【簡単設定】HubSpotのチケットをChatGPTで自動的に要約・分類する方法

HubSpotでチケットが作成されたら、ChatGPTで解析し任意の情報を追加する

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■概要
HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットに対し、一件ずつ内容を確認して要約や返信内容の検討を手作業で行うのは手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいチケットが作成されると、その内容をトリガーにChatGPTが自動でテキストを解析、要約し、チケット情報として追記までを自動化できるため、チケット対応の初動を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotで顧客サポートを担当しており、チケット対応の効率化を検討している方
・HubSpotとChatGPTを連携させ、問い合わせ内容の自動要約や分類を実現したい方
・手作業による情報整理の時間を削減し、顧客対応の質と速度を向上させたい方

■注意事項
・HubSpot、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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「HubSpotで管理している問い合わせチケットの内容を、ChatGPTで要約・分類できたら便利なのに…」
「毎回チケットの内容をコピーしてChatGPTに貼り付け、その結果をまたHubSpotに戻すのは面倒で、ミスも起きやすい…」
このように、HubSpotとChatGPTを併用する中で、作業の手間や非効率さに悩んでいませんか？

もし、HubSpotで新しいチケットが作成されたら、その内容が自動的にChatGPTで解析され、要約やカテゴリ情報がHubSpotに自動で追加される仕組みがあれば、問い合わせ対応の準備をスムーズに進められるでしょう。

その結果、顧客対応や営業活動の戦略立案といった重要な業務に集中できる時間を創れるかもしれません。

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても導入できるため、初めての方でも取り組みやすい内容です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化してみてください！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはHubSpotとChatGPTを連携するためのテンプレートが用意されています。

今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！

HubSpotでチケットが作成されたら、ChatGPTで解析し任意の情報を追加する

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■概要
HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットに対し、一件ずつ内容を確認して要約や返信内容の検討を手作業で行うのは手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいチケットが作成されると、その内容をトリガーにChatGPTが自動でテキストを解析、要約し、チケット情報として追記までを自動化できるため、チケット対応の初動を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotで顧客サポートを担当しており、チケット対応の効率化を検討している方
・HubSpotとChatGPTを連携させ、問い合わせ内容の自動要約や分類を実現したい方
・手作業による情報整理の時間を削減し、顧客対応の質と速度を向上させたい方

■注意事項
・HubSpot、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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HubSpotとChatGPTを連携してできること

HubSpotとChatGPTを連携すれば、HubSpotのチケット情報をChatGPTで自動的に解析したり、逆にChatGPTで生成した内容をHubSpotに登録したりすることが可能になります。
これにより、問い合わせ対応の効率化やデータ分析の自動化が期待でき、手作業によるミスや時間のロスを抑えることができます。

ここからは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックして詳細をご覧ください！

HubSpotでチケットが作成されたら、ChatGPTで解析して情報を追加する

HubSpotにチケットが作成されるたびに、その内容を自動でChatGPTに送信して問い合わせの要約やカテゴリ分類などを行い、生成されたテキストをHubSpotのチケットに追記するフローです。

担当者がチケットを開く前に概要を把握できるため、対応のスピードと質の向上が期待できます。

HubSpotでチケットが作成されたら、ChatGPTで解析し任意の情報を追加する

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■概要
HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットに対し、一件ずつ内容を確認して要約や返信内容の検討を手作業で行うのは手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいチケットが作成されると、その内容をトリガーにChatGPTが自動でテキストを解析、要約し、チケット情報として追記までを自動化できるため、チケット対応の初動を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotで顧客サポートを担当しており、チケット対応の効率化を検討している方
・HubSpotとChatGPTを連携させ、問い合わせ内容の自動要約や分類を実現したい方
・手作業による情報整理の時間を削減し、顧客対応の質と速度を向上させたい方

■注意事項
・HubSpot、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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HubSpotで特定キーワードを含むチケットが作成されたら、ChatGPTで解析して情報を追加する

HubSpotにチケットが作成された際に、「緊急」や「クレーム」などの特定キーワードを含むものだけを対象にChatGPTで内容を解析し、その結果をHubSpotに自動で反映するフローです。

