フォームに回答されたら契約書の作成を自動で行い、Gmailで送付する
試してみる
■概要
フォームの回答内容を転記して契約書を作成し、メールに添付して送付する作業は、手間がかかる上に転記ミスや送付間違いなどのリスクも伴います。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームの回答を基に、手作業で契約書の作成や送付を行っている方 Google スプレッドシートで作成した契約書を、Gmailで手動送付している方 契約書送付業務のヒューマンエラーをなくし、業務を標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答から契約書作成、メール送付までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることが可能になります。 手作業による情報の転記漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを低減し、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、契約書作成に必要な情報を収集するフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した契約書を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された契約書を添付して指定の宛先に自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、契約書作成に必要な会社名や担当者名、住所などの情報を収集するための項目を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのアクションでは、契約書の雛形となるファイルや書類の発行先フォルダ、フォームの回答内容を反映させるための差し込みキーワードなどを任意で設定します。 Gmailのアクションでは、メールの宛先やCC/BCC、件名、本文などを実際の運用に合わせて設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
「毎回、契約書作成のために顧客情報を手入力している…」
「スプレッドシートから情報をコピー＆ペーストする作業でミスが起きないか心配…」
このように、契約書の作成業務における手作業の繰り返しや、ヒューマンエラーのリスクに頭を悩ませていませんか？
もし、フォームに入力された情報やGoogleスプレッドシートにまとめた顧客リストを基に、契約書が自動生成されて関係者に送付まで完了する仕組み があれば、煩わしい事務作業から解放されます。
これにより、より戦略的な顧客対応や事業開発といったコア業務に集中できる、貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、手間や時間もかからない ので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには契約書などの書類を自動で作成する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームに回答されたら契約書の作成を自動で行い、Gmailで送付する
試してみる
■概要
フォームの回答内容を転記して契約書を作成し、メールに添付して送付する作業は、手間がかかる上に転記ミスや送付間違いなどのリスクも伴います。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームの回答を基に、手作業で契約書の作成や送付を行っている方 Google スプレッドシートで作成した契約書を、Gmailで手動送付している方 契約書送付業務のヒューマンエラーをなくし、業務を標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答から契約書作成、メール送付までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることが可能になります。 手作業による情報の転記漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを低減し、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、契約書作成に必要な情報を収集するフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した契約書を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された契約書を添付して指定の宛先に自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、契約書作成に必要な会社名や担当者名、住所などの情報を収集するための項目を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのアクションでは、契約書の雛形となるファイルや書類の発行先フォルダ、フォームの回答内容を反映させるための差し込みキーワードなどを任意で設定します。 Gmailのアクションでは、メールの宛先やCC/BCC、件名、本文などを実際の運用に合わせて設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの回答から契約書を自動作成し、Gmailで送付するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、フォームに情報が入力された際に、その内容を元に契約書を自動で作成し、Gmailで送付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google スプレッドシートとGmailのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Yoomフォームのトリガー設定とGmailのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームに回答されたら契約書の作成を自動で行い、Gmailで送付する
試してみる
■概要
フォームの回答内容を転記して契約書を作成し、メールに添付して送付する作業は、手間がかかる上に転記ミスや送付間違いなどのリスクも伴います。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームの回答を基に、手作業で契約書の作成や送付を行っている方 Google スプレッドシートで作成した契約書を、Gmailで手動送付している方 契約書送付業務のヒューマンエラーをなくし、業務を標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答から契約書作成、メール送付までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることが可能になります。 手作業による情報の転記漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを低減し、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、契約書作成に必要な情報を収集するフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した契約書を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された契約書を添付して指定の宛先に自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、契約書作成に必要な会社名や担当者名、住所などの情報を収集するための項目を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのアクションでは、契約書の雛形となるファイルや書類の発行先フォルダ、フォームの回答内容を反映させるための差し込みキーワードなどを任意で設定します。 Gmailのアクションでは、メールの宛先やCC/BCC、件名、本文などを実際の運用に合わせて設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携
それぞれのアプリをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【Gmailのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
フォームに回答されたら契約書の作成を自動で行い、Gmailで送付する
試してみる
■概要
