【ノーコードで実現】Gmailの情報を他ツールへ自動同期する方法

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGmailで受信したメールを他のメールツールへ自動転送する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Gmailで受信した内容をZoho Mailに送信する

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■概要
「Gmailで受信した内容をZoho Mailに送信する」ワークフローです。これにより、複数のメールサービスを利用しているチームでも情報を一元管理でき、業務の効率化が図れます。手動での転送作業を減らし、重要なメールを見逃すリスクを低減します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとZoho Mailの両方を日常的に使用しているビジネスユーザーの方
・複数のメールアカウントを管理しており、メールの一元管理を目指している方
・メール転送作業に時間を取られており、業務効率化を図りたい方
・チーム内で情報共有をスムーズに行いたい管理者の方
・Gmail自動同期を活用して、メール管理を自動化したい方

■注意事項
・Gmail、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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「Gmailで受信した重要なメールを、毎回手作業で別のツールに転記するのが面倒…」「メールの確認漏れや対応遅れが頻繁に発生してしまい、業務に支障が出ている…」
このようにGmailを使った情報共有やタスク管理では、手作業による非効率さやヒューマンエラーに悩まされていませんか？

もし、Gmailで受信したメールの内容を自動的に他のメールツールへ転送したり、特定の情報を抽出してデータベースへ記録したりできれば、これらの手間やミスから解放され、より迅速かつ正確な情報共有が実現し、本来集中すべきコア業務にリソースを割くことができます！

今回ご紹介する自動化設定は、ノーコードで誰でも簡単に扱えます。この機会に導入して、日々の業務をもっと効率化してみませんか？

Gmailとの連携で業務の効率化を目指したい

Gmailの自動同期を活用することで、メール対応にかかる多くの手作業を削減できます。
一般的な方法としては、多くのSaaSに対応しているため、GmailとOutlookを連携する、といったものだと初心者でも容易に設定・導入できます。
他にも、GAS (Google Apps Script)を活用することで、要件に合わせて細かくカスタマイズすることもできるでしょう。
でも、前者はシンプルな構成以外の設定はなかなか難しく、後者だとプログラミングの知識が必要となります。
プログラミング知識はないが、無料ツールの制限を超えた複雑な自動化を実現したい、そう考える方のニーズに沿ったシステム、それがノーコード自動化ツールのYoomでしょう。

Gmailと各種ツールを連携する自動化テンプレート

Gmailと様々な業務ツールを連携させることで、メールに関する手作業を大幅に削減し、業務効率を向上させる自動化の具体的な例をテンプレートでご紹介します！
例えば、Gmailで受信したメールの内容を他のメールサービスへ自動転送したり、特定の条件に合致するメール情報をデータベースやCRMに自動で記録したりすることが可能です。

情報の二重入力や確認漏れを防げるため、迅速な情報共有と対応が可能になります。気になる内容があれば、ぜひ一度試してみてください。

Gmailで受信したメールを他のメールツールに自動転送する

Gmailで受信したメールの内容を、指定したZoho Mailのメールアドレスへ自動的に転送することができます。

複数のメールアカウントを使い分けている場合の情報集約や、チーム内での情報共有をスムーズに行い、対応漏れを防ぎ業務効率を向上させましょう！

Gmailで受信した内容をZoho Mailに送信する

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■概要
「Gmailで受信した内容をZoho Mailに送信する」ワークフローです。これにより、複数のメールサービスを利用しているチームでも情報を一元管理でき、業務の効率化が図れます。手動での転送作業を減らし、重要なメールを見逃すリスクを低減します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとZoho Mailの両方を日常的に使用しているビジネスユーザーの方
・複数のメールアカウントを管理しており、メールの一元管理を目指している方
・メール転送作業に時間を取られており、業務効率化を図りたい方
・チーム内で情報共有をスムーズに行いたい管理者の方
・Gmail自動同期を活用して、メール管理を自動化したい方

■注意事項
・Gmail、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで受信したメールから特定のデータを抽出して、チャットツールに自動で通知する

Gmailで受信したメールの内容からデータを抽出し、Slackに通知することができます。

メールの情報を通知できるので、重要なメールの見逃しを防ぎます。

Gmailの内容をSlackに抽出・通知する

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■概要
Gmailの内容をSlackに抽出・通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを利用して重要な情報を受信している方
・Gmailを使っているが、重要なメールを見落としがちな方
・重要なメールを即座に把握したいと考えている方

2.Slackを利用してチームでのコミュニケーションを行っている方
・Slackを日常的に使っていて、重要なメール通知を一括して受け取りたい方
・メールの共有を手動で行っているが、効率的に自動化したいと考えている方

■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで受信したメールをデータベース/CRMサービスに自動記録する

Gmailで特定の件名や条件に合致するメールを受信した際に、その内容をNotionに自動で追加・記録することができます。

顧客からの問い合わせメールや注文メールなどを自動で整理・蓄積し、情報管理の効率化と対応の迅速化を実現しましょう！

Gmailで特定の件名のメールを受信したら、Notionに追加する

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■概要
「Gmailで特定の件名のメールを受信したら、Notionに追加する」フローは、メールの管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。Gmail自動同期機能を活用して、指定した件名のメールを自動的にNotionに転送できます。手動でのデータ入力を減らし、業務のスムーズな進行をサポートします。これにより、情報の一元管理が可能となり、チーム全体の作業効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に活用しており、メール管理に時間を取られている方
・Notionでの情報整理やプロジェクト管理を効率化したいチームリーダー
・手動でのデータ入力によるミスを減らし、業務の正確性を高めたい方
・複数のSaaSアプリを連携させて、業務プロセスを自動化したい企業担当者