優先度の高い問い合わせに自動でフラグを立てることで、重要な案件を見落とすことなく対応できるようになります。

HubSpotで特定のチケットが作成されたら、ChatGPTで解析し任意の情報を追加する

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■概要
HubSpotで管理している顧客からのチケット対応において、内容の確認や要約、分類といった作業に手間がかかっていませんか？
このワークフローは、HubSpotとChatGPTを連携させることで、チケットが作成されたタイミングで内容を自動で解析し、要約やカテゴリ分類といった情報をチケットに追記します。
手作業による確認の手間を省き、顧客対応の質とスピードの向上を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotでのチケット対応に追われ、手作業での情報整理に課題を感じているご担当者様
・ChatGPTの活用で、顧客からの問い合わせ内容の要約や分類を自動化したいと考えている方
・チーム全体のチケット対応品質を均一化し、迅速な一次対応を目指す管理者の方

■注意事項
・HubSpot、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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HubSpotとChatGPTの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくHubSpotとChatGPTを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとChatGPTの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／ChatGPT

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は、HubSpotでチケットが作成されたら、ChatGPTで内容を解析し、その結果を自動で追記するフローを構築していきます！

作成の流れは、大きく分けて以下の通りです。

• HubSpotとChatGPTをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• HubSpotのトリガー設定およびChatGPTのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

HubSpotでチケットが作成されたら、ChatGPTで解析し任意の情報を追加する

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■概要
HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットに対し、一件ずつ内容を確認して要約や返信内容の検討を手作業で行うのは手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいチケットが作成されると、その内容をトリガーにChatGPTが自動でテキストを解析、要約し、チケット情報として追記までを自動化できるため、チケット対応の初動を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotで顧客サポートを担当しており、チケット対応の効率化を検討している方
・HubSpotとChatGPTを連携させ、問い合わせ内容の自動要約や分類を実現したい方
・手作業による情報整理の時間を削減し、顧客対応の質と速度を向上させたい方

■注意事項
・HubSpot、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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ステップ1：HubSpotとChatGPTをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。

HubSpotのマイアプリ連携

HubSpotのマイアプリ連携は、以下の手順をご参照ください。

ChatGPTのマイアプリ連携

ChatGPTのマイアプリ連携は、以下の手順をご参照ください。

ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランに加入している必要があります。
未加入のまま今回のフローボットを動かそうとすると、以下のようなエラーが発生しますのでご注意ください。

作業をスムーズに進めるためにも、事前にご自身の契約状況を確認し、必要に応じてプランに加入しておくことをおすすめします。
料金についての詳細は、以下の公式サイトをご確認ください。

• OpenAI API料金

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここからは、HubSpotでチケットが作成された際に、ChatGPTが内容を自動で解析し、その結果をチケットに反映させるフローボットを構築します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。

HubSpotでチケットが作成されたら、ChatGPTで解析し任意の情報を追加する

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■概要
HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットに対し、一件ずつ内容を確認して要約や返信内容の検討を手作業で行うのは手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいチケットが作成されると、その内容をトリガーにChatGPTが自動でテキストを解析、要約し、チケット情報として追記までを自動化できるため、チケット対応の初動を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotで顧客サポートを担当しており、チケット対応の効率化を検討している方
・HubSpotとChatGPTを連携させ、問い合わせ内容の自動要約や分類を実現したい方
・手作業による情報整理の時間を削減し、顧客対応の質と速度を向上させたい方

■注意事項
・HubSpot、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。

ステップ3：HubSpotのトリガー設定

ここでは、フロー起動のきっかけとなるトリガーを設定します。

マイプロジェクトから「【コピー】HubSpotでチケットが作成されたら、ChatGPTで解析し任意の情報を追加する」を選んでください。

テンプレートを開いたら、最初のステップにある「チケットが作成されたら」をクリックします。

まずは、連携するアカウントとトリガーの種類を設定します。

タイトルはあらかじめ入力されていますが、自由に変更可能です。
タイトルを変更すると、上記画像の赤枠内「チケットが作成されたら」に反映されます。

アカウント情報は、ステップ1で連携したものが自動で選択されています。
必要に応じて、他のアカウントに切り替えることも可能です。

この設定により、HubSpotでのチケット作成をトリガーに、このフローボットが起動されるようになります。

内容を確認したら、次へ進みましょう！

つづいて、トリガーの起動間隔（どれくらいの頻度でチェックするか）を設定します。

設定できる間隔は、5分、10分、15分、30分、60分の5つです。 
ただし、ご加入の料金プランによって設定できるトリガーの最短間隔が異なるので、注意してください。
基本的には、そのプランで設定可能な最短の起動間隔をお使いいただくことをおすすめします。

