Asanaにタスクが追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Asanaでのタスク管理と並行して、関連ファイルを格納するためにDropboxで手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でDropboxに任意のフォルダが作成されるため、dropboxとasanaの連携における手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用し、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- dropboxとasanaの連携を自動化し、プロジェクト全体の生産性を向上させたいと考えている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、ファイル管理を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内でのファイル管理のルールを徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を元にしたフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったAsanaのタスク名といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Asanaで作成したタスクに対応するファイルを、Dropboxの専用フォルダで管理したい！」
「でも、タスク名とフォルダ名を一致させるのは地味に面倒だし、作成忘れも心配…」
AsanaとDropboxを併用する中で、このような手作業による連携業務に非効率さや煩わしさを感じていませんか？
もし、Asanaにタスクが追加されたら、自動でDropboxにフォルダを作成する仕組みがあれば、こうした日々の細かな手間から解放されるでしょう。ファイル管理のミスも防ぐことができ、プロジェクトの計画や実行といった重要な業務に集中できる時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
Asanaにタスクが追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Asanaでのタスク管理と並行して、関連ファイルを格納するためにDropboxで手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でDropboxに任意のフォルダが作成されるため、dropboxとasanaの連携における手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用し、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- dropboxとasanaの連携を自動化し、プロジェクト全体の生産性を向上させたいと考えている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、ファイル管理を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内でのファイル管理のルールを徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を元にしたフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったAsanaのタスク名といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AsanaとDropboxを連携してできること
AsanaとDropboxのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたタスク管理とファイル管理にまつわる様々な作業を自動化できます。
以下に具体的な自動化例をいくつかご紹介していますので、気になる内容があれば、ぜひクリックして詳細を確認してみてください！
Asanaにタスクが追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
Asanaへのタスク追加をきっかけに、そのタスクの情報を用いてDropboxに専用フォルダを自動で作成するシンプルなフローです。
タスクに関連する資料の保管場所が素早く確保できるため、ファイルの散在や命名規則のミスを防ぎ、管理の手間やヒューマンエラーといった悩みを解消できます。
Asanaにタスクが追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Asanaでのタスク管理と並行して、関連ファイルを格納するためにDropboxで手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でDropboxに任意のフォルダが作成されるため、dropboxとasanaの連携における手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用し、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- dropboxとasanaの連携を自動化し、プロジェクト全体の生産性を向上させたいと考えている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、ファイル管理を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内でのファイル管理のルールを徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を元にしたフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったAsanaのタスク名といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaに特定のタスクが追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
「デザイン依頼」や「契約書確認」など、タスク名に特定のキーワードを含むタスクだけを対象とすることも可能です。
不要なフォルダの作成を防ぎ、ストレージを常に整理された状態に保つことができるでしょう。
取得したタスクの情報と設定した条件が一致する場合にのみフォルダを作成する分岐処理を使用しているため、タスク名以外にも様々な条件でフィルタリングできます。
Asanaに特定のタスクが追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Asanaでタスクを管理し、関連ファイルをDropboxに保存する際、手作業でのフォルダ作成に手間を感じることはないでしょうか。単純な作業ですが、タスクが増えるほど負担になり、フォルダの作成漏れや命名ミスにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、AsanaとDropboxの連携が自動化され、特定のタスクが追加されると、Dropboxに任意のフォルダが自動で作成されるため、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用しており、タスクに関連するファイル管理を手作業で行っている方
- プロジェクト管理の質を向上させるため、dropboxとasanaの連携による自動化を検討している方
- フォルダ作成といった定型業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、タスク名と異なる名前をつけてしまうといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件で後続の処理を分けることができます
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意のフォルダを自動で作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、タスク名に特定のキーワードが含まれる場合のみフォルダを作成するといったように、処理を実行する条件を任意で設定することが可能です。
- Dropboxのフォルダ作成オペレーションでは、固定の名称を設定するだけでなく、トリガーで取得したAsanaのタスク名を変数として埋め込み、動的にフォルダ名を設定することも可能です。
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
AsanaとDropboxの連携フローを作ってみよう
ここからは、AsanaとDropboxを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
