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「Brevoに新しいコンタクトが登録されたら、関係者にOutlookで通知している」
「コンタクト情報を手作業でコピー＆ペーストしてメールを作成するのが手間で、通知漏れや宛先ミスも心配…」
BrevoとOutlook間での手作業による情報連携に、このような非効率さやリスクを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Brevoに新しいコンタクトが追加されたタイミングで、その情報をOutlookで自動通知する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されます。
さらに、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より付加価値の高いコア業務に集中するための貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに業務を効率化できます。ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BrevoとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BrevoとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
ここでは具体的な自動化の例をご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Brevoに新しいコンタクトが登録された際に、その詳細情報を自動でOutlookからメールで通知する連携です。
<span class="mark-yellow">手動で通知メールを作成・送信する手間が一切なくなり、コンタクト追加から関係者への情報共有までを素早く完了</span>させることができます。新規リード獲得後の迅速なアプローチや、社内でのスムーズな情報共有を実現し、機会損失を防ぎましょう。
Brevoで「特定のリストに追加された」や「特定のタグが付与された」といった条件に合致するコンタクトが作成された場合のみ、Outlookで通知を送る、より高度な自動連携です。
条件分岐の処理を含むため、<span class="mark-yellow">本当に重要なコンタクト情報だけを絞り込んで、必要な担当者にのみ通知することが可能</span>に。不要な通知による混乱を防ぎ、対応の優先順位付けを効率化します。
それでは、さっそく実際にBrevoとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Brevo／Outlook
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
では、Brevoからマイアプリ登録していきましょう！
Brevoで検索してアイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
アカウント名は任意のものを入力してください。普段使っている名前や業務で使っている呼び名を入力しておくと便利です。
2.アクセストークンは右上のアイコンをクリック→SMTP & APIに進みます。
3.API keys & MCPからAPIキーを取得できます。
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。ご注意ください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にBrevoとOutlookのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
まず、一番上の「コンタクトが新たに作成されたら」のアイコンをクリックします。
Brevoと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「コンタクトが新たに作成されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、こちらで事前に確認してくださいね！
迷ったら、選べる中で一番短い時間にしておくのがおすすめです。
設定が終わったらテストのため、Brevoの画面でコンタクトを作成しましょう！
今回は以下のように作成しました。
テストが成功すると、「テスト成功」という画面が表示され、Brevoから取得した情報をYoomで引用できるようになります。
引用機能を使えば、メールアドレスのように数字や記号が入り混じって打ち間違いが起きやすい項目も、自動で取り込めるので便利です。
もう少し詳しく知りたい方は、以下のリンク先をご覧ください。
テストが成功したら、保存するのを忘れないようにしましょう。
最後に、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。タイトルは自由に設定可能です。
メール内容を設定していきます。
※必須と記載の項目は忘れず入力するようにしましょうね。
項目は無理に全部埋めなくても大丈夫です。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
メールのプレビューが表示されます。
内容を確認し、問題がなければテストしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックして完了です！
テストに失敗した場合は、Toのアドレスが正しい形式になっているかをチェックしてみてください。@マークの大文字や、ちょっとした入力ミスでもエラーになることがあります。それでもうまくいかない場合は、マイアプリ連携をもう一回やり直すとうまくいくこともあります。
詳しい手順については、以下のリンク先も参考にしてみてくださいね。
テスト後は、きちんと通知されているか確認しておくと安心です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Brevoでコンタクトが新たに作成されたら、Outlookで通知する方法でした！
今回はBrevoからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからBrevoへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
問い合わせメールの内容を自動でBrevoのコンタクトリストに登録するなど、マーケティング活動の入り口を自動化できます。
Outlookで受信したメールの情報をもとに、Brevoに新しいコンタクトを自動で作成する連携です。
ウェブサイトからの問い合わせメールやイベント申し込みメールなどをトリガーにすることで、<span class="mark-yellow">手動でのコンタクト登録作業をなくし、リード情報を迅速かつ正確にBrevoへ蓄積</span>できます。これにより、リード獲得からナーチャリングまでのプロセスをスムーズにつなげられるでしょう。
Outlookで受信したメールの中から、「件名に特定のキーワードが含まれる」や「特定の差出人から送信された」といった条件に合致するものだけを抽出し、Brevoにコンタクトとして自動作成する連携です。
この分岐処理を組み込んだフローにより、<span class="mark-yellow">不要なメールやスパムからのコンタクト登録を防ぎ、質の高い見込み客情報のみを効率的にリスト化</span>できるため、マーケティングの精度向上に繋がります。
今回ご紹介したBrevoとOutlookの連携にとどまらず、<span class="mark-yellow">さまざまなアプリケーションと組み合わせることで幅広い業務を自動化できます。</span>
以下でピックアップしているテンプレートも参考に、ご自身の業務スタイルに合う最適な連携方法をぜひ探してみてください！
データベースサービスにコンタクト情報を追加する、マーケティングメールの反応に応じてチャットツールにアラートを送信するといった作業を自動化することで、顧客情報をシームレスに管理。
Salesforceなどの外部顧客管理ツールやAirtableなどと連携させれば、リードやコンタクトの一元管理も実現でき、チームの業務効率化に役立つでしょう。
受信したメールから顧客情報やリードを各種CRMに登録する連携はさまざまな業務に応用できるでしょう。
また、購読者の追加やキャンペーン開始などのイベントを検知して通知を飛ばすことで、迅速な情報共有やアクションが可能となります。営業・マーケティング業務のスピードアップと正確な情報管理に最適なソリューションです。
BrevoとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたコンタクト情報の転記や通知メールの作成といった定型業務の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は新規リードに対してより迅速かつ正確に対応できるようになり、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：コンタクトの「新規作成」以外も自動化のきっかけにできますか？
A：Yoomでは、様々なアクションをトリガーにできます。
トリガーを変えたいときは、アイコン右上の「×」をクリックして既存のものを削除し、そのあとに「変更」をクリックすれば切り替えられます。
トリガーについて、詳しくは以下のリンク先を参考にしてみてください。
Q：Outlook通知と同時に別ツールにも連携できますか？
A：トリガー直下の+マークをクリックし、通知に関係するオペレーションの設定をすることで可能です。
たとえば、以下のように設定すると、Slackにも通知するように設定できます。
Q：自動連携が失敗したらどうなりますか？
A：自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「権限が無い」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
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