ここまで設定したら、HubSpotでテスト用のチケットを作成しましょう。
今回の例では、以下のようなチケットを作成しました。

チケットを作成したら、テンプレート画面に戻ってテストを実行します！

テストを行う際、直近1時間以内にチケットを作成していない場合は、エラーになることがあります。
その場合は、再度HubSpotで新しいチケットを作成し、あらためてテストを実行してみてください。

テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。

※取得した値とは？
トリガーやアクション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のアクション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

必要に応じて、「＋取得する値を追加」から他のデータを取得することも可能です。

• 「取得する値」を追加する方法

ここで取得した値は、「ステップ4：ChatGPTのアクション設定」で使用します。

必要に応じて詳細設定を行い、「完了」をクリックしましょう！

ステップ4：ChatGPTのアクション設定

このステップでは、HubSpotに作成されたチケットをChatGPTで自動解析する設定を行っていきましょう！

フロー内の「テキストを生成」をクリックします。

はじめに、アカウント情報とアクションの種類を設定します。

タイトルはあらかじめ入力されていますが、わかりやすい名称に変更してOKです。
アカウント情報には、ステップ1で連携したアカウントが入力されています。

選択できるアクションは、以下のとおりです。

今回はチケットの解析結果を文章で出力したいため、テンプレート通りに「テキストを生成」のまま進めます！

次に、ChatGPTによる解析処理を実行するためのプロンプト（指示内容）や各種設定項目を入力していきましょう。

メッセージ内容には、ChatGPTに送信するプロンプトを設定します。
入力欄をクリックすると、「取得した値」タブの「チケットが作成されたら」の中にステップ3で取得した情報が表示されます。

ChatGPTにどのような出力をしてほしいかをイメージしながら、プロンプトを設定しましょう。
以下の入力例を参考に、自社の用途に合ったプロンプトを作成してみてください。

▼実際のプロンプト例
以下は顧客からの問い合わせチケットです。この内容を詳細に解析し、以下の項目ごとに整理してください。
【出力フォーマット】
1. 問題の種類（請求、技術的な問題、契約、操作方法、アカウント、その他）
2. 問題の詳細（顧客が何を問題と感じているか）
3. 顧客の目的・依頼内容（顧客が求めている行動・結果）
4. 関連情報（契約ID、請求書番号、商品名、日時などの識別可能な情報があれば）
5. 緊急度（低・中・高の3段階で、理由も記載）
6. 優先対応アクション（社内で次に取るべき対応、箇条書き）
----------------
・チケット名：{チケット名}
・説明：{チケットの説明}
・優先度：{チケットの優先度}
----------------

以下4項目は、用途に応じて設定を変更することが可能です。
特に指定がなければ、初期設定のままでも問題ありません。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。

• ロール：ChatGPTに対して、どのような視点や立場で返答してほしいかを指定できます。
• temperature（出力の自由度）：ChatGPTの出力に、どれくらい自由さ（創造性）を持たせるかを決める設定です。値が高い（例：1.5〜2.0）とより自由でユニークな表現に、値が低い（例：0〜0.5）とより一貫性がある出力になります。0〜2の範囲で設定可能です。
• 最大トークン数：出力される文章の最大文字数を指定できます。
• モデル：使用するChatGPTのモデルを選択できます。

すべての設定が完了したら、テストを実行しましょう。

テストに成功すると、以下のような画面が表示され、実際にどのような出力がされるかを確認できます。

問題がなければ、任意で詳細設定を行い、保存しましょう。

ステップ5：HubSpotのアクション設定

このステップでは、ChatGPTで解析した内容を自動でHubSpotのチケットに反映する設定を行います。

フロー内の「チケットを更新」をクリックしてください。

はじめに、連携アカウントとアクションを設定します。

タイトルはあらかじめ入力されていますが、わかりやすい名前に変更してもOKです。
アカウント情報には、ステップ1で連携したアカウントが入力されています。
アクションの種類は、テンプレート通り「チケットを更新」のままで進めましょう。

API接続設定で、実際にチケットへ反映させる項目を設定します。

チケットIDには、ステップ3で取得したデータが自動で入力されています。
もし空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブの「チケットが作成されたら」から、該当データを選択してください。