■注意事項
・Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Gmailの受信メールを自動転送するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールの内容をZoho Mailに自動で転送するフローを解説していきます！
この設定を行うことで、たとえば、プライベート用のGmailで受信した仕事メールをZoho Mailへ自動転送し、確認漏れを防ぐことができます。

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとZoho Mailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とZoho Mailのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Gmailで受信した内容をZoho Mailに送信する

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■概要
「Gmailで受信した内容をZoho Mailに送信する」ワークフローです。これにより、複数のメールサービスを利用しているチームでも情報を一元管理でき、業務の効率化が図れます。手動での転送作業を減らし、重要なメールを見逃すリスクを低減します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとZoho Mailの両方を日常的に使用しているビジネスユーザーの方
・複数のメールアカウントを管理しており、メールの一元管理を目指している方
・メール転送作業に時間を取られており、業務効率化を図りたい方
・チーム内で情報共有をスムーズに行いたい管理者の方
・Gmail自動同期を活用して、メール管理を自動化したい方

■注意事項
・Gmail、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。

まず、ご利用中のGmailとYoomを連携していきます。Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

＜Gmailの登録手順＞

以下の解説をご参照ください。

＜Zoho Mailの登録手順＞

続いてZoho Mailと連携します。
下記の画面でドメインを設定→追加をクリックします。

次に進み、お使いのアカウントでサインインしてください。

GmailとZoho Mailの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。

ステップ2:テンプレートのコピー

ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

Gmailで受信した内容をZoho Mailに送信する

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■概要
「Gmailで受信した内容をZoho Mailに送信する」ワークフローです。これにより、複数のメールサービスを利用しているチームでも情報を一元管理でき、業務の効率化が図れます。手動での転送作業を減らし、重要なメールを見逃すリスクを低減します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとZoho Mailの両方を日常的に使用しているビジネスユーザーの方
・複数のメールアカウントを管理しており、メールの一元管理を目指している方
・メール転送作業に時間を取られており、業務効率化を図りたい方
・チーム内で情報共有をスムーズに行いたい管理者の方
・Gmail自動同期を活用して、メール管理を自動化したい方

■注意事項
・Gmail、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。

OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されおり、必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されるので、右側の三点リーダー(...)をクリックして編集しましょう。

ステップ3:Gmailのトリガー設定

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択しましょう。

タイトルとアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りに「次へ」をクリックしてください。

必須項目を入力してください。

• トリガーの起動間隔:ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
• キーワード:タイトルに含まれるキーワードを指定します。今回は「重要」と設定しました。

ここでGmailに、指定したキーワードを含んだテストメールを送信しておきましょう。

フローボットに戻り、テストします。
正しく連携できていると、画面下部の『取得した値』に受信したメールの情報が表示されます。

この『取得した値』をこのあとのアクション設定時に利用していきます！
ここまでできたら保存しましょう。

ステップ4:Zoho Mailでメール送信する設定

続いて「メールを送信」をクリックします。

先ほどと同様に、タイトルとアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックしてください。

次に進み、必須項目を設定していきます。

• アカウントID:下記のように候補から選択します。

• 各メールアドレス:入力してください。

• 件名・メール本文:下記のように『取得した値』を利用して設定します。

※『取得した値』から選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによって取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキストを入れてしまうと、毎回それが送信されてしまうため、必ず『取得した値』から選択してください。

その他の項目は必要に応じて設定してください。設定が終わったらテストし、保存します。
※テストを行うと、メール送信されるのでご注意ください。

Zoho Mailを確認してみましょう。

Zoho Mailで正しく受信できていれば設定完了です。

ステップ5:トリガーをONにして起動準備完了

以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Gmailで受信した内容をZoho Mailに送信されるかを確認してみましょう。

以上が「Gmailで受信した内容をZoho Mailに送信する」方法でした。

Gmailを使ったその他の自動化例

Gmailを起点に、GoogleフォームやZoom、Google スプレッドシート、Slack、ChatGPTなどと連携することで、メール対応や通知、返信業務を自動化できます。
たとえばフォーム送信時の自動返信やウェビナー後のフォローメール送信、リストへの一斉メール送信など、日々の定型業務を効率化するテンプレートが揃っています

Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する

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■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。

■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo

■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。

無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350

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Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する

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Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。

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Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する

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■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方

2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方

■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する

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■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方

■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）‍
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する

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本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。

■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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まとめ

Gmailと他のツールを自動で同期させることで、これまで手作業で行っていたメールの転記や情報共有にかかる時間と手間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。これにより、重要なメールの見逃しを防ぎ、迅速な対応が可能となるため、顧客満足度の向上や業務全体の効率化に繋がり、本来取り組むべき業務に、より集中しやすくなるはずです。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。

もしGmail連携やその他の業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

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よくあるご質問