・
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailで受信したメールを他のメールツールへ自動転送する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailで受信した重要なメールを、チームで利用しているZoho Mailに一件ずつ手作業で転送していませんか。
このような手作業は時間がかかるだけでなく、転送漏れや遅延といったミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でZoho Mailに送信し、情報共有の効率化と確実性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Gmailで受信した重要なメールを、毎回手作業で別のツールに転記するのが面倒…」「メールの確認漏れや対応遅れが頻繁に発生してしまい、業務に支障が出ている…」
このようにGmailを使った情報共有やタスク管理では、手作業による非効率さやヒューマンエラーに悩まされていませんか？
もし、Gmailで受信したメールの内容を自動的に他のメールツールへ転送したり、特定の情報を抽出してデータベースへ記録したりできれば、これらの手間やミスから解放され、より迅速かつ正確な情報共有が実現し、本来集中すべきコア業務にリソースを割くことができます！
今回ご紹介する自動化設定は、ノーコードで誰でも簡単に扱えます。この機会に導入して、日々の業務をもっと効率化してみませんか？
Gmailとの連携で業務の効率化を目指したい
Gmailの自動同期を活用することで、メール対応にかかる多くの手作業を削減できます。
一般的な方法としては、多くのSaaSに対応しているため、GmailとOutlookを連携する、といったものだと初心者でも容易に設定・導入できます。
他にも、GAS (Google Apps Script)を活用することで、要件に合わせて細かくカスタマイズすることもできるでしょう。
でも、前者はシンプルな構成以外の設定はなかなか難しく、後者だとプログラミングの知識が必要となります。
プログラミング知識はないが、無料ツールの制限を超えた複雑な自動化を実現したい、そう考える方のニーズに沿ったシステム、それがノーコード自動化ツールのYoomでしょう。
Gmailと各種ツールを連携する自動化テンプレート
Gmailと様々な業務ツールを連携させることで、メールに関する手作業を大幅に削減し、業務効率を向上させる自動化の具体的な例をテンプレートでご紹介します！
例えば、Gmailで受信したメールの内容を他のメールサービスへ自動転送したり、特定の条件に合致するメール情報をデータベースやCRMに自動で記録したりすることが可能です。
情報の二重入力や確認漏れを防げるため、迅速な情報共有と対応が可能になります。気になる内容があれば、ぜひ一度試してみてください。
Gmailで受信したメールを他のメールツールに自動転送する
Gmailで受信したメールの内容を、指定したZoho Mailのメールアドレスへ自動的に転送することができます。
複数のメールアカウントを使い分けている場合の情報集約や、チーム内での情報共有をスムーズに行い、対応漏れを防ぎ業務効率を向上させましょう！
■概要
Gmailで受信した重要なメールを、チームで利用しているZoho Mailに一件ずつ手作業で転送していませんか。
このような手作業は時間がかかるだけでなく、転送漏れや遅延といったミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でZoho Mailに送信し、情報共有の効率化と確実性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailで受信したメールから特定のデータを抽出して、チャットツールに自動で通知する
Gmailで受信したメールの内容からデータを抽出し、Slackに通知することができます。
メールの情報を通知できるので、重要なメールの見逃しを防ぎます。
■概要
Gmailで受信する重要なお知らせやお問い合わせを、都度Slackに手作業で共有していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、メール本文から必要な情報のみを抽出し、自動でSlackに通知することが可能です。手作業による共有の手間とミスをなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailで受信したメールをデータベース/CRMサービスに自動記録する
Gmailで特定の件名や条件に合致するメールを受信した際に、その内容をNotionに自動で追加・記録することができます。
顧客からの問い合わせメールや注文メールなどを自動で整理・蓄積し、情報管理の効率化と対応の迅速化を実現しましょう！
■概要
日々の業務でGmailに届く重要なメールを、都度Notionに転記する作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定の件名のメール受信をきっかけに、自動でNotionのデータベースに情報を追加できるため、手作業による転記ミスやタスクの抜け漏れを防ぎ、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailの受信メールを自動転送するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールの内容をZoho Mailに自動で転送するフローを解説していきます！
この設定を行うことで、たとえば、プライベート用のGmailで受信した仕事メールをZoho Mailへ自動転送し、確認漏れを防ぐことができます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Gmailで受信した重要なメールを、チームで利用しているZoho Mailに一件ずつ手作業で転送していませんか。
