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Googleカレンダーで管理している予定を、議事録管理のためにGoogle スプレッドシートに転記したい！
「会議やアポイントメントの情報をカレンダーから一つ一つコピー＆ペーストしており、時間がかかるうえにミスも発生しやすい…」
こうした日常的なSaaS間のデータ連携に、負担を感じていませんか。
もし、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに新しい予定が登録された際に、その内容が自動でGoogle スプレッドシートに追加される仕組み</span>があれば、手作業が不要になり、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎやすくなります。さらに、生産性の高いコア業務に集中できる時間も確保しやすくなります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に導入できるため、日々の業務を効率化する方法としておすすめです。ぜひこの機会に取り入れて、作業をもっと快適にしてみませんか。
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートのAPIを組み合わせれば、これまで手作業で行っていた予定情報の転記を自動化できます。
例えば、Googleカレンダーに新しい予定が作成されたら、その詳細情報を自動でGoogle スプレッドシートに登録するといった仕組みが可能です。
手作業による入力やミスを減らし、最新の情報を一元的に管理しやすくなります。ここでは、代表的な自動化の例を紹介しますので、気になる内容があれば参考にしてみてください。
予定が増えるたびに、Google スプレッドシートに手作業で入力していると時間もかかり、うっかり入力ミスにつながることもあります。
この仕組みを取り入れると、<span class="mark-yellow">新しい予定が追加された時にイベント名や日時、参加者などを自動でGoogle スプレッドシートに追記</span>できます。議事録の整理やプロジェクトの進捗管理がぐっとやりやすくなるでしょう。
予定の詳細欄に長い説明やメモを書いていると、そのままGoogle スプレッドシートに入れるには見づらくなることがあります。
そんなときは、<span class="mark-yellow">説明文を要約してGoogle スプレッドシートに記録する</span>ようにしておくと便利です。報告用に必要なポイントをすっきり整理できるので、タスク管理もスムーズになります。
それでは、実際にGoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートを連携する自動化フローを作成する手順を見ていきましょう。
今回は、ノーコード連携ツール「Yoom」を使って、プログラミング不要で誰でも簡単に設定できる方法をご紹介します。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google スプレッドシートの設定は動画内で解説されているので、Google カレンダーの連携を進めていきましょう！
はじめに、マイアプリから新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGoogleカレンダーを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
Googleアカウントでログインします。
以下のように表示されたら「次へ」をクリックします。
Googleアカウントへのアクセス権限を全て許可して「続行」をクリックします。
これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録は完了です。
両方Googleアカウントを使用するので、流れは同じでしたね。ではさっそく具体的に設定を進めていきましょう。
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではGoogleカレンダーに予定が作成されたらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されています。確認・修正をして次に進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
カレンダーIDのフィールドをクリックし、連携するカレンダーIDを選択してください。
以下のように入力が完了したら、連携したアカウントのGoogleカレンダーに予定を作成してから「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値(アウトプット)が出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
作製した予定の情報が反映されていることを確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Google スプレッドシートにレコードを追加する設定を行います。
事前準備
Googleカレンダーの予定を記録するGoogle スプレッドシートを準備します。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま下にスクロールします。
スプレッドシートIDを選択します。
スプレッドシートのタブ名も同様に選択して、テーブル範囲は注釈に従って入力しましょう。
全て入力したら「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値を、前項で取得した値から選択します。
以下のように取得した値を設定することで、タイトル名が固定化されず、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
他の項目も入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、Google スプレッドシートにも行が追加されます。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する方法は以上です。
これまではGoogleカレンダーの情報をスプレッドシートに転記する方法を紹介しましたが、逆にスプレッドシートを基に予定を登録することも可能です。
例えば、タスクリストやイベントスケジュールをスプレッドシートで一覧管理している場合に役立ちます。
スプレッドシートで管理しているイベントやアポイント情報を、手作業でGoogleカレンダーに入力するのは手間がかかります。
この自動化を設定すれば、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、その情報をもとにGoogleカレンダーに予定を作成できる</span>ようになります。イベントの一括登録や複数人のスケジュール共有がスムーズになり、作業時間の短縮にもつながります。
すべての行を予定に変換するのではなく、特定の条件に合うタスクやイベントだけを登録したいケースもあります。この場合は、例えば「担当者」や「ステータス」といった条件の列を基に処理を分け、<span class="mark-yellow">条件を満たす行だけをGoogleカレンダーに予定として追加できる</span>ようにしておくと便利です。
必要な予定だけを登録できるため、日々のスケジュール管理がすっきりします。
GoogleカレンダーやGoogle スプレッドシートを組み合わせれば、予定管理や情報整理の手間を減らせます。ここでは、日々の業務をスムーズに進めるための便利な自動化例をまとめました。
Googleカレンダーを使った自動化は、予定の管理や会議の準備をスムーズにしてくれます。
たとえば新しい予定が追加されたときに、関連するドキュメントを自動で作成したり、外部のカレンダーやツールと同期したりすることで、情報の整理や共有がしやすくなります。
業務の流れを一つにまとめることで、作業の抜け漏れを防ぎやすくなる点もメリットです。
Google スプレッドシートを使った自動化は、データ入力や帳票作成を効率化するのに役立ちます。
特に、他のサービスで登録された情報をシートに追加したり、逆にシートをもとに帳票や通知を作成したりできる点が便利です。
日々の情報を一元管理しやすくなるため、チーム内での共有や業務の進捗把握にもつながります。
GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたカレンダーとスプレッドシート間の情報転記作業から解放され、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを根本からなくすことができます。</span>
これにより、担当者は常に正確な情報に基づいたスケジュール管理やタスク管理を行えるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合、通知は来ますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラーについての対処法は以下のヘルプページもご参照ください。
エラー時の対応方法について
Q：無料プランでは何件まで連携できますか？
A：GoogleカレンダーやGoogle スプレッドシートはフリープランから利用できるアプリです。
設定方法を解説した連携を継続利用する場合、毎月100件以内のコンタクト作成であれば料金はかかりません。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
毎月100件以上の登録がある場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
Yoomプランと「タスク実行数」のカウント方法について
Q：連携できるデータ項目（場所、会議URLなど）をより具体的に知りたいです
A：今回の連携ではGoogleカレンダーから「Google MeetのURL」「場所」「説明」「ゲスト」などの項目を取得することも可能です。
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