Jotformで送信された情報でAsanaにタスクを作成する
試してみる
■概要
Jotformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、都度Asanaに手入力でタスクを作成していませんか？
この手作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、Jotformのフォームが送信された際に、自動でAsanaにタスクを作成できます。
これにより、手作業による手間をなくし、迅速かつ正確なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受けた問い合わせをAsanaで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- フォームからの連絡に対するタスク作成の漏れや遅延を防ぎ、迅速な対応を目指したいチームリーダーの方
- JotformとAsana間の定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformのフォーム送信をトリガーにAsanaへタスクが自動作成されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報入力が不要になることで、転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformを選択し、「最新の回答を取得する」アクションで、送信されたフォームの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」アクションを設定して、取得した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformの「最新の回答を取得する」アクションでは、連携するフォームのIDを任意で設定してください。
- Asanaの「タスクを追加」アクションでは、タスク名や説明欄にはJotformから取得した回答内容を設定することで、タスクの詳細を自動で入力できます。
■注意事項
- AsanaとJotformのそれぞれとYoomを連携してください。
「Jotformで集めた問い合わせ内容を、手作業でAsanaにタスクとして登録している…」
「フォームの回答を転記するだけの単純作業に時間がかかり、入力ミスも発生しがち…」
このように、JotformとAsana間での手作業によるデータ連携に、課題を感じていませんか？
もし、Jotformに新しい回答が送信されたら、Asanaに必要な情報が反映されたタスクを自動で作成する仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されるはず！
そして、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化に踏み出せなかった方でもすぐに導入可能です。
ぜひこの機会に、業務プロセスを見直してみましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはJotformとAsanaを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Jotformで送信された情報でAsanaにタスクを作成する
試してみる
■概要
Jotformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、都度Asanaに手入力でタスクを作成していませんか？
この手作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、Jotformのフォームが送信された際に、自動でAsanaにタスクを作成できます。
これにより、手作業による手間をなくし、迅速かつ正確なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受けた問い合わせをAsanaで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- フォームからの連絡に対するタスク作成の漏れや遅延を防ぎ、迅速な対応を目指したいチームリーダーの方
- JotformとAsana間の定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformのフォーム送信をトリガーにAsanaへタスクが自動作成されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報入力が不要になることで、転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformを選択し、「最新の回答を取得する」アクションで、送信されたフォームの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」アクションを設定して、取得した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformの「最新の回答を取得する」アクションでは、連携するフォームのIDを任意で設定してください。
- Asanaの「タスクを追加」アクションでは、タスク名や説明欄にはJotformから取得した回答内容を設定することで、タスクの詳細を自動で入力できます。
■注意事項
- AsanaとJotformのそれぞれとYoomを連携してください。
JotformとAsanaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたフォームの回答内容に基づくタスク作成を自動化できます。
この連携により、タスクの作成漏れや転記ミスを防ぎ、対応の迅速化に繋がります。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものがないか、ぜひチェックしてみてください。
気になる内容があれば、「試してみる」ボタンからすぐにその自動化フローを体験できます！
Jotformで送信された情報でAsanaにタスクを作成する
Jotformのフォームに新しい回答が送信されるたびに、その内容を基にしてAsanaに新しいタスクを自動で作成します。
この仕組みにより、問い合わせや依頼の受付からタスク化までの流れを一元化し、手動でタスクを登録する作業を減らすことができます。
対応漏れを防ぎ、スピーディーに次のアクションを起こしたいときにおすすめの連携です。
Jotformで送信された情報でAsanaにタスクを作成する
試してみる
■概要
Jotformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、都度Asanaに手入力でタスクを作成していませんか？
この手作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、Jotformのフォームが送信された際に、自動でAsanaにタスクを作成できます。
これにより、手作業による手間をなくし、迅速かつ正確なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受けた問い合わせをAsanaで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- フォームからの連絡に対するタスク作成の漏れや遅延を防ぎ、迅速な対応を目指したいチームリーダーの方
- JotformとAsana間の定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformのフォーム送信をトリガーにAsanaへタスクが自動作成されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報入力が不要になることで、転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformを選択し、「最新の回答を取得する」アクションで、送信されたフォームの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」アクションを設定して、取得した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformの「最新の回答を取得する」アクションでは、連携するフォームのIDを任意で設定してください。
