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【ノーコードで実現】Outlookカレンダーの予定を他のツールと自動で連携する方法
■概要Outlookで会議の予定を入れた後、改めてZoomでミーティングを作成する作業に手間を感じていませんか？こうした二重の作業は、URLの発行漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Outlookのカレンダーにイベントが登録されると、自動でZoomの会議が作成されるようになり、スケジュール調整の手間を減らし、よりスムーズな会議設定を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- OutlookとZoomを併用した会議設定を頻繁に行う、営業担当者やプロジェクトマネージャーの方
- 手作業での会議URLの発行と共有に負担を感じている、秘書やアシスタント業務を担当する方
- ツール間の連携を自動化し、チーム全体の生産性向上を目指す情報システム部門の担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookへの予定登録をトリガーにZoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 会議URLの発行漏れや、誤った情報を連携するといった手作業に起因するミスを防ぎ、会議設定が可能です。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、会議を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookで登録された予定のうち、特定のキーワードが件名に含まれる場合のみZoom会議を作成するなど、分岐の条件を任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成する際に、Outlookの予定の件名をトピックに設定するなど、連携させる情報を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- OutlookとZoomを併用した会議設定を頻繁に行う、営業担当者やプロジェクトマネージャーの方
- 手作業での会議URLの発行と共有に負担を感じている、秘書やアシスタント業務を担当する方
- ツール間の連携を自動化し、チーム全体の生産性向上を目指す情報システム部門の担当者の方
- Outlookへの予定登録をトリガーにZoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 会議URLの発行漏れや、誤った情報を連携するといった手作業に起因するミスを防ぎ、会議設定が可能です。
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、会議を作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookで登録された予定のうち、特定のキーワードが件名に含まれる場合のみZoom会議を作成するなど、分岐の条件を任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成する際に、Outlookの予定の件名をトピックに設定するなど、連携させる情報を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
「Outlookカレンダーに予定を入れた後、Zoomの会議URLを発行して、参加者に共有して…」
「新しい打ち合わせが決まるたびに、Teamsのチャンネルに手作業で通知するのは正直面倒！」
Outlookカレンダーへの予定登録に伴う情報共有や設定作業に、このような手間を感じていませんか？
もし、Outlookカレンダーに予定を登録するだけで、自動でWeb会議のURLを発行したり、チャットツールへ通知したり、スプレッドシートに情報を記録したりできる仕組みがあれば、これらの煩雑な手作業から解放され、本来集中すべきコア業務に時間を使えるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に実現できます。ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookカレンダーの予定を他ツールと連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして早速自動化を体験してみましょう！
■概要Outlookで会議の予定を入れた後、改めてZoomでミーティングを作成する作業に手間を感じていませんか？こうした二重の作業は、URLの発行漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Outlookのカレンダーにイベントが登録されると、自動でZoomの会議が作成されるようになり、スケジュール調整の手間を減らし、よりスムーズな会議設定を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- OutlookとZoomを併用した会議設定を頻繁に行う、営業担当者やプロジェクトマネージャーの方
- 手作業での会議URLの発行と共有に負担を感じている、秘書やアシスタント業務を担当する方
- ツール間の連携を自動化し、チーム全体の生産性向上を目指す情報システム部門の担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookへの予定登録をトリガーにZoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 会議URLの発行漏れや、誤った情報を連携するといった手作業に起因するミスを防ぎ、会議設定が可能です。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、会議を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookで登録された予定のうち、特定のキーワードが件名に含まれる場合のみZoom会議を作成するなど、分岐の条件を任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成する際に、Outlookの予定の件名をトピックに設定するなど、連携させる情報を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- OutlookとZoomを併用した会議設定を頻繁に行う、営業担当者やプロジェクトマネージャーの方
- 手作業での会議URLの発行と共有に負担を感じている、秘書やアシスタント業務を担当する方
- ツール間の連携を自動化し、チーム全体の生産性向上を目指す情報システム部門の担当者の方
- Outlookへの予定登録をトリガーにZoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 会議URLの発行漏れや、誤った情報を連携するといった手作業に起因するミスを防ぎ、会議設定が可能です。
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、会議を作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookで登録された予定のうち、特定のキーワードが件名に含まれる場合のみZoom会議を作成するなど、分岐の条件を任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成する際に、Outlookの予定の件名をトピックに設定するなど、連携させる情報を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
Outlookカレンダーの予定を起点に業務を自動化する方法
普段お使いの様々なツールとOutlookカレンダーを連携させ、予定登録を起点とした業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
Outlookカレンダーとの組み合わせによって、手作業による情報共有やデータ入力の手間を削減し、業務の抜け漏れを防げるでしょう。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ミーティングツールと連携して会議設定を自動化する
