「メールで受信した請求書を、都度ダウンロードしてGoogle Driveの所定のフォルダに保存する作業、面倒に感じていませんか？」
「毎月大量に届く請求書の管理に追われ、保存漏れや誤ったフォルダへの保存といったミスが起きていないか不安になる…」
このように、手作業によるファイルの保存・管理業務に多くの時間を費やしている方も多いのではないでしょうか。
もし、メールで受信した請求書などの添付ファイルを、指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でアップロードできる仕組み があれば、こうした日々の定型業務から解放され、ミスの心配なく本来集中すべきコア業務に取り組む時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには特定のファイルをGoogle Driveへ自動でアップロードする業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで添付ファイルを受信したら、Google Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する添付ファイルの管理に、手間や時間を取られている方 Google Driveをファイルストレージとして利用しており、手動でのアップロードを自動化したいと考えている方 ファイル保存のし忘れや共有漏れといったミスを防ぎ、業務の信頼性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信すると添付ファイルが自動でGoogle Driveに保存されるため、手作業でのファイル保存にかかっていた時間を短縮できます 手動での保存作業が不要になることで、ファイルの保存忘れや格納先のフォルダ間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがあるかどうかで後続の処理を分岐させます 最後に、添付ファイルがある場合にGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、指定したフォルダにファイルを保存します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールのキーワード（件名、差出人など）を任意に設定することが可能です 分岐機能では、トリガーで取得した添付ファイルの有無といった情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます Google Driveにファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダやファイル名を、受信したメールの件名や日付などの情報を用いて動的に設定できます ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveへの請求書ファイル自動保存を実現する方法
メールで受信した請求書や、他のアプリケーションで作成した書類などを、Google Driveの指定フォルダへ自動で保存する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
この自動化により、手作業でのファイル保存の手間をなくし、保存漏れや整理の煩雑さといった課題を解決できるので、ファイル管理業務を大幅に効率化できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信した請求書をGoogle Driveに自動保存する
Gmailなどで受信したメールに添付された請求書ファイルを、自動でGoogle Driveの指定フォルダにアップロードできる ので、毎月の請求書処理にかかるダウンロードやフォルダ分けの手間を完全に自動化し、ヒューマンエラーのない正確なファイル管理を実現します！
Gmailで添付ファイルを受信したら、Google Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する添付ファイルの管理に、手間や時間を取られている方 Google Driveをファイルストレージとして利用しており、手動でのアップロードを自動化したいと考えている方 ファイル保存のし忘れや共有漏れといったミスを防ぎ、業務の信頼性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信すると添付ファイルが自動でGoogle Driveに保存されるため、手作業でのファイル保存にかかっていた時間を短縮できます 手動での保存作業が不要になることで、ファイルの保存忘れや格納先のフォルダ間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがあるかどうかで後続の処理を分岐させます 最後に、添付ファイルがある場合にGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、指定したフォルダにファイルを保存します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールのキーワード（件名、差出人など）を任意に設定することが可能です 分岐機能では、トリガーで取得した添付ファイルの有無といった情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます Google Driveにファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダやファイル名を、受信したメールの件名や日付などの情報を用いて動的に設定できます ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
メールで受信した請求書をGoogle Driveに自動保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールに添付されている請求書ファイルを、Google Driveの指定フォルダに自動でアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
※今回連携するアプリの公式サイト：[Google Drive Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：GmailとGoogle Driveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
2．Google Driveのマイアプリ連携
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
「Sign in with Google」を選択します。
Yoomと連携したいアカウントを選択します。
アクセス権限について確認し、「続行」を選択しましょう。
「マイアプリ」にGoogle Driveが表示されていれば連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Gmailで添付ファイルを受信したら、Google Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する添付ファイルの管理に、手間や時間を取られている方 Google Driveをファイルストレージとして利用しており、手動でのアップロードを自動化したいと考えている方 ファイル保存のし忘れや共有漏れといったミスを防ぎ、業務の信頼性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信すると添付ファイルが自動でGoogle Driveに保存されるため、手作業でのファイル保存にかかっていた時間を短縮できます 手動での保存作業が不要になることで、ファイルの保存忘れや格納先のフォルダ間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがあるかどうかで後続の処理を分岐させます 最後に、添付ファイルがある場合にGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、指定したフォルダにファイルを保存します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールのキーワード（件名、差出人など）を任意に設定することが可能です 分岐機能では、トリガーで取得した添付ファイルの有無といった情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます Google Driveにファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダやファイル名を、受信したメールの件名や日付などの情報を用いて動的に設定できます ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：アプリトリガー「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」 事前にテスト用メールを用意しましょう。今回は、以下のようなメールを受信しました。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットの起動間隔と検知するキーワードを設定してください。フローボットの起動間隔と、検知するキーワードを設定します。
