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【簡単設定】AsanaのデータをDropboxに自動的に連携する方法
■概要
Asanaでのタスク管理と並行して、関連ファイルを格納するためにDropboxで手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でDropboxに任意のフォルダが作成されるため、dropboxとasanaの連携における手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用し、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- dropboxとasanaの連携を自動化し、プロジェクト全体の生産性を向上させたいと考えている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、ファイル管理を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内でのファイル管理のルールを徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を元にしたフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったAsanaのタスク名といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Asanaでのタスク管理と並行して、関連ファイルを格納するためにDropboxで手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でDropboxに任意のフォルダが作成されるため、dropboxとasanaの連携における手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用し、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- dropboxとasanaの連携を自動化し、プロジェクト全体の生産性を向上させたいと考えている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、ファイル管理を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内でのファイル管理のルールを徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を元にしたフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったAsanaのタスク名といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Asanaで作成したタスクに対応するファイルを、Dropboxの専用フォルダで管理したい！」
「でも、タスク名とフォルダ名を一致させるのは地味に面倒だし、作成忘れも心配…」
AsanaとDropboxを併用する中で、このような手作業による連携業務に非効率さや煩わしさを感じていませんか？
もし、Asanaにタスクが追加されたら、自動でDropboxにフォルダを作成する仕組みがあれば、こうした日々の細かな手間から解放されるでしょう。ファイル管理のミスも防ぐことができ、プロジェクトの計画や実行といった重要な業務に集中できる時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
■概要
Asanaでのタスク管理と並行して、関連ファイルを格納するためにDropboxで手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でDropboxに任意のフォルダが作成されるため、dropboxとasanaの連携における手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用し、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- dropboxとasanaの連携を自動化し、プロジェクト全体の生産性を向上させたいと考えている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、ファイル管理を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内でのファイル管理のルールを徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を元にしたフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったAsanaのタスク名といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Asanaでのタスク管理と並行して、関連ファイルを格納するためにDropboxで手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でDropboxに任意のフォルダが作成されるため、dropboxとasanaの連携における手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用し、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- dropboxとasanaの連携を自動化し、プロジェクト全体の生産性を向上させたいと考えている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、ファイル管理を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内でのファイル管理のルールを徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を元にしたフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったAsanaのタスク名といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AsanaとDropboxを連携してできること
AsanaとDropboxのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたタスク管理とファイル管理にまつわる様々な作業を自動化できます。
以下に具体的な自動化例をいくつかご紹介していますので、気になる内容があれば、ぜひクリックして詳細を確認してみてください！
Asanaにタスクが追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
Asanaへのタスク追加をきっかけに、そのタスクの情報を用いてDropboxに専用フォルダを自動で作成するシンプルなフローです。
タスクに関連する資料の保管場所が素早く確保できるため、ファイルの散在や命名規則のミスを防ぎ、管理の手間やヒューマンエラーといった悩みを解消できます。
■概要
Asanaでのタスク管理と並行して、関連ファイルを格納するためにDropboxで手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でDropboxに任意のフォルダが作成されるため、dropboxとasanaの連携における手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用し、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- dropboxとasanaの連携を自動化し、プロジェクト全体の生産性を向上させたいと考えている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、ファイル管理を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内でのファイル管理のルールを徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を元にしたフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったAsanaのタスク名といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Asanaでのタスク管理と並行して、関連ファイルを格納するためにDropboxで手