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プロジェクト管理ツールAsanaを活用する中で、他のツールで発生した変更や進捗を、手作業でAsanaのプロジェクトに反映させる作業に手間を感じていませんか？
例えば、開発の進捗をGitHubで確認し、その都度Asanaのプロジェクトを手動で更新する作業や、顧客からの問い合わせ内容をCRMからコピーして、Asanaのタスクを作成したりする作業も手間になりがちです。
これらは時間がかかるだけでなく、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">GitHubのプルリクエストがマージされたタイミングや、CRMに新しい情報が登録された際に、自動でAsanaのプロジェクトが更新される仕組み</span>があれば、こうした定型業務からの解放に繋がるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Asanaのプロジェクトを自動で更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、GitHubでPull Requestがマージされた際に、その情報を取得してAsanaのプロジェクトを自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、GitHubの「Pull Requestがマージされたら」というアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、GitHubと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
GitHubのWebhookを受け取れるように設定します。
Yoomの設定画面にあるWebhookURLをコピーして、GitHubにペーストしましょう。
詳細は「GitHubでWebhookを設定する方法」のヘルプページもチェックしてみてください。
YoomのWebhookURLをGitHubの該当リポジトリに設定したら、そのままGitHubでプルリクエストをマージしましょう。
ここでは、以下のようなテスト用に作成したプルリクエストをマージしました。
これでアプリトリガーを動かすための「Pull Requestがマージされたら」という条件が整います。
プルリクエストをマージできたら、Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字とリクエスト内容がJSON PATHで表記され、共に「取得した値」として、GitHubでマージされたプルリクエストの内容が反映されていれば成功です！
Yoomでは、テストを実行した際に取得できる情報のことを「取得した値」と定義しています。
取得した値を後続オペレーションに活用することにより、フローボットが起動される度に値の内容が変動します。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
GitHubでプルリクエストがマージされたことをYoomで検知したら、該当プルリクエストの詳細情報について取得していきます。
タイトルを任意で設定し、GitHubと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「リポジトリオーナー名」と「リポジトリ名」は、GitHubの該当リポジトリにアクセスした上で、URLから抽出しましょう。
「プルリクエスト番号」は、アプリトリガーで取得した値から「プルリクエスト番号」を選択してください。
ここに取得した値を用いることで、今後新しいプルリクエストがマージされる度に、新しい番号が値として反映されていきます。
プルリクエスト番号を設定できたら「テスト」をクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果（JSON PATH）と取得した値が表示されていれば成功です！
ここまで確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
Yoomの分岐オペレーションを活用して、GitHubでマージされたプルリクエストの情報を、後続オペレーションであるAsanaのプロジェクトに連携させるかどうかの判別を行っていきます。
アクションタイトルを任意で設定したら、「分岐対象の取得した値」を設定します。
ここでは、アプリトリガーでGitHubから取得した「プルリクエストの本文」を分岐の対象として設定しましょう。
次に「分岐条件」を設定します。
この例では、「test」というワードを含むプルリクエストだと判別された場合のみ、後続オペレーションに進行するよう設定してみました。
ちなみにこちらの分岐条件は、他にも「【緊急】というワードを含む場合」「特定のワードを含まない場合」など、任意の内容を設定できます。
任意の内容で分岐条件を設定できたら、「保存する」をクリックしてください。
前ステップで設定した分岐条件を満たす場合のみ、こちらの後続オペレーションへと進行します。
条件を満たすGitHubのプルリクエストがマージされたことを検知したら、Asanaで該当のプロジェクトを更新していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Asanaと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
Asanaで更新したい該当プロジェクトのIDは、注釈のようにYoomのオペレーションから確認することもできますが、AsanaにアクセスしてURLから抽出することも可能です。
次に、該当プロジェクトの更新したい項目に、更新後の値を設定しましょう。
例えば「プロジェクト名」に値を入力すると、プロジェクト名そのものが書き換わります。
今回は例として、Asanaに以下のようなプロジェクトを作成しています。
テストとして、「プロジェクト概要」にGitHubの内容を反映させてみましょう。
手入力による固定値と取得した値を組み合わせて、以下のように設定してみました。
他にも「公開設定」や「作業開始日」など、更新したい項目があれば任意で設定してみてください。
必要な設定を終えたら、「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果（JSON PATH）と取得した値が表示されていれば成功です！
また、ここでAsanaの該当プロジェクトにアクセスしてみましょう。
設定した通り、GitHubの内容がプロジェクト概要として更新されていますね。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。
「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでGitHubなどのプロジェクト管理ツールで更新を検知したら、自動でAsanaの既存プロジェクトが更新されるようになりました。
今回ご紹介した連携以外でも、AsanaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Asanaでのタスク更新に連動して、さまざまなツールに自動で情報を追加できます。
これにより、手動での情報転記を省き、タスクの進捗を効率よく管理できるため、マーケティングやプロジェクト管理の作業が効率化されるでしょう。
Asanaのプロジェクト更新を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで開発ツールやその他のデータベースを確認しながら手作業で行っていた、情報転記やステータス変更の手間を削減できます。</span>
これによりヒューマンエラーの削減に繋がり、プロジェクトメンバーは最新の状態でタスク情報を把握可能になるでしょう。
開発の進捗や変更に迅速に対応できるため、プロジェクトの進行がよりスムーズになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：プロジェクト概要以外の項目も更新できますか？
A：はい、可能です。
Asanaの「プロジェクトを更新」アクションでは、他にも
などを更新できます。
運用内容にあわせて、お好きにカスタマイズしてください。
Q：GitHub以外のツールを起点にできますか？
A：はい、可能です。
例えばGoogle スプレッドシートやNotionなどのデータベースツールなど、様々なツールの動きをトリガーとして、Asanaのプロジェクト更新アクションに連携させられます。
その際は起点となるツールとYoomで、忘れずにマイアプリ連携を行いましょう。
Q：自動更新が失敗した場合、どうなりますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
その際には該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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