データベース/CRMサービスに登録されたアンケート結果をGoogle Chatに自動通知する

Google スプレッドシートやNotionのデータベースなどに新しいアンケート情報が追加・更新されたタイミングで、その詳細をGoogle Chatに通知します。
アンケート結果を一元管理しているデータベースと連携させることで、データの入力・更新と同時に、関係者へのスムーズな情報共有が実現できますよ！

メールで受信したアンケート結果をGoogle Chatに自動通知する

GmailやOutlookで、特定の件名や差出人、本文に特定のキーワードを含むアンケート結果メールを受信した際に、その情報をGoogle Chatへ自動で通知します。
メールボックスに埋もれがちなアンケート回答も、Google Chatで通知を受け取ることで見落としを防ぎ、重要なフィードバックや問い合わせに素早く対応できるようになりますね！

Googleフォームで送信されたアンケート結果をGoogle Chatに通知するフローを作ってみよう

ここでは、よく利用される「Googleフォーム」で受け付けたアンケート回答を、自動で「Google Chat」に通知するフローの作成手順を解説していきます。
Yoomを使えば、画面の指示に従って設定を進めるだけで、専門知識がなくても、簡単に自動化の仕組みを構築できます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、以下のステップで自動化フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下です。

• GoogleフォームとGoogle Chatをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• フォームトリガーの設定およびGoogle Chatのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：GoogleフォームとGoogle Chatをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

GoogleフォームとYoomのマイアプリ登録

「新規接続」をクリックした後、アプリ一覧から「Googleフォーム」を検索してください。

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以下の画面が表示されたら、「Sign with Google」をクリックしてください。

Google ChatとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

※Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。

参考：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。

テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。

ステップ3：Googleフォームのトリガー設定

まずはアプリトリガーの設定です。

「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。

以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。

API接続設定です。

トリガーの起動間隔はプルダウンから選択しましょう。

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめしてください。 

ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！

フォームIDを入力してください。
使用したいGoogle フォームのURLから取得しましょう。

テスト用にGoogle フォームにアンケートの回答を行ってから、テストをクリックしましょう。

以下の取得した値を引用して、この後のフローボットを完成させていきます。
「保存する」をクリックして次に進んで下さい。

Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、こちらのページに記載されている方法を参考にしてみてくださいね。

ステップ4：Google Chatにメッセージを送信する

次に「メッセージを送信」をクリックしてください。

以下の画面を確認したら、連携するアカウント情報を確認して次に進みましょう。

スペースのリソース名に候補を選択してください。
指定したGoogle Chatのスペースにメッセージが送信されます。

続いて、メッセージの設定です。

メッセージの内容は設定例を参考に入力しましょう。
Google Chatに通知するメッセージです。

名前を取得した値から選択してください。
詳しい方法や設定については、こちらのページの説明をチェックしてくださいね。

知ったきっかけを取得した値から選択してください。

満足度も取得した値から選択してください。

テストを行ってください。

テスト成功の画面がでてきたら、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
また、Google Chatにメッセージが届いているかも確認してくださいね。

ステップ5：フローボットの自動化を確認

以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！

Google Chatを活用したその他の自動化例

Google Chatは、アンケート結果の通知以外にも、様々な業務連絡や情報共有として活用できます。
Yoomには、Google Chatを中心とした業務自動化を実現するテンプレートが他にも用意されています。いくつか例を紹介します。

まとめ

今回は、アンケート結果をGoogle Chatに自動で通知する方法について解説しました。
<span class="mark-yellow">Googleフォームをはじめ、スプレッドシートやメールなど、様々なツールで受け取ったアンケート情報をGoogle Chatに集約することで、回答内容の確認漏れを防ぎ、関係者への迅速な情報共有が可能になりますね！</span>

手作業での確認やコピー＆ペーストによる共有作業は、時間もかかり、ミスが発生するリスクも考えられます…
このような自動化ツールを活用すれば、これらの定型的な作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになるはずです！

Yoomでは、プログラミングの知識が不要で、様々なSaaSアプリなどを自由に組み合わせて、日々の業務フローを自動化することができます。
今回ご紹介したようなテンプレートを使えば、面倒な設定は不要で、わずかなステップですぐに自動化を始めることができますよ！

アンケート業務の効率化はもちろん、Google Chatを活用した様々なコミュニケーションの自動化に、ぜひこれらの自動化をお試しください。

アカウント発行はこちらから！

関連記事：【ノーコードで実現】音声データをGoogle Chatで活用する方法

よくあるご質問

Q：特定の回答の時だけ通知を分けられますか？

A：はい。フローに「分岐」を設定することで、特定の条件を満たす回答だけの通知も可能です！
「分岐」の設定方法について、詳しくはこちらをご覧ください。

・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

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Q：通知の際に特定の人へメンションできますか？

A：可能です。YoomからGoogle Chatへ通知を送る際に、メッセージにユーザーIDを指定すれば、特定のメンバーにメンション付きで通知できます。チーム全体に流すだけでなく、必要な人にピンポイントで知らせたいときにも活用できます。
※Google Chatでメンション付きのメッセージを送る方法について、詳しくはこちらをご覧ください。

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Q：連携がエラーになったらどうなりますか？

A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。