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でDropboxに任意のフォルダが作成されるため、dropboxとasanaの連携における手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用し、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- dropboxとasanaの連携を自動化し、プロジェクト全体の生産性を向上させたいと考えている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、ファイル管理を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内でのファイル管理のルールを徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を元にしたフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったAsanaのタスク名といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaに特定のタスクが追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
「デザイン依頼」や「契約書確認」など、タスク名に特定のキーワードを含むタスクだけを対象とすることも可能です。
不要なフォルダの作成を防ぎ、ストレージを常に整理された状態に保つことができるでしょう。
取得したタスクの情報と設定した条件が一致する場合にのみフォルダを作成する分岐処理を使用しているため、タスク名以外にも様々な条件でフィルタリングできます。
■概要
Asanaでタスクを管理し、関連ファイルをDropboxに保存する際、手作業でのフォルダ作成に手間を感じることはないでしょうか。単純な作業ですが、タスクが増えるほど負担になり、フォルダの作成漏れや命名ミスにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、AsanaとDropboxの連携が自動化され、特定のタスクが追加されると、Dropboxに任意のフォルダが自動で作成されるため、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用しており、タスクに関連するファイル管理を手作業で行っている方
- プロジェクト管理の質を向上させるため、dropboxとasanaの連携による自動化を検討している方
- フォルダ作成といった定型業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、タスク名と異なる名前をつけてしまうといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件で後続の処理を分けることができます
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意のフォルダを自動で作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、タスク名に特定のキーワードが含まれる場合のみフォルダを作成するといったように、処理を実行する条件を任意で設定することが可能です。
- Dropboxのフォルダ作成オペレーションでは、固定の名称を設定するだけでなく、トリガーで取得したAsanaのタスク名を変数として埋め込み、動的にフォルダ名を設定することも可能です。
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Asanaでタスクを管理し、関連ファイルをDropboxに保存する際、手作業でのフォルダ作成に手間を感じることはないでしょうか。単純な作業ですが、タスクが増えるほど負担になり、フォルダの作成漏れや命名ミスにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、AsanaとDropboxの連携が自動化され、特定のタスクが追加されると、Dropboxに任意のフォルダが自動で作成されるため、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用しており、タスクに関連するファイル管理を手作業で行っている方
- プロジェクト管理の質を向上させるため、dropboxとasanaの連携による自動化を検討している方
- フォルダ作成といった定型業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、タスク名と異なる名前をつけてしまうといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件で後続の処理を分けることができます
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意のフォルダを自動で作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、タスク名に特定のキーワードが含まれる場合のみフォルダを作成するといったように、処理を実行する条件を任意で設定することが可能です。
- Dropboxのフォルダ作成オペレーションでは、固定の名称を設定するだけでなく、トリガーで取得したAsanaのタスク名を変数として埋め込み、動的にフォルダ名を設定することも可能です。
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
AsanaとDropboxの連携フローを作ってみよう
ここからは、AsanaとDropboxを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
この記事では、先程ご紹介した「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」テンプレートを使ってフローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- AsanaとDropboxのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Asanaのトリガー設定とDropboxに作成するフォルダの設定
- フロー稼働の準備
■概要
Asanaでのタスク管理と並行して、関連ファイルを格納するためにDropboxで手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でDropboxに任意のフォルダが作成されるため、dropboxとasanaの連携における手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用し、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- dropboxとasanaの連携を自動化し、プロジェクト全体の生産性を向上させたいと考えている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、ファイル管理を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内でのファイル管理のルールを徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を元にしたフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったAsanaのタスク名といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Asanaでのタスク管理と並行して、関連ファイルを格納するためにDropboxで手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でDropboxに任意のフォルダが作成されるため、dropboxとasanaの連携における手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用し、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- dropboxとasanaの連携を自動化し、プロジェクト全体の生産性を向上させたいと考えている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、ファイル管理を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内でのファイル管理のルールを徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を元にしたフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったAsanaのタスク名といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：AsanaとDropboxのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するAsanaとDropboxのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Asanaのマイアプリ登録
