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「HubSpotで管理している問い合わせチケットの内容を、ChatGPTで要約・分類できたら便利なのに…」
「毎回チケットの内容をコピーしてChatGPTに貼り付け、その結果をまたHubSpotに戻すのは面倒で、ミスも起きやすい…」
このように、HubSpotとChatGPTを併用する中で、作業の手間や非効率さに悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">HubSpotで新しいチケットが作成されたら、その内容が自動的にChatGPTで解析され、要約やカテゴリ情報がHubSpotに自動で追加される仕組み</span>があれば、問い合わせ対応の準備をスムーズに進められるでしょう。
その結果、顧客対応や営業活動の戦略立案といった重要な業務に集中できる時間を創れるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても導入できるため、初めての方でも取り組みやすい内容です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化してみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">HubSpotとChatGPTを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
HubSpotとChatGPTを連携すれば、HubSpotのチケット情報をChatGPTで自動的に解析したり、逆にChatGPTで生成した内容をHubSpotに登録したりすることが可能になります。
これにより、問い合わせ対応の効率化やデータ分析の自動化が期待でき、手作業によるミスや時間のロスを抑えることができます。
ここからは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックして詳細をご覧ください！
HubSpotにチケットが作成されるたびに、その内容を自動でChatGPTに送信して問い合わせの要約やカテゴリ分類などを行い、生成されたテキストをHubSpotのチケットに追記するフローです。
<span class="mark-yellow">担当者がチケットを開く前に概要を把握できるため、対応のスピードと質の向上が期待できます。</span>
HubSpotにチケットが作成された際に、「緊急」や「クレーム」などの特定キーワードを含むものだけを対象にChatGPTで内容を解析し、その結果をHubSpotに自動で反映するフローです。<span class="mark-yellow">
優先度の高い問い合わせに自動でフラグを立てることで、重要な案件を見落とすことなく対応できるようになります。</span>
それでは、さっそくHubSpotとChatGPTを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとChatGPTの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／ChatGPT
[Yoomとは]
今回は、HubSpotでチケットが作成されたら、ChatGPTで内容を解析し、その結果を自動で追記するフローを構築していきます！
作成の流れは、大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
HubSpotのマイアプリ連携は、以下の手順をご参照ください。
ChatGPTのマイアプリ連携は、以下の手順をご参照ください。
ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランに加入している必要があります。
未加入のまま今回のフローボットを動かそうとすると、以下のようなエラーが発生しますのでご注意ください。
作業をスムーズに進めるためにも、事前にご自身の契約状況を確認し、必要に応じてプランに加入しておくことをおすすめします。
料金についての詳細は、以下の公式サイトをご確認ください。
ここからは、HubSpotでチケットが作成された際に、ChatGPTが内容を自動で解析し、その結果をチケットに反映させるフローボットを構築します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ここでは、フロー起動のきっかけとなるトリガーを設定します。
マイプロジェクトから「【コピー】HubSpotでチケットが作成されたら、ChatGPTで解析し任意の情報を追加する」を選んでください。
テンプレートを開いたら、最初のステップにある「チケットが作成されたら」をクリックします。
まずは、連携するアカウントとトリガーの種類を設定します。
タイトルはあらかじめ入力されていますが、自由に変更可能です。
タイトルを変更すると、上記画像の赤枠内「チケットが作成されたら」に反映されます。
アカウント情報は、ステップ1で連携したものが自動で選択されています。
必要に応じて、他のアカウントに切り替えることも可能です。
この設定により、HubSpotでのチケット作成をトリガーに、このフローボットが起動されるようになります。
内容を確認したら、次へ進みましょう！
