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【プログラミング不要】Google Workspaceのユーザー登録情報をチャットへ自動連携する方法
「新しく入ったメンバーの情報をGoogle Workspaceに登録した後、関係部署のチャットに手動で通知するのが地味に面倒…」
「ユーザー登録は頻繁じゃないけど、通知を忘れると後々困るから気が抜けない…」
このように、Google Workspaceでのユーザー管理に伴う情報共有の作業に、手間や心理的な負担を感じていませんか？
もし、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、必要な情報を自動的にチャットへ通知できる仕組みがあれば、こうした情報共有の手間や通知漏れの心配から解放され、より重要な管理業務や本来注力すべきタスクに時間を使えるようになるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、情報共有の迅速化と管理業務の効率化を実現できるので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Workspaceのユーザー登録情報をチャットツールに自動通知できるテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
新しいメンバーが加わる際、Google Workspaceへのユーザー登録後に、関係者へ手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は単純でありながらも、対応漏れや遅延が発生すると、その後のオンボーディングに影響を及ぼす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されたことを検知し、自動でGoogle Chatに通知を送信できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceでのユーザー管理と情報共有を担当している情報システム部門の方
- 新メンバーのオンボーディングに関わり、迅速な情報連携を求めている人事や総務担当者の方
- 部署内のメンバー追加をGoogle Chatで速やかに把握したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したユーザー情報を本文に含めて指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したい任意のスペースを設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段階のアクションで取得したユーザー名やメールアドレスといった情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Google Workspace、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
新しいメンバーが加わる際、Google Workspaceへのユーザー登録後に、関係者へ手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は単純でありながらも、対応漏れや遅延が発生すると、その後のオンボーディングに影響を及ぼす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されたことを検知し、自動でGoogle Chatに通知を送信できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceでのユーザー管理と情報共有を担当している情報システム部門の方
- 新メンバーのオンボーディングに関わり、迅速な情報連携を求めている人事や総務担当者の方
- 部署内のメンバー追加をGoogle Chatで速やかに把握したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したユーザー情報を本文に含めて指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したい任意のスペースを設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段階のアクションで取得したユーザー名やメールアドレスといった情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Google Workspace、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google Workspaceのユーザー登録をチャットツールへ通知する自動化
Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、その情報を普段お使いの様々なチャットツールへ自動で通知する連携について、具体的なテンプレートを紹介します。
これにより、手作業での通知の手間や連絡漏れを防ぎ、関係者への迅速な情報共有を実現できるため、管理業務の効率化につながります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
各種チャットツールへ通知する
Google Workspaceでのユーザー登録をトリガーとして、Google Workspace チャットをはじめ、SlackやDiscordといった様々なビジネスチャットツールへ新ユーザー情報を自動で通知することができます。
社内で利用しているコミュニケーションツールに合わせて情報共有プロセスを自動化し、関係者への迅速な情報伝達と管理業務の効率化を実現しましょう！
■概要
新しいメンバーが加わる際、Google Workspaceへのユーザー登録後に、関係者へ手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は単純でありながらも、対応漏れや遅延が発生すると、その後のオンボーディングに影響を及ぼす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されたことを検知し、自動でGoogle Chatに通知を送信できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceでのユーザー管理と情報共有を担当している情報システム部門の方
- 新メンバーのオンボーディングに関わり、迅速な情報連携を求めている人事や総務担当者の方
- 部署内のメンバー追加をGoogle Chatで速やかに把握したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したユーザー情報を本文に含めて指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したい任意のスペースを設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段階のアクションで取得したユーザー名やメールアドレスといった情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Google Workspace、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを業務に活用している方
・従業員ごとにアカウントを作成し、管理している方
・クラウド上にデータを保管し、情報へのアクセス性を高めたい方
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして活用している方
・チーム内の連絡手段に使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceはクラウドで情報へアクセスできるため、業務効率化に活用できるツールです。