- アプリ一覧画面でAsanaを検索して選択。
- Asanaのサインイン画面が表示されます。
連携するアカウントでサインインしてください。
- YoomからAsanaへのアクセス権限を確認し、「許可」をクリック。
※ アカウントが登録されていない場合は、アカウント登録後に下図の画面に遷移します。
- 連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
Asanaが追加されていることを確認してください。
Dropboxのマイアプリ登録
- アプリ一覧画面でDropboxを検索して選択。
- 連携させるアカウントでログイン。
※ ログイン済みのアカウントがある場合、この画面はスキップされます。他のアカウントと連携させる際にはDropboxからログアウトしてください。
- アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
Dropboxが追加されていることを確認してください。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Asanaでのタスク管理と並行して、関連ファイルを格納するためにDropboxで手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でDropboxに任意のフォルダが作成されるため、dropboxとasanaの連携における手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用し、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- dropboxとasanaの連携を自動化し、プロジェクト全体の生産性を向上させたいと考えている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、ファイル管理を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内でのファイル管理のルールを徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を元にしたフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったAsanaのタスク名といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Asanaでのタスク管理と並行して、関連ファイルを格納するためにDropboxで手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でDropboxに任意のフォルダが作成されるため、dropboxとasanaの連携における手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用し、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- dropboxとasanaの連携を自動化し、プロジェクト全体の生産性を向上させたいと考えている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、ファイル管理を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内でのファイル管理のルールを徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を元にしたフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったAsanaのタスク名といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるプロジェクトの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
- Asanaの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。 - 連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。 - アクションを確認して、「次へ」をクリック。
- 「トリガーの起動間隔」をプルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、タスク作成時により早くフォルダ作成が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのでご注意ください。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 「ワークスペースID」に対象プロジェクトが属するワークスペースのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているAsanaアカウントから候補が表示されるため、対象となるワークスペースを選択してください。
検索欄にチャンネル名を入力すると検索が楽になります。
- 「プロジェクトID」にトリガーとなるタスクが追加されるプロジェクトのIDを設定。
入力欄クリック時に表示される候補から、対象となるプロジェクトを選択してください。
検索欄にプロジェクト名を入力することで候補を絞ることができます。
- 設定を終えたら、Asanaの指定したプロジェクトにテスト用のタスクを追加してください。
※ テスト用タスクの例
- Yoomに戻り、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」に最も新しいタスクの情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に変わる値）として使用できるようになります。
詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- テスト用に追加したタスクが取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
ステップ4：作成するフォルダの設定
それでは、Asanaから取得したタスクの情報を用いてDropboxにフォルダを作成しましょう。
- Dropboxの「フォルダを作成」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「フォルダのパス」にフォルダの作成先となるパスとフォルダ名を設定。
入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューから、取得したタスク情報（タスク名など）を選択してください。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
これらの値を用いて重複しないフォルダ名を設定しましょう。
- 「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、Dropboxの指定したパスに新しいフォルダが作成されます。
※ 作成されたフォルダ
- 期待通りにフォルダが作成されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Asanaの指定したプロジェクトにタスクを追加して、Dropboxの指定したパスにフォルダが作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
DropboxのデータをAsanaに連携したい場合
今回はAsanaからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にDropboxからAsanaへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxに追加されたファイルをOCRし、Asanaにタスクを追加する
Dropboxにアップロードされたファイル（請求書や契約書など）をOCRで読み取り、その内容をもとにAsanaタスクを自動で起票するフローです。
