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契約書の作成から管理、保管までの一連のプロセスは、多くの企業にとって重要な業務ですが、同時に、意外と手間がかかる作業でもあります。
特に、契約情報をシステムに入力して契約書ファイルを生成、そして指定のフォルダに格納するという流れは、手作業で行うと時間がかかり、入力ミスや格納漏れのリスクも伴いますよね…
もし、これらの定型的な作業を自動化できたらどうでしょうか？
最新の情報に基づいて契約書が自動で作成され、適切にOneDriveの正しい場所に保存されるようになれば、担当者はより重要な業務に集中できるようになり、業務全体の効率向上にもつながりますよ！
この記事では、プログラミングの知識がなくても、様々なツールを連携させて契約書作成からOneDriveへの格納までを自動化する方法について、具体的な手順や事例を交えながら解説します。
説明を読むよりも、まずは実際に試してみたい！という方もいるかもしれません。
Yoomには『契約書データを自動で作成し、OneDriveに格納する』ためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Google スプレッドシートで顧客情報などを管理し、そこから手作業で契約書を作成してOneDriveへ格納する業務は、定型的でありながら手間がかかるのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で発行し、指定のOneDriveフォルダへ格納までを完結させることができ、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomを使えば、日々の業務で利用している様々なアプリケーションを起点（トリガー）として、契約書の作成とOneDriveへの格納を自動化できます。
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきますので、ご自身の業務フローに合った自動化を見つけて、ぜひ試してみてください！
Google スプレッドシートやNotionなどのデータベース/CRMサービスに入力・更新された顧客情報や案件情報をトリガーとして、契約書を自動生成し、指定のOneDriveフォルダへ格納します。
手作業でのデータ転記やファイル保存の手間がなくなるため、ヒューマンエラーを防ぎ、契約プロセスをスムーズに進めることができますよ！
■概要
Google スプレッドシートで顧客情報などを管理し、そこから手作業で契約書を作成してOneDriveへ格納する業務は、定型的でありながら手間がかかるのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で発行し、指定のOneDriveフォルダへ格納までを完結させることができ、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Notionにページが作成されたら、契約書を発行してOneDriveに格納する」ワークフローを利用すると、契約書の発行と保管がスムーズになります。
作成されたNotionのページをトリガーに、OneDriveに自動でファイルを保存します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Notionにページが作成されると、自動的に契約書が発行されOneDriveに格納されるフローには多くの利点があります。
まず、契約書の発行が迅速に行われるため、無駄な待ち時間が排除され、業務の流れがスムーズになります。
これにより、重要な契約作業の滞りが減り、効率が向上します。
また、契約書の管理が透明になり、情報の一元管理によって業務が一段と円滑に進行するでしょう。
さらに、手動での契約書発行作業が不要になるため、ミスのリスクが軽減され、正確性が保たれます。
JotformやTypeformといったWebフォームを通じて受け付けた申し込み情報や契約条件を基に、契約書を自動で作成し、OneDriveへ保存します。
フォーム送信から契約書作成、保管までをシームレスに連携させることで、リードタイムの短縮と顧客対応の迅速化が見込めますね！
■概要
Jotformで収集した情報を基に、手作業で契約書を作成してOneDriveへ格納する作業に、手間を感じていませんか。この一連の作業は、担当者の時間を奪うだけでなく、情報の転記ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォーム送信をきっかけに、契約書の自動発行からOneDriveへの格納までが完了するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Typeformで収集した顧客情報をもとに、一件一件手作業で契約書を作成し、OneDriveに格納する作業は手間がかかる上に、転記ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると、その回答内容を基にGoogleドキュメントで契約書を自動で発行し、指定したOneDriveのフォルダへ格納できます。定型的な契約書発行業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
普段利用しているSlackやMicrosoft Teamsでの特定の投稿をきっかけに、契約書を作成してOneDriveに自動で格納します。
使い慣れたチャットツールから契約プロセスを開始できるため、コミュニケーションとドキュメント管理をより効率的に行えますよ！
■概要
「Slackの投稿内容もとに契約書を発行してOneDriveに格納する」ワークフローを利用すると、Slackの投稿から契約書が自動生成されます。
手動での書類作成が不要になり、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
SlackとOneDriveを連携することにより、契約書の発行から格納までを一連のフローとして自動化できます。
これにより、契約書の生成と保存がスムーズに行えます。
このフローを利用することで、手動での作業が減り、業務効率が向上します。
まず、Slack上で契約書の作成依頼を投稿するだけで、その内容をもとに契約書を作成します。
それをOneDriveに自動的に格納するため、無駄な時間や手間を省くことができます。
また、契約書の一元管理が可能になり、必要なときにすぐにアクセスできるようになるでしょう。
■概要
「Microsoft Teamsの投稿内容もとに契約書を発行してOneDriveに格納する」ワークフローを利用すると、Microsoft Teamsの投稿内容から契約書が自動生成されます。
OneDriveに格納されるため、手作業が減り管理が容易になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsの投稿内容をもとに契約書を発行し、OneDriveに格納するフローを活用することで、契約書の作成と保管がスピーディに行えるというメリットがあります。
このフローにより、契約書の作成プロセスが迅速に完了し、作業効率が大いに向上します。
煩雑な手作業が削減され、時間の節約にもつながります。
また、Microsoft TeamsとOneDriveの連携により、チーム全体での情報共有がスムーズになり、業務の一元管理が可能となります。
効率的な契約書管理により、ビジネスプロセス全体の透明性が向上するでしょう。
ここでは、例として「Google スプレッドシートに行が追加されたら、その情報を元に契約書(PDF)を作成し、指定したOneDriveのフォルダに格納する」という自動化フローの作成手順を解説します。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Google スプレッドシートで顧客情報などを管理し、そこから手作業で契約書を作成してOneDriveへ格納する業務は、定型的でありながら手間がかかるのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で発行し、指定のOneDriveフォルダへ格納までを完結させることができ、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まず、Yoomと連携させるGoogle スプレッドシート、そしてファイルの格納先であるOneDriveのアカウントをYoomに登録します。
Yoomの「マイアプリ」画面から、それぞれのアプリを選択し、画面の指示に従ってアカウント連携を進めてください。
PDF生成機能はYoomの標準機能として用意されているため、個別のアプリ連携は不要です。
【事前準備 Google ドキュメント】
このフローは、あらかじめ作成されているGoogle ドキュメントの契約書を使用してPDFを作成するため、Google ドキュメントの契約書を事前に準備する必要があります。
なお、今回は以下のようなドキュメントを使用しました。
【事前準備 Google スプレッドシート】
Google ドキュメントと同様に契約書を完成させるための情報の入ったGoogle スプレッドシートを事前に準備する必要があります。
