Google Meetリンクをメールツールで自動共有する

Googleカレンダーでの予定作成をトリガーに、Google Meetリンクを含む会議情報をGmailやOutlookで自動送信します。

これにより、社外の関係者など、メールでの連絡が主な相手にも確実に会議情報を届けられます。招待メールを作成・送信する手間を省けるのは嬉しいポイントですね。

Google Meetリンクをデータベース/ドキュメントツールで自動共有・記録する

Googleカレンダーで予定が作成された際に、Google MeetリンクをGoogle スプレッドシートやNotionのデータベースに自動で追加・記録します。

会議情報を一元管理できるため、後から参照するのも容易になります。プロジェクト管理ツールなどと連携させたい場合にも役立つでしょう。

Googleカレンダーの予定からGoogle MeetリンクをSlackで共有するフローを作ってみよう

ここでは代表的な例として、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーで予定が作成されたら、自動でGoogle MeetのリンクをSlackの指定チャンネルに通知するフロー</span>の作成手順を解説します。

Yoomを使、このような連携も簡単な設定で実現できます。

[Yoomとは]

まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google MeetとGoogle カレンダーとSlackのマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• トリガー設定およびアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：Google MeetとGoogle カレンダーとSlackのマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

Google Meetのマイアプリ登録

まずは、Google Meetのマイアプリ登録です。

「新規接続」をクリック後、アプリ一覧から「Google Meet」を検索しましょう。

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以下の画面が出てきたら、「Sign with Google」をクリックしてください。

使用したいGoogleアカウントを選択します。

その後、パスワードを入力してください。

以下画面が出てきたら、アクセス情報を全てチェックしてください。

最後に右下の「続行」をクリックしてください。

以上で「Google Meet」のマイアプリ登録が完了です！

Google カレンダーのマイアプリ登録

続いて、Google カレンダーのマイアプリ登録です。先ほどと同様にアプリ一覧から「Google カレンダー」を検索してください。

一番下の「 Sign in with Google」をクリックしましょう。

次にYoomと連携したいGoogleアカウントを選択します。

以下の画面が出てきたら、次へをクリックして、Googleアカウントにログインしてください！

以上で「Google カレンダー」のマイアプリ登録は完了です！

Slackのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

以上で「Slack」のマイアプリ登録は完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここからフローボットを作成していきます！

下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。

テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。

「OK」をクリックして、次に進んで下さい。

ステップ3：アプリトリガーの設定

「予定が作成されたら」をクリックしてください。

以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。

続いてAPI接続設定です。

プルダウンからトリガーの起動間隔を選択しましょう。

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。

基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

今回は「5分」に設定しました。

カレンダーIDを候補から選択してください。

種別はプルダウンから選びましょう。

今回は「通常の予定」を選択しました。

検索キーワードは、フロー起動のきっかけとなるキーワードを入力してください。

今回は「会議」と設定しました。

すべて設定ができたら、Google カレンダーに仮の予定を登録してからテストを行いましょう。

取得した値にカレンダーの情報が反映されていることを確認しましょう。この値は以降の設定で使用します。

問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：チャンネルにメッセージを送る

次に「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

Google カレンダーの設定と同様に、必要であればタイトルを終始して、連携するアカウント情報に問題がなければ次に進んで下さい。

続いてAPI接続設定です。

投稿するチャンネルIDは、候補から選択してください。指定したSlackチャンネルにGoogle Meet URLが通知されるようになります。

メッセージは、取得した値(アウトプット)を活用しながら設定例を参考に入力してください。

Google Meet URLは、取得した値を選択しておきましょう。

設定ができたらテストをして、成功したら「保存する」をクリックしてください。

指定したSlackチャンネルにメッセージが届いているか確認しましょう！

無事に設定どおりに通知を受け取ることができました。これで設定はすべて終了です。

ステップ5：フローボットの自動化設定

以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。

これで全ての設定が完了です！

Google Meetの自動化例

Yoomを使うと、今回ご紹介したリンク共有以外にも、Google Meetを活用した様々な業務自動化を実現できます。

例えば、会議の録画ファイルを自動で文字起こししたり、その内容を要約してチャットツールに通知したりすることも可能です。業務をさらに効率化するテンプレートも用意していますので、いくつかご紹介します。

まとめ

この記事では、Google MeetのリンクをSlackやメール、Google スプレッドシートなどに自動で共有する方法をご紹介しました。

日々発生するオンライン会議のリンク共有。手作業で行うと、コピー＆ペーストの手間がかかるだけでなく、共有漏れや誤送信といったヒューマンエラーの心配もあります。今回ご紹介したような自動化を取り入れることで、こうした手間や心配から解放され、会議の準備をよりスムーズかつ確実に行えるようになるでしょう！

Yoomならプログラミングの知識が不要で、Google Meetと普段お使いの様々なツールを簡単に連携させることができます。「Google Meetのリンク共有、もっと楽にならないかな？」と感じている方は、ぜひ今回ご紹介したテンプレートを試してみてください。きっと、業務効率化に役立つはずです。

まずは簡単な自動化から始めて、日々の業務をもっと快適にしていきましょう！

関連記事：Google Meetのリンクを自動生成して業務効率UP！簡単セットアップ解説

よくあるご質問

Q：特定の会議だけMeetリンクを通知できますか？

A：はい。可能です。
フローに「分岐」を設定することで、特定の条件を満たす回答だけの通知も可能です！
「分岐」の設定方法について、詳しくはこちらをご覧ください。

・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

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Q：通知メッセージに議題や参加者リストも追加できますか？

A：はい。可能です。
Googleカレンダーの「予定が作成されたら」で取得した値を自由に組み合わせてSlackに通知することができます。

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Q：自動通知が失敗した場合、どうすれば気づけますか？

A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。