「新しく入ったメンバーの情報をGoogle Workspaceに登録した後、関係部署のチャットに手動で通知するのが地味に面倒…」
「ユーザー登録は頻繁じゃないけど、通知を忘れると後々困るから気が抜けない…」
このように、Google Workspaceでのユーザー管理に伴う情報共有の作業に、手間や心理的な負担を感じていませんか？
もし、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、必要な情報を自動的にチャットへ通知できる仕組み があれば、こうした情報共有の手間や通知漏れの心配から解放され、より重要な管理業務や本来注力すべきタスクに時間を使えるようになるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、情報共有の迅速化と管理業務の効率化を実現できるので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Workspaceのユーザー登録情報をチャットツールに自動通知 できるテンプレートが用意されています。
Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
Google Workspaceのユーザー登録をチャットツールへ通知する自動化
Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、その情報を普段お使いの様々なチャットツールへ自動で通知する連携について、具体的なテンプレートを紹介します。
これにより、手作業での通知の手間や連絡漏れを防ぎ、関係者への迅速な情報共有を実現できる ため、管理業務の効率化につながります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
各種チャットツールへ通知する
Google Workspaceでのユーザー登録をトリガーとして、Google Workspace チャットをはじめ、SlackやDiscordといった様々なビジネスチャットツールへ新ユーザー情報を自動で通知する ことができます。
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知する
試してみる
Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらDiscordに通知する
試してみる
Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、その情報をGoogle Workspace チャットの指定スペースへ自動で通知する フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google WorkspaceとGoogle Chatのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Google Workspaceのトリガー設定とGoogle Chatのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリック します。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Google Workspace
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。
ログインができたら、権限の付与を進めてください。
権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。
Google Chat
検索結果からGoogle Chat（OAuth）を選択します。
Sign in with Google をクリックし、連携する Google アカウントを選択します。
必要項目にGoogle Cloud Platformで取得した情報を入力し、『追加』をクリックします。
ヘルプ：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法
これで、Google Chatのマイアプリ登録が完了します。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「ユーザーが登録されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Webhookを使ってGoogle Workspaceに新しく追加されたユーザーを検知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Google Workspaceと連携するアカウント情報
トリガーアクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
いきなりテストボタンが表示されていますが、このテストは、Google WorkspaceのDirectory APIを使って「ユーザー情報の変更や追加などのイベントをリアルタイムに検知するWebhook通知の設定」が正しく行われるかどうかを確認するものです。
テストボタンをクリック します。
この結果は、「Google Workspaceでユーザーが追加されたときに通知を受け取る設定（Webhook）」が正常に登録・接続されていることを示しています。
イベント「ユーザー追加」に対して
通知を受け取るチャンネル（WebHook）が作成され
その情報がJSON形式で返され
ステータスが success なので、エラーは発生していません
つまり、今後「ユーザーが追加されたとき」に、このWebhook設定に基づいて外部のアプリやフローに通知が飛ぶ準備ができた、ということになります。
次へをクリック します。
（3/3）アプリトリガーのAPI接続設定
Webhookのテストが成功したら、Google Workspaceに新規ユーザー（テスト用でOKです）を追加してください。
追加したら、正しく検知できるかテストします。
テストボタンをクリック します。成功すると、新規ユーザーの情報が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリック して次の工程に進みましょう。
ステップ4：アプリと連携する「ユーザーを検索」
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、Google Workspaceの情報を引用してGoogle Chatから任意の相手にメールを送る設定を行います。
(1/2)アクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Google Workspaceと連携するアカウント情報
アクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）API接続設定
検索項目 事前設定ではメールアドレスが選択されています。名前も選択可能です。
キーワード 事前設定では、前の操作で取得したユーザーのメールアドレスの引用コードが埋め込まれています。このコードは、編集欄をクリックすると表示されるプルダウンメニュー内＜アウトプットの中に格納されています。
事前設定があるため、追加の操作は不要です。設定内容を確認したらテストボタンをクリック しましょう。
メールアドレスで検知したユーザーの詳細情報が取得できます。
保存するをクリック します。
ステップ5：アプリと連携する「メッセージを送信」
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の操作で取得した情報を引用してGoogle Chatへ通知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Google Chatと連携するアカウント情報
アクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）API接続設定
スペースのリソース名 編集欄をクリックするとプルダウンメニューが表示され、スペース名が表示されます。通知するスペースを選択すると、リソース名が引用されます。
メッセージ 通知するメッセージの定型文を編集します。事前設定では、ユーザー名と氏名の引用コードが埋め込まれています。この引用コードも、編集欄をクリック＜プルダウンメニュー＜アウトプット の中から選択すると埋め込まれる仕組みです。
定型文が編集できたら、テストボタンをクリック します。成功するとGoogle Chatのスペースに通知されます。
保存をクリック します。
ステップ6（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトではメールですが、アプリでも通知を受け取れて便利です。
Google Workspaceを使ったその他の自動化例
Yoomには業務を自動化できるテンプレートがたくさん用意されています！
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加する
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Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する
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Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
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Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する
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Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する
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まとめ
この記事では、Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、その情報を他のチャットツールへ自動連携する方法をご紹介しました。この自動化により、これまで手作業で行っていた情報伝達の手間や通知漏れのリスクをなくし、新メンバーに関する情報を迅速かつ確実に共有できます。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも簡単に実現可能です。こちら から無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
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