Outlookカレンダーに予定を登録するだけで、Zoomなどのミーティングツールの会議URLを自動で発行できるので、これまで手作業で行っていたURLの発行や共有の手間をまるごと削減し、会議設定のプロセスをスムーズにします。
■概要Outlookで会議の予定を入れた後、改めてZoomでミーティングを作成する作業に手間を感じていませんか？こうした二重の作業は、URLの発行漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Outlookのカレンダーにイベントが登録されると、自動でZoomの会議が作成されるようになり、スケジュール調整の手間を減らし、よりスムーズな会議設定を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- OutlookとZoomを併用した会議設定を頻繁に行う、営業担当者やプロジェクトマネージャーの方
- 手作業での会議URLの発行と共有に負担を感じている、秘書やアシスタント業務を担当する方
- ツール間の連携を自動化し、チーム全体の生産性向上を目指す情報システム部門の担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookへの予定登録をトリガーにZoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 会議URLの発行漏れや、誤った情報を連携するといった手作業に起因するミスを防ぎ、会議設定が可能です。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、会議を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookで登録された予定のうち、特定のキーワードが件名に含まれる場合のみZoom会議を作成するなど、分岐の条件を任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成する際に、Outlookの予定の件名をトピックに設定するなど、連携させる情報を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- OutlookとZoomを併用した会議設定を頻繁に行う、営業担当者やプロジェクトマネージャーの方
- 手作業での会議URLの発行と共有に負担を感じている、秘書やアシスタント業務を担当する方
- ツール間の連携を自動化し、チーム全体の生産性向上を目指す情報システム部門の担当者の方
- Outlookへの予定登録をトリガーにZoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 会議URLの発行漏れや、誤った情報を連携するといった手作業に起因するミスを防ぎ、会議設定が可能です。
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、会議を作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookで登録された予定のうち、特定のキーワードが件名に含まれる場合のみZoom会議を作成するなど、分岐の条件を任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成する際に、Outlookの予定の件名をトピックに設定するなど、連携させる情報を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
チャットツールと連携して情報共有を自動化する
Outlookカレンダーの予定情報をMicrosoft Teamsなどのチャットツールに自動通知することで、関係者への迅速な情報共有を実現できます。この連携は、重要な会議やイベントの見落としを防ぐのに役立つでしょう。
■概要
Outlookで重要な予定を管理していても、関係者への共有が漏れてしまったり、その都度Microsoft Teamsで通知するのが手間に感じたりすることはありませんか。このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信します。情報共有における手間や連絡漏れといった課題を解消し、スムーズなチーム連携を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとMicrosoft Teamsを使い、チームのスケジュール共有を手作業で行っている方
- 重要な会議や顧客とのアポイントなどの共有漏れをなくしたいと考えているマネージャーの方
- 日々の定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookに予定を登録するだけで自動的にMicrosoft Teamsへ通知されるため、手動でメッセージを作成し投稿する手間と時間を短縮することができます。
- 手作業による通知のし忘れや、共有先のチャネル間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで通知内容や送信先を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいカレンダーを持つユーザーIDを選択してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを自由に設定可能です。また、本文には固定のテキストだけでなく、Outlookのイベント名や日時といった情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookで重要な予定を管理していても、関係者への共有が漏れてしまったり、その都度Microsoft Teamsで通知するのが手間に感じたりすることはありませんか。このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信します。情報共有における手間や連絡漏れといった課題を解消し、スムーズなチーム連携を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとMicrosoft Teamsを使い、チームのスケジュール共有を手作業で行っている方
- 重要な会議や顧客とのアポイントなどの共有漏れをなくしたいと考えているマネージャーの方
- 日々の定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookに予定を登録するだけで自動的にMicrosoft Teamsへ通知されるため、手動でメッセージを作成し投稿する手間と時間を短縮することができます。
- 手作業による通知のし忘れや、共有先のチャネル間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで通知内容や送信先を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいカレンダーを持つユーザーIDを選択してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを自由に設定可能です。また、本文には固定のテキストだけでなく、Outlookのイベント名や日時といった情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
データベース/CRMサービスと連携して活動記録を自動化する
Outlookカレンダーに登録されたイベント情報を、Microsoft Excelなどのデータベースに自動で追加・記録することもできるため、手作業でのデータ入力ミスを防いで、効率的にデータを蓄積できます。
■概要
Outlookのカレンダーでスケジュールを管理し、その内容を別途Microsoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れが発生する原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でMicrosoft Excelの指定したシートに情報が追加されます。OutlookとMicrosoft Excelの連携を自動化し、こうした日々の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのカレンダーとMicrosoft Excelを用いてスケジュール管理を行っている方