しかし、Google Workspaceでアカウントが追加されたことを毎回チームに手作業で周知させるのは、チーム内での連携をスムーズに行うことを困難にします。
このフローを活用すると、Google Workspaceで新規ユーザーが登録されたら、自動でSlackに詳細を通知することができます。
手作業での通知を省くことで、いち早く登録の完了をチーム内に共有することができます。
また通知の詳細内容を引用した情報で作成することで、共有する情報の正確性を保つことができます。
■注意事項
・Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
新しいメンバーが加わる際、関連部署への情報共有は迅速に行いたいものですが、手作業での通知は手間がかかり、共有漏れが発生することもあります。
特に、開発チームなどが主に利用するDiscordへの連絡は後回しになりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されると、指定したDiscordチャンネルへ自動で通知が送信されます。
これにより、手作業による通知の手間や共有漏れを防ぎ、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceでのユーザー追加に伴う通知作業を自動化したい情報システム担当者の方
- 新メンバーの情報をDiscordで素早く共有し、オンボーディングを円滑に進めたいチームリーダーの方
- 入社手続きに関する手作業を減らし、社内の情報連携を効率化したいと考えている総務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceにユーザーを追加するだけでDiscordへ自動通知されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 手動での通知作業が不要になることで、連絡の遅延や共有漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したユーザー情報を含んだ通知メッセージを指定のチャンネルへ送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このテンプレートでは通知先としてDiscordを設定していますが、SlackやChatwork、Microsoft Teamsなど、普段お使いのコミュニケーションツールに変更することが可能です。
- 通知先を変更する場合は、Discordのオペレーションを任意のチャットツールの「メッセージを送信」などのアクションに差し替えて、通知したいチャンネルや内容を適宜設定してください。
■注意事項
- Google WorkspaceとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
新しいメンバーが加わる際、Google Workspaceへのユーザー登録後に、関係者へ手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は単純でありながらも、対応漏れや遅延が発生すると、その後のオンボーディングに影響を及ぼす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されたことを検知し、自動でGoogle Chatに通知を送信できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceでのユーザー管理と情報共有を担当している情報システム部門の方
- 新メンバーのオンボーディングに関わり、迅速な情報連携を求めている人事や総務担当者の方
- 部署内のメンバー追加をGoogle Chatで速やかに把握したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したユーザー情報を本文に含めて指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したい任意のスペースを設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段階のアクションで取得したユーザー名やメールアドレスといった情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Google Workspace、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを業務に活用している方
・従業員ごとにアカウントを作成し、管理している方
・クラウド上にデータを保管し、情報へのアクセス性を高めたい方
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして活用している方
・チーム内の連絡手段に使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceはクラウドで情報へアクセスできるため、業務効率化に活用できるツールです。
しかし、Google Workspaceでアカウントが追加されたことを毎回チームに手作業で周知させるのは、チーム内での連携をスムーズに行うことを困難にします。
このフローを活用すると、Google Workspaceで新規ユーザーが登録されたら、自動でSlackに詳細を通知することができます。
手作業での通知を省くことで、いち早く登録の完了をチーム内に共有することができます。
また通知の詳細内容を引用した情報で作成することで、共有する情報の正確性を保つことができます。
■注意事項
・Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
新しいメンバーが加わる際、関連部署への情報共有は迅速に行いたいものですが、手作業での通知は手間がかかり、共有漏れが発生することもあります。
特に、開発チームなどが主に利用するDiscordへの連絡は後回しになりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されると、指定したDiscordチャンネルへ自動で通知が送信されます。
これにより、手作業による通知の手間や共有漏れを防ぎ、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceでのユーザー追加に伴う通知作業を自動化したい情報システム担当者の方
- 新メンバーの情報をDiscordで素早く共有し、オンボーディングを円滑に進めたいチームリーダーの方
- 入社手続きに関する手作業を減らし、社内の情報連携を効率化したいと考えている総務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceにユーザーを追加するだけでDiscordへ自動通知されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 手動での通知作業が不要になることで、連絡の遅延や共有漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したユーザー情報を含んだ通知メッセージを指定のチャンネルへ送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このテンプレートでは通知先としてDiscordを設定していますが、SlackやChatwork、Microsoft Teamsなど、普段お使いのコミュニケーションツールに変更することが可能です。
- 通知先を変更する場合は、Discordのオペレーションを任意のチャットツールの「メッセージを送信」などのアクションに差し替えて、通知したいチャンネルや内容を適宜設定してください。
■注意事項
