.avif)
・
「ChatGPTで生成した文章をHubSpotのチケットやコンタクト情報に手動でコピー＆ペーストしている…」
「Slackなどのメッセージツールで来た問い合わせ内容をChatGPTで要約してから、HubSpotに起票する作業が面倒…」
このように、ChatGPTとHubSpotを連携させる業務で、非効率な手作業に時間を奪われていませんか？
これらの定型的な作業は、時間と手間がかかるだけでなく、コピーミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。
もし、<span class="mark-yellow">ChatGPTによるテキスト解析や生成と、HubSpotへのデータ登録を自動化する仕組み</span>があれば便利ですよね。
こうした日々の煩わしさから解放され、顧客対応の質を高めたり、より戦略的なマーケティング活動に注力したりする貴重な時間を確保できるため、業務の生産性アップに繋がります。
今回ご紹介する自動化は、専門的なプログラミング知識が不要で、誰でも簡単に設定できるものなので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ChatGPTとHubSpotを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ChatGPTとHubSpotのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報収集、テキスト解析、データ登録といった一連のプロセスを自動化できます。
例えば、顧客からの問い合わせ内容をChatGPTが自動で解析し、その結果を基にHubSpotにチケットを起票するといったことが可能になり、顧客対応の初動のスピードアップに貢献します。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Slackの特定チャンネルに「問い合わせ」や「バグ報告」といったキーワードを含むメッセージが投稿された際に、その内容をChatGPTが自動で解析・要約し、HubSpotにサポートチケットを新規作成する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">Slack上の顧客からのフィードバックや問い合わせを迅速にHubSpotで管理できるようになり、対応漏れの防止や初動対応の高速化</span>に繋がります。
この連携は、Slackという外部アプリを起点に処理を開始するパターンです。
Discordのサーバーで特定のメッセージが送信されたことをトリガーとして、ChatGPTがその内容を解析し、HubSpotにチケットを自動で作成する連携です。
コミュニティ運営などでDiscordを活用している場合に特に有効で、<span class="mark-yellow">ユーザーからの重要な意見や質問を自動的にチケット化し、対応を一元管理することで、サポート品質の向上と効率化</span>をサポートします。
それでは、実際にChatGPTとHubSpotを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでChatGPTとHubSpotの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ChatGPT／HubSpot
[Yoomとは]
今回はSlackで指定のキーワードを含むメッセージが送信されたら、ChatGPTで解析しHubSpotにチケットを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
始めに、Slackで指定のテキストを含むメッセージが投稿された時のトリガーを設定していきます。
1.「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
トリガーアクションが「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.Slackでメッセージを送信
今回は、以下の画像のようなメッセージを送信しておきました。
なお、テスト用のため、任意のメッセージ内容で問題ありませんが、後のテキスト抽出の挙動を確認するためにも、できるだけ実際の運用に近い形式のメッセージを使用して設定を進めることをおすすめします。
4.アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動間隔：以下注釈を確認しながら、トリガーの起動間隔を設定します
チャンネルID：使用したSlackのチャンネルを選択します
トリガー条件：特定のテキストを絞り込みの条件とするキーワードとして設定します
今回は、Slackのメッセージから「問い合わせ内容」を指定しています。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Slackで送信したメッセージの情報が取得されるので、確認したら保存してください。
続いて、Slackから取得したデータからテキストを抽出する設定をしていきます。
1.「テキスト抽出」をクリック
2.アクションを選択
変換タイプの選択：「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」のまま「次へ」をクリック
3.詳細を設定
対象のテキスト：「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」から「メッセージ本文」を選択します
抽出したい項目：注釈を読みながら、入力していきます
指示内容：任意で抽出方法や指示を記載します
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら内容を確認し、「保存する」をクリックします。
次に、抽出した情報を基にChatGPTでテキストを生成する設定をします。
1.「テキストを生成」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
アクションが「テキストを生成」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
メッセージ内容：ChatGPTへの指示を「取得した値」の利用と定型文の直接入力により行います
ロール：プルダウンから選択します
今回は、ユーザーを選択しています。
その他、temperatureや最大トークン数、モデルなどを任意で設定していきます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
最後に、HubSpotにチケットを作成する設定をしていきます。
1.「チケットを作成」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
アクションが「チケットを作成」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.API接続設定
チケット名：「テキスト抽出」のプルダウンを開いて、「タイトル」を選択します
チケットの説明：「テキストを生成」のプルダウンを開いて「返答内容」を選択します
パイプラインステージを入力します。
その他、「優先度」や「チケット担当」を任意で入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、 HubSpotにチケットが作成されます。
指定した内容が反映されているか、確認しておきましょう。
Yoomの画面に戻り、下部にある「保存する」をクリックします。
これで、設定は完了です。
すべての設定が完了すると以下の画像のようなフローの起動画面が出るので、トリガーをONをクリックします。
トリガーをONにしたのち、動作確認をしてください。
今回はChatGPTからHubSpotへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHubSpotからChatGPTへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
HubSpotに新しいサポートチケットが作成されたことをトリガーに、そのチケット内容をChatGPTが自動で解析し、要約や緊急度の判定、関連情報の追記などをチケットのノートに自動で追加します。
この連携により、<span class="mark-yellow">担当者がチケットを開いたときにスムーズに概要を把握でき、迅速かつ的確な対応が可能になる</span>ため、顧客満足度の向上に繋がります。
これは、HubSpotのデータを直接ChatGPTに連携するシンプルな構成です。
HubSpotで「緊急」や「クレーム」といった特定のキーワードを含むチケットが作成された場合や、特定の企業からチケットが作成された場合のみ、ChatGPTによる解析処理を起動させる連携です。
条件分岐の機能を用いることで、<span class="mark-yellow">全てのチケットではなく、対応優先度の高い重要なチケットだけを対象に自動処理を実行できる</span>ため、より効率的なリソース活用と問題解決の迅速化に貢献します。
ChatGPTやHubSpotのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化できます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
メッセージツールとChatGPTを連携することで、受信したメッセージの要約や回答の作成を自動化できます。
簡単な設定だけで要約やメッセージ作成の手間を省けるため、業務を効率化したいときは、以下のテンプレートを試してみてください！
他のアプリと連携することで、HubSpotへのコンタクト登録を自動化できます。
テンプレートを設定するだけで、コンタクトの作成漏れを防げるので、人為的ミスを削減したいときにおすすめです。
他にも、HubSpotでは、取引の連携やフォームを使った連携などもできます。
ChatGPTとHubSpotの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">問い合わせ内容の転記や要約、チケット起票といった一連の作業を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、顧客とのコミュニケーションや課題解決といった、本来注力すべきコア業務に集中できるはずです。
その結果、顧客対応の質とスピードを同時に向上できるかもしれません。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ChatGPTへの指示（プロンプト）のコツはありますか？
A：問い合わせに関する回答となるテキストに対して、例えば以下のような具体的な指示を箇条書きにして指示することが1つのポイントです。
「システム使用初心者に対して易しくわかりやすい表現で」
「〇〇文字以内で」
「箇条書きや段落を使って」
「丁寧orカジュアルな表現で」
より具体的な指示を含んだプロンプトをChatGPTに送ることで、より説明文の質を高められることがあります。
Q：SlackやDiscord以外のアプリを起点にできますか？
A：はい。可能です。
例えば、Gmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をはじめ、フォームツールなど様々なアプリを「トリガー」（Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクション）に使用することができます。
連携できるアプリ一覧は、こちらをご確認ください。
Q：自動連携がエラーになった場合はどうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページ、またはこちらをご確ください。
.avif)
.webp)
.webp)