- Outlookで管理しているアポイント情報をMicrosoft Excelに手作業で転記している営業担当の方
- チームのスケジュール共有をより効率化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントが登録されると、自動でMicrosoft Excelへ転記されるため、手作業で入力していた時間を短縮できます
- 手作業による転記がなくなることで、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Outlookから取得したイベント情報を指定のファイルに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、イベントを監視する対象のカレンダーを任意のユーザーIDで設定してください
- Microsoft Excelへの追加項目は、Outlookのトリガーで取得した「件名」や「開始/終了時刻」などの情報を変数として埋め込んだり、固定のテキストを入力したりと自由に設定できます
- Microsoft Excelのオペレーションでは、データを追加したいファイルやシートを任意で指定することが可能です
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookのカレンダーでスケジュールを管理し、その内容を別途Microsoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れが発生する原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でMicrosoft Excelの指定したシートに情報が追加されます。OutlookとMicrosoft Excelの連携を自動化し、こうした日々の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのカレンダーとMicrosoft Excelを用いてスケジュール管理を行っている方
- Outlookで管理しているアポイント情報をMicrosoft Excelに手作業で転記している営業担当の方
- チームのスケジュール共有をより効率化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントが登録されると、自動でMicrosoft Excelへ転記されるため、手作業で入力していた時間を短縮できます
- 手作業による転記がなくなることで、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Outlookから取得したイベント情報を指定のファイルに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、イベントを監視する対象のカレンダーを任意のユーザーIDで設定してください
- Microsoft Excelへの追加項目は、Outlookのトリガーで取得した「件名」や「開始/終了時刻」などの情報を変数として埋め込んだり、固定のテキストを入力したりと自由に設定できます
- Microsoft Excelのオペレーションでは、データを追加したいファイルやシートを任意で指定することが可能です
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OutlookカレンダーとZoomを連携して会議作成を自動化するフローを作ってみよう
それではここから、「Outlookカレンダーに予定が登録された際に、Zoomの会議を自動で作成する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OutlookとZoomのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定とZoomのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：OutlookとZoomをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
OutlookとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ZoomとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※次の工程でエラーが表示される場合、アプリ連携がうまくいっていない可能性が高いです。
その場合はこちらのヘルプページもご確認の上、再度アプリ連携をお試しください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要Outlookで会議の予定を入れた後、改めてZoomでミーティングを作成する作業に手間を感じていませんか？こうした二重の作業は、URLの発行漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Outlookのカレンダーにイベントが登録されると、自動でZoomの会議が作成されるようになり、スケジュール調整の手間を減らし、よりスムーズな会議設定を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- OutlookとZoomを併用した会議設定を頻繁に行う、営業担当者やプロジェクトマネージャーの方
- 手作業での会議URLの発行と共有に負担を感じている、秘書やアシスタント業務を担当する方
- ツール間の連携を自動化し、チーム全体の生産性向上を目指す情報システム部門の担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookへの予定登録をトリガーにZoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 会議URLの発行漏れや、誤った情報を連携するといった手作業に起因するミスを防ぎ、会議設定が可能です。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、会議を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookで登録された予定のうち、特定のキーワードが件名に含まれる場合のみZoom会議を作成するなど、分岐の条件を任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成する際に、Outlookの予定の件名をトピックに設定するなど、連携させる情報を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- OutlookとZoomを併用した会議設定を頻繁に行う、営業担当者やプロジェクトマネージャーの方
- 手作業での会議URLの発行と共有に負担を感じている、秘書やアシスタント業務を担当する方
- ツール間の連携を自動化し、チーム全体の生産性向上を目指す情報システム部門の担当者の方
- Outlookへの予定登録をトリガーにZoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 会議URLの発行漏れや、誤った情報を連携するといった手作業に起因するミスを防ぎ、会議設定が可能です。
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、会議を作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookで登録された予定のうち、特定のキーワードが件名に含まれる場合のみZoom会議を作成するなど、分岐の条件を任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成する際に、Outlookの予定の件名をトピックに設定するなど、連携させる情報を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではOutlookのカレンダーに予定が追加されたらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
- タイトル：任意で変更可能です。
- アプリ：Outlook
