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「Confluenceで議事録を作成したら、関連する情報をSmartsheetに手作業で入力している…」
「プロジェクトのドキュメントとタスク管理が分断されていて、情報の更新や同期に手間がかかる…」
このように、ConfluenceとSmartsheetを併用する中で、二重入力や情報の転記作業に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Confluenceでページが作成されたら、その情報が自動的にSmartsheetのシートに反映される仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な作業から解放されます。
さらに転記ミスなくスムーズなプロジェクト管理を実現し、より創造的な業務に時間を使えるようになります。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ITに詳しくない方でもすぐに業務に取り入れることが可能です。
ぜひこの機会に、非効率な手作業をなくし、業務の生産性を向上しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ConfluenceとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ConfluenceとSmartsheetのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた多くの定型業務を自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
アカウント登録後すぐに試せるテンプレートを用意していますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceで議事録や要件定義書などのページを新たに作成した際に、そのページのタイトルやURLといった情報を都度Smartsheetに手動で転記する作業は、手間がかかる上に漏れやミスの原因にもなります。
このテンプレートを利用すれば、Confluenceでページが作成されたことをトリガーに、<span class="mark-yellow">関連情報を自動でSmartsheetの指定したシートに行として追加できます。</span>
そのため、ドキュメント作成からタスク管理への流れをシームレスにつなぎ、プロジェクトの進捗管理を効率化したいときにおすすめです。
全てのページ作成を連携するのではなく、「議事録」や「要件定義」といった特定の条件に一致するページが作成された場合のみSmartsheetに連携したい、といったより実用的なニーズもあるかと思います。
この自動化では、タイトルに特定のキーワードを含む条件などを設定できるため、<span class="mark-yellow">本当にアクションが必要な情報だけをSmartsheetに情報を集約し、タスク管理のノイズを減らしたい</span>ときに便利です。
それでは、さっそく実際にConfluenceとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでConfluenceとSmartsheetの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Smartsheet
[Yoomとは]
今回は「Confluenceでページが作成されたら、Smartsheetに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Confluenceのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Smartsheetのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「ページが作成されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとトリガーアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Confluenceと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてConfluenceでページを作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
この作成したページがトリガーイベントとなり、自動化の起点となります。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でConfluenceをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はページの作成）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
クラウドID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Confluenceに作成されたページに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、この後のステップでSmartsheetに行を追加できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「行を追加」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Smartsheetと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
シートID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
カラムID
こちらも入力欄をクリックすると、先ほど設定したシートからカラムの候補が表示されるので対象の項目を選択しましょう。
値
カラムに対応する値を設定しましょう。
入力欄をクリックすると、前のステップでConfluenceから取得した値が表示されるので、選択して入力してください。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値となるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがSmartsheetに登録されてしまうので注意が必要です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、Smartsheetに設定した内容で行が追加されるか確認しましょう。
テストが成功したらSmartsheetの画面を開き、行が実際に追加されているかを確認してみましょう。
今回は下記の通り作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Confluenceで新しいページが作成されたら、指定したSmartsheetにその情報が自動で追加されるようになります。
実際にConfluenceでページを作成し、Smartsheetに行が追加されているかを確認してみましょう。
今回はConfluenceからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetの情報をトリガーとしてConfluenceを操作したいケースもあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Smartsheetで新しいプロジェクトや大規模なタスクが追加された際に、関連資料を格納するためのフォルダをConfluenceに準備するのは手間がかかります。
このテンプレートを使えば、Smartsheetに行が追加されたことを検知して、<span class="mark-yellow">自動でConfluence上に専用のフォルダを作成できる</span>ため、プロジェクト開始時のセットアップ作業を効率化し、ドキュメント管理のルールを統一したいときにおすすめです。
Smartsheetに追加される全ての行ではなく、「新規プロジェクト」といった特定の条件に一致する行が追加された場合にのみ、Confluenceにフォルダを作成したいという要望もあるのではないでしょうか。
この連携では、行のステータスや担当者などの条件で処理を分岐させることができるため、<span class="mark-yellow">重要なマイルストーンに合わせたフォルダ管理体制を自動で構築し、手作業による作成漏れや遅延を防ぎたい</span>ときに便利です。
他にも、ConfluenceやSmartsheetを活用した様々な自動化の実現が可能です！
以下のような自動化もYoomなら簡単に設定することができます！
SmartHRと連携することで、新しく登録された従業員をConfluenceに自動で招待できます。
簡単な設定だけで、メンバーを招待する手間を削減できるため、オンボーディング業務を効率化したいときにおすすめです。
Google Workspaceと連携することで、登録されたユーザー情報をSmartsheetに転記する作業を自動化できます。
簡単な設定だけでユーザー情報の登録漏れを防げるため、人事的ミスを削減したいときに利用してみてください。
ConfluenceとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">ツール間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、議事録からタスクへの落とし込みが迅速かつ正確になり、プロジェクト全体の進捗状況の可視性が向上します。
そのため、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できるようになるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携フローにSlack通知などを追加できますか？
A：はい、可能です。
フローボットで、Smartsheetの「行を追加」アクション直下の＋ボタンをクリックし、Slackなど、通知に使用したいアプリを選択してください。
アクション項目から「メッセージを送信」などの通知系アクションを選択することで、行の追加と同時に通知を行うフローが構築できます。
また、Slackではメンション付きのメッセージを送ることも可能です。
設定方法についてはこちらをご確認ください。
基本的なフローボットの作成方法はこちらをご確認ください。
Q：ページが「更新」された時の連携は可能ですか？
A：はい、更新の同期も可能です。
Confluenceのトリガーアクションを「ページが作成または更新されたら」に変更し、その後の設定を行ってください。
更新のみを検知したい場合は、分岐オペレーションでバージョンが1でないことを条件に設定してください。
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法はありますか？
A：フローボットでエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合はYoomヘルプページを参照してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
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