連携アカウントとアクションを選択 この項目はすでに初期設定されています。
→次へをクリックします。
アプリトリガーのAPI詳細設定
トリガーの起動間隔フローの起動間隔を選択してください。最短で5分間隔の起動が可能です。※ご契約のプラン
キーワード件名や本文の中から、検知するキーワードを設定してください。
→テストをクリックします。 →成功すると以下の項目が取得できます。この取得した値
→保存するをクリックします。
ステップ4：分岐の設定 分岐「コマンドオペレーション 」をクリックしましょう。
こちらのステップでは、任意のファイルのみ後続の処理を行うために分岐設定をします。
オペレーションに「特定のラベルのメールを受信したら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：Google Driveでファイルをアップロードする 「ファイルをアップロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「格納先のフォルダID」を候補から選択しましょう。
「ファイル名」を「取得した値」から設定しましょう。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「ファイルの添付方法」が「取得した値を使用する」に、「ファイル」が「ダウンロードしたファイル」に設定されていることを確認します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
Google Driveにファイルがアップロードされました！
ステップ6：トリガーをONにする 設定完了です！
Google Driveを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Google Driveを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Google Driveに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Google Driveに格納されたファイルをトリガーに、OCRや文字起こし、GeminiやDeepseekによる要約といった高度な処理を自動実行できます。処理後の情報は、Salesforce、Xero、SmartHRといったシステムへの登録、Notionへの記録、ZendeskチケットやMiroボードの作成、GmailやLINE WORKSへの通知に利用可能です。
これにより、文書からのデータ抽出と情報連携の手間を大幅に削減し、データの活用と業務の効率化を実現できます。
Google Driveで格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する
試してみる
■概要
展示会で獲得した名刺や、Webからダウンロードされた申込書など、Google Driveに格納したファイルを一つひとつ手作業でSalesforceに転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで管理している名刺や申込書の情報を手入力でSalesforceに登録している方 リード情報のデータ入力作業における、入力ミスや対応漏れなどの課題を解消したい方 手作業による定型業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をトリガーに、Salesforceへのリード登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSalesforceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をマッピングします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダのIDを任意で設定してください。 OCR機能のアクションでは、読み取る文字数や書類の言語、使用するAIモデルなどを任意で設定し、抽出したい項目を指定してください。 Salesforceにリードを作成するアクションでは、OCRで抽出したどの情報を、氏名や会社名といったどの項目に登録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りLINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、その都度チャットツールで関係者に共有する作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、OCR機能が自動でファイルの内容を読み取り、抽出したテキスト情報をLINE WORKSに通知するため、書類関連の業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存した書類の確認とLINE WORKSでの共有を手作業で行っている方 請求書や発注書などの受付処理を迅速化し、対応漏れを防ぎたいと考えている担当者の方 OCRを活用して、紙の書類やPDFからのデータ抽出と情報共有を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納からOCRでの読み取り、LINE WORKSへの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた確認・連絡業務の時間を削減できます。 手作業による内容の見落としや転記ミス、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとLINE WORKSをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。 最後に、LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキスト情報を特定のトークルームに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクション設定で、書類の中から会社名、日付、金額といった特定のテキスト項目を抽出するように任意で設定することが可能です。 ■注意事項
Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などのPDFファイルを確認し、内容を転記してメールで通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで受け取った書類の内容確認や転記作業に追われている業務担当者の方 書類の処理から関係者へのメール連絡までの一連の流れを効率化したいと考えている方 手作業による転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