- Asanaの「タスクを追加」アクションでは、タスク名や説明欄にはJotformから取得した回答内容を設定することで、タスクの詳細を自動で入力できます。
■注意事項
- AsanaとJotformのそれぞれとYoomを連携してください。
Jotformで特定条件に合う回答があったら、Asanaにタスクを作成する
Jotformに送信された回答の中から、「緊急度が高い」「特定の製品に関する問い合わせ」といった、あらかじめ設定した条件に合致するものだけを抽出し、Asanaにタスクを自動で作成する連携です。
この連携を活用することで、対応すべきタスクに優先順位をつけ、不要なタスクが乱立するのを防ぐことができるため、チームは本当に重要な業務に集中できる環境を整えたいときに利用してみてください。
Jotformで特定条件に合う回答があったら、Asanaにタスクを作成する
試してみる
■概要
Jotformで受け付けたお問い合わせやアンケートの回答を、一件ずつ手作業で確認しながらAsanaにタスクとして登録していませんか？手動での対応は時間がかかるだけでなく、重要な回答への対応漏れにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、JotformとAsanaを連携させ、特定の回答があった場合にのみ自動でタスクを作成し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受けた回答を手作業でAsanaにタスク登録しているご担当者の方
- JotformとAsanaを連携し、特定条件でのタスク作成を自動化したい方
- フォームの回答内容に応じたタスクの振り分け業務を効率化したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformで特定条件の回答を受信した際に自動でAsanaへタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、タスクの作成漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとAsanaをYoomと連携します。
- トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」アクションを設定します。
- オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」を設定し、送信された回答内容を取得します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、回答内容が特定の条件に合致した場合のみ処理が進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」を設定し、Jotformの回答内容を含んだタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、Jotformの回答内容をもとに、どのような条件の場合にAsanaへタスクを作成するかを任意で設定してください。
- Asanaでタスクを作成する際に、タスクのタイトルや詳細、担当者、所属プロジェクトなどを、Jotformの回答内容に応じて任意に設定してください。
■注意事項
- JotformとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
- Jotformで回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
それでは、実際にJotformとAsanaを連携したフローを作成する手順を見ていきましょう！
今回は、誰でも簡単に業務の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使用して連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Jotform／Asana
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Jotformで送信された情報でAsanaにタスクを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- JotformとAsanaをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Jotformのトリガーとアクション設定およびAsanaのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Jotformで送信された情報でAsanaにタスクを作成する
試してみる
■概要
Jotformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、都度Asanaに手入力でタスクを作成していませんか？
この手作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、Jotformのフォームが送信された際に、自動でAsanaにタスクを作成できます。
これにより、手作業による手間をなくし、迅速かつ正確なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受けた問い合わせをAsanaで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- フォームからの連絡に対するタスク作成の漏れや遅延を防ぎ、迅速な対応を目指したいチームリーダーの方
- JotformとAsana間の定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformのフォーム送信をトリガーにAsanaへタスクが自動作成されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報入力が不要になることで、転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformを選択し、「最新の回答を取得する」アクションで、送信されたフォームの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」アクションを設定して、取得した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformの「最新の回答を取得する」アクションでは、連携するフォームのIDを任意で設定してください。
- Asanaの「タスクを追加」アクションでは、タスク名や説明欄にはJotformから取得した回答内容を設定することで、タスクの詳細を自動で入力できます。
■注意事項
- AsanaとJotformのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：JotformとAsanaのマイアプリ登録をしよう
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Jotformのマイアプリ登録手順
マイアプリ一覧でJotformを選択してください。
アカウント名は、「プロジェクト名」など任意のタイトルを入力しましょう。
アクセストークンはJotformのこちらにアクセスし、APIキーを取得してください。
これでJotformのマイアプリ登録ができました。
Asanaのマイアプリ登録手順
アプリ一覧で、Asanaを選択します。