ファイルからAIが必要なデータを抽出するため、書類の確認からタスク作成までの一連の流れが自動化され、業務の初動を速めることができます。
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、手動でAsanaにタスクを起票する作業に時間を要していませんか？この定型的な作業は、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DropboxとAsanaの連携を自動化し、ファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、Asanaへタスクを自動で追加できるため、手作業による非効率な業務を解消し、スムーズなタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxにアップロードされた請求書などの内容をもとに、Asanaでタスク管理を行っている方
- DropboxとAsana間の手作業による情報転記に手間を感じ、自動化を検討しているチーム
- ファイルベースの業務フローにおけるヒューマンエラーを減らし、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からAsanaへのタスク登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの確認漏れや、Asanaへのタスク入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropboxアカウントとAsanaアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRする」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、請求書の日付や金額、取引先名など、ファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクの担当者やプロジェクトを固定の値で指定したり、タスク名や説明にOCRで読み取ったファイルの内容を変数として設定できます。
■注意事項
- Dropbox、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、手動でAsanaにタスクを起票する作業に時間を要していませんか？この定型的な作業は、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DropboxとAsanaの連携を自動化し、ファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、Asanaへタスクを自動で追加できるため、手作業による非効率な業務を解消し、スムーズなタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxにアップロードされた請求書などの内容をもとに、Asanaでタスク管理を行っている方
- DropboxとAsana間の手作業による情報転記に手間を感じ、自動化を検討しているチーム
- ファイルベースの業務フローにおけるヒューマンエラーを減らし、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からAsanaへのタスク登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの確認漏れや、Asanaへのタスク入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropboxアカウントとAsanaアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRする」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、請求書の日付や金額、取引先名など、ファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクの担当者やプロジェクトを固定の値で指定したり、タスク名や説明にOCRで読み取ったファイルの内容を変数として設定できます。
■注意事項
- Dropbox、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Dropboxに追加されたファイルをOCRし、登録の有無を確認してAsanaにタスクを追加する
ファイルが追加されるたびにタスクを自動作成するだけでは、同じファイルが再アップロードされた場合に、重複したタスクが作られてしまう可能性があります。
この連携では、タスクを作成する前にAsana内に同様のタスクが存在しないかを確認するため、重複タスクの作成を防ぎ、Asanaのプロジェクトボードを常にクリーンで管理しやすい状態に保てます。
■概要
Dropboxに新しいファイルが追加されるたびに、その内容を確認して手動でAsanaにタスクを作成する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されると自動でファイルの内容をOCRで読み取り、Asanaにタスクを自動で追加するため、このような定型業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとAsanaを利用し、ファイルに基づいたタスク作成を手作業で行っている方
- Dropboxで管理している請求書などの書類処理をAsanaで効率的に管理したいと考えている方
- ファイル管理からタスク管理までの一連の流れを自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加を起点にAsanaのタスク作成までが自動化されるため、手作業による対応時間を短縮できます
- 手動での転記作業が不要になることで、タスクの作成漏れや内容の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropbox、AsanaのアカウントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションで「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションでAsanaの「タスクを検索」アクションを設定し、既に同様のタスクが存在しないかを確認します
- 次に、オペレーションで「分岐する」アクションを設定し、タスクの有無によって後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をもとにタスクを自動作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、テキストを抽出したい項目を任意で設定することが可能です
- Asanaでタスクを追加する際には、担当者やプロジェクトなどの各項目に固定の値を設定したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です
■注意事項
- Dropbox、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Dropboxに新しいファイルが追加されるたびに、その内容を確認して手動でAsanaにタスクを作成する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されると自動でファイルの内容をOCRで読み取り、Asanaにタスクを自動で追加するため、このような定型業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとAsanaを利用し、ファイルに基づいたタスク作成を手作業で行っている方
- Dropboxで管理している請求書などの書類処理をAsanaで効率的に管理したいと考えている方
- ファイル管理からタスク管理までの一連の流れを自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加を起点にAsanaのタスク作成までが自動化されるため、手作業による対応時間を短縮できます
- 手動での転記作業が不要になることで、タスクの作成漏れや内容の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropbox、AsanaのアカウントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションで「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションでAsanaの「タスクを検索」アクションを設定し、既に同様のタスクが存在しないかを確認します
