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「ClickUpで管理しているタスクを、Outlookにも登録したい！」
「タスクの担当者にOutlookで通知を送っているけど、毎回手作業で作成するのが面倒だし、ミスも怖い…」
このように、ClickUpとOutlookを併用する中で、二重入力や手作業での情報連携に非効率さを感じていませんか？
そこでオススメなのが、<span class="mark-yellow">ClickUpのタスク情報を基に、Outlookの予定やタスクを自動で作成する仕組み</span>の活用です。
これらの煩わしい作業から解放され、入力ミスや連携漏れといったヒューマンエラーを防ぎながら、より重要なコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単にできるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ClickUpとOutlookを連携し、さまざまな業務フローを自動化できる</span>テンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
ClickUpとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたタスク情報やスケジュール情報の転記作業を自動化可能に！
これにより、タスク管理とスケジュール管理のサイロ化を防ぎ、最新の情報を両ツールで同期させることができ、業務の正確性とスピードアップに繋がります。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
ClickUpで新しいタスクが作成されたら、そのタスク情報を基にOutlookにタスクを自動で追加する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">ClickUp上のタスクの締め切りや担当者情報を、手作業なしでOutlookのタスクリストに反映</span>できるため、二重入力の手間を削減し、タスクの対応漏れやスケジュールの見落としを効果的に防止できるはずです。
ClickUpで作成されたタスクの中から、例えば「優先度が"高"」や「特定の担当者がアサインされた」といった特定の条件に合致するタスクのみを抽出し、Outlookに自動で連携するフローです。
すべてのタスクではなく、<span class="mark-yellow">重要度の高いタスクや特定のメンバーに関連するタスクだけを登録</span>できるため、情報のノイズを減らし、関係者が必要な情報だけを確実に受け取れるようにサポートします。
それでは、さっそく実際にClickUpとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでClickUpとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「ClickUpでタスクが作成されたら、Outlookにも追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
Google スプレッドシートの設定方法は上記のナビで解説したため、ここではClickUpとOutlookのマイアプリ登録方法について解説していきます。
検索窓にClickUpと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
下図のような画面が表示されるので、Yoomと連携するClickUpアカウントにログインしてください。
Yoomの接続を許可するワークスペースを選択し、「Connect Workspace」をクリックしたら連携完了です！
先ほど同様に検索窓にOutlookと入力し、表示された候補から選択します。
※Microsoft 365（旧称 Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoftのサインイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントのメールアドレスか電話番号（またはSkype）の情報を入力し、「次へ」を押してください。
すでにMicrosoftアカウントにサインイン済みの場合は、下図のようなアカウント選択画面が表示されるので、Yoomと連携する該当のアカウントを選択してくださいね！
Microsoftアカウントにサインイン（もしくはアカウント選択）後、自動的にYoomとの連携が完了します。
ここから実際にフローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを活用しています。
まずは以下のバナーをクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされ、下図のようなポップアップが表示されます。
「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、ClickUpにタスクが作成された際に、フローが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「タスクが作成されたら」をクリックしてください。
タイトルは編集できるので、必要に応じて変更しましょう。
連携するアカウント情報は、基本的にステップ1で連携した情報が反映されていますが、フローで使用するものであることを再度確認してくださいね！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押します。
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきましょう。
「team_id」を、入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
ここで設定したチーム内にタスクが作成されると、フローが起動するようになりますよ！
他にもスペースやフォルダ、リストなどを絞り込むことも可能なので、必要に応じて適宜候補から設定してみてくださいね！
設定が完了したら、ClickUpとYoomの連携チェックを行います。
「テスト」をクリックし、下図のように「テスト成功」と表示されたら「次へ」を押してください。
次に、ClickUpに新しくタスクが作成されたことを、正常に検知するかを確認するためのテストを行います。
先ほど「team_id」に設定したチーム内に、テスト用のタスクを作成してください。
テストなので、「Demo案件」や「連携テスト」といった架空の内容でOKです！
作成したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど作成したタスクの情報がアウトプットとして「取得した値」に抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、ClickUpで作成されたタスクの詳細情報を取得する設定を行います。
「タスクを取得」をクリックしてください。
先ほど同様にタイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はステップ3と同じものであることを確認しましょう。
アクションは「タスクを取得」のままにして、「次へ」を押してください。
次に、「task_id」を下図のようにアウトプットを使って設定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「取得した値」に抽出されるタスクの詳細情報を確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Google スプレッドシートのセルに値を入力する設定です。
