データベース/CRMサービスに登録されたアンケート結果をGoogle Chatに自動通知する
Google スプレッドシートやNotionのデータベースなどに新しいアンケート情報が追加・更新されたタイミングで、その詳細をGoogle Chatに通知します。
アンケート結果を一元管理しているデータベースと連携させることで、データの入力・更新と同時に、関係者へのスムーズな情報共有が実現できますよ！
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社内アンケートや顧客満足度調査など、様々な目的でアンケートを実施する機会は多いのではないでしょうか？
しかし、アンケートを実施した後、回答が集まるたびに内容を確認し、関係者に共有するのは、意外と手間がかかる作業ですよね…
特に回答数が多い場合や、迅速な対応が求められるアンケートでは、集計や情報共有の遅れが課題となることも少なくありません。
もし、アンケートの回答があったらすぐにGoogle Chatに通知が届く仕組みがあれば、どうでしょう？
リアルタイムで回答内容を確認でき、関係者への情報共有もスムーズに行えるようになります。
これにより、<span class="mark-yellow">アンケート結果に基づいた次のアクションを迅速に起こせるようになり、業務のスピードアップが見込めます！</span>
この記事では、プログラミングの知識がなくても、様々なツールで受け取ったアンケート結果をGoogle Chatに自動で通知する方法について、具体的な手順や活用例を交えながら詳しく解説していきます。
Yoomには『Googleフォームなどのアンケートツール』と『Google Chat』を連携するためのテンプレートが用意されています。
「説明を読む前に、まずは実際に動かしてみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてテンプレートを選択し、表示される手順に沿って設定を進めてみましょう。
アンケート結果の管理方法は一つではありません。Webフォームを使ったり、Google スプレッドシートで管理したり、メールで受け付けたりと、状況に応じて様々なツールが活用されています。
Yoomでは、これらの多様な方法で集められたアンケート結果を、自動でGoogle Chatに通知するためのテンプレートを豊富にご用意しています。
実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
GoogleフォームやJotformなどでアンケート回答が送信されると、その内容がすぐに指定のGoogle Chatスペースに通知されます。
回答を見逃すことなく、担当者がすぐに内容を確認し、必要な対応を取れるようになるため、チーム内でのスピーディーな情報共有にも役立ちそうですね！
Google スプレッドシートやNotionのデータベースなどに新しいアンケート情報が追加・更新されたタイミングで、その詳細をGoogle Chatに通知します。
アンケート結果を一元管理しているデータベースと連携させることで、データの入力・更新と同時に、関係者へのスムーズな情報共有が実現できますよ！
GmailやOutlookで、特定の件名や差出人、本文に特定のキーワードを含むアンケート結果メールを受信した際に、その情報をGoogle Chatへ自動で通知します。
メールボックスに埋もれがちなアンケート回答も、Google Chatで通知を受け取ることで見落としを防ぎ、重要なフィードバックや問い合わせに素早く対応できるようになりますね！
ここでは、よく利用される「Googleフォーム」で受け付けたアンケート回答を、自動で「Google Chat」に通知するフローの作成手順を解説していきます。
Yoomを使えば、画面の指示に従って設定を進めるだけで、専門知識がなくても、簡単に自動化の仕組みを構築できます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、以下のステップで自動化フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずはじめにマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
「新規接続」をクリックした後、アプリ一覧から「Googleフォーム」を検索してください。
以下の画面が表示されたら、「Sign with Google」をクリックしてください。
「新規接続」をクリックした後、アプリ一覧から「Google Chat（OAuth）」を検索してください。
※Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。
以下の画面が出てきたら「Sign with Google」をクリックしてください。
こちらの記事を参考にマイアプリ登録を行いましょう。
「Client ID 」と「Client Secret」を入力後、登録するをクリックしてください。
マイアプリに「Google Chat」が出てきたら、登録完了です！
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
まずはアプリトリガーの設定です。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
API接続設定です。
トリガーの起動間隔はプルダウンから選択しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめしてください。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
フォームIDを入力してください。
使用したいGoogle フォームのURLから取得しましょう。
テスト用にGoogle フォームにアンケートの回答を行ってから、テストをクリックしましょう。
以下の取得した値を引用して、この後のフローボットを完成させていきます。
「保存する」をクリックして次に進んで下さい。
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてくださいね。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
次に「メッセージを送信」をクリックしてください。
以下の画面を確認したら、連携するアカウント情報を確認して次に進みましょう。
スペースのリソース名に候補を選択してください。
指定したGoogle Chatのスペースにメッセージが送信されます。
続いて、メッセージの設定です。
メッセージの内容は設定例を参考に入力しましょう。
Google Chatに通知するメッセージです。
名前を取得した値から選択してください。
詳しい方法や設定については、下記の説明をチェックしてくださいね。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
知ったきっかけを取得した値から選択してください。
満足度も取得した値から選択してください。
テストを行ってください。
テスト成功の画面がでてきたら、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
また、Google Chatにメッセージが届いているかも確認してくださいね。
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Google Chatは、アンケート結果の通知以外にも、様々な業務連絡や情報共有として活用できます。
Yoomには、Google Chatを中心とした業務自動化を実現するテンプレートが他にも用意されています。いくつか例を紹介します。
今回は、アンケート結果をGoogle Chatに自動で通知する方法について解説しました。
<span class="mark-yellow">Googleフォームをはじめ、スプレッドシートやメールなど、様々なツールで受け取ったアンケート情報をGoogle Chatに集約することで、回答内容の確認漏れを防ぎ、関係者への迅速な情報共有が可能になりますね！</span>
手作業での確認やコピー＆ペーストによる共有作業は、時間もかかり、ミスが発生するリスクも考えられます…
このような自動化ツールを活用すれば、これらの定型的な作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになるはずです！
Yoomでは、プログラミングの知識が不要で、様々なSaaSアプリなどを自由に組み合わせて、日々の業務フローを自動化することができます。
今回ご紹介したようなテンプレートを使えば、面倒な設定は不要で、わずかなステップですぐに自動化を始めることができますよ！
アンケート業務の効率化はもちろん、Google Chatを活用した様々なコミュニケーションの自動化に、ぜひこれらの自動化をお試しください。
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