書類のアップロードから内容の読み取り、メール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業によるデータの転記ミスやメールの宛先間違い、送信漏れなどのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、読み取った情報を本文に含めてメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいファイルのIDを任意で設定してください。 AI機能のOCR設定では、読み取り対象のファイルや抽出したい項目、読み取り言語などを任意でカスタマイズしてください。 Gmailでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、メール本文の内容などを任意で設定してください。 ■注意事項
Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Geminiで要約してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google Driveに保存されたファイルをgemini OCRでテキスト化し、Geminiで要約します。そして、その結果を自動的にGoogle スプレッドシートに追加することが可能です。これにより、書類のデジタル化とデータ整理がスムーズに行え、日常業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで多くのファイルを管理しているビジネスユーザー 書類や画像データのテキスト化を自動化したい事務担当者 手動でのデータ入力作業を削減したいチームリーダー Geminiを活用して業務プロセスを改善したいIT担当者 データ整理やレポート作成の効率化を目指す企業の経営者
■このテンプレートを使うメリット
手動入力の手間を省き、業務効率を向上 Geminiにより高精度なテキスト化が可能 要約機能で情報整理が簡単に データの一元管理で作業ミスを防止
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Geminiで要約してNotionでレコード追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Geminiで要約してNotionでレコード追加することが可能です。このワークフローを活用すれば、データベースの情報管理がよりスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに多くのファイルを保存しており、効率的に管理したい方 書類やレポートの内容を迅速に把握し、要約を活用したいビジネスパーソン Notionを情報管理ツールとして利用しており、自動化を進めたい方 手作業でのOCR処理や要約作業に時間を取られているチームのリーダー AIや自動化ツールを活用して業務プロセスを改善したい経営者
■このテンプレートを使うメリット
業務効率の向上 情報の一元管理 精度の高いデータ処理
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要
お客様から受け取った申込書や問い合わせ内容のPDFなどをGoogle Driveに保存した後、その内容を確認して手作業でZendeskのチケットを作成していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、OCR機能がファイル内の文字を自動で読み取り、その内容をもとにZendeskでチケットを起票するため、こうした課題を解消し業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存されたファイルをもとに、Zendeskで手動でチケットを作成している方 書類の情報をシステムへ転記する際の入力ミスや、対応漏れなどの課題を解決したいと考えている方 顧客からの問い合わせ対応を効率化し、より迅速なサポート体制を構築したいチームの管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納を起点に、OCRでの読取からZendeskのチケット作成までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、チケット情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとZendeskをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、抽出した情報をチケットの件名や本文に紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、監視対象とするフォルダを任意で指定できます。また、特定のファイル名や拡張子を持つファイルのみを対象とするよう、条件を絞り込むことも可能です。 AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するかを設定したり、使用するAIモデルや言語を任意で変更したりできます。 ■注意事項
Google Drive、ZendeskとYoomを連携してください。 Zendeskとの連携およびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Driveに格納された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する
試してみる
■概要
採用活動で受け取る多数の履歴書を、その都度SmartHRへ手入力するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダに履歴書ファイルが追加されると、OCR機能が自動でテキスト情報を読み取り、SmartHRに従業員情報を登録します。この一連の作業を自動化することで、人事・採用担当者の手作業による負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとSmartHRを利用し、履歴書情報の転記作業に手間を感じている人事・採用担当者の方 手作業による従業員情報の入力ミスや漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたいと考えている方 採用業務のDXを推進し、定型業務を自動化してコア業務にリソースを集中させたい管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへの履歴書追加からSmartHRへの情報登録までが自動化されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。 OCR機能による自動読み取りと登録により、手入力に伴う転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSmartHRをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで追加されたファイルを取得します。 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードした履歴書ファイルから必要な情報を抽出します。 最後に、SmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を紐付けて従業員データを自動で追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、履歴書が格納される特定のフォルダIDを任意で設定してください。 OCR機能では、氏名や住所、生年月日など、履歴書から読み取ってSmartHRに登録したい項目を任意で設定できます。 SmartHRに従業員を登録するアクションで、対象となる事業所IDを任意で設定することが可能です。 ■注意事項
Google Drive、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Driveに追加されファイルをOCRで読み取り、Miroにボードを作成する
試してみる
■概要
