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YoomにはGoogleフォームで送信されたアンケート結果をGoogle Chatに通知するためのテンプレートが用意されています。
「説明を読む前に、まずは実際に動かしてみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてテンプレートを選択し、表示される手順に沿って設定を進めてみましょう。
■概要
Googleフォームでアンケートや問い合わせを受ける際、回答があるたびに手動で確認し、関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業で行うと、回答の見落としや、情報共有の遅延が発生してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容が自動でGoogle Chatに通知されるため、こうした課題を解消し、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
社内アンケートや顧客満足度調査など、様々な目的でアンケートを実施する機会は多いのではないでしょうか？
しかし、アンケートを実施した後、回答が集まるたびに内容を確認し、関係者に共有するのは、意外と手間がかかる作業ですよね…
特に回答数が多い場合や、迅速な対応が求められるアンケートでは、集計や情報共有の遅れが課題となることも少なくありません。
もし、アンケートの回答があったらすぐにGoogle Chatに通知が届く仕組みがあれば、どうでしょう？
リアルタイムで回答内容を確認でき、関係者への情報共有もスムーズに行えるようになります。
これにより、アンケート結果に基づいた次のアクションを迅速に起こせるようになり、業務のスピードアップが見込めます！
この記事では、プログラミングの知識がなくても、様々なツールで受け取ったアンケート結果をGoogle Chatに自動で通知する方法について、具体的な手順や活用例を交えながら詳しく解説していきます。
アンケート結果の管理方法は一つではありません。Webフォームを使ったり、Google スプレッドシートで管理したり、メールで受け付けたりと、状況に応じて様々なツールが活用されています。
Yoomでは、これらの多様な方法で集められたアンケート結果を、自動でGoogle Chatに通知するためのテンプレートを豊富にご用意しています。
実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
GoogleフォームやJotformなどでアンケート回答が送信されると、その内容がすぐに指定のGoogle Chatスペースに通知されます。
回答を見逃すことなく、担当者がすぐに内容を確認し、必要な対応を取れるようになるため、チーム内でのスピーディーな情報共有にも役立ちそうですね！
■概要
Googleフォームでアンケートや問い合わせを受ける際、回答があるたびに手動で確認し、関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業で行うと、回答の見落としや、情報共有の遅延が発生してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容が自動でGoogle Chatに通知されるため、こうした課題を解消し、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Jotformで収集したアンケート結果の確認や、チームメンバーへの共有に手間を感じていませんか。手作業での通知は、リアルタイムでの共有が難しく、対応の遅れや情報共有の漏れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Jotformにフォームが送信されると同時に、その内容を自動でGoogle Chatへ通知でき、迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google スプレッドシートやNotionのデータベースなどに新しいアンケート情報が追加・更新されたタイミングで、その詳細をGoogle Chatに通知します。
アンケート結果を一元管理しているデータベースと連携させることで、データの入力・更新と同時に、関係者へのスムーズな情報共有が実現できますよ！
■概要
アンケートの回答やリストなどをGoogle スプレッドシートで管理する際、新しい情報が追加されるたびに手動で確認し、関係者へ共有するのは手間がかかる作業です。また、こうした手作業は対応の遅れや共有漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、その内容を即座にGoogle Chatへ自動で通知できるため、リアルタイムな情報共有を実現し、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
GmailやOutlookで、特定の件名や差出人、本文に特定のキーワードを含むアンケート結果メールを受信した際に、その情報をGoogle Chatへ自動で通知します。
メールボックスに埋もれがちなアンケート回答も、Google Chatで通知を受け取ることで見落としを防ぎ、重要なフィードバックや問い合わせに素早く対応できるようになりますね！
■概要
Googleフォームなどで受け付けたアンケート結果を、都度Gmailで確認し、手作業でGoogle Chatに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、アンケート結果を自動でGoogle Chatに通知し、手作業による共有の手間や情報共有の遅延といった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Outlookで受信するアンケートの回答メールを、チームで確認するために、都度Google Chatへ転記するのは手間ではないでしょうか。手作業での共有は時間がかかるだけでなく、通知の漏れや内容の誤りといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、アンケート結果を自動でGoogle Chatへ通知できるため、情報共有のプロセスを効率化し、対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、よく利用される「Googleフォーム」で受け付けたアンケート回答を、自動で「Google Chat」に通知するフローの作成手順を解説していきます。
Yoomを使えば、画面の指示に従って設定を進めるだけで、専門知識がなくても、簡単に自動化の仕組みを構築できます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、以下のステップで自動化フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Googleフォームでアンケートや問い合わせを受ける際、回答があるたびに手動で確認し、関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業で行うと、回答の見落としや、情報共有の遅延が発生してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容が自動でGoogle Chatに通知されるため、こうした課題を解消し、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
「新規接続」をクリックした後、アプリ一覧から「Googleフォーム」を検索してください。
以下の画面が表示されたら、「Sign with Google」をクリックしてください。
以下の手順をご参照ください。
※Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。
参考：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
■概要
Googleフォームでアンケートや問い合わせを受ける際、回答があるたびに手動で確認し、関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業で行うと、回答の見落としや、情報共有の遅延が発生してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容が自動でGoogle Chatに通知されるため、こうした課題を解消し、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
まずはアプリトリガーの設定です。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