Asanaにログインしてください。
ここではメールアドレスでログインする方法で進めます。
パスワードを入力してください。
これでAsanaのマイアプリ登録ができました。
ステップ2：テンプレートのコピーをしよう
ここではYoomで用意されているテンプレートを活用し設定していきます。
下のバナーに表示されている「試してみる」をクリックしましょう。
Jotformで送信された情報でAsanaにタスクを作成する
試してみる
■概要
Jotformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、都度Asanaに手入力でタスクを作成していませんか？
この手作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、Jotformのフォームが送信された際に、自動でAsanaにタスクを作成できます。
これにより、手作業による手間をなくし、迅速かつ正確なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受けた問い合わせをAsanaで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- フォームからの連絡に対するタスク作成の漏れや遅延を防ぎ、迅速な対応を目指したいチームリーダーの方
- JotformとAsana間の定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformのフォーム送信をトリガーにAsanaへタスクが自動作成されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報入力が不要になることで、転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformを選択し、「最新の回答を取得する」アクションで、送信されたフォームの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」アクションを設定して、取得した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformの「最新の回答を取得する」アクションでは、連携するフォームのIDを任意で設定してください。
- Asanaの「タスクを追加」アクションでは、タスク名や説明欄にはJotformから取得した回答内容を設定することで、タスクの詳細を自動で入力できます。
■注意事項
- AsanaとJotformのそれぞれとYoomを連携してください。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：Jotformのトリガーを設定しよう（フォームが送信されたら）
次にフローボットを設定していきましょう！
コピーしたテンプレートの「フォームが送信されたら」をクリックしてください。
Jotformのフォームは以下を用意しました。
Asanaに追加する時に必要なタスク名とタスクの詳細が回答できるフォームを作成してください。
連携アカウントとアクションを選択の画面はコピーした時にあらかじめ設定されていますが、以下の点を確認して「次へ」をクリックしましょう。
- タイトルは編集できます。
- Jotformと連携するアカウント情報を確認してください。
→複数のアカウントをマイアプリ登録している場合は、連携したいアカウントが設定されているか確認しておきましょう。
- トリガーアクションは「フォームが送信されたら」が選択されています。
アプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行いましょう。
表示されているWebhookURLをコピーして、Jotformで設定してください。
フォーム設定の画面を開き、「設定」タブから「統合」を選択し、ウェブフックをクリックして設定しましょう。
・JotformのWebhook設定方法
設定できたら、Jotformでトリガー(フォームが送信されたら)を実行してください。
フォームを送信できたら、Yoomに戻りテストをクリックします。
テスト成功と表示されますが、取得した値が空の状態です。
次のJotformのアクションで詳細を取得しますので、このまま保存してください。
ステップ4：Jotformのアクションを設定しよう（最新の回答を取得する）
次に「最新の回答を取得する」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面は、以下の点を確認して「次へ」をクリックしてください。
- タイトルは変更OKです。
- Jotformと連携するアカウント情報を確認しましょう。
- アクションは「最新の回答を取得する」が選択されています。
API接続設定に進みましょう。
フォームIDは、トリガーで回答したフォームを候補から選択してください。
設定後、テストをクリックします。
テストが成功したと表示されますが、以下のように回答された情報を取得できていません。
Jotformは手動で値を追加する必要があるため、こちらを参考にして、「取得する値を追加」から設定してください。
取得した値に情報が追加できたら保存しましょう。
ここで取得した値を活用して、次のオペレーションを設定します。
取得した値の詳細はこちらを参考にしてください。
ステップ5：Asanaのアクションを設定しよう（タスクを追加）
次に「タスクを追加」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面は、以下を確認後、次へをクリックしてください。
- タイトルは変更OKです。
- Asanaと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
- アクションは「タスクを追加」が選択されています。
API接続設定を行います。
タスク名はJotformで取得した値から選択しましょう。
取得した値を利用することで、フローボットが起動するたびにJotformの回答を取得してAsanaに反映できます。
直接内容を入力した場合、同じ内容が繰り返し追加されますので注意してください。
取得した値と固定値を組み合わせて設定することも可能です。
プロジェクトIDは候補に表示される中から選択してください。
候補には、マイアプリ連携したAsanaのアカウントで管理するプロジェクトが表示されます。
セクションIDも同様に、候補から選択します。
タスクの説明はJotformの取得した値から、タスクについて記載されている値を選択しましょう。
定型文を設定する場合は、直接入力してください。
設定後テストを実行し、Asanaにタスクを追加できたら保存しましょう。
ステップ6：動作を確認しよう
最後にトリガーをONに設定し、作成したフローボットが正常に作動するか確認してください。
これでフローボットの設定ができました。
他にも、JotformやAsanaを活用した様々な自動化の実現が可能です！
以下のような自動化もYoomなら簡単に設定することができます！
Jotformを活用した自動化テンプレート
データベースなど、さまざまなアプリと連携することで、フォーム回答を転記する作業を自動化できます。
これにより、回答を手動で転記する作業を削減できるため、業務を効率化したいときは、以下のテンプレートを試してみてください！
Jotformで送信された回答内容をSalesforceに連携する
試してみる
■概要
Jotformで送信された情報をSalesforceのリードオブジェクトに自動的に連携するフローボットです。
お問い合わせフォームから送信したユーザー情報などをリードとして登録したい際などにご活用いただけます。
■注意事項
・JotformとSalesforceの設定内容を自由に変更してご利用ください。
・Salesforce、JotformそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Jotformで回答された内容をNotionのデータベースに追加する
試してみる
■概要
Jotformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、一件ずつ手作業でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストによる入力ミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その内容が自動でNotionのデータベースにレコードとして追加されるため、こうしたデータ入力の課題を解消し、リアルタイムでの情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めた回答を手作業でNotionに転記している方
- フォームからの問い合わせや申し込みをNotionで管理しているチームの方
- データ入力の自動化によって、ヒューマンエラーをなくし業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されるたびに自動でNotionにデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定することで、特定のフォームに回答があった際にフローが起動するようにします
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したフォームの回答内容を取得します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得した回答内容をNotionのデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
- Notionのオペレーションでは、レコードを追加したいデータベースIDを任意に指定します。また、データベースの各項目に登録する内容は、Jotformから取得した値を埋め込んだり、固定のテキストを入力したりと柔軟に設定が可能です。
■注意事項
- Jotform、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
Jotformの回答内容をもとにMicrosoft Teamsのカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
Jotformで受け付けた面談予約やイベント参加の申し込みなどを、一件ずつ手作業でMicrosoft Teamsのカレンダーに登録していませんか？この手作業は、入力ミスや登録漏れのリスクがあるだけでなく、本来の業務を圧迫する要因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Jotformへの回答送信をトリガーに、Microsoft Teamsのカレンダーへ自動で予定を作成し、日程調整業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで面談やイベントの予約を受け付けている人事や営業担当者の方
- Jotformの回答内容をMicrosoft Teamsのカレンダーに手動で転記している方
- 日程調整に関する一連の業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると自動で予定が作成されるため、これまで手作業での登録に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなるため、日時の誤入力や参加者の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、フォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定し、取得した回答内容を元に予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformで作成するフォームは、面談日程や参加者名、連絡先など、取得したい情報に応じて質問項目や回答形式を自由に設定してください。
- Microsoft Teamsで作成する予定の件名や日時、参加者には、Jotformから取得した回答内容をそれぞれ動的に設定することが可能です。
■注意事項
- JotformとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/810558
Jotformに回答があったら、Microsoft Excelのレコードに追加する
試してみる
■概要
Jotformに新しい回答が送信されたら、Microsoft Excelのレコードに回答内容を追加するフローです。
JotformとMicrosoft Excelを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にMicrosoft Excelのレコードが追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Jotform、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Jotformで送信されたユーザー情報をSendGridのコンタクトリストに追加する
試してみる
■概要
Jotformで獲得した問い合わせやイベント申込者の情報を、手作業でSendGridのリストに登録していませんか？この作業は件数が増えるほど手間がかかり、入力ミスや登録漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信されると同時に、SendGridのコンタクトリストへ情報を自動で追加できます。面倒なデータ移行作業から解放され、スムーズな顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとSendGridを手作業で連携させているマーケティング担当者の方
- フォームから獲得したリード情報を、迅速かつ正確にメルマガリストへ反映したい方
- 手作業によるデータ入力の時間を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformのフォームが送信されると自動でSendGridにコンタクトが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ移行の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとSendGridをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォーム情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSendGridの「コンタクトリストに新規コンタクトを追加」アクションを設定し、取得した情報を任意のコンタクトリストに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SendGridでコンタクトを追加するアクションでは、Jotformから取得したどの情報をどの項目（メールアドレス、氏名など）に割り当てるかを自由に設定できます。また、特定のタグを付与するなど、固定の情報を追加することも可能です。
■注意事項
Asanaを使った便利なテンプレート
メールアプリと連携することで、送信されたメッセージをもとにタスクを自動で作成できます。
テンプレートを設定するだけで手動での登録作業が削減されるため、人為的ミスによるタスクの作成漏れを防ぎたいときにおすすめです。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する
試してみる
■概要
Gmailで管理している問い合わせや依頼メールなどを、Asanaでタスク化して管理しているものの、手作業での転記に手間を感じていませんか？重要なメールを見落としたり、タスク化を忘れたりすることで、対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルを付けたメールの内容を、自動でAsanaのタスクとして登録できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに来る依頼をAsanaで管理しており、手動でのタスク化に手間を感じている方