- 次に、オペレーションで「分岐する」アクションを設定し、タスクの有無によって後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をもとにタスクを自動作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、テキストを抽出したい項目を任意で設定することが可能です
- Asanaでタスクを追加する際には、担当者やプロジェクトなどの各項目に固定の値を設定したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です
■注意事項
- Dropbox、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
AsanaやDropboxを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、AsanaやDropboxのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Asanaを使った便利な自動化例
Asanaで新しいタスクが追加されると、Notionに自動でタスクが追加され、プロジェクト管理が効率化されます。
また、GmailやSlackなど、他のツールからも簡単にタスクをAsanaに登録できるため、チームの情報共有がスムーズになり、タスク管理にかかる時間の削減が可能です。
■概要Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。■このテンプレートをおすすめする方- AsanaとNotionを併用しており、タスク情報の二重入力に手間を感じている方
- 手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくしたいプロジェクト担当者の方
- チーム内のタスク共有と情報の一元管理をより効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Asanaにタスクを追加するだけでNotionへ自動で情報が連携されるため、これまで手作業に費やしていた転記の時間を短縮することができます
- 手作業で起こりがちな入力間違いや、重要なタスク情報の転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、AsanaとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Asanaから取得したタスク情報を任意のデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Notionへレコードを追加する際に、どのデータベースを対象にするか任意で設定が可能です
- Notionの各項目には、Asanaから取得したタスク名や期日といった値を埋め込むだけでなく、任意のテキストを固定値として入力することもできます
■注意事項- Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
プロジェクト管理ツールAsanaでタスクを完了するたびに、関係者へOutlookでメール通知を手作業で行っていませんか？
この定型的な報告業務は、対応漏れのリスクがあるだけでなく、本来集中すべきコア業務の時間を奪ってしまう原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のタスクが完了したことをトリガーに、Outlookから自動で完了通知メールを送信できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとOutlookを併用しており、タスク完了報告の手間を削減したい方
- 手作業によるメール送信での、通知漏れや宛先間違いなどのミスを防ぎたい方
- プロジェクトの進捗共有を自動化し、チームの連携を円滑にしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでタスクを完了させるだけで自動でメールが送信されるため、報告業務にかかっていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに通知が実行されるため、メールの送信忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、タスクの完了を通知するメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で指定することが可能です。
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの件名や本文に固定のテキストを設定したり、Asanaから取得したタスク名などの動的な情報を埋め込んだりするカスタムが可能です。
■注意事項
- Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Slackでのコミュニケーションの中で発生したタスク依頼などを、手作業でAsanaに転記していませんか？重要な情報が流れてしまったり、転記漏れが発生したりと、タスク管理に課題を感じることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Slackの特定のチャンネルへの投稿をきっかけに、Asanaへ自動でタスクを追加できます。手作業による手間やヒューマンエラーを減らし、スムーズなタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Slackでの依頼事項を手作業でAsanaに転記している方
- Slack上のタスク依頼の抜け漏れを防ぎ、管理を効率化したいチームリーダーの方
- Asanaを活用したタスク管理の自動化に興味があるプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Slackの投稿を自動でAsanaにタスクとして追加するため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、タスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、SlackとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」アクションを設定して、Slackの投稿内容を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Slackのトリガー設定では、タスク化の対象としたいチャンネルを任意で設定してください。特定のチャンネルのみを監視できます。
- Asanaのタスク追加オペレーションでは、Slackの投稿内容のどの情報をタスクの件名や詳細に反映させるかなどを任意で設定できます。
■注意事項- Slack、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Google スプレッドシートでタスクを管理しているものの、チームで利用しているAsanaへの手作業での転記に手間を感じていませんか？ また、手作業によるタスクの登録漏れや入力ミスは、プロジェクトの遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで、Asanaへのタスク追加を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消し、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとAsanaでタスク管理を行っており、二重入力に手間を感じている方
- 手作業でのタスク転記による、登録漏れや入力ミスを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- チームのタスク管理プロセスを自動化し、より効率的な運用を目指している方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの情報が更新されると、自動でAsanaにタスクが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- 1.はじめに、Google スプレッドシートとAsanaをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 3.次に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を各項目にマッピングします。