チケットの説明もデフォルトで設定されていますが、自由にカスタマイズ可能です。

その他のフィールドも、必要な項目のみ設定すればOKです。
ここでは例として、チケット名を入力してみます。
AIによる解析済みであることがわかるように、「【AI解析済】{チケット名}」としました。

すべての設定が完了したら、テストを実行して動作確認を行いましょう。

テストが成功すると、以下のような画面が表示されます。

では、実際にHubSpotを開いて、チケットが更新されているか確認してみましょう。
以下のように、このステップで設定した内容が反映されていれば成功です！

最後に必要に応じて詳細設定を行い、「完了」をクリックしましょう。

お疲れさまでした。
以上で、フローの設定は完了です！

ステップ6：フローをONにしてテスト実行する

設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。

これでフローの作成は完了です。
あとは、実際にHubSpotでチケットを作成したら、ChatGPTで内容が解析され、その結果が自動で追記されるかを確認してみましょう！

ChatGPTのデータをHubSpotに連携したい場合

今回はHubSpotからChatGPTへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆に様々なツールでのやり取りを起点にChatGPTで内容を解析し、HubSpotにチケットを作成する連携も可能です。
顧客とのコミュニケーションが発生する様々なチャネルから、自動でHubSpotに情報を集約したい場合は、以下のテンプレートも併せてご利用ください。

Slackで指定のキーワードを含むメッセージが送信されたら、ChatGPTで解析しHubSpotにチケットを作成する

Slackの特定チャンネルで「問い合わせ」や「要対応」などのキーワードを含むメッセージが投稿された際に、その内容をChatGPTが自動で解析・要約し、HubSpotにチケットを登録するフローです。

これにより、社内のコミュニケーションツール上で顧客から寄せられた重要な声を漏れなくHubSpotに集約できます。

Slackで指定のキーワードを含むメッセージが送信されたら、ChatGPTで解析しHubSpotにチケットを作成する

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■概要
Slackで受信する顧客からの問い合わせや要望を、手作業でHubSpotに転記する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定メッセージをトリガーとして、ChatGPTが自動で内容を解析、要約し、HubSpotにチケットを新規作成します。
HubSpotとChatGPTを連携させることで、問い合わせ対応の初動を自動化し、よりスムーズな顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackでの顧客対応を手作業でHubSpotに記録しているカスタマーサポート担当者の方
・HubSpotとChatGPTを連携させ、問い合わせ管理の効率化を目指しているチームリーダーの方
・定型的なチケット作成業務から解放され、重要な顧客対応に集中したいと考えている方

■注意事項
・Slack、ChatGPT、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Discordで特定のメッセージが送信されたら、ChatGPTで解析しHubSpotにチケットを作成する

Discordの特定チャンネルに投稿されたユーザーからのフィードバックや質問をトリガーに、ChatGPTが内容を解析してHubSpotにチケットを自動で作成するフローです。

これにより、コミュニティ内の重要なやり取りをカスタマーサポートの流れに組み込み、顧客との関係強化に役立てることができます。

Discordで特定のメッセージが送信されたら、ChatGPTで解析しHubSpotにチケットを作成する

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■概要
Discordで受けたユーザーからの問い合わせや報告を、手作業でHubSpotにチケットとして起票していませんか？
内容を都度確認し、手入力で転記する作業は手間がかかり、対応の遅れや入力ミスにつながることもあります。
このワークフローは、Discordの特定メッセージをトリガーに、ChatGPTが内容を解析して、HubSpotへ自動でチケットを作成します。
HubSpotとChatGPTを効果的に連携させることで、カスタマーサポート業務の初動対応を効率化し、スムーズな顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Discordでの顧客対応をHubSpotに手作業で記録しているカスタマーサポート担当者の方
・HubSpotとChatGPTの連携により、問い合わせの一次切り分けを自動化したいと考えている方
・チームの問い合わせ管理を標準化し、対応の効率化と品質向上を図りたいマネージャーの方

■注意事項
・Discord、ChatGPT、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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HubSpotとChatGPTを活用したその他の自動化例

ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

HubSpotを使った自動化例

新規コンタクト・取引作成、フォーム送信をトリガーに、チャットツールで通知したり、データベースにデータを自動格納します。
また、メールや他社CRM、日程調整ツール、フォームからコンタクトや会社、リード情報を自動で同期。
請求書の作成・送付やビデオ会議の登録も顧客管理ツールから実行可能です。
手動作業を減らし、業務効率とデータ精度が向上するでしょう。

