.png)
・
.avif)
「Outlookカレンダーに予定を入れた後、Zoomの会議URLを発行して、参加者に共有して…」
「新しい打ち合わせが決まるたびに、Teamsのチャンネルに手作業で通知するのは正直面倒！」
Outlookカレンダーへの予定登録に伴う情報共有や設定作業に、このような手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookカレンダーに予定を登録するだけで、自動でWeb会議のURLを発行したり、チャットツールへ通知したり、スプレッドシートに情報を記録したりできる仕組み</span>があれば、これらの煩雑な手作業から解放され、本来集中すべきコア業務に時間を使えるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に実現できます。ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Outlookカレンダーの予定を他ツールと連携する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして早速自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールとOutlookカレンダーを連携させ、予定登録を起点とした業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
Outlookカレンダーとの組み合わせによって、手作業による情報共有やデータ入力の手間を削減し、業務の抜け漏れを防げるでしょう。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Outlookカレンダーに予定を登録するだけで、Zoomなどのミーティングツールの会議URLを自動で発行できる</span>ので、これまで手作業で行っていたURLの発行や共有の手間をまるごと削減し、会議設定のプロセスをスムーズにします。
<span class="mark-yellow">Outlookカレンダーの予定情報をMicrosoft Teamsなどのチャットツールに自動通知する</span>ことで、関係者への迅速な情報共有を実現できます。この連携は、重要な会議やイベントの見落としを防ぐのに役立つでしょう。
<span class="mark-yellow">Outlookカレンダーに登録されたイベント情報を、Microsoft Excelなどのデータベースに自動で追加・記録する</span>こともできるため、手作業でのデータ入力ミスを防いで、効率的にデータを蓄積できます。
それではここから、「Outlookカレンダーに予定が登録された際に、Zoomの会議を自動で作成する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
OutlookとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ZoomとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※次の工程でエラーが表示される場合、アプリ連携がうまくいっていない可能性が高いです。
その場合はこちらのヘルプページもご確認の上、再度アプリ連携をお試しください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではOutlookのカレンダーに予定が追加されたらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここでテスト用に、Outlookのカレンダーに予定を追加します。
ユーザーIDは候補から連携したいユーザー（テスト用の予定を追加したカレンダーのユーザー）を選択します。
全て入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは、全てのカレンダーの予定がミーティング作成の対象にならないように、「分岐する」オペレーションを設定します。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐する」についての詳細はこちらのヘルプページをご参照ください。
以下のように既に設定されていますが、運用に応じて変更してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
次に3つ目の工程をクリックします。
分岐した後、Zoomのミーティングを作成する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
Zoomアカウントのメールアドレスを入力します。
トピックは前項で取得した値から「タイトル」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい情報が反映されます。
この時、「←Outlookのアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
同様に、会議の説明と開始日時も取得した値から以下のように選択します。
タイムゾーンと会議時間も入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示され、Zoomミーティングが追加されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Outlookカレンダーに予定が登録された際に、Zoomの会議を自動で作成する方法は以上です。
Outlookの自動化は、<span class="mark-yellow">多様なアプリケーションと組み合わせることで、業務の幅をさらに広げられます</span>よ。
例えばチャットツールへの投稿をメールで通知する、フォームの回答を基に日報を自動作成して担当者に共有する、といった使い方が可能です。他にも、営業支援システムの情報から案内メールを送付したり、データベースの最新情報を通知する流れも自動化できます。
ご自身の業務に合った仕組みを見つけて、ぜひご活用ください！
Outlookカレンダーと様々なツールとの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたWeb会議のURL発行や関係者への情報共有、活動記録の入力といった一連の付随業務を効率化し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
予定調整や会議設定にかかる時間を削減できるため、営業活動やプロジェクト管理といった、より重要なコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
Q：自動発行されたZoom URLはどこに反映されますか？
A：ミーティングを作成した工程で、招待リンクの値が追加されています。
この取得した値を活用して、チャットツールで通知することも可能です。
その際は、Zoomのアクションの後に「＋」ボタンからアクションを追加してお試し下さい。
Q：共有カレンダーに登録された予定も自動化できますか？
A：可能です。社内の共有カレンダーの予定ともお試しください。
Q：自動化が失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
.png)
%E3%81%AE%E3%82%B3%E3%83%92%E3%82%9A%E3%83%BC.png)
%E3%81%AE%E3%82%B3%E3%83%92%E3%82%9A%E3%83%BC2.png)
.webp)
.webp)