- Google WorkspaceとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、その情報をGoogle Workspace チャットの指定スペースへ自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google WorkspaceとGoogle Chatのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google Workspaceのトリガー設定とGoogle Chatのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
新しいメンバーが加わる際、Google Workspaceへのユーザー登録後に、関係者へ手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は単純でありながらも、対応漏れや遅延が発生すると、その後のオンボーディングに影響を及ぼす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されたことを検知し、自動でGoogle Chatに通知を送信できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceでのユーザー管理と情報共有を担当している情報システム部門の方
- 新メンバーのオンボーディングに関わり、迅速な情報連携を求めている人事や総務担当者の方
- 部署内のメンバー追加をGoogle Chatで速やかに把握したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したユーザー情報を本文に含めて指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したい任意のスペースを設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段階のアクションで取得したユーザー名やメールアドレスといった情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Google Workspace、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
新しいメンバーが加わる際、Google Workspaceへのユーザー登録後に、関係者へ手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は単純でありながらも、対応漏れや遅延が発生すると、その後のオンボーディングに影響を及ぼす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されたことを検知し、自動でGoogle Chatに通知を送信できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceでのユーザー管理と情報共有を担当している情報システム部門の方
- 新メンバーのオンボーディングに関わり、迅速な情報連携を求めている人事や総務担当者の方
- 部署内のメンバー追加をGoogle Chatで速やかに把握したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したユーザー情報を本文に含めて指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したい任意のスペースを設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段階のアクションで取得したユーザー名やメールアドレスといった情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Google Workspace、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Google Workspace
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。
ログインができたら、権限の付与を進めてください。
権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。
Google Chat
検索結果からGoogle Chat（OAuth）を選択します。
Sign in with Google をクリックし、連携する Google アカウントを選択します。
必要項目にGoogle Cloud Platformで取得した情報を入力し、『追加』をクリックします。
ヘルプ：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法
これで、Google Chatのマイアプリ登録が完了します。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
■概要
新しいメンバーが加わる際、Google Workspaceへのユーザー登録後に、関係者へ手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は単純でありながらも、対応漏れや遅延が発生すると、その後のオンボーディングに影響を及ぼす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されたことを検知し、自動でGoogle Chatに通知を送信できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceでのユーザー管理と情報共有を担当している情報システム部門の方
- 新メンバーのオンボーディングに関わり、迅速な情報連携を求めている人事や総務担当者の方
- 部署内のメンバー追加をGoogle Chatで速やかに把握したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したユーザー情報を本文に含めて指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したい任意のスペースを設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段階のアクションで取得したユーザー名やメールアドレスといった情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Google Workspace、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
新しいメンバーが加わる際、Google Workspaceへのユーザー登録後に、関係者へ手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は単純でありながらも、対応漏れや遅延が発生すると、その後のオンボーディングに影響を及ぼす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されたことを検知し、自動でGoogle Chatに通知を送信できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceでのユーザー管理と情報共有を担当している情報システム部門の方
- 新メンバーのオンボーディングに関わり、迅速な情報連携を求めている人事や総務担当者の方