- 4.最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Asanaへの連携が完了したことを示すステータスなどを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、担当者や期限、プロジェクトなどを任意で設定できるほか、スプレッドシートから取得した値をタスク名や説明に自由に反映させることが可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要Gmailで受信する重要な依頼や問い合わせメールの管理に手間取っていませんか。手作業でAsanaにタスクを登録し、Slackでチームに共有するフローでは、対応漏れや情報共有の遅れが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailのメール受信をトリガーに、Asanaへのタスク登録とSlackへの通知までを自動化できます。メールを起点としたタスク管理の効率化を実現し、対応の迅速化と確実性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信した依頼をAsanaで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- チームでのタスク共有にAsanaとSlackを利用し、情報連携をより迅速に行いたい方
- メール対応の抜け漏りを防ぎ、タスク管理のプロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでメールを受信するとAsanaにタスクが自動で追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- タスクの登録や関係者への通知が自動化されることで、対応漏れや情報共有の遅延といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、マイアプリ連携画面でGmail、Asana、SlackをそれぞれYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの件名や本文などをタスク情報として紐付けます。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルにタスクが作成された旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいメールのラベルを任意で設定してください。
- Asanaのタスク追加アクションでは、Gmailで受信したメールの件名や本文などの情報を引用し、タスクの担当者や期限などのフィールドを自由に設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、メッセージを送付するチャンネルや、通知するメッセージの内容を任意でカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- Gmail、Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AsanaとNotionを併用しており、タスク情報の二重入力に手間を感じている方
- 手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくしたいプロジェクト担当者の方
- チーム内のタスク共有と情報の一元管理をより効率的に行いたいと考えている方
- Asanaにタスクを追加するだけでNotionへ自動で情報が連携されるため、これまで手作業に費やしていた転記の時間を短縮することができます
- 手作業で起こりがちな入力間違いや、重要なタスク情報の転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
- はじめに、AsanaとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Asanaから取得したタスク情報を任意のデータベースに追加します
- Notionへレコードを追加する際に、どのデータベースを対象にするか任意で設定が可能です
- Notionの各項目には、Asanaから取得したタスク名や期日といった値を埋め込むだけでなく、任意のテキストを固定値として入力することもできます
- Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
プロジェクト管理ツールAsanaでタスクを完了するたびに、関係者へOutlookでメール通知を手作業で行っていませんか？
この定型的な報告業務は、対応漏れのリスクがあるだけでなく、本来集中すべきコア業務の時間を奪ってしまう原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のタスクが完了したことをトリガーに、Outlookから自動で完了通知メールを送信できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとOutlookを併用しており、タスク完了報告の手間を削減したい方
- 手作業によるメール送信での、通知漏れや宛先間違いなどのミスを防ぎたい方
- プロジェクトの進捗共有を自動化し、チームの連携を円滑にしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでタスクを完了させるだけで自動でメールが送信されるため、報告業務にかかっていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに通知が実行されるため、メールの送信忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、タスクの完了を通知するメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で指定することが可能です。
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの件名や本文に固定のテキストを設定したり、Asanaから取得したタスク名などの動的な情報を埋め込んだりするカスタムが可能です。
■注意事項
- Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Slackでの依頼事項を手作業でAsanaに転記している方
- Slack上のタスク依頼の抜け漏れを防ぎ、管理を効率化したいチームリーダーの方
- Asanaを活用したタスク管理の自動化に興味があるプロジェクトマネージャーの方
- Slackの投稿を自動でAsanaにタスクとして追加するため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、タスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理に繋がります。
- はじめに、SlackとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」アクションを設定して、Slackの投稿内容を基にタスクを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、タスク化の対象としたいチャンネルを任意で設定してください。特定のチャンネルのみを監視できます。
- Asanaのタスク追加オペレーションでは、Slackの投稿内容のどの情報をタスクの件名や詳細に反映させるかなどを任意で設定できます。
- Slack、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとAsanaでタスク管理を行っており、二重入力に手間を感じている方
- 手作業でのタスク転記による、登録漏れや入力ミスを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- チームのタスク管理プロセスを自動化し、より効率的な運用を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報が更新されると、自動でAsanaにタスクが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、Google スプレッドシートとAsanaをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 3.次に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を各項目にマッピングします。