Zoho CRMに取引先が作成されたら、HubSpotに会社を作成する

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■概要
Zoho CRMとHubSpotを併用する中で、それぞれのツールに同じ顧客情報を手入力する作業に手間を感じていませんか？
このような二重入力は作業負荷を高めるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、Zoho CRMとHubSpotの連携を自動化し、Zoho CRMに新しい取引先が作成されると、自動でHubSpotに会社情報が作成されるため、データ管理の効率化が図れます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho CRMとHubSpotを併用し、顧客情報の手入力に課題を感じている営業・マーケティング担当者の方
・Zoho CRMからHubSpotへの連携を手作業で行っており、入力ミスや転記漏れを防ぎたいと考えている方
・SaaS間のデータ連携を自動化することで、営業部門とマーケティング部門の連携を強化したいと考えている方

■注意事項
・Zoho CRM、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Googleフォームで契約同意が送信されたら、HubSpotのリードステータスを更新する

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■概要
「Googleフォームで契約同意が送信されたら、HubSpotのリードステータスを更新する」フローは、契約同意の管理を自動化する業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して契約同意の情報を収集しているが、手動でHubSpotに入力するのが面倒だと感じている営業担当者の方
・契約同意の管理プロセスを効率化し、リードステータスの更新を自動化したいマーケティングチームの方
・GoogleフォームとHubSpotを既に導入しており、これらのデータをスムーズに連携させたい業務管理者の方
・契約同意のプロセスを自動化することで、業務の効率化とヒューマンエラーの防止を図りたい経営者の方
・契約の進捗や顧客管理の業務で手作業が多く、時間とリソースを節約したい方

■注意事項
・Googleフォーム、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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HubSpotのコンタクトページから請求書を作成・送付する

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HubSpotのコンタクトページからYoomのフローボットを起動し、スプレッドシートの雛形をもとに請求書を作成。作成した請求書をGmailで送付するフローボットです。

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HubspotのコンタクトページからZoomのミーティングを登録する

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Hubspotのコンタクトページから、Zoomのミーティングを登録し、Gmailで会議情報をコンタクトに送付するフローボットです。Zoomの会議URLの発行と招待メールの送付を自動的に実施することが可能です。

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Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneに格納する

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Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneのデータベースに格納するフローです。

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HubSpotに新規コンタクトが登録されたらDiscordに通知

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HubSpotに新規コンタクトが登録されたことを検知して、Discordに通知を行います。

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HubSpotで新規取引が作成されたらSlackでメッセージを送付

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HubSpotで新規取引が作成されたらSlackでメッセージ送ります

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Hubspotにフォームが送信されたら、Googleスプレッドシートに格納する

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Hubspotにフォームが送信されたら、Googleスプレッドシートのデータベースにレコードを格納するフローです。

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Outlookで受信した内容をもとに、HubSpotに会社を作成する

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■概要
Outlookで受信したお問い合わせや取引先からの連絡を、都度HubSpotへ手入力していませんか。こうした反復作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり、機会損失に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容から会社情報をHubSpotへ自動で作成することが可能です。HubSpotとOutlookの効果的な連携により、煩雑なデータ登録作業を効率化します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信した顧客情報をHubSpotに手作業で入力している営業やマーケティング担当の方
・HubSpotとOutlook間のデータ転記ミスや対応漏れをなくし、顧客管理を円滑に進めたい方
・定型業務の自動化を進めたいと考えているものの、具体的な方法を模索しているDX推進担当の方

■注意事項
・Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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TimeRexで予定が登録されたらHubSpotにコンタクトを登録

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ChatGPTを使った自動化例 

他ツールの情報をAIで集約・要約し、チャットツールへ通知します。
また、リード情報から自動返信メール、メール内容から契約書の草案を自動作成します。
さらに、チャットやLINEでの質問にAIが自動返答したり、GitHubの概要を生成しコメントを自動追加。
手動での文書作成や情報整理が減り、業務効率が向上します。