このような手作業は時間がかかるだけでなく、転送漏れや遅延といったミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でZoho Mailに送信し、情報共有の効率化と確実性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGmailとYoomを連携していきます。Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
＜Gmailの登録手順＞
以下の解説をご参照ください。
＜Zoho Mailの登録手順＞
続いてZoho Mailと連携します。
下記の画面でドメインを設定→追加をクリックします。
次に進み、お使いのアカウントでサインインしてください。
GmailとZoho Mailの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Gmailで受信した重要なメールを、チームで利用しているZoho Mailに一件ずつ手作業で転送していませんか。
このような手作業は時間がかかるだけでなく、転送漏れや遅延といったミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でZoho Mailに送信し、情報共有の効率化と確実性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されおり、必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されるので、右側の三点リーダー(...)をクリックして編集しましょう。
ステップ3:Gmailのトリガー設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択しましょう。
タイトルとアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りに「次へ」をクリックしてください。
必須項目を入力してください。
ここでGmailに、指定したキーワードを含んだテストメールを送信しておきましょう。
フローボットに戻り、テストします。
正しく連携できていると、画面下部の『取得した値』に受信したメールの情報が表示されます。
この『取得した値』をこのあとのアクション設定時に利用していきます！
ここまでできたら保存しましょう。
ステップ4:Zoho Mailでメール送信する設定
続いて「メールを送信」をクリックします。
先ほどと同様に、タイトルとアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックしてください。
次に進み、必須項目を設定していきます。
※『取得した値』から選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによって取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキストを入れてしまうと、毎回それが送信されてしまうため、必ず『取得した値』から選択してください。
その他の項目は必要に応じて設定してください。設定が終わったらテストし、保存します。
※テストを行うと、メール送信されるのでご注意ください。
Zoho Mailを確認してみましょう。
Zoho Mailで正しく受信できていれば設定完了です。
ステップ5:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Gmailで受信した内容をZoho Mailに送信されるかを確認してみましょう。
以上が「Gmailで受信した内容をZoho Mailに送信する」方法でした。
Gmailを使ったその他の自動化例
Gmailを起点に、GoogleフォームやZoom、Google スプレッドシート、Slack、ChatGPTなどと連携することで、メール対応や通知、返信業務を自動化できます。
たとえばフォーム送信時の自動返信やウェビナー後のフォローメール送信、リストへの一斉メール送信など、日々の定型業務を効率化するテンプレートが揃っています
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
実際のフローボットの動き：https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
※無料トライアルでできることと開始方法および注意点：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
Gmailと他のツールを自動で同期させることで、これまで手作業で行っていたメールの転記や情報共有にかかる時間と手間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。これにより、重要なメールの見逃しを防ぎ、迅速な対応が可能となるため、顧客満足度の向上や業務全体の効率化に繋がり、本来取り組むべき業務に、より集中しやすくなるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしGmail連携やその他の業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：Gmailと連携したフローを紹介した記事
Q：自動化フローがエラーで止まった場合どうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：通知メールの内容はどこまで変えられますか？
A：
本文の内容は、自由にカスタマイズ可能です！通知したい内容を設定してください。
ただし、トリガーアクションなどで取得した値を活用せずに手動で入力した値は、繰り返し通知されます。
Q：メールの内容をGoogle スプレッドシートなどに集約できますか？
A：
可能です。
フローボットの終点にGoogle スプレッドシートやNotionといったデータベースツールを追加することで、送信者のメールアドレスやメッセージ本文といった情報を素早く収集することができます。
参考テンプレート ↓