この記事では、先程ご紹介した「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」テンプレートを使ってフローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- AsanaとDropboxのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Asanaのトリガー設定とDropboxに作成するフォルダの設定
- フロー稼働の準備
Asanaにタスクが追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Asanaでのタスク管理と並行して、関連ファイルを格納するためにDropboxで手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でDropboxに任意のフォルダが作成されるため、dropboxとasanaの連携における手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用し、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- dropboxとasanaの連携を自動化し、プロジェクト全体の生産性を向上させたいと考えている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、ファイル管理を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内でのファイル管理のルールを徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を元にしたフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったAsanaのタスク名といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：AsanaとDropboxのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するAsanaとDropboxのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Asanaのマイアプリ登録
- アプリ一覧画面でAsanaを検索して選択。
- Asanaのサインイン画面が表示されます。
連携するアカウントでサインインしてください。
- YoomからAsanaへのアクセス権限を確認し、「許可」をクリック。
※ アカウントが登録されていない場合は、アカウント登録後に下図の画面に遷移します。
- 連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
Asanaが追加されていることを確認してください。
Dropboxのマイアプリ登録
- アプリ一覧画面でDropboxを検索して選択。
- 連携させるアカウントでログイン。
※ ログイン済みのアカウントがある場合、この画面はスキップされます。他のアカウントと連携させる際にはDropboxからログアウトしてください。
- アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
Dropboxが追加されていることを確認してください。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Asanaにタスクが追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Asanaでのタスク管理と並行して、関連ファイルを格納するためにDropboxで手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でDropboxに任意のフォルダが作成されるため、dropboxとasanaの連携における手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用し、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- dropboxとasanaの連携を自動化し、プロジェクト全体の生産性を向上させたいと考えている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、ファイル管理を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内でのファイル管理のルールを徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を元にしたフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったAsanaのタスク名といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるプロジェクトの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
- Asanaの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
- 連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。
- アクションを確認して、「次へ」をクリック。
- 「トリガーの起動間隔」をプルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、タスク作成時により早くフォルダ作成が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのでご注意ください。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 「ワークスペースID」に対象プロジェクトが属するワークスペースのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているAsanaアカウントから候補が表示されるため、対象となるワークスペースを選択してください。
検索欄にチャンネル名を入力すると検索が楽になります。
- 「プロジェクトID」にトリガーとなるタスクが追加されるプロジェクトのIDを設定。
入力欄クリック時に表示される候補から、対象となるプロジェクトを選択してください。
検索欄にプロジェクト名を入力することで候補を絞ることができます。
- 設定を終えたら、Asanaの指定したプロジェクトにテスト用のタスクを追加してください。
※ テスト用タスクの例
- Yoomに戻り、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」に最も新しいタスクの情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に変わる値）として使用できるようになります。
詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- テスト用に追加したタスクが取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
ステップ4：作成するフォルダの設定
それでは、Asanaから取得したタスクの情報を用いてDropboxにフォルダを作成しましょう。
- Dropboxの「フォルダを作成」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「フォルダのパス」にフォルダの作成先となるパスとフォルダ名を設定。
入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューから、取得したタスク情報（タスク名など）を選択してください。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
これらの値を用いて重複しないフォルダ名を設定しましょう。
- 「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、Dropboxの指定したパスに新しいフォルダが作成されます。
※ 作成されたフォルダ
- 期待通りにフォルダが作成されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Asanaの指定したプロジェクトにタスクを追加して、Dropboxの指定したパスにフォルダが作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
DropboxのデータをAsanaに連携したい場合
