.avif)
・
.avif)
「GoogleカレンダーとOutlookの両方でスケジュールを管理していて、二重入力が本当に手間…」
「Googleカレンダーに登録した予定を、毎回Outlookでチームメンバーにメール共有するのが面倒…」
このように、日常的に利用するカレンダーツール間の手作業での連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
そこで活用したいのが、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに新しい予定を追加するだけで、自動的にOutlookに情報が連携される仕組みです</span>！
日々の煩わしい作業から解放され、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーも防げるため、より創造的で重要な業務に集中できる時間を生み出せるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの記事を参考に、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleカレンダーとOutlookを連携し、様々な業務フローを自動化する</span>テンプレートが多数用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそくスタートしましょう！
GoogleカレンダーとOutlookのAPIを連携させれば、手動で行っていた多くの定型業務を自動化し、業務の効率を向上させることが可能になります。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があればクリックしてみてくださいね！
Googleカレンダーに新しい予定が作成されたタイミングをトリガーとして、指定した宛先にOutlookから自動でメールを送信する連携です。
会議の案内やリマインダーの送信が自動化されることで<span class="mark-yellow">迅速かつ確実な情報共有が実現できるため、連絡漏れや遅延を防ぐ</span>のに役立つでしょう。
この連携は、Googleカレンダーの予定情報を直接Outlookのメール作成アクションに繋げるシンプルな構成で簡単に実現可能です！
個人用はGoogleカレンダー、社内用はOutlookというように、複数のカレンダーを併用している場合に特に便利な連携です。
二つのカレンダーの予定を自動で同期するため、<span class="mark-yellow">面倒な二重入力の手間を排除して、スケジュール管理を一元化。</span>重要な予定の登録漏れも防げます。
それでは、さっそく実際にGoogleカレンダーとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleカレンダーとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Googleカレンダーで予定が作成されたらOutlookでメールを送信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」をします。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Googleカレンダーのマイアプリ連携】
検索窓でGoogleカレンダーを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックして、Yoomとの連携を進めましょう！
Googleアカウントの選択画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
もし連携したいアカウントが表示されていない場合は、「別のアカウントを使用」を押して、該当のアカウントにログインしてくださいね！
先ほど選択したGoogleアカウントへのアクセス権限に関する確認画面が表示されます。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
「続行」をクリックすると連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
【Outlookのマイアプリ登録】
検索窓にOutlookと入力し、表示された候補から選択します。
※Microsoft 365（旧称 Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoftのサインイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントの情報を入力し、「次へ」を押してください。
すでにMicrosoftアカウントにログイン済みの場合は下図のようなアカウント選択画面が表示されるので、Yoomと連携する該当のアカウントを選択してくださいね！
Microsoftアカウントにサインイン（もしくはアカウント選択）後、自動的にYoomとの連携が完了します。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを活用しています。以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！まずは、Googleカレンダーに予定が作成された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「予定が作成されたら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであるかを確認しましょう。
基本的には、ステップ1で連携した情報が反映されています。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、スピーディーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「カレンダーID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。
ここで設定したカレンダーに予定が作成されると、フローボットが起動するようになります。
「種別」や「検索キーワード」を設定することもできるので、活用する業務内容に合わせて適宜設定してくださいね！
なお、「検索キーワード」が未設定の場合は、全てのイベントがフローボットの起動対象となります。
キーワードを設定した場合は、指定したキーワードに一致する予定（イベント）が作成された場合にのみ、フローボットが起動するようになりますよ！
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
Googleカレンダーにテスト用の予定を作成しましょう。
テストなので、内容は架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト会議」など）でOKです！
作成後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど作成した予定の情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Googleカレンダーに作成された予定の内容を、Outlookに送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであるか確認しましょう。
次に、メール送信の詳細設定です。
「To」にメール送信先のアドレスを設定し、「CC」「BCC」は必要に応じて設定しましょう。
「件名」はフローを活用する業務内容に合わせて設定してみてくださいね！
最後に、「メッセージ」に送信するメールの内容を設定していきます。
「Googleカレンダーに予定が作成されました。」など毎回同じ文章を使用する定型的なテキストは直接手入力し、「予定のタイトル」など、Googleカレンダーの情報を引用する部分はアウトプットを用いて設定してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックし、設定したメールの内容を確認します。
内容が問題なければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行いましょう。
この際、先ほど「To」に設定したメールアドレス宛に実際にメールが送信されるため、テストメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておいてくださいね！
「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認しましょう。
Googleカレンダーに作成した予定の内容が反映された状態で、設定したメッセージの通りにメールが届いていますね！
確認後、Yoomの画面に戻って「保存」を押したら設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「Googleカレンダーで予定が作成されたらOutlookでメールを送信する」フローの作成手順でした！
今回はGoogleカレンダーからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからGoogleカレンダーへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookカレンダーに新しい予定が登録された際に、その情報を自動でGoogleカレンダーにも同期する連携です。社用のOutlookで受け取った会議出席依頼などを、個人のGoogleカレンダーにも反映させたい場合に活用できます。
<span class="mark-yellow">複数のカレンダーを手動で更新する手間を省きながら、プライベートと仕事の予定を一括で管理できる</span>のは嬉しいポイントですよね！
Outlookで特定の条件（件名や差出人など）に一致するメールを受信したことをトリガーに、Googleカレンダーに繰り返し予定を自動で作成する連携です。
<span class="mark-yellow">毎月送られてくる定例会議の案内メールをもとに、自動でカレンダーに予定を登録できる</span>ため、手作業による登録漏れや設定ミスをなくし、重要な会議などを忘れてしまうといったリスク防止に役立つでしょう！
GoogleカレンダーとOutlookはその他のアプリケーションと連携させることで、幅広い業務を自動化できます。通知やデータ同期、情報の自動登録などもスムーズに実現可能。
多彩な自動化の仕組みがそろっているため、業務フローに合った最適な組み合わせを見つけて活用してください。
Googleカレンダーからタスク管理ツールやチャットツールに情報を連携する、日程調整サービスや営業管理システムとデータを同期するといった流れが簡単に構築できます。
予定ごとの担当者や通知先を指定することもできるため、チームの情報共有や業務分担がよりスムーズに。
メール受信をトリガーにして、データベースやストレージ、社内外チャットツールへの連携まで多様な業務に対応。
アンケートフォームの回答内容をタスクとして自動作成したり、営業情報の入力から顧客へメールを送信したりすることも可能で、日常の業務の手間を削減します。
いかがでしたか？GoogleカレンダーとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで日常的に行っていた予定の転記や関係者への通知といった手作業を削減し、ヒューマンエラーのリスクも防止できるでしょう。</span>
これにより、担当者はより迅速に正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、空いた時間を本来注力すべき企画業務や顧客対応などのコア業務に充てられる環境整備をサポートします。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるのも魅力の1つ。
「本当に設定は簡単なの？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね！
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
業務を効率化するポイントは小さな改善の積み重ね。効率化の第一歩として、本記事を参考に自動化をぜひ取り入れてみてください。
.avif)
.webp)
.webp)
