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「新しく入ったメンバーの情報をGoogle Workspaceに登録した後、関係部署のチャットに手動で通知するのが地味に面倒…」
「ユーザー登録は頻繁じゃないけど、通知を忘れると後々困るから気が抜けない…」
このように、Google Workspaceでのユーザー管理に伴う情報共有の作業に、手間や心理的な負担を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、必要な情報を自動的にチャットへ通知できる仕組み</span>があれば、こうした情報共有の手間や通知漏れの心配から解放され、より重要な管理業務や本来注力すべきタスクに時間を使えるようになるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、情報共有の迅速化と管理業務の効率化を実現できるので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google Workspaceのユーザー登録情報をチャットツールに自動通知</span>できるテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、その情報を普段お使いの様々なチャットツールへ自動で通知する連携について、具体的なテンプレートを紹介します。
これにより、<span class="mark-yellow">手作業での通知の手間や連絡漏れを防ぎ、関係者への迅速な情報共有を実現できる</span>ため、管理業務の効率化につながります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Workspaceでのユーザー登録をトリガーとして、Google Workspace チャットをはじめ、SlackやDiscordといった様々なビジネスチャットツールへ新ユーザー情報を自動で通知する</span>ことができます。
社内で利用しているコミュニケーションツールに合わせて情報共有プロセスを自動化し、関係者への迅速な情報伝達と管理業務の効率化を実現しましょう！
それではここから代表的な例として、Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、その情報をGoogle Workspace チャットの指定スペースへ自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。
ログインができたら、権限の付与を進めてください。
権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。
検索結果からGoogle Chat（OAuth）を選択します。
Sign in with Google をクリックし、連携する Google アカウントを選択します。
必要項目にGoogle Cloud Platformで取得した情報を入力し、『追加』をクリックします。
ヘルプ：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法
これで、Google Chatのマイアプリ登録が完了します。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Webhookを使ってGoogle Workspaceに新しく追加されたユーザーを検知する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
いきなりテストボタンが表示されていますが、このテストは、Google WorkspaceのDirectory APIを使って「ユーザー情報の変更や追加などのイベントをリアルタイムに検知するWebhook通知の設定」が正しく行われるかどうかを確認するものです。
テストボタンをクリックします。
この結果は、「Google Workspaceでユーザーが追加されたときに通知を受け取る設定（Webhook）」が正常に登録・接続されていることを示しています。
つまり、今後「ユーザーが追加されたとき」に、このWebhook設定に基づいて外部のアプリやフローに通知が飛ぶ準備ができた、ということになります。
次へをクリックします。
Webhookのテストが成功したら、Google Workspaceに新規ユーザー（テスト用でOKです）を追加してください。
追加したら、正しく検知できるかテストします。
テストボタンをクリックします。成功すると、新規ユーザーの情報が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリックして次の工程に進みましょう。
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、Google Workspaceの情報を引用してGoogle Chatから任意の相手にメールを送る設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
事前設定があるため、追加の操作は不要です。設定内容を確認したらテストボタンをクリックしましょう。
メールアドレスで検知したユーザーの詳細情報が取得できます。
保存するをクリックします。
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の操作で取得した情報を引用してGoogle Chatへ通知する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
定型文が編集できたら、テストボタンをクリックします。成功するとGoogle Chatのスペースに通知されます。
保存をクリックします。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトではメールですが、アプリでも通知を受け取れて便利です。
Yoomには業務を自動化できるテンプレートがたくさん用意されています！
例えば、以下のような自動化はいかがでしょうか。
この記事では、Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、その情報を他のチャットツールへ自動連携する方法をご紹介しました。この自動化により、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報伝達の手間や通知漏れのリスクをなくし、新メンバーに関する情報を迅速かつ確実に共有できます。</span>
結果として、管理担当者は煩雑な連絡作業から解放され、歓迎準備やオンボーディングなど、本来注力すべき業務に集中できるかもしれませんよね！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも簡単に実現可能です。
画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もしGoogle Workspace関連業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
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