
例えば、Google スプレッドシートに「担当者メールアドレス」という欄を増やしてください。
そのあと、「進行先を切り替える」オペレーションを追加しましょう。
切替先のメールアドレスを入力することで、タスクごとに担当者へメール送信することが可能です。
※「進行先を切り替える」機能（オペレーション）は、ミニプラン以上の有料プランでのみ利用できます。
もしフリープランでこの機能を使おうとするとエラーになってしまうので、ご注意ください！
ミニプランをはじめとした有料プランは、2週間の無料トライアルができます。
無料トライアル期間中は、普段は制限があるアプリや機能（オペレーション）もしっかり試せるので、ぜひ活用してみてくださいね。
Q：Gmail以外のツールにもリマインドメールが通知できますか？
A：はい、可能です。
Gmailのアクションを削除し、代わりに通知したいアプリのアクションを追加することで設定できます。
下記リンクより連携可能なアプリを確認してみてくださいね。
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