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「Googleカレンダーに新しい予定が入るたびに、boardを開いて案件情報を手で入力している…」
「カレンダーの情報とboardの案件情報を見比べながらの転記作業は、時間がかかるし、入力ミスも怖い…」
日々の業務でGoogleカレンダーとboardを併用する中で、このような手作業によるデータ連携の非効率さに悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに予定が登録されたら、その情報が自動でboardの案件として登録される仕組み</span>があれば、こうした定型業務を削減可能です。
入力ミスによる手戻りの心配もなくなり、より重要な顧客対応や戦略立案といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化ツールに触れたことがない方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に面倒な手作業をなくし、業務をもっとスマートに進めましょう！
Yoomでは<span class="mark-yellow">Googleカレンダーとboardを連携するためのテンプレート</span>を用意しています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleカレンダーとboardのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報登録作業を自動化できます！
これにより、迅速な情報共有と業務の効率化が実現可能です。
Yoomには、具体的な自動化シナリオのテンプレートを多数用意しています。
アカウント登録は30秒で完了。すぐに実際の連携を体験できるので、気になる内容があればクリックしてみてください！
Googleカレンダーに新しい予定が登録されたら、その予定の件名や日時、参加者といった情報を抽出し、boardに新しい案件として自動で登録します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">商談や打ち合わせの予定が決まった時点で案件化できるため、登録漏れや二重入力といった人為的ミスを防ぎ、案件管理の初動を迅速化</span>できるでしょう。
Googleカレンダーに登録される予定の中から、「特定のキーワードを含む予定」など、あらかじめ設定した条件に合致するものだけを抽出し、boardに案件として自動登録します。
<span class="mark-yellow">例えば「【商談】」というキーワードが含まれる予定のみを案件化することで、不要な情報がboardに登録されるのを防ぎ、管理すべき案件情報だけを効率的に集約</span>可能です。
それでは、さっそく実際にGoogleカレンダーとboardを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleカレンダーとboardの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Googleカレンダーで予定が作成されたら、boardに案件を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
1.Googleカレンダーの登録方法
まずはGoogleカレンダーをYoomのマイアプリに接続します。
Yoomのアカウントにログインできたら、左欄の「マイアプリ」をクリックし「新規接続」からGoogleカレンダーを検索しましょう。
下記画面が表示されるので、Googleカレンダーにログインしてください。
Googleのログイン画面に移るため、連携させるアカウントを選択（ログイン）してください。
次に表示される画面で、アカウントに間違いがないか確認し、「続行」ボタンをクリックします。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
これでGoogleカレンダーのマイアプリ連携完了です！
2.boardの登録方法
今度は「新規接続」からboardを検索し、クリックしてください。
下記画面が表示されたら、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」ボタンを押しましょう。
boardのマイアプリ登録に関する詳細な説明はこちらをご確認ください。
これでboardの連携完了です！
Yoomのテンプレートを活用することで、業務の自動化を効率的に始めることができます。
下記のテンプレートページにアクセスし、「このテンプレートを試してみる」をクリックして自動化を開始しましょう。
テンプレートは自動的に管理画面へコピーされるので、「OK」をクリックして設定を進めましょう！
まずは、トリガー（フローを稼働させるアクション）として「予定が作成されたら」という項目をクリックし、設定を進めましょう！
次の画面はデフォルトで設定済みです。
情報に誤りがないか確認し、問題がなければ次のページに進んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
カレンダーIDは、枠内をクリックし表示される候補から、予定を検知したいカレンダーを選択しましょう。
種別はプルダウンから任意で選択します。
続いてGoogleカレンダーを開き、テスト用のスケジュールを登録してください。
登録できたら、Yoomの画面に戻り「テスト」を実行します。
