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「メールで受信した請求書を、都度ダウンロードしてGoogle Driveの所定のフォルダに保存する作業、面倒に感じていませんか？」
「毎月大量に届く請求書の管理に追われ、保存漏れや誤ったフォルダへの保存といったミスが起きていないか不安になる…」
このように、手作業によるファイルの保存・管理業務に多くの時間を費やしている方も多いのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">メールで受信した請求書などの添付ファイルを、指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でアップロードできる仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、ミスの心配なく本来集中すべきコア業務に取り組む時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">特定のファイルをGoogle Driveへ自動でアップロードする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
メールで受信した請求書や、他のアプリケーションで作成した書類などを、Google Driveの指定フォルダへ自動で保存する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
この自動化により、手作業でのファイル保存の手間をなくし、保存漏れや整理の煩雑さといった課題を解決できるので、ファイル管理業務を大幅に効率化できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどで受信したメールに添付された請求書ファイルを、自動でGoogle Driveの指定フォルダにアップロードできる</span>ので、毎月の請求書処理にかかるダウンロードやフォルダ分けの手間を完全に自動化し、ヒューマンエラーのない正確なファイル管理を実現します！
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールに添付されている請求書ファイルを、Google Driveの指定フォルダに自動でアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Google Drive]／[Gmail]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
2．Google Driveのマイアプリ連携
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Google Driveを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」を選択します。
Yoomと連携したいアカウントを選択します。
アクセス権限について確認し、「続行」を選択しましょう。
「マイアプリ」にGoogle Driveが表示されていれば連携完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
事前にテスト用メールを用意しましょう。今回は、以下のようなメールを受信しました。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットの起動間隔と検知するキーワードを設定してください。フローボットの起動間隔と、検知するキーワードを設定します。
この項目はすでに初期設定されています。
→次へをクリックします。
→テストをクリックします。 →成功すると以下の項目が取得できます。この取得した値は次の操作で使用します。
→保存するをクリックします。
分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
こちらのステップでは、任意のファイルのみ後続の処理を行うために分岐設定をします。
オペレーションに「特定のラベルのメールを受信したら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。今回は、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
「ファイルをアップロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「格納先のフォルダID」を候補から選択しましょう。
例としてGoogle Drive内の「テスト」というフォルダにアップロードするように設定しました！
「ファイル名」を「取得した値」から設定しましょう。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「ファイルの添付方法」が「取得した値を使用する」に、「ファイル」が「ダウンロードしたファイル」に設定されていることを確認します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Google Driveにファイルがアップロードされました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Yoomでは、Google Driveを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Google Driveに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Google Driveに格納されたファイルをトリガーに、OCRや文字起こし、GeminiやDeepseekによる要約といった高度な処理を自動実行できます。処理後の情報は、Salesforce、Xero、SmartHRといったシステムへの登録、Notionへの記録、ZendeskチケットやMiroボードの作成、GmailやLINE WORKSへの通知に利用可能です。
これにより、文書からのデータ抽出と情報連携の手間を大幅に削減し、データの活用と業務の効率化を実現できます。
メールとGoogle Driveを連携して請求書の保存作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードやアップロードの手間を削減し、保存漏れや整理のミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、経理担当者や各事業担当者は、毎月発生する定型的なファイル管理業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ファイル名を自動で変更できますか？
A：はい。可能です。実運用では「【請求書】A社_202407.pdf」のように、取引先名や受信月を含んだファイル名に変更できます。取得した値と直接入力する文字を組み合わせ、自由にファイル名を変更しましょう。
Q：特定のメールアドレスからのみ反応させられますか？
A：はい、可能です。Yoomではフローの中に「条件分岐」を設定できるため、特定の条件を満たすタスクだけを対象にメッセージを作成できます。※分岐についてはこちらをご確認ください。
Q：自動保存に失敗した場合、通知されますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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