フォームの回答内容から契約書を作成し、OneDriveに格納する
JotformやTypeformといったWebフォームを通じて受け付けた申し込み情報や契約条件を基に、契約書を自動で作成し、OneDriveへ保存します。
フォーム送信から契約書作成、保管までをシームレスに連携させることで、リードタイムの短縮と顧客対応の迅速化が見込めますね！
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契約書の作成から管理、保管までの一連のプロセスは、多くの企業にとって重要な業務ですが、同時に、意外と手間がかかる作業でもあります。
特に、契約情報をシステムに入力して契約書ファイルを生成、そして指定のフォルダに格納するという流れは、手作業で行うと時間がかかり、入力ミスや格納漏れのリスクも伴いますよね…
もし、これらの定型的な作業を自動化できたらどうでしょうか？
<span class="mark-yellow">最新の情報に基づいて契約書が自動で作成され、適切にOneDriveの正しい場所に保存されるようになれば、担当者はより重要な業務に集中できるようになり、業務全体の効率向上にもつながりますよ！</span>
この記事では、プログラミングの知識がなくても、様々なツールを連携させて契約書作成からOneDriveへの格納までを自動化する方法について、具体的な手順や事例を交えながら解説します。
説明を読むよりも、まずは実際に試してみたい！という方もいるかもしれません。
Yoomには『契約書データを自動で作成し、OneDriveに格納する』ためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Yoomを使えば、日々の業務で利用している様々なアプリケーションを起点（トリガー）として、契約書の作成とOneDriveへの格納を自動化できます。
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきますので、ご自身の業務フローに合った自動化を見つけて、ぜひ試してみてください！
Google スプレッドシートやNotionなどのデータベース/CRMサービスに入力・更新された顧客情報や案件情報をトリガーとして、契約書を自動生成し、指定のOneDriveフォルダへ格納します。
手作業でのデータ転記やファイル保存の手間がなくなるため、ヒューマンエラーを防ぎ、契約プロセスをスムーズに進めることができますよ！
JotformやTypeformといったWebフォームを通じて受け付けた申し込み情報や契約条件を基に、契約書を自動で作成し、OneDriveへ保存します。
フォーム送信から契約書作成、保管までをシームレスに連携させることで、リードタイムの短縮と顧客対応の迅速化が見込めますね！
普段利用しているSlackやMicrosoft Teamsでの特定の投稿をきっかけに、契約書を作成してOneDriveに自動で格納します。
使い慣れたチャットツールから契約プロセスを開始できるため、コミュニケーションとドキュメント管理をより効率的に行えますよ！
ここでは、例として「Google スプレッドシートに行が追加されたら、その情報を元に契約書(PDF)を作成し、指定したOneDriveのフォルダに格納する」という自動化フローの作成手順を解説します。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomと連携させるGoogle スプレッドシート、そしてファイルの格納先であるOneDriveのアカウントをYoomに登録します。
Yoomの「マイアプリ」画面から、それぞれのアプリを選択し、画面の指示に従ってアカウント連携を進めてください。
PDF生成機能はYoomの標準機能として用意されているため、個別のアプリ連携は不要です。
【事前準備 Google ドキュメント】
このフローは、あらかじめ作成されているGoogle ドキュメントの契約書を使用してPDFを作成するため、Google ドキュメントの契約書を事前に準備する必要があります。
なお、今回は以下のようなドキュメントを使用しました。
【事前準備 Google スプレッドシート】
Google ドキュメントと同様に契約書を完成させるための情報の入ったGoogle スプレッドシートを事前に準備する必要があります。
なお、今回は以下のようなシートを準備しました。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【OneDriveの場合】
OneDriveを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
【Google スプレッドシートおよびGoogle ドキュメントの場合】
アプリを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー 行が追加されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「行が追加されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、ドライブID、フォルダ名、フォルダIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
スプレッドシートIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので事前に準備しておいた必要なデータの入ったスプレッドシートを候補から選択してください。
同様にフォルダIDも選択してください。
入力が完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。
1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認して、雛形書類の連携と発行書類を入力します。
雛形書類の連携は先ほどのGoogle スプレッドシートIDと同様にボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので事前に準備したGoogle ドキュメントを候補から選択してください。
同様に発行書類の格納先のGoogle DriveフォルダIDも選択します。
出力フォルダ名はGoogle スプレッドシートのアウトプットを使用して入力することも可能です。
ぜひ活用してください！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力できたら、「次へ」をクリックします。
3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した契約書の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」にはGoogle スプレッドシートのアウトプットから該当する情報を選択して入力します。
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロードする」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
ドライブIDや格納先フォルダのアイテムIDは先ほどのGoogle スプレッドシートIDと同様にボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので保存したい場所を候補から選択してください。
ファイルは「発行した書類」を選択してテストします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【Google スプレッドシートに行が追加されたら、契約書を発行してOneDriveに格納する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
OneDriveは契約書管理だけでなく、様々な業務で活用されるストレージサービスです。
Yoomを使えば、OneDriveを中心とした多様な業務フローの自動化が可能です。
ここでは、OneDriveに関連するその他の自動化テンプレートの一部をご紹介します。
この記事では、契約書の作成からOneDriveへの格納までの一連のプロセスを自動化する方法について解説しました。
Google スプレッドシートや各種フォーム、さらにはSlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールなど、様々なアプリケーションを起点として、ノーコードで自動化フローを構築できることをご理解いただけたかと思います。
手作業によるデータ入力、ファイル生成、フォルダへの格納といった定型業務から解放されることで、入力ミスや格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約関連業務のスピードと正確性の向上が見込めそうですね！
これにより、<span class="mark-yellow">担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになり、組織全体の生産性向上にも貢献します。</span>
Yoomには、今回ご紹介した契約書関連の自動化フロー以外にも、OneDriveを活用した様々な業務自動化テンプレートが用意されています！
ぜひ、業務に合った自動化を見つけ、日々の作業効率化を体験してみてください。
まずはテンプレートを試してみることから始めてみましょう！
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