つづいて、トリガーの起動間隔（どれくらいの頻度でチェックするか）を設定します。
設定できる間隔は、5分、10分、15分、30分、60分の5つです。
ただし、ご加入の料金プランによって設定できるトリガーの最短間隔が異なるので、注意してください。
基本的には、そのプランで設定可能な最短の起動間隔をお使いいただくことをおすすめします。
ここまで設定したら、HubSpotでテスト用のチケットを作成しましょう。
今回の例では、以下のようなチケットを作成しました。
チケットを作成したら、テンプレート画面に戻ってテストを実行します！
テストを行う際、直近1時間以内にチケットを作成していない場合は、エラーになることがあります。
その場合は、再度HubSpotで新しいチケットを作成し、あらためてテストを実行してみてください。
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやアクション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のアクション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
必要に応じて、「＋取得する値を追加」から他のデータを取得することも可能です。
ここで取得した値は、「ステップ4：ChatGPTのアクション設定」で使用します。
必要に応じて詳細設定を行い、「完了」をクリックしましょう！
このステップでは、HubSpotに作成されたチケットをChatGPTで自動解析する設定を行っていきましょう！
フロー内の「テキストを生成」をクリックします。
はじめに、アカウント情報とアクションの種類を設定します。
タイトルはあらかじめ入力されていますが、わかりやすい名称に変更してOKです。
アカウント情報には、ステップ1で連携したアカウントが入力されています。
選択できるアクションは、以下のとおりです。
今回はチケットの解析結果を文章で出力したいため、テンプレート通りに「テキストを生成」のまま進めます！
次に、ChatGPTによる解析処理を実行するためのプロンプト（指示内容）や各種設定項目を入力していきましょう。
メッセージ内容には、ChatGPTに送信するプロンプトを設定します。
入力欄をクリックすると、「取得した値」タブの「チケットが作成されたら」の中にステップ3で取得した情報が表示されます。
ChatGPTにどのような出力をしてほしいかをイメージしながら、プロンプトを設定しましょう。
以下の入力例を参考に、自社の用途に合ったプロンプトを作成してみてください。
▼実際のプロンプト例
以下は顧客からの問い合わせチケットです。この内容を詳細に解析し、以下の項目ごとに整理してください。
【出力フォーマット】
1. 問題の種類（請求、技術的な問題、契約、操作方法、アカウント、その他）
2. 問題の詳細（顧客が何を問題と感じているか）
3. 顧客の目的・依頼内容（顧客が求めている行動・結果）
4. 関連情報（契約ID、請求書番号、商品名、日時などの識別可能な情報があれば）
5. 緊急度（低・中・高の3段階で、理由も記載）
6. 優先対応アクション（社内で次に取るべき対応、箇条書き）
----------------
・チケット名：{チケット名}
・説明：{チケットの説明}
・優先度：{チケットの優先度}
----------------
以下4項目は、用途に応じて設定を変更することが可能です。
特に指定がなければ、初期設定のままでも問題ありません。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
すべての設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストに成功すると、以下のような画面が表示され、実際にどのような出力がされるかを確認できます。
問題がなければ、任意で詳細設定を行い、保存しましょう。
このステップでは、ChatGPTで解析した内容を自動でHubSpotのチケットに反映する設定を行います。
フロー内の「チケットを更新」をクリックしてください。
はじめに、連携アカウントとアクションを設定します。
タイトルはあらかじめ入力されていますが、わかりやすい名前に変更してもOKです。
アカウント情報には、ステップ1で連携したアカウントが入力されています。
アクションの種類は、テンプレート通り「チケットを更新」のままで進めましょう。
API接続設定で、実際にチケットへ反映させる項目を設定します。
チケットIDには、ステップ3で取得したデータが自動で入力されています。
もし空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブの「チケットが作成されたら」から、該当データを選択してください。
チケットの説明もデフォルトで設定されていますが、自由にカスタマイズ可能です。
その他のフィールドも、必要な項目のみ設定すればOKです。
ここでは例として、チケット名を入力してみます。
AIによる解析済みであることがわかるように、「【AI解析済】{チケット名}」としました。
すべての設定が完了したら、テストを実行して動作確認を行いましょう。
テストが成功すると、以下のような画面が表示されます。
では、実際にHubSpotを開いて、チケットが更新されているか確認してみましょう。