GitHubのプルリクエストが作成されたらChatGPTで概要を生成し、コメントを追加する

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■概要
「GitHubのプルリクエストが作成されたらChatGPTで概要を生成し、コメントを追加する」フローは、開発プロセスをスムーズに進める業務ワークフローです。
プルリクエストが発生すると、自動的にChatGPTが概要を作成し、レビュワーへのコメントとして追加します。
これにより、プルリクエストの内容が一目で分かりやすくなり、チーム内のコミュニケーションが円滑になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubを活用して開発チームのコラボレーションを効率化したい開発者の方
・プルリクエスト時に概要を自動生成し、レビューの負担を軽減したいプロジェクトマネージャーの方
・ChatGPTとGitHubの連携で開発プロセスを自動化したいエンジニアの方
・チームのレビュー品質を向上させたいリーダーの方
・プルリクエストの管理に手間を感じている開発チームのメンバー

■注意事項
・GitHubとChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Gmailの受信内容をChatGPTで要約してSlackに通知する

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■概要
「Gmailの受信内容をChatGPTで要約してSlackに通知する」ワークフローを利用すると、重要な情報の見落としを防止できます。
要約した上で通知できるため、情報の可読性が向上するでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・メールで受け取る情報を迅速に把握したい方
・Gmailを利用しているが、重要なメールを見逃さないようにしたい方
・受信メールの内容を迅速に要約して確認することが必要な方
・業務連絡でSlackを日常的に活用しているチーム
・チャットツールで効率的に情報を共有したいと考えている方
・業務のスピードアップと効率化を図りたいと考える方

■注意事項
・Gmail、Slack、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Google スプレッドシートで行が追加されたらChatGPTで要約しGoogle スプレッドシートに追加する

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Google スプレッドシートで行が追加されたらChatGPTで要約しGoogle スプレッドシートに追加するフローです。

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LINEで入力された文章やアイデアをChatGPTでリライト・校正する

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■概要
「LINEで入力された文章やアイデアをChatGPTでリライト・校正する」フローは、LINEで受け取ったコンテンツを自動的にChatGPTによりリライト・校正する業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・LINEをビジネスコミュニケーションに活用している方
・チーム内でのアイデア共有や文章作成を効率化したいリーダー
・日常的に文章やアイデアのリライト・校正が必要なクリエイター
・ChatGPTを活用して文章の品質向上を図りたい方
・業務プロセスの自動化を目指しているIT担当者

■注意事項
・LINE公式アカウント、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
　https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
　ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Microsoft Teamsで特定の投稿がされたら、ChatGPTが返答する

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■概要
Microsoft Teamsの特定のチャネルでの質問対応に、毎回手動で返信していませんか？
社内FAQのような定型的な質問への対応は、担当者の時間を使い、業務負荷を高める一因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定の投稿に対してChatGPTが自動で返信を生成し、投稿するため、問い合わせ対応の工数を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsでの社内問い合わせ対応を効率化したい情報システムや総務担当者の方
・特定のチャネルでの定型的な質問への返信作業を自動化したいチームリーダーの方
・ChatGPTを活用して、社内のナレッジ共有やFAQ対応を円滑にしたいと考えている方

■注意事項
・Microsoft Teams、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookのメール内容をもとに、ChatGPTで契約書の草案を作成して担当者に送信する

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■概要
「Outlookのメール内容をもとに、ChatGPTで契約書の草案を作成して担当者に送信する」ワークフローは、契約書作成の初期段階を効率化し、担当者の負担を軽減する業務ワークフローです。
指定した件名のメールを受信した際、契約情報を抽出し、ChatGPTを活用して契約書の草案を迅速に生成します。
その後、生成された契約書を関係者に自動送信することで、手作業による時間と労力を削減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用し、契約関連のメール処理に時間を取られている営業担当者の方
・ChatGPTを活用して契約書作成のプロセスを自動化したいと考えている法務担当者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務効率化を図りたいと考えているIT担当者の方
・契約書作成の初期段階を迅速かつ正確に行いたい経営者の方
・業務の自動化を通じてチームの生産性向上を目指しているマネージャーの方

■注意事項
・Outlook、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
　https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
　ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Salesforceの新規リードに対して自動返信メールの文面を下書きする

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■概要
このワークフローでは、Salesforceに新規リードが登録されるたびに、ChatGPTが自動的に返信メールの文面を作成して同じSalesforce内に保存できます。この自動化によってメールの文面作成の手間が削減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを日常的に使用しており、メール作成に手間を感じている営業担当者の方
・ChatGPTを活用して作業の質を高めたいと考えているマーケティング担当者の方
・リード情報への連絡を徹底し、営業チームの効率化を図りたい管理者の方
・SaaSアプリの連携を通じて業務プロセスを改善したいIT担当者の方

