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「Jotformで集めた問い合わせ内容を、手作業でAsanaにタスクとして登録している…」
「フォームの回答を転記するだけの単純作業に時間がかかり、入力ミスも発生しがち…」
このように、JotformとAsana間での手作業によるデータ連携に、課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Jotformに新しい回答が送信されたら、Asanaに必要な情報が反映されたタスクを自動で作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されるはず！
そして、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化に踏み出せなかった方でもすぐに導入可能です。
ぜひこの機会に、業務プロセスを見直してみましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">JotformとAsanaを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
JotformとAsanaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたフォームの回答内容に基づくタスク作成を自動化できます。
この連携により、タスクの作成漏れや転記ミスを防ぎ、対応の迅速化に繋がります。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものがないか、ぜひチェックしてみてください。
気になる内容があれば、「試してみる」ボタンからすぐにその自動化フローを体験できます！
Jotformのフォームに新しい回答が送信されるたびに、その内容を基にしてAsanaに新しいタスクを自動で作成します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">問い合わせや依頼の受付からタスク化までの流れを一元化し、手動でタスクを登録する作業を減らすことができます。</span>
対応漏れを防ぎ、スピーディーに次のアクションを起こしたいときにおすすめの連携です。
Jotformに送信された回答の中から、「緊急度が高い」「特定の製品に関する問い合わせ」といった、あらかじめ設定した条件に合致するものだけを抽出し、Asanaにタスクを自動で作成する連携です。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">対応すべきタスクに優先順位をつけ、不要なタスクが乱立するのを防ぐことができる</span>ため、チームは本当に重要な業務に集中できる環境を整えたいときに利用してみてください。
それでは、実際にJotformとAsanaを連携したフローを作成する手順を見ていきましょう！
今回は、誰でも簡単に業務の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使用して連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Jotform／Asana
[Yoomとは]
今回は「Jotformで送信された情報でAsanaにタスクを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
マイアプリ一覧でJotformを選択してください。
アカウント名は、「プロジェクト名」など任意のタイトルを入力しましょう。
アクセストークンはJotformのこちらにアクセスし、APIキーを取得してください。
これでJotformのマイアプリ登録ができました。
アプリ一覧で、Asanaを選択します。
Asanaにログインしてください。
ここではメールアドレスでログインする方法で進めます。
パスワードを入力してください。
これでAsanaのマイアプリ登録ができました。
ここではYoomで用意されているテンプレートを活用し設定していきます。
下のバナーに表示されている「試してみる」をクリックしましょう。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットを設定していきましょう！
コピーしたテンプレートの「フォームが送信されたら」をクリックしてください。
Jotformのフォームは以下を用意しました。
Asanaに追加する時に必要なタスク名とタスクの詳細が回答できるフォームを作成してください。
連携アカウントとアクションを選択の画面はコピーした時にあらかじめ設定されていますが、以下の点を確認して「次へ」をクリックしましょう。
アプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行いましょう。
表示されているWebhookURLをコピーして、Jotformで設定してください。
フォーム設定の画面を開き、「設定」タブから「統合」を選択し、ウェブフックをクリックして設定しましょう。
設定できたら、Jotformでトリガー(フォームが送信されたら)を実行してください。
フォームを送信できたら、Yoomに戻りテストをクリックします。
テスト成功と表示されますが、取得した値が空の状態です。
次のJotformのアクションで詳細を取得しますので、このまま保存してください。
次に「最新の回答を取得する」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面は、以下の点を確認して「次へ」をクリックしてください。
API接続設定に進みましょう。
フォームIDは、トリガーで回答したフォームを候補から選択してください。
設定後、テストをクリックします。
テストが成功したと表示されますが、以下のように回答された情報を取得できていません。
Jotformは手動で値を追加する必要があるため、こちらを参考にして、「取得する値を追加」から設定してください。
取得した値に情報が追加できたら保存しましょう。
ここで取得した値を活用して、次のオペレーションを設定します。
取得した値の詳細はこちらを参考にしてください。
次に「タスクを追加」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面は、以下を確認後、次へをクリックしてください。
API接続設定を行います。
タスク名はJotformで取得した値から選択しましょう。
取得した値を利用することで、フローボットが起動するたびにJotformの回答を取得してAsanaに反映できます。
直接内容を入力した場合、同じ内容が繰り返し追加されますので注意してください。
取得した値と固定値を組み合わせて設定することも可能です。
プロジェクトIDは候補に表示される中から選択してください。
候補には、マイアプリ連携したAsanaのアカウントで管理するプロジェクトが表示されます。
セクションIDも同様に、候補から選択します。
タスクの説明はJotformの取得した値から、タスクについて記載されている値を選択しましょう。
定型文を設定する場合は、直接入力してください。
設定後テストを実行し、Asanaにタスクを追加できたら保存しましょう。
最後にトリガーをONに設定し、作成したフローボットが正常に作動するか確認してください。
これでフローボットの設定ができました。
他にも、JotformやAsanaを活用した様々な自動化の実現が可能です！
以下のような自動化もYoomなら簡単に設定することができます！
データベースなど、さまざまなアプリと連携することで、フォーム回答を転記する作業を自動化できます。
これにより、回答を手動で転記する作業を削減できるため、業務を効率化したいときは、以下のテンプレートを試してみてください！
メールアプリと連携することで、送信されたメッセージをもとにタスクを自動で作成できます。
テンプレートを設定するだけで手動での登録作業が削減されるため、人為的ミスによるタスクの作成漏れを防ぎたいときにおすすめです。
JotformとAsanaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">フォームが送信されてからタスクを作成するまでの一連の流れを自動化し、手作業で行っていたデータ転記の手間や入力ミスを減らすことができます。</span>
これにより、担当者は問い合わせや依頼に対して迅速かつ正確性の高い対応ができるようになり、本来注力すべき業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化による業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす新しい働き方を体験してみてください！
Q：連携がエラーになった場合、どうなりますか？
A：フローボットが起動中にエラーが発生した時は、Yoomで登録したメールアドレス宛に通知がきます。
通知内容にエラーの詳細が記載されているので確認してください。
エラーの内容を修正したら、再度手動でフローボットを再実行してください。
通知先については、メール以外にSlackやChatworkに設定することもできます。
Q：1つのフォーム回答から複数のサブタスクを作ることは可能ですか？
A：はい、可能です。
サブタスクを作成する場合は、「+」マークから追加したいサブタスク分のオペレーションを設定してください。
Q：この自動化は無料プランの範囲内で実現できますか？
A：はい！
JotformとAsanaはフリープランで利用できるアプリです。
無料プランでは、毎月100タスクまで利用可能で、解説したテンプレートは100回起動できます。
この機会にぜひお試しください。
もし100タスクより多くのご利用する場合は、有料プランをご検討ください。
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