先ほどGoogleカレンダーに登録したスケジュール情報が取得した値（アウトプット）に表示されます。
この値は、次のステップで活用するので、テスト用に登録した予定であることを確認できたら「保存する」ボタンをクリックしましょう。
※参照：取得した値（アウトプット）についての解説は、こちらをご確認ください。
続いて、boardアイコンの「案件の登録（定期請求）」をクリックし設定していきましょう！
こちらの画面の設定もデフォルトで完了しています。
そのまま「次へ」をクリックしてください。
APIキーは、boardの設定ページから取得します。
board画面の「設定」ボタンを押し、「管理者用API設定」をクリックしてください。
下記画面が表示されるので、APIキーをコピーして使用しましょう！
案件名はデフォルトで設定されています。
このように設定することで、Googleカレンダーに予定が登録されたら「予定のタイトル」を取得しboardの案件名に自動で反映することができます。
変更する場合は、入力欄クリック時に表示される「取得した値」から項目を活用してみてください。
顧客IDとユーザーID（担当者ID）は、枠外の注釈を参考にboardのURLから設定してください。
見積日は、Googleカレンダーで設定した「開始日時」を自動で取得できるように設定しています。
※「日付」のタブから、その他の日付を取得することも可能です。必要に応じて変更して使用してください。
受注ステータスは、プルダウンより任意で選択しましょう。
請求開始日と請求終了日は、例として「日付」のタブから今月初日と今月末日が自動的に反映されるように設定してみました！
※エラーになってしまうため、必ず「%Y-%m-%d」という形式を選択しましょう。
その他の項目は、必要に応じて設定してください。
（未設定のままでもOKです！）
設定が完了したらテストを実行します。
テストが成功すると、boardにテスト用の案件が自動で登録されるので確認してください。
「保存する」ボタンをクリックし、設定完了です！
これで「Googleカレンダーで予定が作成されたら、boardに案件を登録する」フローの完成です！
画面に下記が表示されたら、「トリガーをON」に切り替えて、フローが正常に動くかどうかチェックしてください。
ここまではGoogleカレンダーからboardへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にboardからGoogleカレンダーへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
boardで新しい案件が登録されたら、案件情報（案件名、担当者、期日など）をもとにGoogleカレンダーに自動で予定を作成します。
これにより、<span class="mark-yellow">案件登録されたらタスクの期日などを担当者のカレンダーに自動で反映させられるため、対応漏れを未然に防ぐ</span>ことが可能です。
boardに登録される案件の中から「特定の担当者がアサインされた案件」や「特定のフェーズに進んだ案件」など、設定した条件に合致するものだけを対象に、Googleカレンダーへ予定を自動で作成します。
<span class="mark-yellow">例えば自分が担当する高優先度の案件のみを自身のカレンダーに通知・登録するといった、個人の業務スタイルに合わせたパーソナライズされたスケジュール管理を実現</span>できます。
GoogleカレンダーとboardのAPI活用は両者間の連携に留まりません。他にもデータベースやチャットツール、労務管理クラウドなど多様なジャンルにわたる連携事例がそろっています。
以下のテンプレートから日々の作業にマッチする組み合わせを見つけて、早速試してみてください。
スケジュール管理とさまざまな業務ツールを組み合わせることで、情報連携の手間を抑え、タスクの抜け漏れを防ぎます。
追加された予定をデータベースに反映、営業支援ツールに同期、チャットツールに通知するといった自動化にも対応。さらにタスク管理や工数計測サービスと連携すれば、カレンダーと連動したプロジェクト管理が実現します。
案件管理プラットフォームのboardでは、新規情報の追加や登録時の各種クラウドサービスとの連携ができます。
案件登録内容をデータベースに記録したり、チームコミュニケーションツールに情報を共有したり、クラウドストレージでフォルダを作成したりといった幅広い処理が自動化可能。また、業務支援ツールやチャットサービスとの相互連携によって、スムーズで一元的な情報管理にも役立てられます。
Googleカレンダーとboardの連携により、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたカレンダーの予定情報をboardの案件へ転記する作業を自動化。入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーをなくすことができます。</span>
担当者は常に最新かつ正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、面倒なデータ入力作業から解放されるでしょう。
そして、顧客とのコミュニケーションや提案活動といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に構築することが可能です。
もし、日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください！
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