フォームで送信された会議録をAI要約し共有する
<span class="mark-yellow">GoogleフォームやYoomのフォーム機能などで会議録ファイルが送信された場合に、自動でファイルを読み取りAIで要約し、関係者へLINE WORKSで共有する</span>設定により、ファイル提出から要約・共有までの流れを効率化し、会議後のフォローアップをスムーズに進めましょう！
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「この会議って結局、何が決まったんだっけ？」
毎週のように届く会議録に、そんなモヤモヤを感じたことはありませんか？ファイルはメールで届いたけど、読む時間がなくて放置…。ようやく確認できた頃には、すでに別の業務が動き出していた…なんてことも。そんな状況を変えてくれるのが、会議録を自動でAI要約して、LINE WORKSに共有するフローです。
たとえば、<span class="mark-yellow">Gmailで受信した会議録ファイルをOCRで読み取り、AIが内容を簡潔に要約。その要約が自動でLINE WORKSに通知される仕組み</span>を整えれば、わざわざメールを開いて内容を確認する手間すら不要になります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、専門知識がなくてもすぐに始められるので、ぜひこの機会に会議録業務の自動化を試してみてください。日々の業務をよりスマートに進めることができると思いますよ！
Yoomには<span class="mark-yellow">会議録ファイルをAIで自動要約する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
会議録のファイルを受け取る方法は、メール、フォーム、ストレージへのアップロードなど様々ですが、どのような方法で受け取ったとしても、その後の「AIによる要約」と「LINE WORKSへの通知」プロセスを自動化するテンプレートをご紹介します。
これらの自動化により、会議内容の迅速な把握と関係者へのスムーズな情報共有を実現できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookといった普段お使いのメールツールで会議録ファイルが添付されたメールを受信した際に、自動でファイルをOCR処理し、AIが内容を要約してLINE WORKSへ通知する</span>ことで、メールの確認から要約、共有までの一連のプロセスを一気通貫で自動化し、迅速な情報連携を実現しましょう！
<span class="mark-yellow">GoogleフォームやYoomのフォーム機能などで会議録ファイルが送信された場合に、自動でファイルを読み取りAIで要約し、関係者へLINE WORKSで共有する</span>設定により、ファイル提出から要約・共有までの流れを効率化し、会議後のフォローアップをスムーズに進めましょう！
<span class="mark-yellow">DropboxやBoxといった指定のストレージサービスに会議録ファイルがアップロードされたことを検知し、そのファイルを自動でOCR処理・AI要約してLINE WORKSへ通知する</span>ことで、ファイル管理と情報共有の手間を大幅に削減し、チーム内の情報アクセス性を高めましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで会議録ファイルが添付されたメールを受信した際に、そのファイルをOCRで読み取り、AIで要約した後、LINE WORKSに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとLINE WORKSをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
※すでに連携が完了している方は、ステップ2にお進みください。
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【LINE WORKSのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にLINE WORKSと検索し、LINE WORKS (API2.0)を選択してください。
以下の画面が表示されたら、クライアントID・クライアントシークレット・スコープを入力し、「追加」をクリックします。
※クライアントIDなどの取得方法に関してはこちらを参考にしてください。
LINE WORKSのマイアプリ登録がうまくいかない場合は、以下のリンク先を参照してください。
LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録がうまく行えない場合の確認事項
※LINE WORKSのマイアプリ連携の際、LINE WORKSのDeveloper Console画面上で、Redirect URLを入力後、「追加」を押しましょう！
追加をクリックしていない場合、Yoomとの連携ができませんので、ご注意ください。
マイアプリにGmailとLINE WORKSが表示されていれば、連携完了です！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
タイトルを任意で修正し、トリガーアクションは「特定のラベルのメールを受信したら」を選択しましょう。
最後に、アカウントが正しいか確認し、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、ラベル作成がまだの方は、Gmailの画面に移り、作成しましょう！
※テスト操作のため、赤枠のラベルを作成しました。今回は、以下の会議録ファイルが添付されたメールを受信した想定で進めていきます。
Gmailの設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう！
入力完了後、ラベルが付与されたメールを受信した後に「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプットが表示されます。
テスト後に表示されるアウトプットは、その後の設定で活用するデータとなります。
内容を確認後、「保存する」をクリックします。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
各項目を確認し、次へをクリックしましょう！
詳細設定の画面に遷移したら、各項目を設定していきましょう。
まず、「ファイルの添付方法」を選択します。取得した値を使用するため、以下のように設定してください。
次に、「抽出したい項目」を設定しましょう。
この項目には、添付ファイルから抽出したい項目を入力します。今回は、下記のように入力しました。お好みに合わせて、カンマ（,）区切りで入力しましょう。
使用するAIを任意で選択してください。ChatGPTかClaudeを選択できます。今回はChatGPTを選択しました。
各項目の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、OCRで読み取った情報が「取得した値」に表示されました。問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、内容を確認します。
ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。 https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
確認ができたら、次に進みましょう！
続いて、詳細設定をしましょう。ここでは、先ほど抽出した項目を要約したり、プロンプトをカスタマイズすることが可能です。
要約対象のテキストはすでに設定されていますが、「取得した値」から選択することもできます。
文字数・要約条件・言語を設定後、テストをクリックしましょう。
テストに成功したら、取得した値に表示されているか確認後、「保存する」をクリックします。
これで、要約の設定は完了です！
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
以下の画面に遷移したら、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行います。
アクションは変更せず、次に進みましょう！
続いて、API接続設定を行います。まずは注意事項を確認しましょう。
入力完了後、テストをします。
テストに成功したら、LINE WORKSの画面に移り、通知されたかを確認しましょう。
無事に通知されましたね！
最後にYoomの画面に戻り、「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上、「Gmailで送信された会議録をOCRで読み取りAIで要約した後、LINE WORKSに通知する」方法でした！
文章の要約機能やLINE WORKSのAPIを活用することで、さまざまな業務の自動化が実現できます。
GitHubで作成されたプルリクエストをAIで要約しSlackに通知したり、Google スプレッドシートに追加された内容をDeepSeekで要約したりすることが可能です。また、受信メールの本文をAnthropic（Claude）で要約してNotionに記録したり、Google Driveに保存されたPDFをOCRで読み取り要約してGoogle Chatに通知することもできます。
HubSpotで新しいコンタクトが登録されたタイミングや、BubbleでThingが作成された際に、LINE WORKSへ自動で通知を送ることが可能です。また、メールの受信時に添付ファイルをLINE WORKSのトークルームへ送信したり、WordPressで記事が公開されたときや、Google カレンダーで予定が作成されたときにも、すぐに通知を送信できます。
この記事では、「会議録の内容をAIで自動要約する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
文章の要約機能を活用して会議録の要点を抽出し、LINE WORKSに自動で通知することで、手作業による確認や共有の手間を省くことができます。これにより、会議の振り返りや情報連携がスムーズに行えるようになります。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介した会議録要約・通知の自動化以外にも、さまざまな業務に対応したテンプレートが豊富に用意されています。</span>メールやフォーム、ストレージからのファイル取得を起点に、自動要約・通知までをつなぐことができる点も魅力です。
「会議録を読む時間が足りない」「関係者に共有するのが面倒」「情報の伝達をもっと早くしたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。特別な知識がなくても、すぐに始めることができます。
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