- 4.最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Asanaへの連携が完了したことを示すステータスなどを記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、担当者や期限、プロジェクトなどを任意で設定できるほか、スプレッドシートから取得した値をタスク名や説明に自由に反映させることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した依頼をAsanaで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- チームでのタスク共有にAsanaとSlackを利用し、情報連携をより迅速に行いたい方
- メール対応の抜け漏りを防ぎ、タスク管理のプロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するとAsanaにタスクが自動で追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- タスクの登録や関係者への通知が自動化されることで、対応漏れや情報共有の遅延といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でGmail、Asana、SlackをそれぞれYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの件名や本文などをタスク情報として紐付けます。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルにタスクが作成された旨を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいメールのラベルを任意で設定してください。
- Asanaのタスク追加アクションでは、Gmailで受信したメールの件名や本文などの情報を引用し、タスクの担当者や期限などのフィールドを自由に設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、メッセージを送付するチャンネルや、通知するメッセージの内容を任意でカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxを使った便利な自動化例
ファイルがアップロードされると、Dropboxへの格納作業が自動化され、さらにその内容をOCRで読み取ってSlackに通知することができます。
これにより、ファイルの管理や更新作業を迅速に行えるようになり、チーム間の情報共有もスムーズに進むため、業務の効率化が図れるでしょう。
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認と関係者への共有を手作業で行っていませんか？
そうした作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに追加されたファイルからOCR機能でテキストを抽出し、Slackへ通知する流れを自動化できます。
ファイルの確認・共有業務を効率化し、迅速な情報連携を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存された請求書や申込書の内容を手作業で確認・転記している方
- 紙の書類をスキャンしてDropboxで管理し、その内容をSlackで共有している方
- 書類の内容確認や共有作業のミスをなくし、業務を正確に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からSlackへの通知までが自動化され、手作業で行っていた確認や転記作業の時間を短縮します。
- 金額や日付などの入力間違いや読み取り漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことで、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- DropboxとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内にダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で取得したテキスト情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイルが追加された際にフローボットを起動するフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出する項目（請求金額、会社名など）を自由に設定できます。
- Slackへの通知では、通知先のチャンネルを指定してください。
本文にOCR機能で取得したテキスト情報を埋め込むことで、より具体的な内容を通知できます。
■注意事項
- Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.LINE WORKSを利用している企業やチーム
- LINE WORKSを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
■概要フォームで受け取った添付ファイルの管理に、手間や時間を取られていませんか。ファイルを一つずつダウンロードし、手作業でDropboxに格納、さらにNotionに関連情報を転記する作業は、ミスが発生しやすく非効率な場合もあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、添付ファイルのDropboxへの格納からNotionへの情報追加までを自動で実行し、ファイル管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受け取った添付ファイルをDropboxで管理しているご担当者の方
- DropboxとNotionを連携させ、ファイル管理に関する業務を効率化したい方
- 手作業によるファイルのアップロードや、情報転記のミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームにファイルが添付されると、Dropboxへの格納とNotionへの情報追加が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納忘れや、Notionへの情報転記における入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、DropboxとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答があったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「Dropboxにアップロードする」アクションを設定し、フォームから受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）」アクションを設定し、ファイル情報などを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダやファイル名は任意で設定が可能です。
- Notionで更新対象とするデータベースや、更新するプロパティの内容は任意で設定してください。
■注意事項- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要お客様から届く添付ファイル付きメールの管理は、意外と手間がかかる業務ではないでしょうか。ファイルをダウンロードしてフォルダに格納し、さらに顧客管理ツールに履歴を残すといった一連の作業は、積み重なると大きな負担になります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードし、その情報をHubSpotのコンタ-クトにメモとして追加する流れを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- メールでのやり取りが多く、添付ファイルの管理に手間を感じている営業やCS担当者の方
- DropboxとHubSpotを併用し、顧客ごとのファイルや情報の管理を手作業で行っている方
- 顧客とのコミュニケーション履歴を一元管理し、対応の抜け漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信からファイル保存、顧客情報へのメモ追加までを自動化できるため、手作業の時間を削減します。
- ファイルの保存ミスや顧客情報への記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応履歴の正確な一元管理が可能です。