- Asanaでのタスク作成漏れを防ぎ、チームの対応速度を向上させたいプロジェクトマネージャーの方
- 日々のメール対応に追われ、本来のコア業務に集中したいと考えているすべてのビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定ラベルを付けたメールの内容が自動でAsanaにタスク登録されるため、手作業による転記の手間と時間を削減できます。
- タスクの作成漏れや転記ミスといった人為的なエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文などからタスク名や詳細に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- Asanaでタスクを追加するアクションを設定する際に、タスクを登録したいプロジェクトを任意で設定してください。
Zendeskでチケットが作成されたらAsanaに追加する
試してみる
■概要
Zendeskで受け付けた問い合わせを、手作業でAsanaのタスクに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成された際に、自動でAsanaにタスクを追加できるため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZendeskとAsanaを併用し、問い合わせ対応やタスク管理を行っている方
- 手作業によるチケット情報の転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- 問い合わせの対応漏れを防ぎ、タスク管理の精度を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskでチケットが作成されると自動でAsanaにタスクが追加されるため、手作業での情報入力にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Zendeskで取得したチケット情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskのトリガー設定では、連携したいアカウントのサブドメインを任意で設定してください
- Asanaのタスク追加オペレーションでは、Zendeskから取得したチケットの件名や内容などを、タスク名や説明欄に自由に設定することが可能です
■注意事項
- Zendesk、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotに取引を作成する
試してみる
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotに取引を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.AsanaとHubSpotを併用している営業・マーケティングチーム
・Asanaで管理しているプロジェクトやタスクを、HubSpotの取引として自動的に登録し、一元管理したい方
・Asanaのタスク情報を活用して、HubSpotで効率的なリードナーチャリングや顧客管理を行いたい方
・手作業での情報転記の手間を省き、業務効率を向上させたい方
2.Asanaでプロジェクト管理を行い、HubSpotでCRMを行っている企業
・プロジェクトの進捗状況と顧客情報を連携させ、より効果的な営業戦略を立案したい方
・Asanaのタスク完了をトリガーに、HubSpotで取引を自動的に作成し、営業プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Asanaでタスクが追加されたら、自動でHubSpotに取引が作成されるため、手作業でのデータ入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・Asanaのタスク完了をトリガーにHubSpotで取引を作成することで、営業プロセスを自動化し、効率化を図ることができます。
■注意事項
・HubSpot、AsanaのそれぞれとYoomを連携させてください。
Asanaに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方
- タスク情報の二重入力や転記作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
- 手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで、Google スプレッドシートに自動で情報が追記されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報に基づいた管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定することで、Asanaで作成されたタスク情報がスプレッドシートに自動で追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、Asanaから取得したタスク名や担当者、期日といった情報を、スプレッドシートのどの列に追加するかを任意で設定できます。
- 例えば、「A列にタスク名」「B列に担当者名」のように、管理したい項目に合わせて出力内容を柔軟にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらTeamsにメッセージを送付
試してみる
■概要
Asanaで新しいタスクが追加された際に、指定したMicrosoft Teamsチャネルに自動的に通知を送ります。
通知内容や送信先のMicrosoft Teamsチャネルは自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、Microsoft Teamsそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
JotformとAsanaの連携を自動化することで、フォームが送信されてからタスクを作成するまでの一連の流れを自動化し、手作業で行っていたデータ転記の手間や入力ミスを減らすことができます。
これにより、担当者は問い合わせや依頼に対して迅速かつ正確性の高い対応ができるようになり、本来注力すべき業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化による業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす新しい働き方を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携がエラーになった場合、どうなりますか？
A：フローボットが起動中にエラーが発生した時は、Yoomで登録したメールアドレス宛に通知がきます。
通知内容にエラーの詳細が記載されているので確認してください。
エラーの内容を修正したら、再度手動でフローボットを再実行してください。
通知先については、メール以外にSlackやChatworkに設定することもできます。
Q：1つのフォーム回答から複数のサブタスクを作ることは可能ですか？
A：はい、可能です。
サブタスクを作成する場合は、「+」マークから追加したいサブタスク分のオペレーションを設定してください。
Q：この自動化は無料プランの範囲内で実現できますか？
A：はい！
JotformとAsanaはフリープランで利用できるアプリです。
無料プランでは、毎月100タスクまで利用可能で、解説したテンプレートは100回起動できます。
この機会にぜひお試しください。
もし100タスクより多くのご利用する場合は、有料プランをご検討ください。