API接続設定です。
トリガーの起動間隔はプルダウンから選択しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめしてください。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
フォームIDを入力してください。
使用したいGoogle フォームのURLから取得しましょう。
テスト用にGoogle フォームにアンケートの回答を行ってから、テストをクリックしましょう。
以下の取得した値を引用して、この後のフローボットを完成させていきます。
「保存する」をクリックして次に進んで下さい。
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、こちらのページに記載されている方法を参考にしてみてくださいね。
次に「メッセージを送信」をクリックしてください。
以下の画面を確認したら、連携するアカウント情報を確認して次に進みましょう。
スペースのリソース名に候補を選択してください。
指定したGoogle Chatのスペースにメッセージが送信されます。
続いて、メッセージの設定です。
メッセージの内容は設定例を参考に入力しましょう。
Google Chatに通知するメッセージです。
名前を取得した値から選択してください。
詳しい方法や設定については、こちらのページの説明をチェックしてくださいね。
知ったきっかけを取得した値から選択してください。
満足度も取得した値から選択してください。
テストを行ってください。
テスト成功の画面がでてきたら、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
また、Google Chatにメッセージが届いているかも確認してくださいね。
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Google Chatは、アンケート結果の通知以外にも、様々な業務連絡や情報共有として活用できます。
Yoomには、Google Chatを中心とした業務自動化を実現するテンプレートが他にも用意されています。いくつか例を紹介します。
■概要
Asanaでタスクが登録されたら、Google Chatに自動的に通知を送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaでタスク管理をしている方
・チームメンバーのタスクをAsanaで管理しているプロジェクトマネージャー
・進捗管理をAsanaで行い各担当者へタスクをアサインしたり、優先度の調整を行っている方
2.Google Chatを使ってタスク情報を共有している方
・社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを日常的に利用している方
・タスクの把握漏れを防止するために、新しく登録されたタスクをGoogle Chatでメンバーに共有している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatで共有する場合、通常はその都度通知を送る必要があるため、手間がかかると思います。
また、手動だとタスクが登録されてから通知を送るまでに遅れが生じやすく、スピーディに情報共有することが難しくなってしまいます。
このような課題を解決する手段として、このテンプレートは適しています。
このテンプレートを使うと、Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業が不要になります。
自動で通知されるため、情報共有がスピーディになり、各担当者はタスクの情報をすぐに把握できるようになるでしょう。
また、手動で通知作業をしていると共有し忘れるリスクを孕みますが、自動化によって、そのようなリスクも軽減できます。
■注意事項
・Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
日々のスケジュール管理で、Googleカレンダーに新しい予定を登録した後、関係者へGoogle Chatで共有する作業を手間に感じていませんか。
この手作業は時間もかかり、重要な予定の通知漏れといったミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Googleカレンダーに予定が作成されると、その内容を自動でGoogle Chatに通知するため、情報共有の迅速化とミスの防止に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Slackにメッセージが投稿されたら、連携したGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとGoogle Chatを使用されている方
・部門間で使用しているコミュニケーションツールが異なる方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
・Slackにメッセージが投稿されたらGoogle Chatに連携できるため、異なる部門間でも迅速に共有することができます。
・手動でのデータ取得と通知作業が不要になり、業務の効率が向上します。
■注意事項
・Slack、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomミーティングを頻繁に利用してGoogle Chatで情報共有する部署
・議事録作成の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・会議の内容をGoogle Chatでチームメンバーに共有したい方
2.会議の内容を分析・活用したい方
・文字起こしデータを分析して発言内容や議論の傾向を把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
会議後の議事録作成は、参加者にとって大きな負担となることがあります。
音声データからの書き起こしや発言の整理、要約など、多くの手間と時間がかかることで本来の業務に集中できない原因となることも少なくありません。
このフローを導入すれば、Zoomミーティング終了後にAIが自動的に会議内容を文字起こしと要約を作成し、その文字起こし結果がGoogle Chatに送信されるため、会議参加者は議事録作成の手間がなくなる事によって、会議内容の振り返りや次のアクションに集中することが可能となり業務の改善に繋がります。
■注意事項
・Zoom、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
今回は、アンケート結果をGoogle Chatに自動で通知する方法について解説しました。
Googleフォームをはじめ、スプレッドシートやメールなど、様々なツールで受け取ったアンケート情報をGoogle Chatに集約することで、回答内容の確認漏れを防ぎ、関係者への迅速な情報共有が可能になりますね！
手作業での確認やコピー＆ペーストによる共有作業は、時間もかかり、ミスが発生するリスクも考えられます…
このような自動化ツールを活用すれば、これらの定型的な作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになるはずです！
Yoomでは、プログラミングの知識が不要で、様々なSaaSアプリなどを自由に組み合わせて、日々の業務フローを自動化することができます。
今回ご紹介したようなテンプレートを使えば、面倒な設定は不要で、わずかなステップですぐに自動化を始めることができますよ！
アンケート業務の効率化はもちろん、Google Chatを活用した様々なコミュニケーションの自動化に、ぜひこれらの自動化をお試しください。
関連記事：【ノーコードで実現】音声データをGoogle Chatで活用する方法
Q：特定の回答の時だけ通知を分けられますか？
A：はい。フローに「分岐」を設定することで、特定の条件を満たす回答だけの通知も可能です！
「分岐」の設定方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：通知の際に特定の人へメンションできますか？
A：可能です。YoomからGoogle Chatへ通知を送る際に、メッセージにユーザーIDを指定すれば、特定のメンバーにメンション付きで通知できます。チーム全体に流すだけでなく、必要な人にピンポイントで知らせたいときにも活用できます。
※Google Chatでメンション付きのメッセージを送る方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
Q：連携がエラーになったらどうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