- Outlookと連携するアカウント情報：マイアプリ連携したアカウントが記載されています。
- トリガーアクション：Outlookのカレンダーに予定が追加されたら起動します。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここでテスト用に、Outlookのカレンダーに予定を追加します。
ユーザーIDは候補から連携したいユーザー（テスト用の予定を追加したカレンダーのユーザー）を選択します。
全て入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Zoomの利用有無で分岐
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは、全てのカレンダーの予定がミーティング作成の対象にならないように、「分岐する」オペレーションを設定します。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐する」についての詳細はこちらのヘルプページをご参照ください。
以下のように既に設定されていますが、運用に応じて変更してください。
- タイトル：任意で変更可能です。
- 分岐対象の取得した値：今回は「タイトル」を使用します。
- 分岐条件：「タイトル」の値に「Zoom」を含む場合にフローボットが進むように設定します。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：ミーティングを作成
次に3つ目の工程をクリックします。
分岐した後、Zoomのミーティングを作成する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
Zoomアカウントのメールアドレスを入力します。
トピックは前項で取得した値から「タイトル」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい情報が反映されます。
この時、「←Outlookのアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
同様に、会議の説明と開始日時も取得した値から以下のように選択します。
タイムゾーンと会議時間も入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示され、Zoomミーティングが追加されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Outlookカレンダーに予定が登録された際に、Zoomの会議を自動で作成する方法は以上です。
OutlookやのAPIを使ったその他の自動化例
Outlookの自動化は、多様なアプリケーションと組み合わせることで、業務の幅をさらに広げられますよ。
例えばチャットツールへの投稿をメールで通知する、フォームの回答を基に日報を自動作成して担当者に共有する、といった使い方が可能です。他にも、営業支援システムの情報から案内メールを送付したり、データベースの最新情報を通知する流れも自動化できます。
ご自身の業務に合った仕組みを見つけて、ぜひご活用ください！
■概要Microsoft Teamsでの重要なやり取りを、チーム外のメンバーや関係者に都度メールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、情報の伝達漏れや遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージが投稿されると、その内容を自動でOutlookからメール送信できるため、こうした情報共有の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft Teamsの投稿内容をOutlookで手動転送しており、手間を削減したい方
- 部署やチーム内での情報伝達漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方
- 社内外への情報共有プロセスを自動化し、業務の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Microsoft Teamsへの投稿を起点に自動でメールが送信されるため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による転記ミスや、重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、特定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信設定では、任意の宛先や件名、メッセージ内容を設定できます。前段のトリガーで取得したMicrosoft Teamsの投稿内容などを、変数としてメールの本文に含めることも可能です。
■注意事項- Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要日々の業務報告のために、フォームの回答内容を都度Microsoft Excelのフォーマットに転記し、Outlookでメールを作成して送信する、といった作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、手作業で行うと入力ミスや送信漏れのリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、指定したMicrosoft Excelの雛形から日報を自動で作成し、Outlookでのメール送信までを完結させることができ、日報作成に関する業務を効率化します。■このテンプレートをおすすめする方- フォームとMicrosoft Excelを利用して日報を作成し、手作業での転記に手間を感じている方
- 日報の提出漏れや記載ミスを防ぎ、報告業務の品質を向上させたいチームリーダーの方
- 日報作成から提出までの一連の流れを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームへの回答送信後、日報作成からメール送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、メールの宛先間違い、添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けてオペレーションで書類発行機能を設定し、フォームの回答内容を反映させたMicrosoft Excelの日報ファイルを発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送信する」アクションを設定し、発行したファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームでは、日報に必要な情報を集めるための回答項目を自由に設定することが可能です。
- 書類発行機能では、日報の元となるMicrosoft Excelの雛形ファイルや、発行後のファイル名を任意で設定できます。
- Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にフォームの回答内容を変数として埋め込むといったカスタマイズが可能です。
■注意事項- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Salesforceで管理しているリードに対して、一件ずつOutlookを立ち上げてメールを作成・送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に定型的なご案内メールの場合、手作業でのコピー＆ペーストは宛先間違いや内容の不備といったミスを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceのリード詳細ページからワンクリックでOutlookの定型メールを自動で送信できるため、こうした手作業を効率化し、顧客への迅速なアプローチを実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Salesforceのリード情報を元に、Outlookでメールを手動作成している営業担当者の方
- リードへのアプローチを迅速化し、営業活動全体の効率を上げたいと考えているチームリーダーの方