フォームの回答内容を転記して契約書を作成し、メールに添付して送付する作業は、手間がかかる上に転記ミスや送付間違いなどのリスクも伴います。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームの回答を基に、手作業で契約書の作成や送付を行っている方 Google スプレッドシートで作成した契約書を、Gmailで手動送付している方 契約書送付業務のヒューマンエラーをなくし、業務を標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答から契約書作成、メール送付までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることが可能になります。 手作業による情報の転記漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを低減し、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、契約書作成に必要な情報を収集するフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した契約書を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された契約書を添付して指定の宛先に自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、契約書作成に必要な会社名や担当者名、住所などの情報を収集するための項目を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのアクションでは、契約書の雛形となるファイルや書類の発行先フォルダ、フォームの回答内容を反映させるための差し込みキーワードなどを任意で設定します。 Gmailのアクションでは、メールの宛先やCC/BCC、件名、本文などを実際の運用に合わせて設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：フォームのトリガー設定
最初の設定です！フォームに回答があった際にフローボットが起動します。フォームの基本設定・オプション設定について
クリックすると、フォームを作成する画面が表示されます。
それでは、質問文、質問形式などを自由に設定しましょう！
質問形式は、上記の画面では「テキスト」と設定されていますが、プルダウンを開いて表示される項目の中から選ぶことができます。
続いて、「完了ページ」 の設定です！
※完了ページとは、フォームへの回答が送信されたあとに表示される画面のことです。
次に、アクセス制限を選択後、共有フォーム利用時のフローボットの起動者を設定しましょう。
フォームの表示確認と詳細設定画面 に遷移します。
次に「取得した値」 を、入力しましょう！
※ 取得した値 とは？
入力を終えたら、「保存する」をクリックします。
ステップ4：書類を発行する設定
続いて、Google スプレッドシートで書類を発行する設定です。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
PDFにしたい書類の雛形となる「スプレッドシートのファイルID」を入力します。「書類を発行する」の設定方法
続いて、「格納先のGoogle DriveフォルダID」を設定します。
次の画面で、「置換後の文字列」をステップ4で取得した値を活用して入力していきます。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
ステップ5：Gmailに通知する設定
いよいよ最後の設定です！ここでは、先ほど作成した契約書ををGmailに通知する設定を行います。
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
To ：通知先となるメールアドレスを入力
CC/BCC ：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
差出人の名前 ：差出人の名前を設定
件名 ：通知するメールの件名を設定します。
本文 ：任意の文章を設定します。
添付ファイル ：先ほど発行した書類を添付したいので、以下の画像のように設定してください。
入力が完了後、「次へ」をクリックしましょう！
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう！
最後にGmailの画面に移り、通知されたか確認をします。通知されましたね。
以上で【フォームに回答されたらGoogle スプレッドシートで契約書の作成を自動で行い、Gmailに送付する】 フローボットの完成です！ここまでお疲れ様でした！
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了 フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Google スプレッドシートを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Google スプレッドシートを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Google スプレッドシートに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
広告やタスク、問い合わせデータを自動で集計・入力し、AIによる要約、契約書発行、通知、記録までを一気通貫で自動化することができます。
手動での入力ミスや転記作業から解放され、営業・管理業務の効率が飛躍的に向上します。
Asanaに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方 タスク情報の二重入力や転記作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方 手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、データの正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Asanaにタスクを追加するだけで、Google スプレッドシートに自動で情報が追記されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報に基づいた管理が可能です。 ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定することで、Asanaで作成されたタスク情報がスプレッドシートに自動で追加されます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートにレコードを追加する際、Asanaから取得したタスク名や担当者、期日といった情報を、スプレッドシートのどの列に追加するかを任意で設定できます。 例えば、「A列にタスク名」「B列に担当者名」のように、管理したい項目に合わせて出力内容を柔軟にカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートから契約情報を取得し、DeepLで翻訳後、契約書を発行・送付してOneDriveに保存する
試してみる
■概要
海外企業との取引が増える中で、契約情報の管理や多言語での書類作成に手間を感じていませんか。Google スプレッドシートの情報を手作業で翻訳し、契約書を作成・送付するプロセスは時間がかかるうえ、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの情報を基にDeepLで自動翻訳し、契約書の発行、メール送付、OneDriveへの保存までを自動化でき、国際契約業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで管理する情報から、手作業で契約書を作成している方 海外との取引が多く、DeepLを使った翻訳や書類送付の手間を削減したい法務や営業担当者の方 契約書の作成からOneDriveへの保管まで、一連の業務フローを自動化し、生産性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
