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「boardで管理している顧客情報を、Smartsheetのプロジェクト管理シートにも反映させたい」
「boardに新しい顧客が登録されるたびに、Smartsheetに手作業で転記するのが面倒だし、ミスも起こりやすい…」
このように、経営管理プラットフォームであるboardと、プロジェクト管理ツールであるSmartsheetの間で発生する手作業でのデータ連携に、課題を感じてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">boardに新しい顧客情報が登録されたら、その情報を自動的にSmartsheetの特定のシートに行として追加する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業を削減できます。
入力ミスや情報反映の遅れといったリスクをなくし、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能です。
これまで自動化に馴染みがなかった方でもすぐに導入することができるので、ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">boardとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
boardとSmartsheetのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたデータ登録や更新作業を自動化し、業務効率を向上させることが可能になります。
例えば、boardに新しい顧客情報が登録された際に、その情報を自動でSmartsheetのシートに行として追加するといった連携が可能です。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
boardに新しい顧客情報が登録された際に、その情報を自動的にSmartsheetの指定したシートに行として追加する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">顧客管理とプロジェクト管理の情報を同期させることができ、手作業による転記の手間や入力ミスをなくします。</span>
boardに登録された顧客情報の中から、設定した条件に合致する顧客情報のみを抽出し、自動でSmartsheetのシートに行として追加する連携です。
<span class="mark-yellow">重要な顧客や特定のプロジェクトに関連する情報だけをSmartsheetに集約できる</span>ため、タスク管理や進捗確認の精度が向上します。
それでは、さっそく実際にboardとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでboardとSmartsheetの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回は「boardで顧客が登録されたら、Smartsheetに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するboardとSmartsheetのマイアプリ登録方法を解説していきます。
1.boardの登録方法
boardを検索すると下記画面が表示されます。
アカウント名は、自由に設定してOKです。
アクセストークンはこちらのヘルプページを参考に設定してください。
入力が完了したら「保存する」をクリックし、連携完了です！
2.Smartsheetの登録方法
先ほどのマイアプリ画面に戻り、今度はSmartsheetを検索しましょう。
下記画面が表示されるので、任意の方法でサインインしてください。
アクセスの許可を求めるページが表示されるので、内容を確認したら「許可」ボタンをクリックします。
これで、Smartsheetの連携完了です！
ここからは、フローの作成に進みましょう！
Yoomで用意しているテンプレートを活用しますので、以下のテンプレートページを開きます。
移行したページで、 「このテンプレートを試す」 ボタンをクリックしてください。
コピーが完了すると、確認画面が表示されるので 「OK」 ボタンを押しましょう。
最初に自動化のきっかけとなるトリガーの設定を行います。
「新しい顧客が作成または更新されたら」という項目をクリックしましょう。
下記画面は初期設定されています。
確認できたら「次へ」をクリックし進みましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
APIキーは、こちらのURLから取得し設定しましょう。
設定が完了したら、トリガーの動作テストをおこないます。
boardの画面を開き、テスト用の新規顧客を作成してください。（架空の設定でOKです！）
Yoomの画面に再び戻り、「テスト」ボタンをクリックしてください。
先ほどboardで作成した顧客情報が取得した値に表示されるので、確認後、設定を保存しましょう。
※取得した値については、こちらをご確認ください。
続いて、boardに作成した顧客情報の「作成日時」と「更新日時」が等しい時のみ分岐し、Smartsheetに連携できるように設定します。
「コマンドオペレーション」という項目をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
次の画面は初期設定されています。
オペレーションは「新しい顧客が作成または更新されたら」、取得した値は「作成日時」になっていることを確認しましょう。
分岐条件は、下記画像の通り先ほど取得した値から「更新日時」が選択されています。
ここまで設定が確認できたら「保存する」ボタンをクリックしてください。
最後にSmartsheetと連携して、boardの顧客情報をSmartsheetの行に自動で作成する設定を行います！
「行を追加」という項目をクリックしてください。
次の画面も初期設定されているため、設定に誤りが無いか確認できたら「次へ」ボタンをクリックしましょう。
シートIDは、枠内をクリックし表示される候補から使用したいシート名を選択してください。
カラムIDは、候補からboardに登録した顧客情報を自動登録したいカラムを選択してください。
値は、下記画像のように設定してあります。
このように設定することで、boardに顧客が作成されたら「顧客名」を自動で取得しSmartsheetの指定したカラムの行に追加することが可能です。
メールアドレスも同様にboardから自動取得できるように設定されています。
他にも自動取得したい項目があれば「＋セル情報を追加」をクリックし設定しましょう。
設定が完了したら、テストを実行してください。
boardに顧客が自動で作成されるので確認しましょう。
Yoomの画面に戻り「保存する」ボタンをクリックしてください。
下記画面が表示されたら、「トリガーをON」に設定してください。
これで、「boardで顧客が登録されたら、Smartsheetに行を追加する」フローが完成します！
今回はboardからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にSmartsheetからboardへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Smartsheetで新しい行が作成された際に、その情報をboardに新しい顧客情報として自動で登録する連携です。
<span class="mark-yellow">プロジェクトの開始と同時に顧客情報をboardに登録できる</span>ため、情報登録の漏れを防ぎ、関連部署へのスムーズな情報共有を実現します。
Smartsheetで作成された行の中から、「ステータスが完了になった」など、指定した条件を満たす行の情報のみを抽出し、boardに顧客情報として自動で登録する連携です。
これにより、<span class="mark-yellow">特定のフェーズに進んだ案件や顧客の情報だけをboardに連携できる</span>ため、より効率的な顧客管理が可能になります。
今回ご紹介した連携以外でも、boardやSmartsheetのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
boardで新しい案件が登録されたり、更新が行われるたびに、kintoneへのレコード作成やLINE公式アカウントのトークルームへの通知、さらにはGoogle Driveでのフォルダ自動作成などを連携できます。
これにより、複数ツール間での情報共有がスムーズになり、手作業による転記ミスを防ぎつつ、案件管理の効率化が期待できそうです。
Google スプレッドシートやGoogleフォームでのデータ追加をトリガーに、Smartsheet上で自動的にフォルダを作成したり、行を登録したりすることで、情報の二重入力や転記ミスを防ぎます。
さらに、特定条件に合致するデータはMailchimpにコンタクト登録したり、GitHubにIssueを追加したりする連携も可能で、マーケティングや開発タスクの効率化にも役立つでしょう。
boardとSmartsheetの連携により、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた顧客情報とプロジェクト情報の間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は最新かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、情報共有の遅れや齟齬がなくなるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください。
Q：連携できるデータ項目は具体的に何ですか？
A：今回の連携ではboardの顧客情報から、以下項目を取得し連携することが可能です。
Q：Smartsheetの行追加以外のアクションは可能ですか？
A：Smartsheetのアクションを変更することで、行追加以外の設定も可能です。
Smartsheetでは、下記画像のような連携が可能です。
Smartsheetを使用したその他の自動化については、こちらのテンプレート一覧をご確認ください。
Q：連携エラー時の通知や対処法はありますか？
A：連携が失敗すると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が届きます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
詳しくはこちらをご確認ください。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。また、サポート窓口を利用することも可能です。
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