.png)
・
「boardで管理している案件や顧客情報を、Confluenceにも記録したい」
「boardに新しい情報が登録されるたびに、手作業でConfluenceにページを作成していて手間がかかるし、更新漏れも心配…」
このように、boardとConfluenceを併用する中で、手作業でのデータ連携に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">boardに案件や顧客が登録されたら、関連するページをConfluenceに自動で作成する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されますよね。
そして、情報共有のスピードと正確性を高め、より重要な業務にあてる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">boardとConfluenceを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
boardとConfluenceのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていた二つのツール間の情報転記作業を自動化し、業務の効率化を図れます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
boardに新しい案件が登録されるたびに、手動でConfluenceに専用のページなどを作成する作業は手間がかかりますよね。
この連携を設定することで、<span class="mark-yellow">boardへの案件登録をトリガーに、Confluenceに必要なページを自動で作成できる</span>ため、ページ作成の手間を省略し、迅速に情報を共有する体制を構築できます。
このフローは、boardのデータをConfluenceに直接連携するシンプルな構成のため設定が簡単です。
boardに新規顧客を登録した後、その顧客に関する情報をまとめるページをConfluenceで別途作成している場合、この連携が有効です。
boardへの顧客登録にあわせて、<span class="mark-yellow">関連ページがConfluenceに自動生成されるため、顧客管理と情報集約を一元化し、情報の抜け漏れを防ぎます。</span>
こちらも直接連携するパターンであり、誰でも簡単に設定することができます。
それでは、実際にboardとConfluenceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでboardとConfluenceの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：board／Confluence
[Yoomとは]
今回は「boardで案件が登録されたら、Confluenceでページを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
boardとConfluenceをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
boardとYoomのマイアプリ登録
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1.「新規登録」をクリックした後、右上の検索窓にboardと入力し、検索結果からboardのアイコンを選択します。
表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※boardのマイアプリ登録の詳しい方法は、こちらをご参照ください。
ConfluenceとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
マイアプリにboardとConfluenceが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】boardで案件が登録されたら、Confluenceでページを作成する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するboardに、案件を登録しておきましょう！
※後続のboardのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のような案件を登録してみました。
テスト用のため、案件の内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「新しい案件が登録されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「APIキー」は、入力欄下の注釈に沿って、入力しましょう。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用することができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「案件詳細を取得」をクリックしましょう。
2.各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定を行います。
「APIキー」は、入力欄下の注釈に沿って、入力しましょう。
4.「案件ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、詳細の取得に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ページを作成」をクリックしましょう。
2.各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定を行います。
「クラウドID」「スペースID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
4.「ページのステータス」は、プルダウンから選択してください。
5.「ページのタイトル」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
定型文を追加する場合は、直接入力しましょう。
6.「コンテンツの表現形式」は、プルダウンから選択してください。
7.「ページの内容」を設定しましょう。
※ページの内容は、固定の文章や取得した値など、自由にカスタマイズできるので、作成したい形式で設定してみてくださいね。
※固定値で設定すると、毎回同じ内容が通知されてしまいます。なるべく、取得した値を設定するようにしましょう。
今回は、以下画像のように設定しました。
8.設定完了後は「テスト」を行い、下図のようにテスト成功が表示されていることを確認しましょう。
実際にConfluenceにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はboardからConfluenceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にConfluenceからboardへのデータ連携もできます。
実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。
Confluenceで作成した特定のページ、例えばイベント参加者リストや問い合わせ記録などを、boardの顧客情報として手動で登録している場合に最適な連携です。
<span class="mark-yellow">Confluenceでページが作成されると、その内容を自動で解析・抽出し、boardに新規顧客として登録する</span>ため、データ入力の手間を削減し、転記ミスも防ぎます。
この連携は、ページ内の特定の情報を抽出する処理を含むため、柔軟なデータ連携が可能です。
Confluenceで作成した議事録や企画書ページをもとに、新規案件としてboardに登録する作業を自動化できます。
この連携により、<span class="mark-yellow">ページの作成をトリガーとして、ページタイトルや本文から案件情報を抽出しboardに自動登録する</span>ため、案件化のリードタイムを短縮し、機会損失を防ぎます。
こちらも情報の抽出処理を含むパターンで、手動での情報整理や転記作業が不要になります。
他にも、boardやConfluenceを活用した様々な自動化の実現が可能です！
以下のような自動化もYoomなら簡単に設定することができます！
チャットツールと連携することで、boardに案件情報が登録されたら自動で通知を送ることができます。
テンプレートを設定するだけで手作業で情報共有する手間を省けるため、通知漏れなどを削減したいときにおすすめです。
HRアプリと連携することで、新しい従業員をConfluenceに招待する作業を自動化できます。
簡単な設定だけで、メンバーを招待する手間を削減できるため、オンボーディング業務を効率化したいときに利用してみてください。
boardとConfluenceの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">二つのツール間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に正確な情報に基づいて迅速な情報共有を行えるようになり、本来注力すべき顧客対応や案件推進といったコア業務に集中できるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q:特定の条件を満たす案件だけを連携させることは可能ですか？
A:はい、可能です。
本記事でご紹介したテンプレートを活用し、アプリトリガーの後に、特定の条件の案件を選別するための「分岐」オペレーションを追加することにより実現可能です。
Q:boardの案件情報が更新されたら、Confluenceのページも自動で更新できますか？
A:はい、できます。
本記事でご紹介したテンプレートでは、アプリトリガーのトリガーアクションは「新しい案件が登録されたら」でしたが、「新しい案件が登録または更新されたら」に変更し、Confluenceのアクションを「ページを更新」に変更することで実現可能です。
ただし、boardの案件情報に、Confluenceの対応するページのコンテンツIDが登録されていることが前提になります。
Q:連携が失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A:フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
また、設定次第ではSlackなどチャットツールでの通知も可能です。
処理中にエラーが起きた場合、ダッシュボード上で詳細が確認でき、自動再実行は行われませんが、実行履歴から手動で再実行できるため、すぐに対応できます。
エラー時の対応方法については、こちらをご確認ください。
.png)
.avif)
.webp)
.webp)
