【プログラミング不要】会議録の内容をAIで自動要約する方法

フォームで送信された会議録をAI要約し共有する

<span class="mark-yellow">GoogleフォームやYoomのフォーム機能などで会議録ファイルが送信された場合に、自動でファイルを読み取りAIで要約し、関係者へLINE WORKSで共有する</span>設定により、ファイル提出から要約・共有までの流れを効率化し、会議後のフォローアップをスムーズに進めましょう！

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ストレージに保存された会議録をAI要約し共有する

<span class="mark-yellow">DropboxやBoxといった指定のストレージサービスに会議録ファイルがアップロードされたことを検知し、そのファイルを自動でOCR処理・AI要約してLINE WORKSへ通知する</span>ことで、ファイル管理と情報共有の手間を大幅に削減し、チーム内の情報アクセス性を高めましょう！

Gmailで受信した会議録をAIで要約しLINE WORKSに通知するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで会議録ファイルが添付されたメールを受信した際に、そのファイルをOCRで読み取り、AIで要約した後、LINE WORKSに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Gmail、LINE WORKSのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とOCR処理、AIによる要約、LINE WORKSへの通知アクションを設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：GmailとLINE WORKSをマイアプリ連携

GmailとLINE WORKSをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
※すでに連携が完了している方は、ステップ2にお進みください。

【Gmailのマイアプリ連携】

「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。

検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。

以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。

アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。

画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を選択します。

これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！

【LINE WORKSのマイアプリ連携】

「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。

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検索窓にLINE WORKSと検索し、LINE WORKS (API2.0)を選択してください。

以下の画面が表示されたら、クライアントID・クライアントシークレット・スコープを入力し、「追加」をクリックします。
※クライアントIDなどの取得方法に関してはこちらを参考にしてください。

LINE WORKSのマイアプリ登録がうまくいかない場合は、以下のリンク先を参照してください。
LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録がうまく行えない場合の確認事項

※LINE WORKSのマイアプリ連携の際、LINE WORKSのDeveloper Console画面上で、Redirect URLを入力後、「追加」を押しましょう！
追加をクリックしていない場合、Yoomとの連携ができませんので、ご注意ください。

マイアプリにGmailとLINE WORKSが表示されていれば、連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。

クリックすると以下のような画面に移ります。
タイトルを任意で修正し、トリガーアクションは「特定のラベルのメールを受信したら」を選択しましょう。
最後に、アカウントが正しいか確認し、次に進みましょう！

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次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、ラベル作成がまだの方は、Gmailの画面に移り、作成しましょう！

※テスト操作のため、赤枠のラベルを作成しました。今回は、以下の会議録ファイルが添付されたメールを受信した想定で進めていきます。

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Gmailの設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう！

• 「トリガーの起動時間」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
• 「ラベル」は、候補から先ほど作成したラベルを選択してください。以下のように、入力欄をクリックして表示される候補から入力できます。

入力完了後、ラベルが付与されたメールを受信した後に「テスト」をクリックしましょう！

テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプットが表示されます。
テスト後に表示されるアウトプットは、その後の設定で活用するデータとなります。

内容を確認後、「保存する」をクリックします。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！

ステップ4：OCRの設定

「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

各項目を確認し、次へをクリックしましょう！

詳細設定の画面に遷移したら、各項目を設定していきましょう。
まず、「ファイルの添付方法」を選択します。取得した値を使用するため、以下のように設定してください。

次に、「抽出したい項目」を設定しましょう。
この項目には、添付ファイルから抽出したい項目を入力します。今回は、下記のように入力しました。お好みに合わせて、カンマ（,）区切りで入力しましょう。

使用するAIを任意で選択してください。ChatGPTかClaudeを選択できます。今回はChatGPTを選択しました。

各項目の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、OCRで読み取った情報が「取得した値」に表示されました。問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。

これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！

ステップ5：要約する設定

以下の赤枠をクリックしましょう！

以下の画面が表示されたら、内容を確認します。
ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。 https://openai.com/ja-JP/api/pricing/

確認ができたら、次に進みましょう！

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続いて、詳細設定をしましょう。ここでは、先ほど抽出した項目を要約したり、プロンプトをカスタマイズすることが可能です。
要約対象のテキストはすでに設定されていますが、「取得した値」から選択することもできます。

文字数・要約条件・言語を設定後、テストをクリックしましょう。

テストに成功したら、取得した値に表示されているか確認後、「保存する」をクリックします。

これで、要約の設定は完了です！

ステップ6：LINE WORKSに通知する設定

いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。

以下の画面に遷移したら、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行います。
アクションは変更せず、次に進みましょう！

続いて、API接続設定を行います。まずは注意事項を確認しましょう。

• ボットID:Developer Consoleでボットを作成し、ボットIDを取得。入力欄をクリックして表示される「候補」からも選択が可能です。
• トークルームID:トークルーム画面のメニューにある「チャンネルID」をクリックすると表示されるID。※対象のトークルームにボットが参加している必要があります。
• メッセージ:今回は以下のように設定しました。入力欄をクリックして表示される「取得した値」から選択ができます。

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 入力完了後、テストをします。
テストに成功したら、LINE WORKSの画面に移り、通知されたかを確認しましょう。

無事に通知されましたね！
最後にYoomの画面に戻り、「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。

ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

以上、「Gmailで送信された会議録をOCRで読み取りAIで要約した後、LINE WORKSに通知する」方法でした！

文章の要約機能やLINE WORKSのAPIを使ったその他の自動化例

文章の要約機能やLINE WORKSのAPIを活用することで、さまざまな業務の自動化が実現できます。

文章の要約機能を使った自動化例

GitHubで作成されたプルリクエストをAIで要約しSlackに通知したり、Google スプレッドシートに追加された内容をDeepSeekで要約したりすることが可能です。また、受信メールの本文をAnthropic（Claude）で要約してNotionに記録したり、Google Driveに保存されたPDFをOCRで読み取り要約してGoogle Chatに通知することもできます。

LINE WORKSを使った自動化例

HubSpotで新しいコンタクトが登録されたタイミングや、BubbleでThingが作成された際に、LINE WORKSへ自動で通知を送ることが可能です。また、メールの受信時に添付ファイルをLINE WORKSのトークルームへ送信したり、WordPressで記事が公開されたときや、Google カレンダーで予定が作成されたときにも、すぐに通知を送信できます。

‍まとめ

この記事では、「会議録の内容をAIで自動要約する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
文章の要約機能を活用して会議録の要点を抽出し、LINE WORKSに自動で通知することで、手作業による確認や共有の手間を省くことができます。これにより、会議の振り返りや情報連携がスムーズに行えるようになります。

<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介した会議録要約・通知の自動化以外にも、さまざまな業務に対応したテンプレートが豊富に用意されています。</span>メールやフォーム、ストレージからのファイル取得を起点に、自動要約・通知までをつなぐことができる点も魅力です。

「会議録を読む時間が足りない」「関係者に共有するのが面倒」「情報の伝達をもっと早くしたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。特別な知識がなくても、すぐに始めることができます。

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