■注意事項
・Salesforce・ChatGPT・Google スプレッドシートをそれぞれYoomに連携する必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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毎日、Notionの最新情報をChatGPTで集約して通知する

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■概要
このワークフローでは、Notion内の更新情報を自動的に収集し、ChatGPTを活用して要約・整理した上で、指定のチャットツールへ通知することが可能です。この自動化によって、毎日の情報収集と要約を自動化し、効率的に最新情報をチームに共有できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを活用しているが、最新情報の追跡に手間を感じている方
・ChatGPTを利用して情報の要約や整理を行いたいチームリーダー
・情報共有を自動化し、業務効率を向上させたいビジネスパーソン
・定期的にNotionの更新情報をメンバーに通知したいプロジェクトマネージャー

■注意事項
・Notion・ChatGPT・SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Notionにあらかじめ要約を記載する項目をつくっておく必要があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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WordPressの新規投稿をChatGPTで自動要約し、要約文をWordPressに追記する

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■概要
「WordPressの新規投稿をChatGPTで自動要約し、要約文をWordPressに追記する」フローは、コンテンツ作成の効率化と品質向上を目指す業務ワークフローです。
ブログやウェブサイトに新しい記事を投稿するたびに、Yoomを使って自動的にChatGPTが記事を要約。
生成された要約文を自動でWordPressに追記することで、手作業の手間を削減し、訪問者にわかりやすい要約を提供できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・WordPressを活用してブログやウェブサイトを運営している方
・記事の要約作成にかかる時間を削減したいコンテンツクリエイターの方
・ChatGPTとWordPressの連携による自動化に興味がある方
・コンテンツ管理の効率化を図りたいウェブ管理者の方
・読者に一貫した要約を提供したいサイト運営者の方

■注意事項
・WordPress、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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フォームに回答があったらChatGPTで要約した内容をLINEに通知する

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■概要
フォームからの問い合わせやアンケートの回答内容は、一つひとつ確認して内容を把握するのに手間がかかります。
また、都度関係者に共有するのも面倒ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されるとChatGPTが自動で内容を要約し、その結果をLINE公式アカウントに通知できます。
これにより、内容の把握や情報共有がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・フォームからの問い合わせ対応を効率化したいカスタマーサポート担当者の方
・アンケートの回答内容をスムーズに把握し、関係者と共有したいマーケティング担当者の方
・手作業での情報共有に課題を感じ、自動化による業務改善を目指すチームリーダーの方

■注意事項
・ChatGPT、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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まとめ

HubSpotとChatGPTの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたチケットのコピー＆ペーストや、解析結果の転記といった作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことが可能です。

これにより、担当者は問い合わせの一次対応や情報整理の負担を軽減でき、より迅速に顧客対応を進められるでしょう。
結果として、課題解決や顧客満足度向上といったより重要な業務に集中できるようになります。

今回ご紹介したような業務自動化はノーコードツール「Yoom」を使うと、プログラミングの知識がない方でも直感的に業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：要約・分類の精度を上げるプロンプトのコツは？

A：ChatGPTで要約・分類の精度を高めるには、プロンプトで以下3つを具体的に指示することが重要です。

• 目的（何のための要約か）
• 視点（どの観点で見るか）
• 出力形式（例：箇条書き、分類名付き）

また、文字数制限や分類数、対象読者（例：初心者向け、専門家向け）なども明示すると、より的確な出力が得られます。
さらに、必要に応じて例示を加えると意図がより伝わりやすくなり、精度向上につながります。
指示のあいまいさを減らすことが、最大のポイントです。

Q：この自動化でかかるChatGPTのAPI費用は？

A：ChatGPT APIの料金は、使用するモデルや処理する文字数（トークン数）によって異なります。
具体的な料金は、OpenAIの公式料金ページをご確認ください。

• OpenAI APIの料金ページ

Q：エラーを返した場合、処理はどうなりますか？

A：「認証に失敗しました」「権限がありません」「設定内容に誤りがあります」といったエラーメッセージが、Yoom画面上に表示されます。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。

• エラー時の対応方法について

また、エラーが発生した場合にチャットツール（Slack・Chatworkなど）で通知を受け取る設定も可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、迅速に原因を把握できます。

• Slack・Chatworkへの通知設定

なお、自動で再実行は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
例えば、認証切れが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。

ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。