以下のように、このステップで設定した内容が反映されていれば成功です！
最後に必要に応じて詳細設定を行い、「完了」をクリックしましょう。
お疲れさまでした。
以上で、フローの設定は完了です！
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成は完了です。
あとは、実際にHubSpotでチケットを作成したら、ChatGPTで内容が解析され、その結果が自動で追記されるかを確認してみましょう！
今回はHubSpotからChatGPTへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆に様々なツールでのやり取りを起点にChatGPTで内容を解析し、HubSpotにチケットを作成する連携も可能です。
顧客とのコミュニケーションが発生する様々なチャネルから、自動でHubSpotに情報を集約したい場合は、以下のテンプレートも併せてご利用ください。
Slackの特定チャンネルで「問い合わせ」や「要対応」などのキーワードを含むメッセージが投稿された際に、その内容をChatGPTが自動で解析・要約し、HubSpotにチケットを登録するフローです。
これにより、<span class="mark-yellow">社内のコミュニケーションツール上で顧客から寄せられた重要な声を漏れなくHubSpotに集約できます。</span>
Discordの特定チャンネルに投稿されたユーザーからのフィードバックや質問をトリガーに、ChatGPTが内容を解析してHubSpotにチケットを自動で作成するフローです。
これにより、<span class="mark-yellow">コミュニティ内の重要なやり取りをカスタマーサポートの流れに組み込み、顧客との関係強化に役立てることができます。</span>
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
新規コンタクト・取引作成、フォーム送信をトリガーに、チャットツールで通知したり、データベースにデータを自動格納します。
また、メールや他社CRM、日程調整ツール、フォームからコンタクトや会社、リード情報を自動で同期。
請求書の作成・送付やビデオ会議の登録も顧客管理ツールから実行可能です。
手動作業を減らし、業務効率とデータ精度が向上するでしょう。
他ツールの情報をAIで集約・要約し、チャットツールへ通知します。
また、リード情報から自動返信メール、メール内容から契約書の草案を自動作成します。
さらに、チャットやLINEでの質問にAIが自動返答したり、GitHubの概要を生成しコメントを自動追加。
手動での文書作成や情報整理が減り、業務効率が向上します。
HubSpotとChatGPTの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたチケットのコピー＆ペーストや、解析結果の転記といった作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことが可能です。</span>
これにより、担当者は問い合わせの一次対応や情報整理の負担を軽減でき、より迅速に顧客対応を進められるでしょう。
結果として、課題解決や顧客満足度向上といったより重要な業務に集中できるようになります。
今回ご紹介したような業務自動化はノーコードツール「Yoom」を使うと、プログラミングの知識がない方でも直感的に業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：要約・分類の精度を上げるプロンプトのコツは？
A：ChatGPTで要約・分類の精度を高めるには、プロンプトで以下3つを具体的に指示することが重要です。
また、文字数制限や分類数、対象読者（例：初心者向け、専門家向け）なども明示すると、より的確な出力が得られます。
さらに、必要に応じて例示を加えると意図がより伝わりやすくなり、精度向上につながります。
指示のあいまいさを減らすことが、最大のポイントです。
Q：この自動化でかかるChatGPTのAPI費用は？
A：ChatGPT APIの料金は、使用するモデルや処理する文字数（トークン数）によって異なります。
具体的な料金は、OpenAIの公式料金ページをご確認ください。
Q：エラーを返した場合、処理はどうなりますか？
A：「認証に失敗しました」「権限がありません」「設定内容に誤りがあります」といったエラーメッセージが、Yoom画面上に表示されます。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
また、エラーが発生した場合にチャットツール（Slack・Chatworkなど）で通知を受け取る設定も可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、迅速に原因を把握できます。
なお、自動で再実行は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
例えば、認証切れが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
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