今回はAsanaからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にDropboxからAsanaへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxに追加されたファイルをOCRし、Asanaにタスクを追加する
Dropboxにアップロードされたファイル（請求書や契約書など）をOCRで読み取り、その内容をもとにAsanaタスクを自動で起票するフローです。
ファイルからAIが必要なデータを抽出するため、書類の確認からタスク作成までの一連の流れが自動化され、業務の初動を速めることができます。
Dropboxに追加されたファイルをOCRし、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、手動でAsanaにタスクを起票する作業に時間を要していませんか？この定型的な作業は、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DropboxとAsanaの連携を自動化し、ファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、Asanaへタスクを自動で追加できるため、手作業による非効率な業務を解消し、スムーズなタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxにアップロードされた請求書などの内容をもとに、Asanaでタスク管理を行っている方
- DropboxとAsana間の手作業による情報転記に手間を感じ、自動化を検討しているチーム
- ファイルベースの業務フローにおけるヒューマンエラーを減らし、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からAsanaへのタスク登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの確認漏れや、Asanaへのタスク入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropboxアカウントとAsanaアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRする」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、請求書の日付や金額、取引先名など、ファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクの担当者やプロジェクトを固定の値で指定したり、タスク名や説明にOCRで読み取ったファイルの内容を変数として設定できます。
■注意事項
- Dropbox、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Dropboxに追加されたファイルをOCRし、登録の有無を確認してAsanaにタスクを追加する
ファイルが追加されるたびにタスクを自動作成するだけでは、同じファイルが再アップロードされた場合に、重複したタスクが作られてしまう可能性があります。
この連携では、タスクを作成する前にAsana内に同様のタスクが存在しないかを確認するため、重複タスクの作成を防ぎ、Asanaのプロジェクトボードを常にクリーンで管理しやすい状態に保てます。
Dropboxに追加されたファイルをOCRし、登録の有無を確認してAsanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Dropboxに新しいファイルが追加されるたびに、その内容を確認して手動でAsanaにタスクを作成する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されると自動でファイルの内容をOCRで読み取り、Asanaにタスクを自動で追加するため、このような定型業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとAsanaを利用し、ファイルに基づいたタスク作成を手作業で行っている方
- Dropboxで管理している請求書などの書類処理をAsanaで効率的に管理したいと考えている方
- ファイル管理からタスク管理までの一連の流れを自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加を起点にAsanaのタスク作成までが自動化されるため、手作業による対応時間を短縮できます
- 手動での転記作業が不要になることで、タスクの作成漏れや内容の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropbox、AsanaのアカウントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションで「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションでAsanaの「タスクを検索」アクションを設定し、既に同様のタスクが存在しないかを確認します
- 次に、オペレーションで「分岐する」アクションを設定し、タスクの有無によって後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をもとにタスクを自動作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、テキストを抽出したい項目を任意で設定することが可能です
- Asanaでタスクを追加する際には、担当者やプロジェクトなどの各項目に固定の値を設定したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です
■注意事項
- Dropbox、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
AsanaやDropboxを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、AsanaやDropboxのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Asanaを使った便利な自動化例
Asanaで新しいタスクが追加されると、Notionに自動でタスクが追加され、プロジェクト管理が効率化されます。
また、GmailやSlackなど、他のツールからも簡単にタスクをAsanaに登録できるため、チームの情報共有がスムーズになり、タスク管理にかかる時間の削減が可能です。
Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知
試してみる
■概要
Asanaでタスクが完了したら、指定したメールアドレス宛にOutlookで完了の旨をメール通知します。
通知内容や送信先のメールアドレスは自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、Outlookそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして追加しSlackに通知する
試してみる
■概要
Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして自動的に追加してSlackに通知するフローです。
Asanaへ追加するタスクの設定など、設定内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Asana、Gmail、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで情報管理を行なっている方
・情報の一元管理に活用している方
・チーム全体でシートの編集をして情報の蓄積を行う方
2.Asanaを活用したプロジェクト管理を行う方
・タスクの状況把握のために活用している方
・進捗管理を行い確実なタスク解消を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはタスク管理によってプロジェクトの進行をスムーズにすることが期待できるツールです。
しかし、Google スプレッドシートでもタスクの管理を行なっている場合、重複する登録作業は従業員のモチベーションを低下させるかもしれません。
登録にかかる手間を省き、業務の進行を円滑化したいと考える方にこのフローは適してます。
このフローを活用することでGoogle スプレッドシートの登録内容を引用してAsanaへの情報の登録を自動で完了することができます。
登録作業の自動化によって手作業を待つことなく異なるツール間での登録を完了させることができ、チーム内の情報共有を円滑にします。
また手作業の手間や時間を省くことで、タスク解決に時間をかけることができ、生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackに投稿された内容をAsanaにタスクとして追加する
