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■概要
kintoneで管理している従業員情報を、ジョブカン経費精算・ワークフローへ手作業で登録し直していませんか？二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード追加をトリガーとして、ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録が自動で完了します。kintoneとジョブカンの連携をスムーズに実現し、日々の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「kintoneに従業員情報を登録した後、同じ内容をジョブカン経費精算・ワークフローにも手入力するのは手間…」
「複数のSaaSで従業員情報を管理しており、情報の更新漏れや入力ミスが発生しがち…」
このように、kintoneとジョブカン経費精算・ワークフロー間での手作業によるデータ連携に、課題を感じてはいませんか？
そこで活用したいのが、kintoneに従業員情報が追加・更新されたタイミングで、ジョブカン経費精算・ワークフローのユーザ情報も自動的に更新される仕組み！
こうした日々の煩わしい作業から解放され、入力ミスによる手戻りの心配もなくなり、より付加価値の高い業務に集中できる貴重な時間を創出できるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、ぜひこの記事を参考に業務自動化を実現し、日々の定型業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomにはkintoneとジョブカン経費精算・ワークフローを連携し、日々の様々な業務フローを自動化できるテンプレートが多数用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそくスタートしましょう！
■概要
kintoneで管理している従業員情報を、ジョブカン経費精算・ワークフローへ手作業で登録し直していませんか？二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード追加をトリガーとして、ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録が自動で完了します。kintoneとジョブカンの連携をスムーズに実現し、日々の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
kintoneとジョブカン経費精算・ワークフローのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのアプリケーション間でのデータ転記作業を省き、業務プロセスを自動化することができます。
これにより、従業員情報の登録・更新作業にかかる時間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことが期待できるでしょう。
ここでは具体的な自動化の例をご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
新入社員の情報をkintoneの従業員マスタに登録した後、別途ジョブカン経費精算・ワークフローにも同じ情報を手入力する作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりかねませんよね。
この連携を設定することで、kintoneに従業員情報が追加されると、その内容が速やかにジョブカン経費精算・ワークフロー側にも反映され、新しいユーザとして自動で登録されます。
手作業による二重入力の手間を排除し、迅速かつ正確な情報登録の実現をサポートします。
■概要
kintoneで管理している従業員情報を、ジョブカン経費精算・ワークフローへ手作業で登録し直していませんか？二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード追加をトリガーとして、ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録が自動で完了します。kintoneとジョブカンの連携をスムーズに実現し、日々の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
部署異動や役職変更に伴いkintoneの従業員情報を更新した際に、ジョブカン経費精算・ワークフロー側の情報も手動で修正する必要があり、更新漏れが発生するリスクが常に伴いますよね。
このフローを導入すれば、kintoneのレコードが編集されると、その変更内容がジョブカン経費精算・ワークフローのユーザ情報に自動で同期されるため、常に両システムの情報を最新の状態に保ち、データの一貫性を確保できるでしょう。
■概要
kintoneとジョブカン経費精算・ワークフローを併用する中で、社員情報などのマスターデータが変わるたびに、両方のシステムで手作業更新を行うのは手間がかかるのではないでしょうか。こうした二重入力は、作業負荷になるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報を編集するだけで、ジョブカン経費精算・ワークフローのユーザー情報が自動で更新されるため、データ連携に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にkintoneとジョブカン経費精算・ワークフローを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとジョブカン経費精算・ワークフローの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「kintoneでレコードが追加されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザを新規登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
kintoneで管理している従業員情報を、ジョブカン経費精算・ワークフローへ手作業で登録し直していませんか？二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード追加をトリガーとして、ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録が自動で完了します。kintoneとジョブカンの連携をスムーズに実現し、日々の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【kintoneのマイアプリ登録】
検索窓にkintoneと入力し、表示された候補からkintoneを選択します。
Yoomと連携するkintoneアカウントから、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」の値を取得して、下図赤枠の各項目に入力してください。入力後、「追加」を押したら連携完了です！
※kintoneのマイアプリ登録の方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
※kintoneのマイアプリ登録がうまくできない場合は、こちらのヘルプページをご確認ください。
【ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓にジョブカン経費精算・ワークフローと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Yoomと連携するジョブカン経費精算・ワークフローアカウントの「アカウント名」、「アクセストークン」を入力して「追加」を押したら連携完了です！
※ジョブカン経費精算・ワークフローの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらをご覧ください。
ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
kintoneで管理している従業員情報を、ジョブカン経費精算・ワークフローへ手作業で登録し直していませんか？二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード追加をトリガーとして、ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録が自動で完了します。kintoneとジョブカンの連携をスムーズに実現し、日々の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、kintoneにレコードが登録された際に、フローボットが起動するように設定をしていきます。
コピーしたテンプレートの「レコードが登録されたら」をクリックしてください。
タイトルは自由に変更できるので、必要に応じて変更してくださいね！
連携するアカウント情報には、基本的にステップ1で連携した情報が反映されています。フローで使用するアカウントであることを確認しましょう。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「サブドメインID」は、入力欄下にある注釈の内容に沿って入力しましょう。
「アプリID」も同様に、入力欄下に記載されている注釈の内容に従って入力してください。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
「アプリID」に設定したkintoneアプリに、テスト用のレコードを追加しましょう。
テストなので、架空の情報（「テスト太郎」や「テスト銀行」など）でOKですよ！
登録後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど登録したレコードの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認してください。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、kintoneのアプリに登録されたレコードの詳細情報を取得する設定を行います。
「レコードを取得する」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はステップ3と同じアカウントであることを確認しましょう。
実行アクションは変更せず、「レコードを取得する」のままでOKです！
データベースの連携設定では、ステップ3で設定したkintoneアプリとの連携設定を行います。
「アプリID」の入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、kintoneアプリのURL内にある「/k/●●●/」部分を手入力してください。
入力後は「次へ」をクリックしてくださいね！
次に、データベース操作の詳細設定です。
kintoneに追加されたレコードから取得したい情報を、条件で指定していきます。
ここでは、下図のように「レコード番号 = レコードID」となるように設定しましょう。
設定後は「テスト」をクリックして、レコードの詳細情報が「取得した値」に抽出されることを確認しましょう。
確認したら「次へ」を押して、次の設定に進みます。
最後に、kintoneアプリに登録されたレコードの情報を使って、ジョブカン経費精算・ワークフローにユーザの新規登録を行う設定です。
「ユーザの新規登録」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するアカウントであることを確認します。
アクションは「ユーザの新規登録」のままにして、「次へ」を押してください。
次に、API接続設定を行います。
ここでは、ジョブカン経費精算・ワークフローにユーザの新規登録を行う際に必要な各項目の値を、ステップ4で取得したアウトプットを使って設定していきますよ！
たとえば、「スタッフコード」には、「取得した値」の「レコードを取得する」内にある「スタッフコード」を設定します。
同様に、「メールアドレス」には「メールアドレス」を設定するといった形に、各項目にそれぞれ適切な値を設定してくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、ジョブカン経費精算・ワークフローにユーザが登録されていることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしましょう！
以上が、「kintoneでレコードが追加されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザを新規登録する」フローの作成手順でした！
今回ご紹介した連携以外でも、kintoneやジョブカン経費精算・ワークフローのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Outlookのカレンダーに登録された予定をもとに、kintoneに新しいレコードを追加できます。
また、kintoneの新規レコードをSansanに登録したり、Microsoft SharePointにフォルダを作成することも可能です。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
Outlookの予定をkintone上で管理したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Outlookで予定が登録されてから5~15分でkintoneにレコードが追加されます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
kintoneに登録した顧客情報や案件情報をもとに、ChatGPTでメールの文面や報告書を作成する際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを生成し、指定のフィールドに内容を反映させることが可能です。生成AIを活用した定型文の作成業務を自動化し、作業時間を短縮します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneで管理している顧客情報を、Sansanへ手作業で転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか？
これらの情報はビジネスにおいて重要であるため、正確かつ迅速に処理する必要があります。
このワークフローを活用すれば、kintoneに新規レコードが登録されると、自動でSansanにもデータが登録されるため、二重入力の手間やヒューマンエラーを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われた際に、Googleスプレッドシートに申請情報を自動で格納できます。
また、申請が差し戻しになった場合にはその情報も追加できます。
