Google Meetリンクをメールツールで自動共有する
Googleカレンダーでの予定作成をトリガーに、Google Meetリンクを含む会議情報をGmailやOutlookで自動送信します。
これにより、社外の関係者など、メールでの連絡が主な相手にも確実に会議情報を届けられます。招待メールを作成・送信する手間を省けるのは嬉しいポイントですね。
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オンライン会議が当たり前になった昨今、日々の業務でGoogle Meetを使う機会も多いのではないでしょうか？
会議を設定するたびに、参加者に個別に招待リンクを送ったり、チャットツールに貼り付けたり…こうした作業に、意外と手間がかかっていませんか？
特に急な会議を設定するときや参加者が多い場合、共有漏れや送り間違いがないか、少し心配になることもありますよね。
また、定期的な会議だと、毎回同じ作業を繰り返すことになり、もっと効率化したいと感じるかもしれません。
<span class="mark-yellow">この記事では、そんなGoogle Meetのリンク共有に関する「ちょっとした面倒」を解消する方法をご紹介します！</span>
具体的には、何かのアクションをきっかけに自動でGoogle Meetのリンクを取得し、指定したツールへ共有する仕組みです。
この方法を活用すれば、手作業でのコピー＆ペーストや送信作業から解放され、会議の準備をよりスムーズに進められるようになります。
Yoomには、Google MeetのリンクをSlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツール、GmailやOutlookなどのメールツール、Google スプレッドシートやNotionなどのデータベースに自動で共有するためのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、早速自動化を体験してみましょう！
Google Meetのリンクを参加者へスムーズに送信できれば、一連の流れを効率化し、うっかりミスを防ぐことにも繋がるでしょう！
ここでは、実際の業務に合わせて選べる、便利な自動化のテンプレートをいくつかご紹介します。今回は例としてトリガーに「Google カレンダー」を設定したフローをメインに紹介しましょう。
気になるものがあれば、クリックしてすぐに設定を試すことができます！
Googleカレンダーで予定が作成されると、自動でGoogle Meetのリンクを取得し、SlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールに通知します。
会議参加者への迅速な情報共有が可能になるため、<span class="mark-yellow">手作業でのコピー＆ペーストや送信ミスを防ぎ、特にチーム内での会議が多い場合に便利です。</span>
Googleカレンダーでの予定作成をトリガーに、Google Meetリンクを含む会議情報をGmailやOutlookで自動送信します。
これにより、社外の関係者など、メールでの連絡が主な相手にも確実に会議情報を届けられます。招待メールを作成・送信する手間を省けるのは嬉しいポイントですね。
Googleカレンダーで予定が作成された際に、Google MeetリンクをGoogle スプレッドシートやNotionのデータベースに自動で追加・記録します。
会議情報を一元管理できるため、後から参照するのも容易になります。プロジェクト管理ツールなどと連携させたい場合にも役立つでしょう。
ここでは代表的な例として、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーで予定が作成されたら、自動でGoogle MeetのリンクをSlackの指定チャンネルに通知するフロー</span>の作成手順を解説します。
Yoomを使、このような連携も簡単な設定で実現できます。
[Yoomとは]
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずはじめにマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックです。
まずは、Google Meetのマイアプリ登録です。
「新規接続」をクリック後、アプリ一覧から「Google Meet」を検索しましょう。
以下の画面が出てきたら、「Sign with Google」をクリックしてください。
使用したいGoogleアカウントを選択します。
その後、パスワードを入力してください。
以下画面が出てきたら、アクセス情報を全てチェックしてください。
最後に右下の「続行」をクリックしてください。
以上で「Google Meet」のマイアプリ登録が完了です！
続いて、Google カレンダーのマイアプリ登録です。先ほどと同様にアプリ一覧から「Google カレンダー」を検索してください。
一番下の「 Sign in with Google」をクリックしましょう。
次にYoomと連携したいGoogleアカウントを選択します。
以下の画面が出てきたら、次へをクリックして、Googleアカウントにログインしてください！
以上で「Google カレンダー」のマイアプリ登録は完了です！
次はSlackのマイアプリ登録です。アプリの一覧から「Slack」を検索しましょう。
こちらの記事を参考にマイアプリ登録を行います。
以下の画面が出てきたら、使用したいワークスペースのアドレスを入力してください。
最後に下の「続行する」をクリックして次に進みます。
以下の画面が出てきたら、一番下の「許可」ボタンをクリックして、YoomとSlackを連携させてください。
以上で「Slack」のマイアプリ登録は完了です！
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
「予定が作成されたら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
続いてAPI接続設定です。
プルダウンからトリガーの起動間隔を選択しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
今回は「5分」に設定しました。
カレンダーIDを候補から選択してください。
種別はプルダウンから選びましょう。
今回は「通常の予定」を選択しました。
検索キーワードは、フロー起動のきっかけとなるキーワードを入力してください。
今回は「会議」と設定しました。
すべて設定ができたら、Google カレンダーに仮の予定を登録してからテストを行いましょう。
取得した値にカレンダーの情報が反映されていることを確認しましょう。この値は以降の設定で使用します。
問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
次に「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
Google カレンダーの設定と同様に、必要であればタイトルを終始して、連携するアカウント情報に問題がなければ次に進んで下さい。
続いてAPI接続設定です。
投稿するチャンネルIDは、候補から選択してください。指定したSlackチャンネルにGoogle Meet URLが通知されるようになります。
メッセージは、取得した値(アウトプット)を活用しながら設定例を参考に入力してください。
Google Meet URLは、取得した値を選択しておきましょう。
設定ができたらテストをして、成功したら「保存する」をクリックしてください。
指定したSlackチャンネルにメッセージが届いているか確認しましょう！
無事に設定どおりに通知を受け取ることができました。これで設定はすべて終了です。
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Yoomを使うと、今回ご紹介したリンク共有以外にも、Google Meetを活用した様々な業務自動化を実現できます。
例えば、会議の録画ファイルを自動で文字起こししたり、その内容を要約してチャットツールに通知したりすることも可能です。業務をさらに効率化するテンプレートも用意していますので、いくつかご紹介します。
この記事では、Google MeetのリンクをSlackやメール、Google スプレッドシートなどに自動で共有する方法をご紹介しました。
日々発生するオンライン会議のリンク共有。手作業で行うと、コピー＆ペーストの手間がかかるだけでなく、共有漏れや誤送信といったヒューマンエラーの心配もあります。今回ご紹介したような自動化を取り入れることで、こうした手間や心配から解放され、会議の準備をよりスムーズかつ確実に行えるようになるでしょう！
Yoomならプログラミングの知識が不要で、Google Meetと普段お使いの様々なツールを簡単に連携させることができます。「Google Meetのリンク共有、もっと楽にならないかな？」と感じている方は、ぜひ今回ご紹介したテンプレートを試してみてください。きっと、業務効率化に役立つはずです。
まずは簡単な自動化から始めて、日々の業務をもっと快適にしていきましょう！
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