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Yoomには<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールを他のメールツールへ自動転送する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
「Gmailで受信した重要なメールを、毎回手作業で別のツールに転記するのが面倒…」「メールの確認漏れや対応遅れが頻繁に発生してしまい、業務に支障が出ている…」
このようにGmailを使った情報共有やタスク管理では、手作業による非効率さやヒューマンエラーに悩まされていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールの内容を自動的に他のメールツールへ転送したり、特定の情報を抽出してデータベースへ記録したりできれば</span>、これらの手間やミスから解放され、より迅速かつ正確な情報共有が実現し、本来集中すべきコア業務にリソースを割くことができます！
今回ご紹介する自動化設定は、ノーコードで誰でも簡単に扱えます。この機会に導入して、日々の業務をもっと効率化してみませんか？
Gmailの自動同期を活用することで、メール対応にかかる多くの手作業を削減できます。
一般的な方法としては、多くのSaaSに対応しているため、GmailとOutlookを連携する、といったものだと初心者でも容易に設定・導入できます。
他にも、GAS (Google Apps Script)を活用することで、要件に合わせて細かくカスタマイズすることもできるでしょう。
でも、前者はシンプルな構成以外の設定はなかなか難しく、後者だとプログラミングの知識が必要となります。
プログラミング知識はないが、無料ツールの制限を超えた複雑な自動化を実現したい、そう考える方のニーズに沿ったシステム、それがノーコード自動化ツールのYoomでしょう。
Gmailと様々な業務ツールを連携させることで、メールに関する手作業を大幅に削減し、業務効率を向上させる自動化の具体的な例をテンプレートでご紹介します！
例えば、Gmailで受信したメールの内容を他のメールサービスへ自動転送したり、特定の条件に合致するメール情報をデータベースやCRMに自動で記録したりすることが可能です。
情報の二重入力や確認漏れを防げるため、迅速な情報共有と対応が可能になります。気になる内容があれば、ぜひ一度試してみてください。
<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールの内容を、指定したZoho Mailのメールアドレスへ自動的に転送する</span>ことができます。
複数のメールアカウントを使い分けている場合の情報集約や、チーム内での情報共有をスムーズに行い、対応漏れを防ぎ業務効率を向上させましょう！
<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールの内容からデータを抽出し、Slackに通知する</span>ことができます。
メールの情報を通知できるので、重要なメールの見逃しを防ぎます。
<span class="mark-yellow">Gmailで特定の件名や条件に合致するメールを受信した際に、その内容をNotionに自動で追加・記録する</span>ことができます。
顧客からの問い合わせメールや注文メールなどを自動で整理・蓄積し、情報管理の効率化と対応の迅速化を実現しましょう！
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールの内容をZoho Mailに自動で転送するフロー</span>を解説していきます！
この設定を行うことで、たとえば、プライベート用のGmailで受信した仕事メールをZoho Mailへ自動転送し、確認漏れを防ぐことができます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGmailとYoomを連携していきます。Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
＜Gmailの登録手順＞
以下の解説をご参照ください
＜Zoho Mailの登録手順＞
続いてZoho Mailと連携します。
下記の画面でドメインを設定→追加をクリックします。
次に進み、お使いのアカウントでサインインしてください。
GmailとZoho Mailの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されおり、必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されるので、右側の三点リーダー(...)をクリックして編集しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択しましょう。
タイトルとアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りに「次へ」をクリックしてください。
必須項目を入力してください。
ここでGmailに、指定したキーワードを含んだテストメールを送信しておきましょう。
フローボットに戻り、テストします。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットに受信したメールの情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用していきます！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存しましょう。
続いて「メールを送信」をクリックします。
先ほどと同様に、タイトルとアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックしてください。
次に進み、必須項目を設定していきます。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによって取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキストを入れてしまうと、毎回それが送信されてしまうため、必ずアウトプットから選択してください。
その他の項目は必要に応じて設定してください。設定が終わったらテストし、保存します。
※テストを行うと、メール送信されるのでご注意ください。
Zoho Mailを確認してみましょう。
Zoho Mailで正しく受信できていれば設定完了です。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Gmailで受信した内容をZoho Mailに送信されるかを確認してみましょう。
以上が「Gmailで受信した内容をZoho Mailに送信する」方法でした。
Gmailを起点に、GoogleフォームやZoom、Google スプレッドシート、Slack、ChatGPTなどと連携することで、メール対応や通知、返信業務を自動化できます。
たとえばフォーム送信時の自動返信やウェビナー後のフォローメール送信、リストへの一斉メール送信など、日々の定型業務を効率化するテンプレートが揃っています
Gmailと他のツールを自動で同期させることで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールの転記や情報共有にかかる時間と手間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>これにより、重要なメールの見逃しを防ぎ、迅速な対応が可能となるため、顧客満足度の向上や業務全体の効率化に繋がり、本来取り組むべき業務に、より集中しやすくなるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしGmail連携やその他の業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：Gmailと連携したフローを紹介した記事
Q：通知メールの内容はどこまで変えられますか？
A：本文の内容は、自由にカスタマイズ可能です！通知したい内容を設定してください。
ただし、トリガーアクションなどで取得した値を活用せずに手動で入力した値は、繰り返し通知されます。
Q：メールの内容をGoogle スプレッドシートなどに集約できますか？
A：可能です。
フローボットの終点にGoogle スプレッドシートやNotionといったデータベースツールを追加することで、送信者のメールアドレスやメッセージ本文といった情報を素早く収集することができます。
参考テンプレート ↓
Q：自動化フローがエラーで止まった場合どうなりますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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