他のチャットツールのメンションをトリガーにMicrosoft Teamsへ定型文を通知する
SlackやChatworkといった他のチャットツールで、自分宛のメンションや特定のキーワードを含むメッセージがあった場合に、その情報をMicrosoft Teamsにも定型文として自動通知します。
複数のツールを使い分けている場合でも、重要な通知をMicrosoft Teamsに集約できるため、確認漏れを防ぎ、コミュニケーションを一元化するのに役立ちます。
・
Microsoft Teamsは、多くの企業でコミュニケーションの中心として活用されています！
日々の業務連絡、プロジェクトの進捗共有、会議のリマインダーなど、様々な通知が飛び交いますよね。
特に、定期的な報告依頼や周知事項の連絡といった「定型文」を送る機会は、意外と多いのではないでしょうか。
しかし、こうした定型文の通知を手作業で行うのは、思った以上に手間がかかるものです…
「毎日決まった時間にリマインドを送る」「フォームに回答があったら担当者に知らせる」といった作業は、単純ながらも積み重なると時間を奪い、時には送信漏れなどのミスに繋がることもありますよね。
また、他の業務に追われていると、ついつい後回しにしてしまいがちです。
この記事では、そんなMicrosoft Teamsでの定型文通知に関するお悩みを解決する方法をご紹介します。
<span class="mark-yellow">特定のスケジュールや、フォームへの回答、他のアプリケーションでのイベントなどをきっかけに、Microsoft Teamsへ自動でメッセージを送信する仕組みを構築すれば、面倒な手作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになるはずです！</span>
プログラミングの知識は不要で、簡単に設定できる方法を解説しますので、ぜひ参考にしてください。
「まずはMicrosoft Teamsへの定型文通知を自動化するのを体験してみたい！」という方は、Yoomのテンプレートを使ってみませんか？
Yoomには、Microsoft Teamsへの定型文通知を自動化するためのテンプレートが豊富に用意されています。
以下のバナーをクリックして、すぐに自動化をスタートしましょう！
Microsoft Teamsへの定型文通知は、様々なきっかけ（トリガー）で自動化できます。例えば、決まった時間にリマインドを送ったり、フォームに回答があったタイミングで通知したり、他のチャットツールでの出来事をMicrosoft Teamsに知らせたり。
ここでは、業務効率化に役立つ具体的なテンプレート事例をいくつかご紹介します。気になる自動化例を見つけて、ぜひ試してみてください！
指定した日時や繰り返しスケジュール（毎日、毎週など）をトリガーにして、Microsoft Teamsの特定のチャンネルや個人宛に定型文を自動で送信します。
日報の提出リマインド、週次レポートの作成依頼、定例会議のアナウンスなど、定期的な連絡業務に最適で、手作業による送信の手間や、うっかり忘れてしまう心配がなくなりそうですね！
SlackやChatworkといった他のチャットツールで、自分宛のメンションや特定のキーワードを含むメッセージがあった場合に、その情報をMicrosoft Teamsにも定型文として自動通知します。
複数のツールを使い分けている場合でも、重要な通知をMicrosoft Teamsに集約できるため、確認漏れを防ぎ、コミュニケーションを一元化するのに役立ちます。
GoogleフォームやYoomで作成したフォームなどに新しい回答が送信されたら、その内容を含んだ定型メッセージを自動でMicrosoft Teamsに通知します。
問い合わせ受付の連絡、アンケート結果の速報、イベント参加申し込みの共有などがスムーズに行えるため、担当者が迅速に対応でき、情報共有のスピードアップにもつながりそうです！
ここでは例として、Yoomを使って「指定したスケジュールになったら、Microsoft Teamsに定型文を通知する」フローを作成する手順を簡単にご紹介します。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大まかに以下のプロセスで作成します。
最初に、YoomとMicrosoft Teamsアカウントを連携させるための「マイアプリ登録」を行います。
まず、Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
次に、アプリ一覧の右上の検索窓からMicrosoft Teamsを検索し、アプリを選択します。
遷移した以下の画面で、連携するMicrosoftアカウントにサインインしてください。
Yoomの画面に「マイアプリの作成が完了しました。」と表示されれば完了です！
これにより、YoomからMicrosoft Teamsへメッセージを送信できるようになります。
次に、今回の自動化の雛形となるテンプレートをコピーします。
Yoomにログインした状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。
Yoomの管理画面に、自動化テンプレートがコピーされます。
以下の画面が表示されたら「OK」をクリックして、早速フローボットの設定を進めていきましょう！
フローの設定画面で、まずトリガーとなるスケジュールを設定します。
以下の赤枠の「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。
以下の画面で、「毎日午前9時に通知」「毎週月曜日の午後に通知」など、通知したいタイミングを具体的に指定しましょう。
スケジュールトリガーの詳しい設定方法はこちらを参照ください。
設定が完了したら保存し、スケジュールの設定は完了です。
次に、アクションとしてMicrosoft Teamsへの通知内容を設定します。
以下の赤枠の「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
・「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の画面で連携するアカウントを確認し、次へ進みます。
以下の画面に移ります。ここでは、Microsoft Teamsに自動で送るメッセージの詳細を設定します。
どのチャネルまたはどのユーザーに通知するかを選択したり、送信したい定型文を入力しましょう。
以下のように、入力欄をクリックして表示される候補から設定することができます。
また、メッセージ内には、日付や曜日などの動的な情報を含めたり、ファイルを添付することも可能です。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、Microsoft Teamsにメッセージが問題なく送れているか確認しましょう。
今回は以下のようにメッセージ内容を設定し、Microsoft Teamsへ送信できました。
問題なければ保存し、Microsoft Teamsのアクション設定は完了です。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてフローを有効化してください。
指定したスケジュールになったら、設定した通りにMicrosoft Teamsへ定型文が自動で通知されるか確認しましょう。もし上手く動作しない場合は、設定を見直してみてください。
以上で、自動化設定は完了です。お疲れ様でした！
Microsoft Teamsは、定型文の通知以外にも様々な業務プロセスと連携して自動化できます。
ここでは、Microsoft Teamsを活用した他の自動化テンプレートの例をいくつかご紹介します。
今回は、Microsoft Teamsに定型文を自動で通知する方法について解説しました。
毎日・毎週のリマインド、フォーム回答の通知、他ツールからの情報連携など、様々なシーンで活用できることがお分かりいただけたかと思います。
手作業での定型的な通知業務は、時間がかかるだけでなく、送信漏れのリスクも伴いますよね…
<span class="mark-yellow">こうした作業を自動化することで、ヒューマンエラーを防ぎ、貴重な時間をより創造的な業務に充てられるようになりますよ！</span>
Yoomを利用すれば、プログラミングの知識がなくても、今回ご紹介したような自動化フローを簡単に構築できます。
まずはテンプレートを使って、Microsoft Teams連携の自動化を手軽に体験してみませんか？
面倒な定型業務から解放され、チームの生産性を向上させる第一歩となるはずです。ぜひ、Yoomのテンプレート一覧から気になるものを選んで、試してみてください。
.png)
.avif)
.webp)
.webp)