- 部署内のメンバー追加をGoogle Chatで速やかに把握したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したユーザー情報を本文に含めて指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したい任意のスペースを設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段階のアクションで取得したユーザー名やメールアドレスといった情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Google Workspace、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「ユーザーが登録されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Webhookを使ってGoogle Workspaceに新しく追加されたユーザーを検知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Google Workspaceと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
いきなりテストボタンが表示されていますが、このテストは、Google WorkspaceのDirectory APIを使って「ユーザー情報の変更や追加などのイベントをリアルタイムに検知するWebhook通知の設定」が正しく行われるかどうかを確認するものです。
テストボタンをクリックします。
この結果は、「Google Workspaceでユーザーが追加されたときに通知を受け取る設定（Webhook）」が正常に登録・接続されていることを示しています。
- イベント「ユーザー追加」に対して
- 通知を受け取るチャンネル（WebHook）が作成され
- その情報がJSON形式で返され
- ステータスが success なので、エラーは発生していません
つまり、今後「ユーザーが追加されたとき」に、このWebhook設定に基づいて外部のアプリやフローに通知が飛ぶ準備ができた、ということになります。
次へをクリックします。
（3/3）アプリトリガーのAPI接続設定
Webhookのテストが成功したら、Google Workspaceに新規ユーザー（テスト用でOKです）を追加してください。
追加したら、正しく検知できるかテストします。
テストボタンをクリックします。成功すると、新規ユーザーの情報が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリックして次の工程に進みましょう。
ステップ4：アプリと連携する「ユーザーを検索」
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、Google Workspaceの情報を引用してGoogle Chatから任意の相手にメールを送る設定を行います。
(1/2)アクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Google Workspaceと連携するアカウント情報
- アクション
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）API接続設定
- 検索項目
- 事前設定ではメールアドレスが選択されています。名前も選択可能です。
- キーワード
- 事前設定では、前の操作で取得したユーザーのメールアドレスの引用コードが埋め込まれています。このコードは、編集欄をクリックすると表示されるプルダウンメニュー内＜アウトプットの中に格納されています。
事前設定があるため、追加の操作は不要です。設定内容を確認したらテストボタンをクリックしましょう。
メールアドレスで検知したユーザーの詳細情報が取得できます。
保存するをクリックします。
ステップ5：アプリと連携する「メッセージを送信」
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の操作で取得した情報を引用してGoogle Chatへ通知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Google Chatと連携するアカウント情報
- アクション
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）API接続設定
- スペースのリソース名
- 編集欄をクリックするとプルダウンメニューが表示され、スペース名が表示されます。通知するスペースを選択すると、リソース名が引用されます。
- メッセージ
- 通知するメッセージの定型文を編集します。事前設定では、ユーザー名と氏名の引用コードが埋め込まれています。この引用コードも、編集欄をクリック＜プルダウンメニュー＜アウトプット の中から選択すると埋め込まれる仕組みです。
定型文が編集できたら、テストボタンをクリックします。成功するとGoogle Chatのスペースに通知されます。
保存をクリックします。
ステップ6（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトではメールですが、アプリでも通知を受け取れて便利です。
Google Workspaceを使ったその他の自動化例
Yoomには業務を自動化できるテンプレートがたくさん用意されています！
例えば、以下のような自動化はいかがでしょうか。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、利用している各ツールへの情報共有を手作業で行っていませんか。
特にGoogle WorkspaceとMicrosoft Teamsを併用している環境では、ユーザー登録後に手動で通知する手間や、共有漏れのリスクが課題になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを使い、新メンバーの受け入れ対応を行っている方
- メンバー追加のたびに発生する手作業での通知業務をなくし、効率化したいと考えている方
- 情報共有の漏れや遅延を防ぎ、スムーズなオンボーディングを実現したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に自動で通知が実行されるため、これまで手動通知にかけていた作業時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による通知漏れや連絡先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者へ確実な情報共有を行うことで業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したい内容を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガーは、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションにも変更可能です。
これにより、既存ユーザーの部署異動などがあった際にも通知できます。 - Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先となるチームIDとチャネルIDを候補の中から任意で選択します。
■注意事項
- Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方
・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者
・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者
2.Google Workspaceを日常的に活用している方
・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者
・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。
しかし、ユーザー追加の度に対応が必要となり、効率化を図りたいと考えているかもしれません。
このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。
Google Workspaceでの手動による対応が不要となるため、重要な作業に注力することができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを使って業務を進めている方
・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー
・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー
2.Notionデータベースを業務で扱う方
・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。
このため、どちらかのツールに従業員が追加されたら自動的に同期を取れるようにしたいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで従業員の追加情報を特定のメンバーに通知することもできるため、スピーディーな情報連携が可能になります。
■注意事項
・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを利用して新規従業員の情報を収集している人事担当者の方
- Google WorkspaceとGoogleフォームを連携させて業務を効率化したいチームリーダーの方
- 新入社員の登録プロセスを標準化・自動化したい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームで収集した従業員情報を活用して、Google Workspaceに自動的に新しい従業員を追加することができます。
これにより、担当者は手動での入力作業を減らし、エラーを防ぐことで管理業務の効率化を実現します。特に人事担当者やチームリーダーにとって、日々の登録業務を簡単かつ確実に行える便利なワークフローです。一貫した手続きが実現することで、新しい管理者への引き継ぎもスムーズになります。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、利用している各ツールへの情報共有を手作業で行っていませんか。
特にGoogle WorkspaceとMicrosoft Teamsを併用している環境では、ユーザー登録後に手動で通知する手間や、共有漏れのリスクが課題になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを使い、新メンバーの受け入れ対応を行っている方
- メンバー追加のたびに発生する手作業での通知業務をなくし、効率化したいと考えている方
- 情報共有の漏れや遅延を防ぎ、スムーズなオンボーディングを実現したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に自動で通知が実行されるため、これまで手動通知にかけていた作業時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による通知漏れや連絡先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者へ確実な情報共有を行うことで業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したい内容を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガーは、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションにも変更可能です。
これにより、既存ユーザーの部署異動などがあった際にも通知できます。 - Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先となるチームIDとチャネルIDを候補の中から任意で選択します。
■注意事項
- Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方
・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者
・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者
2.Google Workspaceを日常的に活用している方
・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者
・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。
しかし、ユーザー追加の度に対応が必要となり、効率化を図りたいと考えているかもしれません。
このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。
Google Workspaceでの手動による対応が不要となるため、重要な作業に注力することができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを使って業務を進めている方
・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー
・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー
2.Notionデータベースを業務で扱う方
・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。
このため、どちらかのツールに従業員が追加されたら自動的に同期を取れるようにしたいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで従業員の追加情報を特定のメンバーに通知することもできるため、スピーディーな情報連携が可能になります。
■注意事項
・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを利用して新規従業員の情報を収集している人事担当者の方
- Google WorkspaceとGoogleフォームを連携させて業務を効率化したいチームリーダーの方
- 新入社員の登録プロセスを標準化・自動化したい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームで収集した従業員情報を活用して、Google Workspaceに自動的に新しい従業員を追加することができます。
これにより、担当者は手動での入力作業を減らし、エラーを防ぐことで管理業務の効率化を実現します。特に人事担当者やチームリーダーにとって、日々の登録業務を簡単かつ確実に行える便利なワークフローです。一貫した手続きが実現することで、新しい管理者への引き継ぎもスムーズになります。
まとめ
この記事では、Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、その情報を他のチャットツールへ自動連携する方法をご紹介しました。この自動化により、これまで手作業で行っていた情報伝達の手間や通知漏れのリスクをなくし、新メンバーに関する情報を迅速かつ確実に共有できます。
結果として、管理担当者は煩雑な連絡作業から解放され、歓迎準備やオンボーディングなど、本来注力すべき業務に集中できるかもしれませんよね！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも簡単に実現可能です。
画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もしGoogle Workspace関連業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