Outlookにタスクを作成する際に「期限」の設定が必須となるのですが、ClickUpから取得できる期限の日付形式が「UNIX TIME」であり、「日付/時間」の形式に変換する必要があります。
そのため、下図のようなGoogle スプレッドシートを使って、期限を「UNIX TIME」から「日付/時間」の形式に変換するように設定していきます！
まずはこちらのヘルプページを参考に、下図のような変換関数を組み込んだGoogle スプレッドシートを用意してください。
用意ができたら設定を進めていきましょう！
「セルに値を入力」をクリックしてください。
タイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認します。
アクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、API接続設定を下記のようにしていきます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にGoogle スプレッドシートに値が反映され、「UNIX TIME」から「日付/時間」の形式に変換できていることを確認してくださいね！
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Google スプレッドシートのレコード取得設定です。
ここでは、ステップ5で変換した「日付」の値を取得して、Outlookにタスクを作成できるようにしていきますよ！
「レコードを取得する」をクリックしてください。
これまでと同じようにタイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報はステップ5と同じものであることを確認しましょう。
実行アクションは「レコードを取得する」のままにして、データベースの連携設定に進みます。
データベースの連携設定では、「スプレッドシートID」と「タブ名」を、ステップ5で使用したのと同じものをそれぞれ候補から選択してください。
テーブル範囲を今回は「A:C」と設定しています。
その後、「次へ」を押し、データベースの詳細設定に進みます。
次に、取得したいレコードの条件を、下図のように「UNIXTIME＝期限日」と設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、ステップ5で自動変換した「日付」のデータが「取得した値」に抽出できていることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
最後に、Outlookにタスクを作成する設定を行います。
「タスクを作成する（リマインド設定非対応）」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」する設定は、これまでのステップと同じ要領で確認し、「次へ」をクリックします。
次に、API接続設定を下記のようにしていきましょう！
必須の設定項目は以上ですが、他にも「タスクの詳細」や「カテゴリー」などの設定も可能なので、必要に応じて適宜設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にOutlookにタスクが作成されていることを確認しましょう。
確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押せば設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローが正常に動作するかをチェックしましょう！
以上が、「ClickUpでタスクが作成されたら、Outlookにも追加する」フローの作成手順でした！
今回はClickUpからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからClickUpへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで新しいタスクが作成された際に、その内容を基にClickUpにタスクを自動で作成する連携です。
これにより、<span class="mark-yellow">手動でClickUpにタスク情報を転記する手間が省け</span>、タスクの登録漏れや対応の遅延を防ぎながら、すべてのタスクをClickUpに集約して一元管理するのをサポートします。
Outlookで作成されたタスクの中から、「タイトルに"緊急"という単語が含まれる」といった条件に合致するものだけをきっかけとして、ClickUpにタスクを自動で作成するフローです。
この仕組みを使えば、<span class="mark-yellow">優先度の高いタスクだけを効率的にClickUpに連携</span>できるため、重要なタスクが後回しになってしまうリスクを低減できるはずです。
ClickUpやOutlookのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
フォームやデータベースアプリと連携することで、ClickUpにタスクを自動で作成できます。
手動でタスクを登録する作業が削減されるため、タスクの作成漏れなどの人為的ミスを防ぎ、業務精度の向上を図りたいときに利用してみてください。
他のアプリをトリガーとして連携したテンプレートを使うことで、Outlookでのメール送信業務を自動化できます。
テンプレートを設定するだけで、手動でのメール作成と送信作業を省けるため、人為的ミスを防ぎ、通知業務の精度向上を図りたいときにおすすめです。
いかがでしたか？
ClickUpとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク情報の転記といった定型業務にかかる時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐ</span>ことができます。
これにより、担当者はタスクの二重管理から解放され、より付加価値の高い創造的な業務に集中できる理想的な環境が整うはずです。
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで手間をかけず簡単に構築できるのも魅力ですよね。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
フローは自由にカスタマイズできるので、様々な業務内容に合った最適なフローを構築できるのも利点！
業務効率化の第一歩としてまずは1つ、本記事を参考にClickUpとOutlookの連携からスタートしてみてくださいね。
Q：ClickUpのカスタムフィールドも連携項目に設定できますか？
A：はい、ClickUpのカスタムフィールドも連携項目に設定できます。カスタムフィールドを利用する際は、ClickUpの「タスクを取得」アクションでテストを実行後に、取得した値にカスタムフィールドの情報を追加してください。
Q：双方向でのデータ同期は可能ですか？
A：はい、可能です。
「OutlookのデータをClickUpに連携したい場合」でご紹介したように、OutlookからClickUpへのフローを新たに設定することで、双方向での同期を実現できます。
Q：連携が失敗した場合、どのように気づけますか？
A：Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、フローの連携が失敗している旨の通知が届きます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行するには手動での対応が必要となりますが、連携がエラーになる原因は様々なため、こちらのヘルプページを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
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