Google Driveに保存した資料を基に、Miroでディスカッションやアイデア出しを行うことはありませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとMiroを連携させた情報共有を手作業で行っている方 アップロードされた資料を基にしたブレストや議論を効率化したい方 OCRを活用して、書類の内容を自動でMiroのボードに反映させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル追加をトリガーに、OCRでの読取りからMiroのボード作成までを自動化し、手作業の時間を削減します。 手作業によるファイル内容の転記が不要になるため、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとMiroをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで追加されたファイルを取得します。 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 最後に、オペレーションでMiroの「ボードを作成」アクションを設定し、抽出したテキスト情報をもとにボードを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定で、ファイル内のどの部分のテキストを抽出するかを任意で指定できます。 Miroのボード作成アクションでは、OCRで抽出したテキストなど、前段のオペレーションで取得した情報を動的に埋め込むことが可能です。 ■注意事項
Google DriveとMiroのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Driveに追加されファイルをOCRで読み取り、XeroでContactsを作成する
試してみる
■概要
Google Driveに保存した名刺や書類の情報は、手作業で会計ソフトやCRMに転記していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルを追加するだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、その内容をもとにXeroにContacts（連絡先）を自動で作成します。定型的な入力作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとXero間でのデータ入力に手間を感じている営業やバックオフィス担当の方 名刺や請求書などの画像・PDFから、手作業で文字情報を転記している方 取引先情報の登録作業を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにファイルをアップロードするだけで、XeroへのContacts登録までが自動で実行されるため、手作業での転記時間を短縮できます。 人の手によるデータ入力が不要になることで、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとXeroをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、特定のフォルダに新しいファイルが追加されたことを検知するよう設定します。 オペレーションで、トリガーで検知したファイルをGoogle Driveから取得するアクションを設定します。 オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでファイルから情報を抽出します。 最後に、オペレーションでXeroを選択し、抽出した情報をもとにContactsを自動で作成するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で設定してください。 Google Driveのファイルを取得するオペレーションでは、トリガーで検知したファイルのIDを指定してください。 OCR機能のオペレーションでは、会社名や氏名、メールアドレスなど、読み取りたい項目を自由に設定できます。 Xeroのオペレーション設定では、Contactsを登録したい対象のテナント（Tenant ID）を設定してください。 ■注意事項
Google DriveとXeroのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに追加された音声ファイルを文字起こしし、DeepSeekで要約してGoogle ドキュメントに追加する
試してみる
■概要
会議やインタビュー後の音声ファイルを文字起こしし、さらに要約を作成する作業に多くの時間を費やしていませんか。この一連の作業を手作業で行うと、手間がかかるだけでなく情報の抜け漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Google Driveに音声ファイルを追加するだけで、Yoomが自動で文字起こしを行い、DeepSeekで要約した上でGoogle ドキュメントに保存するため、議事録作成などの業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
会議の議事録やインタビュー記録の作成を効率化したいと考えている方 Google DriveやGoogle ドキュメント上で、音声ファイルの管理や情報共有を行っている方 手作業による文字起こしや要約作成に、多くの工数がかかっていると感じている方 ■このテンプレートを使うメリット
音声ファイルのアップロードから要約作成、ドキュメント保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 文字起こしテキストの転記ミスや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの品質向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Drive、DeepSeek、Google ドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、オペレーションで音声文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定します。 次に、オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」アクションを設定し、文字起こしした内容を要約します。 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションと「文末にテキストを追加」アクションを設定し、要約内容をドキュメントに記載します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のフォルダを任意で指定してください。 DeepSeekでテキストを生成するアクションでは、文字起こしした内容を変数として利用し、要約のプロンプトを任意で設定できます。 Google ドキュメントでドキュメントを作成するアクションとテキストを追加するアクションでは、ファイル名や記載内容を任意で設定でき、前段階で取得した情報を変数として利用可能です。
■注意事項
DeepSeek、Google ドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限について をご参照ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
メールとGoogle Driveを連携して請求書の保存作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードやアップロードの手間を削減し、保存漏れや整理のミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、経理担当者や各事業担当者は、毎月発生する定型的なファイル管理業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
よくあるご質問 Q：ファイル名を自動で変更できますか？
A：はい。可能です。実運用では「【請求書】A社_202407.pdf」のように、取引先名や受信月を含んだファイル名に変更できます。取得した値と直接入力する文字を組み合わせ、自由にファイル名を変更しましょう。
Q：特定のメールアドレスからのみ反応させられますか？ A：はい、可能です。Yoomではフローの中に「条件分岐」を設定できるため、特定の条件を満たすタスクだけを対象にメッセージを作成できます。※分岐について
Q：自動保存に失敗した場合、通知されますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページ こちら
