【ノーコードで実現】AIでメール本文を要約し、自動で通知・保存する方法

AIで要約したメール内容をメールツールで自動送信する

GmailやOutlookなど、普段お使いのメールツールへ、AIが要約したメール内容を自動で送信するフローです。

大量のメールの中から重要なメールだけをピックアップして要約を受け取れるため、メール処理の負担を軽減できます。要約された内容を他のメンバーに転送したい、といったシーンにも便利です。

AIで要約したメール内容をデータベース/CRMサービスに自動で追加する

Google スプレッドシートやNotionなどのデータベースやCRMサービスに、AIが要約したメール内容を自動で追加・記録するフローです。

問い合わせ内容の要約や顧客からのフィードバックなど、重要な情報をデータベースに集約・蓄積するのに便利です。後から情報を検索したり、分析したりする際にも役立ち、ナレッジマネジメントにも貢献します！

メール本文をAIで要約してSlackに通知するフローを作成する流れ

<span class="mark-yellow">ここでは、代表的なテンプレート「メールの内容をAIで要約して、Slackに通知する」フローの作成手順を解説します。</span>

特定の条件（送信元アドレス、件名のキーワードなど）に合うメールを受信したら、本文をAI（例: OpenAIのGPT）に送り、要約結果を取得して指定したSlackチャンネルに通知する、という流れです。

[Yoomとは]

Yoomのようなツールを使えば、プログラミングの知識は不要です。画面の指示に従って設定を進めるだけで、誰でも簡単に自動化を実現できます。ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

作成の流れは大きく分けて以下です。

• GmailとSlackをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Gmailのトリガー設定および要約とSlackのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：GmailとSlackのマイアプリ連携

事前に登録を行うと今後の操作がスムーズになるので、まずは今回使用するアプリをYoomに登録します。

1．Gmailのマイアプリ登録

画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。

YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。

今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。

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マイアプリにGmailが表示されます。

2．Slackのマイアプリ登録

Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

「アプリ名で検索」でSlackを探すか、アプリ一覧から探してください。

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以下の画像のような画面が表示されます。
通知を受け取るチャンネルを設定したら、「許可する」をクリックしましょう。

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マイアプリの画面に戻りSlackが表示されていれば完了です。

マイアプリ登録が完了したら、自動化の設定を行いましょう！

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：トリガーとなるGmailの設定

Gmailで受信したメールの内容をAIで要約するため、メールの受信を自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います！

以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されます。

タイトルの箇所は任意のタイトルに変更可能です。
また、マイアプリ連携をしたGmailのアカウントに間違いないかを確認し、「次へ」をクリックします。

アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違います。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

キーワードは今回「要約」とあるメールで起動するよう設定しました。
「議事録」など任意のキーワードを設定しましょう。

入力後、対象のGmail宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！その際にキーワードを含めるのを忘れないようにしてください。

テストが成功すると、以下のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後の設定でアウトプットを使用するので、間違いがないか確認しておきましょう。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：要約する

Gmailで受信した内容を要約するための設定を行います。

このステップはすでにテンプレートで設定されているので、内容の確認をしてみましょう。
以下の赤枠をクリックしましょう。

アクションを選択の画面では特に編集は必要ないため「次へ」をクリックします。

※GPT4o-miniをデフォルトで使用するように設定しています。クリックで変更可能ですが、基本的に最新バージョンでの利用をおすすめします。

詳細の設定画面となるため、内容を確認しながら入力していきましょう。
要約対象のテキストには、以下の画面のように「取得した値＞本文」をクリックしGmailで取得した値を入力します。

文字数は「500」と入力されています。必要であれば変更しましょう。

要約の条件は任意で入力します。（例：重要な事実と決定事項を簡潔に伝えること。等）

言語は今回「日本語」と入力しました。

入力が完了したら「テスト」をクリックし、実際に要約を試してみましょう！
テストが成功すると、メール本文を要約した結果が表示されます。

この内容も「取得した値（アウトプット）」として使用できるので、確認をしたら「保存する」をクリックし、設定を完了させましょう。

ステップ5：Slackへの通知設定

最後に要約した内容をSlackへ通知するための設定を行います！

赤枠をクリックし、設定を進めましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面では、今回連携するSlackのアカウントで間違いないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。

API接続設定が表示されるので、入力を進めます。
投稿先のチャンネルIDは以下のように候補から選択します。

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メッセージは、「取得した値」を活用しながらSlackに通知される内容を設定することができます。

今回は参考として、メールの件名と要約文を通知するよう設定しました。
入力完了後「テスト」をクリックしましょう。

テストを行うと実際にSlackへメッセージが送信されます。
設定したメールの件名と要約文が送信されていることが確認できたら「保存する」をクリックします。

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

設定お疲れ様でした！

要約機能を活用したその他の自動化テンプレート事例

メール本文の要約以外にも、要約機能を活用した業務自動化の可能性はたくさんあります。

ここでは、関連するYoomのテンプレート事例をいくつかご紹介します。日々の業務をさらに効率化するヒントとして、ぜひ参考にしてください。

終わりに

この記事では、日々大量に届くメールの処理を効率化するために、メール本文をAIで自動要約し、SlackやGmail、Google スプレッドシートなどのツールと連携する方法を、具体的なテンプレートとともにご紹介しました。

AIによる要約を取り入れることで、情報収集にかかる時間をグッと減らし、大切なメールの見落としも防げるようになります。

さらに、要約された内容はチームメンバーとも簡単に共有できるため、社内のコミュニケーションもスムーズに。結果として、毎日のメール処理に追われる時間を減らし、もっと重要な業務に集中できるようになるはずです！

ノーコードの自動化ツールYoomなら、今回紹介したようなフローを誰でもかんたんに作成できます。テンプレートを活用すれば、設定の手間もほとんどありません。

メールチェックや情報整理に負担を感じている方は、ぜひこの機会にYoomを使って、業務の自動化による「ラクさ」と「時短」を実感してみてください。