試してみる
■概要
Slackに新しい投稿があったらその内容をAsanaにタスクとして追加するフローです。
SlackとAsanaを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にAsanaに追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Asanaに格納する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・Asana、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらNotionに追加
試してみる
■概要
Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとNotionを併用しており、タスク情報の二重入力に手間を感じている方
- 手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくしたいプロジェクト担当者の方
- チーム内のタスク共有と情報の一元管理をより効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでNotionへ自動で情報が連携されるため、これまで手作業に費やしていた転記の時間を短縮することができます
- 手作業で起こりがちな入力間違いや、重要なタスク情報の転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Asanaから取得したタスク情報を任意のデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionへレコードを追加する際に、どのデータベースを対象にするか任意で設定が可能です
- Notionの各項目には、Asanaから取得したタスク名や期日といった値を埋め込むだけでなく、任意のテキストを固定値として入力することもできます
■注意事項
- Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxを使った便利な自動化例
ファイルがアップロードされると、Dropboxへの格納作業が自動化され、さらにその内容をOCRで読み取ってSlackに通知することができます。
これにより、ファイルの管理や更新作業を迅速に行えるようになり、チーム間の情報共有もスムーズに進むため、業務の効率化が図れるでしょう。
Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、LINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.LINE WORKSを利用している企業やチーム
- LINE WORKSを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認と関係者への共有を手作業で行っていませんか？
そうした作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに追加されたファイルからOCR機能でテキストを抽出し、Slackへ通知する流れを自動化できます。
ファイルの確認・共有業務を効率化し、迅速な情報連携を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存された請求書や申込書の内容を手作業で確認・転記している方
- 紙の書類をスキャンしてDropboxで管理し、その内容をSlackで共有している方
- 書類の内容確認や共有作業のミスをなくし、業務を正確に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からSlackへの通知までが自動化され、手作業で行っていた確認や転記作業の時間を短縮します。
- 金額や日付などの入力間違いや読み取り漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことで、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- DropboxとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内にダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で取得したテキスト情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイルが追加された際にフローボットを起動するフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出する項目（請求金額、会社名など）を自由に設定できます。
- Slackへの通知では、通知先のチャンネルを指定してください。
本文にOCR機能で取得したテキスト情報を埋め込むことで、より具体的な内容を通知できます。
■注意事項
- Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残す
試してみる
■概要
添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残すフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.画像やPDFデータの管理を任されているか方
・営業アシスタントや部門長
・帳票類を管理している経理担当や総務担当者
2.企業データをHubSpotで管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・自動でフローボットが起動する為、定型業務の漏れの改善に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームに添付されたファイルをDropboxに格納して、Notionにファイル情報を追加する
試してみる
■概要
フォームに添付されたファイルをDropboxに格納して、Notionにファイル情報を追加するフローです。
格納するファイルの種類は柔軟にカスタマイズすることができます。
NotionとDropboxを連携することによって、Yoomフォームの回答内容を手入力することなくファイルのアップロードとテキストデータの追加を自動で処理し、情報管理の抜けや漏れがなくなります。
YoomフォームトリガーをGoogleフォームトリガーに変更して作成することもできます。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■注意事項
・Notion、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
・ファイルの格納先やファイル名の設定を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
まとめ
AsanaとDropboxの連携を自動化することで、タスクごとのフォルダ作成や、ファイル内容の確認とタスク起票といった一連の手作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
担当者はファイル管理の煩わしさから解放され、整理された正しい情報に基づいて業務を進められるようになることで、本来注力すべきプロジェクトの推進といったコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：作成したフォルダの情報をAsanaタスクに貼れますか？
A：フローボットの設定画面で「フォルダを作成」の下に繋がる「＋」をクリックしてください。
ここでAsanaの「タスクを更新」アクションを追加することで、作成したフォルダのIDやフォルダ名などを共有することができます。
参考：「アプリと連携する」の設定方法
Q：フォルダ作成時に、テンプレートファイルも自動で格納できますか？
A：同様に「フォルダを作成」オペレーションの下の「＋」をクリックして、Dropboxの「ファイルをアップロード」オペレーションを追加してください。
フォルダ作成時と同じパスを指定することで、作成したフォルダにテンプレートファイルをアップロードできます。
Q：Asanaでタスク名を変更したら、フォルダ名も自動で変わりますか？
A：タスク名の変更に合わせてフォルダ名も更新するのであれば、トリガーとしてAsanaの「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」アクションを使用してください。
ここに、ミニプラン以上で利用できる分岐機能を追加することで、タスク作成時とタスク更新時に分けて処理を実行できるようになります。
参考：「分岐」の設定方法
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