定期的なスケジュールで契約情報の取得から書類発行、送付、保管までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報の転記ミスや翻訳漏れ、送付先の間違いといったヒューマンエラーが発生するリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシート、DeepL、OneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定し、フローを起動する日時を定めます。 オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで契約情報が記載された行の情報を取得します。 次に、繰り返し処理機能を設定し、取得したレコードを1件ずつ処理するようにします。 オペレーションでDeepL APIを選択し、「テキストを翻訳」アクションで取得した情報を指定の言語に翻訳します。 オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションで翻訳した内容を反映した契約書を生成します。 オペレーションでYoomのメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで生成した契約書を添付して取引先に送付します。 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで発行した契約書を指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、フローを起動させたい曜日や日付、時間などを自由に設定してください。 Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」では、対象のスプレッドシートID、タブ名、情報を取得したいテーブルの範囲を正確に指定します。また、特定の条件に合致するレコードのみを取得する設定も可能です。 繰り返し処理機能では、Google スプレッドシートから取得した値の中から、繰り返し処理の対象としたい値を設定してください。 DeepL APIの「テキストを翻訳」では、翻訳したいテキスト（スプレッドシートのどの列か）と、翻訳先の言語（英語、中国語など）を指定します。 Googleドキュメントの「書類を発行する」では、あらかじめ用意した契約書の雛形ドキュメントのIDや格納先のフォルダID、出力ファイル名などを指定します。 Yoomの「メールを送る」では、宛先や件名、本文などを自由に設定でき、前のオペレーションで取得したファイル名などを本文に差し込むことも可能です。 OneDriveの「ファイルをアップロード」では、保存先のドライブIDやフォルダID、ファイル名などを指定して、契約書を格納する場所を任意に設定してください。 ■注意事項
DeepL、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 Googleドキュメントの契約書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートでの情報管理と連携して、Google Driveのフォルダ作成を手作業で行っている方 フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった、手作業によるミスをなくしたいと考えている方 定型的なファイル管理業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えているビジネスパーソン ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの間違いといったヒューマンエラーを防止し、管理体制の標準化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。フォルダ名はトリガーで取得したスプレッドシートの情報を活用できます。 最後に、再度オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、作成したフォルダのURLなどを元のシートに書き戻します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるGoogle スプレッドシートのアクションでは、対象のスプレッドシート、シート名、監視するテーブルの範囲を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、どの列を更新するか、また前段で取得したどの情報を割り当てるかなどを自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートで追加された内容をDeepSeekで要約する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに議事録やアンケート結果などを集約しているものの、その内容を都度確認し要約する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、DeepSeekが自動で内容を要約し指定のセルに結果を書き込むため、情報収集と要約作成のプロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで情報収集やタスク管理をしているすべての方 収集したテキスト情報の要約作業に、手間や時間を取られている方 DeepSeekを活用して、定型的な文章作成業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートへの情報追加をトリガーに自動で要約が実行されるため、これまで手作業で行っていた要約作成の時間を短縮できます。 手作業による内容の読み飛ばしや要約の質のばらつきを防ぎ、常に一定の品質で情報を整理することが可能になります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとDeepSeekをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。 その後、オペレーションでDeepSeekを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、トリガーで取得した行の情報を要約するようプロンプトを組みます。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定することで、生成された要約文を元の行の指定したセルに書き込みます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
DeepSeekのテキスト生成アクションでは、使用するモデルIDや、どのような要約内容を生成させたいかに応じてメッセージリスト（プロンプト）を任意で設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のスプレッドシートID、シートID、および要約結果を書き込む列の値を任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、DeepSeekとYoomを連携させてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Typeformの問い合わせをDifyで要約し、結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Typeformに届く問い合わせの確認やその内容をまとめる作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Typeformで受け付けた問い合わせ内容の管理を効率化したいと考えている方 DifyなどのAIを活用して、日々のテキスト要約業務を自動化したいと考えている方 複数のツールをまたぐ手作業でのデータ入力をなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームが送信されるたびに、内容の要約から転記までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるので、転記ミスや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Typeform、Dify、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーでTypeformの「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションで、Typeformから取得した問い合わせ内容を要約するよう設定します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、Difyが要約した結果を指定のシートに追加するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「チャットメッセージを送信」では、Typeformのフォームで取得した特定の回答内容を変数として埋め込むことが可能です。 「レコードを追加する」では、要約結果やTypeformから取得した情報を各項目に引用できます。 ■注意事項
Typeform、Dify、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Typeformの回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。
Wixで見積書が送信されたら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