◼️概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
チャットツールにアクセスせずに、自動的に申請された旨を展開することができます。
また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
◼️設定方法
①アプリトリガーからジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：申請が承認されたらを選択します。
・トリガー起動間隔：5分に設定します。
②＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlack選択して、以下の設定後テスト・保存します。
・アクション：チャンネルにメッセージを送るを選択します。
・投稿先のチャンネルID：指定のチャンネルIDを候補から選択します。
・メッセージ内容：①で取得したアウトプット含め、任意の文字列を入力します。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを利用する経理担当者
・経費精算の承認をリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方
・承認完了の通知をGmailで受け取って確認漏れを防ぎたい方
・承認された経費精算の内容に応じてGmailの通知先を柔軟に設定したい方
2.ジョブカン経費精算・ワークフローの申請状況を把握したい従業員
・自分の経費精算の承認状況をGmailで通知を受け取りたい方
・経費精算の承認状況を把握することによってスムーズな業務遂行をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を効率化する優れたツールですが、申請承認後の通知を手作業で行うのは、担当者にとって負担が大きくなる場合があり、ミスや遅延に繋がる可能性も懸念されます。
このフローを導入すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailで承認内容が送信されます。
これにより、担当者は承認された申請をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・申請や承認フローを自動化している経理担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.Notionによるタスク管理を行う企業
・データベースにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を円滑に行うために有益なツールです。
さらにNotionを併せて活用すると、申請に関する情報の追加も可能となり、より円滑な業務進行を行います。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの申請内容を毎回Notionに入力することは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローを活用すると、自動でNotionにタスク追加することができるため、手入力の手間を省き入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
コア業務にチーム全体が注力することで、業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたら、Googleスプレッドシートに申請情報を格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.管理部門
・社内の申請プロセスを効率化し、スプレッドシートで一元管理したい管理部門
・申請情報を迅速に確認し、適切に対応したい部門
2.経理・財務部門
・経費申請や支出申請の情報をスプレッドシートに自動で反映させ、予算管理や経費管理を効率化したい部門
・申請情報を基に支出のトラッキングを行いたいチーム
3.人事部門
・休暇申請や勤怠申請の情報をスプレッドシートで管理し、人事データを効率的に処理したい部門
・申請データを基にレポートを作成し、人事業務を効率化したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
プロジェクト関連の申請情報をスプレッドシートで管理し、プロジェクトの進行状況を把握したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動化により人的リソースを削減し、他の重要な業務にリソースを振り分けることができます。
・ジョブカン経費清算・ワークフローで申請が行われると同時に自動でGoogleスプレッドシートに情報が格納されるため、迅速な対応が可能です。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Googleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで経費精算をしている方
・社内の経費精算を担当している人事部門の方
・申請された経費精算の承認をしている管理職の方
2.Googleスプレッドシートを使用してデータの管理をしている方
・社内の情報をGoogleスプレッドシートで管理している方
・アプリケーションのアウトプット情報をGoogleスプレッドシートに転記したいと検討している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローを使うことで、経費精算にかかる時間を大幅に短縮できるのはメリットです。
しかし、申請の差し戻しが発生した場合、気づかずに対応が遅れてしまうケースが懸念されます。
このテンプレートは、Googleスプレッドシートに差し戻しの内容を一元管理することができます。
現在の対応状況が一目で分かるようになり、申請の差し戻しで未対応のものがあれば迅速に担当者へ依頼を出すことができます。
コミュニケーションツールと連携することで、対応期限が近い差し戻しの申請を担当者へリマインドすることも可能です。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、GoogleスプレッドシートとYoomを連携してください。
いかがでしたか？kintoneとジョブカン経費精算・ワークフローの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた従業員情報の二重入力や更新作業から解放され、ヒューマンエラーを大幅に削減することが期待できます。
これにより、人事・労務担当者は面倒なデータ管理業務に時間を奪われることなく、採用戦略の立案や社内制度の設計といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、Yoomを活用すればプログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単にフローを構築できますよ！
「プログラミングの知識がないけど、本当に設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無数にあります！自社の業務に合った最適なフローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
まずは1つ自動化を試してみて、業務効率がどれだけ改善されるのか、ぜひこの機会に体験してみてくださいね！