なお、今回は以下のようなシートを準備しました。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【OneDriveの場合】
OneDriveを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
【Google スプレッドシートおよびGoogle ドキュメントの場合】
アプリを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要
Google スプレッドシートで顧客情報などを管理し、そこから手作業で契約書を作成してOneDriveへ格納する業務は、定型的でありながら手間がかかるのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で発行し、指定のOneDriveフォルダへ格納までを完結させることができ、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー 行が追加されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「行が追加されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、ドライブID、フォルダ名、フォルダIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
スプレッドシートIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので事前に準備しておいた必要なデータの入ったスプレッドシートを候補から選択してください。
同様にフォルダIDも選択してください。
入力が完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。
1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認して、雛形書類の連携と発行書類を入力します。
雛形書類の連携は先ほどのGoogle スプレッドシートIDと同様にボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので事前に準備したGoogle ドキュメントを候補から選択してください。
同様に発行書類の格納先のGoogle DriveフォルダIDも選択します。
出力フォルダ名はGoogle スプレッドシートのアウトプットを使用して入力することも可能です。
ぜひ活用してください！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力できたら、「次へ」をクリックします。
3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した契約書の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」にはGoogle スプレッドシートのアウトプットから該当する情報を選択して入力します。
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロードする」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
ドライブIDや格納先フォルダのアイテムIDは先ほどのGoogle スプレッドシートIDと同様にボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので保存したい場所を候補から選択してください。
ファイルは「発行した書類」を選択してテストします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【Google スプレッドシートに行が追加されたら、契約書を発行してOneDriveに格納する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
OneDriveは契約書管理だけでなく、様々な業務で活用されるストレージサービスです。
Yoomを使えば、OneDriveを中心とした多様な業務フローの自動化が可能です。
ここでは、OneDriveに関連するその他の自動化テンプレートの一部をご紹介します。
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の管理や保存を頻繁に行う必要がある方
2.手動での証明書ダウンロードやファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.DocuSignとOneDriveを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書の管理やダウンロード作業が不要になり証明書が自動的にOneDriveに保存されるため、管理が容易になります。
・OneDriveを使用することで、メンバーはいつでもどこからでも証明書にアクセスできるようになります。
■注意事項
・DocuSign、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailとOneDriveを業務で使用している方
・Gmailを使用して顧客とのやりとりをしている担当者
・OneDriveを使用してファイル管理をしている担当者
・GmailとOneDriveを連携した効率化を検討している方
2.手動によるファイル保存の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・手動作業が多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存することで、業務の効率化を図ることができます。
・ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
・Gmailからファイルの保存作業をする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・フローボットをカスタマイズすることで、OneDriveへファイル保存後、コミュニケーションツールへ通知を出すこともできます。
■注意事項
・Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.CRMツールとしてSalesforceを利用している企業
・Salesforceで顧客情報を一元管理している企業
2.ファイル管理としてOneDriveを利用している方
・ファイル管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使うと、Salesforceに取引先が登録されたら、自動的にOneDriveにフォルダが作成されます。
これまで手動でフォルダを作成していた方は作業時間が短縮されます。
短縮できた時間は他の業務に充てることができるため、1日にこなせる仕事量が増えるでしょう。
また、手作業による業務が減るため人為的なミスも減ります。
フォルダを作成し忘れたり、重複して作成することが減るため、正確なファイル管理を実現できます。
■注意事項
・SalesforceとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.メールでのファイル受信を頻繁に行う企業やチーム
2.OneDriveを利用している企業やチーム
3.Microsoft Teamsを利用している企業やチーム
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・ファイルが安全にOneDriveに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、ファイル管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・OneDrive、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
この記事では、契約書の作成からOneDriveへの格納までの一連のプロセスを自動化する方法について解説しました。
Google スプレッドシートや各種フォーム、さらにはSlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールなど、様々なアプリケーションを起点として、ノーコードで自動化フローを構築できることをご理解いただけたかと思います。
手作業によるデータ入力、ファイル生成、フォルダへの格納といった定型業務から解放されることで、入力ミスや格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約関連業務のスピードと正確性の向上が見込めそうですね！
これにより、担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになり、組織全体の生産性向上にも貢献します。
Yoomには、今回ご紹介した契約書関連の自動化フロー以外にも、OneDriveを活用した様々な業務自動化テンプレートが用意されています！
ぜひ、業務に合った自動化を見つけ、日々の作業効率化を体験してみてください。
まずはテンプレートを試してみることから始めてみましょう！