Wixで見積書を送信した後、その内容を案件管理用のGoogle スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Wixで見積書が送信されたタイミングをトリガーにして、Google スプレッドシートのレコードを自動で更新し、見積もり管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Wixで見積書を発行し、Google スプレッドシートで案件管理を行っている方 見積もり発行後のデータ入力作業に手間を感じており、自動化したいと考えている営業担当者の方 手作業による転記ミスをなくし、見積もり管理の正確性を向上させたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Wixで見積書が送信されると自動でGoogle スプレッドシートが更新されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、WixとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでWixを選択し、「見積書が送信されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、Wixから取得した情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのオペレーション設定では、更新対象としたいスプレッドシートのIDを任意で設定してください。これにより、指定した管理表に情報を正確に反映させることが可能です。 ■注意事項
Wix、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
毎日特定の条件に合致するレコードをkintoneで検索し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
kintoneに蓄積された特定のデータを、毎日手作業で検索しGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用することで、指定した日時にkintoneから条件に合うレコードを自動で検索し、Google スプレッドシートに直接追加することが可能になり、日々の報告業務などの効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとGoogle スプレッドシートを用いたデータ管理や集計を手作業で行っている方 毎日の定型的なデータ抽出作業を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方 手作業によるデータの転記ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、これまで手作業での検索や転記に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。 システムが自動でデータを連携するため、手作業によるコピー＆ペーストで発生しがちな転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーでスケジュールを設定し、「指定したスケジュールになったら」アクションを選択します。 オペレーションで、kintoneの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、抽出したいレコードの条件を指定します。 次に、繰り返し機能を使用し、取得したkintoneのレコードを1件ずつ処理します。 オペレーションで、Google スプレッドシートから既存のレコードを取得し、重複を避けるための分岐処理を設定します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、重複していないレコードのみを指定のスプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローで利用している「分岐機能」はミニプラン以上、「繰り返し機能」内の操作はチームプラン・サクセスプランでご利用いただけます。フリープランの場合はエラーとなりますのでご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル期間中は、このワークフローで設定されている全ての機能をお試しいただけます。
■概要
スマレジで取引が登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.スマレジを業務に使用している方
・取引に関連する情報の管理を行う方
・データ分析に活用している方
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして活用している方
・チーム内の連絡手段に使用している方
・情報共有に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
スマレジは円滑な取引を行うために、取引に関連する情報の一元管理を行うことのできるツールです。
このフローは手作業によって業務進行を阻害されたくないと考える方に適しています。
■注意事項
・スマレジ、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジのマイアプリ連携方法はこちら をご参照ください。
毎週、Google スプレッドシートの集計結果をNotionに記録する
試してみる
■概要
毎週、Google スプレッドシートで集計したデータをNotionへ手作業で転記する業務に、手間や時間を取られていませんか。このような定例のデータ転記作業は、単純でありながらも工数がかかり、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでGoogle スプレッドシートの情報をNotionに自動で記録するため、こうした課題を解消し、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとNotionを併用し、定例のデータ転記に課題を感じている方 手作業でのデータ入力によるミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えている担当者の方 Notionでの情報更新を効率化し、より重要な分析や戦略立案に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールに合わせて自動でデータが記録されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎週月曜日の午前9時」など、フローを起動したい日時を任意で設定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、対象のスプレッドシートからNotionに記録したいデータを取得します。 続けて、オペレーションで繰り返し処理機能を設定し、取得した複数のレコードを1件ずつ処理できるようにします。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、繰り返し処理で取り出したデータを指定のデータベースに記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーの設定では、フローを起動したい頻度（毎時、毎日、毎週など）や日時を任意で設定してください。 Google スプレッドシートからデータを取得する際に、対象のスプレッドシートIDとシート名を任意で選択できます。 Notionでレコードを更新するアクションでは、データを記録したい対象のデータベースIDを任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
毎日Google Adsから前日のレポートを取得してGoogle スプレッドシートに記載する
試してみる
■概要
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、Google スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
Google Adsの情報をGoogle スプレッドシート上で管理したり、広告レポート作成を自動化する際にご利用ください。
起動タイミングは任意の時間を指定可能です。
■注意事項
・Google Ads、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レポート情報を格納するスプレッドシートを作成してご利用ください。
まとめ
契約書の作成と送付プロセスを自動化することで、これまで手作業で行っていた顧客情報の転記や書類作成の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、担当者は単純作業から解放され、より迅速かつ正確に契約手続きを進めることが可能となり、顧客との関係構築など、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：契約書の雛形はGoogleドキュメントでも作れますか？
A：はい、可能です。
Q：エラーで契約書が送れなかった場合はどうなりますか？
A：エラーで契約書が送れなかった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
Q：Yoomフォーム以外のフォームも使えますか？
A：はい、Google フォームやJotformなどのフォームをトリガーにして、フローボットを起動させることが可能です。