■フローボットの流れ- はじめに、DropboxとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信した添付ファイルを保存します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトにメモを追加」アクションでファイルの保存履歴などを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メール機能のトリガーでは、特定のメールアドレスで受信した場合のみ起動するよう設定したり、件名や本文に特定の文字列が含まれる場合といった条件を任意で設定できます。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名にメールの受信日時や送信元アドレスを付与したり、保存先のフォルダを指定したりすることが可能です。
- HubSpotのメモには、メールの件名や本文、Dropboxに保存したファイルのURLなど、前段のフローで取得した情報を自由に引用して記録できます。
■注意事項- Dropbox、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認と関係者への共有を手作業で行っていませんか？
そうした作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに追加されたファイルからOCR機能でテキストを抽出し、Slackへ通知する流れを自動化できます。
ファイルの確認・共有業務を効率化し、迅速な情報連携を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存された請求書や申込書の内容を手作業で確認・転記している方
- 紙の書類をスキャンしてDropboxで管理し、その内容をSlackで共有している方
- 書類の内容確認や共有作業のミスをなくし、業務を正確に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からSlackへの通知までが自動化され、手作業で行っていた確認や転記作業の時間を短縮します。
- 金額や日付などの入力間違いや読み取り漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことで、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- DropboxとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内にダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で取得したテキスト情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイルが追加された際にフローボットを起動するフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出する項目（請求金額、会社名など）を自由に設定できます。
- Slackへの通知では、通知先のチャンネルを指定してください。
本文にOCR機能で取得したテキスト情報を埋め込むことで、より具体的な内容を通知できます。
■注意事項
- Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.LINE WORKSを利用している企業やチーム
- LINE WORKSを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
- フォームで受け取った添付ファイルをDropboxで管理しているご担当者の方
- DropboxとNotionを連携させ、ファイル管理に関する業務を効率化したい方
- 手作業によるファイルのアップロードや、情報転記のミスを減らしたい方
- フォームにファイルが添付されると、Dropboxへの格納とNotionへの情報追加が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納忘れや、Notionへの情報転記における入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、DropboxとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答があったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「Dropboxにアップロードする」アクションを設定し、フォームから受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）」アクションを設定し、ファイル情報などを指定のデータベースに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダやファイル名は任意で設定が可能です。
- Notionで更新対象とするデータベースや、更新するプロパティの内容は任意で設定してください。
- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールでのやり取りが多く、添付ファイルの管理に手間を感じている営業やCS担当者の方
- DropboxとHubSpotを併用し、顧客ごとのファイルや情報の管理を手作業で行っている方
- 顧客とのコミュニケーション履歴を一元管理し、対応の抜け漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からファイル保存、顧客情報へのメモ追加までを自動化できるため、手作業の時間を削減します。
- ファイルの保存ミスや顧客情報への記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応履歴の正確な一元管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信した添付ファイルを保存します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトにメモを追加」アクションでファイルの保存履歴などを記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、特定のメールアドレスで受信した場合のみ起動するよう設定したり、件名や本文に特定の文字列が含まれる場合といった条件を任意で設定できます。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名にメールの受信日時や送信元アドレスを付与したり、保存先のフォルダを指定したりすることが可能です。
- HubSpotのメモには、メールの件名や本文、Dropboxに保存したファイルのURLなど、前段のフローで取得した情報を自由に引用して記録できます。
■注意事項
- Dropbox、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
AsanaとDropboxの連携を自動化することで、タスクごとのフォルダ作成や、ファイル内容の確認とタスク起票といった一連の手作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
担当者はファイル管理の煩わしさから解放され、整理された正しい情報に基づいて業務を進められるようになることで、本来注力すべきプロジェクトの推進といったコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：作成したフォルダの情報をAsanaタスクに貼れますか？
A：フローボットの設定画面で「フォルダを作成」の下に繋がる「＋」をクリックしてください。
ここでAsanaの「タスクを更新」アクションを追加することで、作成したフォルダのIDやフォルダ名などを共有することができます。
参考：「アプリと連携する」の設定方法
Q：フォルダ作成時に、テンプレートファイルも自動で格納できますか？
A：同様に「フォルダを作成」オペレーションの下の「＋」をクリックして、Dropboxの「ファイルをアップロード」オペレーションを追加してください。
フォルダ作成時と同じパスを指定することで、作成したフォルダにテンプレートファイルをアップロードできます。
Q：Asanaでタスク名を変更したら、フォルダ名も自動で変わりますか？
A：タスク名の変更に合わせてフォルダ名も更新するのであれば、トリガーとしてAsanaの「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」アクションを使用してください。
ここに、ミニプラン以上で利用できる分岐機能を追加することで、タスク作成時とタスク更新時に分けて処理を実行できるようになります。
参考：「分岐」の設定方法
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