- 定型メールの送信ミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応の品質を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Salesforceの画面から離れることなく定型メールを送信できるため、メール作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応が可能になります。
- 手作業での宛先入力や本文コピーによる、送信間違いや内容の不備といったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リード詳細ページから起動」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を元にメールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Salesforceのリード情報から取得した会社名や担当者名などを変数として差し込むことができます。
■注意事項- Salesforce、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Yoomデータベースで管理している情報が更新された際に、関係者への連絡を手作業で行っていませんか？ こうした手作業での通知は手間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先の間違いといったミスを引き起こす可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Yoomデータベースのレコード更新をトリガーに、Outlookからメールを自動で送信する仕組みを構築でき、情報共有の迅速化とミスの防止を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Yoomデータベースで案件情報などを管理し、更新の都度メールで通知を行っている方
- データベースの重要な更新を、関係者へ漏れなくスピーディに共有したいと考えている方
- 手作業による通知業務を自動化して、ヒューマンエラーの防止や業務効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット- Yoomデータベースのレコードが更新されると自動でメールが送信されるため、通知業務にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知で起こりがちな連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomデータベーストリガーを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Yoomデータベースから取得した情報をもとに宛先や件名、本文などを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Yoomデータベーストリガーの設定で、どのデータベースの更新を検知対象とするか任意で指定してください。
- Outlookでメールを送るアクションでは、宛先(To, Cc, Bcc)や件名、本文の内容を自由に設定できます。Yoomデータベースの更新情報を本文に差し込むことも可能です。
■注意事項- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要毎月の目標設定とチームへの共有は重要な業務ですが、担当者へのリマインドや内容の取りまとめ、共有メールの作成など、手作業が多くて手間がかかると感じていませんか。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時に担当者へ目標入力の依頼を自動で送り、入力が完了したらその内容をOutlookメールでチームに自動で周知できます。これにより、定期的な報告業務を効率化し、共有漏れを防ぎます。■このテンプレートをおすすめする方- チームの目標管理を行っており、定期的な進捗共有を効率化したいマネージャーの方
- 毎月の目標提出や報告業務のリマインド、共有作業に時間を取られている担当者の方
- チーム全体の目標意識を高め、情報共有の仕組みを円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 毎月決まった日時に自動で起動するため、目標提出のリマインドや共有メールの作成といった定型業務に費やす時間を削減できます。
- 担当者への依頼からチームへの共有までを自動化することで、周知漏れや共有内容のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎ、業務を標準化します。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、ワークフローを起動したい日時や繰り返し周期（例：毎月1日の午前10時）を設定します。
- 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、目標を入力してもらう担当者や依頼内容を指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで入力された目標内容を記載したメールをチームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーの設定では、フローボットを起動したい日時や「毎日」「毎週」「毎月」といった繰り返し周期を任意で設定してください。
- 担当者への対応依頼の設定では、目標入力を依頼する担当者や、「今月の目標を入力してください」といった依頼内容の詳細を任意で設定可能です。
- Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの本文には固定のテキストだけでなく、担当者が入力した目標内容を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの投稿内容をOutlookで手動転送しており、手間を削減したい方
- 部署やチーム内での情報伝達漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方
- 社内外への情報共有プロセスを自動化し、業務の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を起点に自動でメールが送信されるため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による転記ミスや、重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、特定の宛先にメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信設定では、任意の宛先や件名、メッセージ内容を設定できます。前段のトリガーで取得したMicrosoft Teamsの投稿内容などを、変数としてメールの本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- フォームとMicrosoft Excelを利用して日報を作成し、手作業での転記に手間を感じている方
- 日報の提出漏れや記載ミスを防ぎ、報告業務の品質を向上させたいチームリーダーの方
- 日報作成から提出までの一連の流れを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
- フォームへの回答送信後、日報作成からメール送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、メールの宛先間違い、添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けてオペレーションで書類発行機能を設定し、フォームの回答内容を反映させたMicrosoft Excelの日報ファイルを発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送信する」アクションを設定し、発行したファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
- トリガーとなるフォームでは、日報に必要な情報を集めるための回答項目を自由に設定することが可能です。
- 書類発行機能では、日報の元となるMicrosoft Excelの雛形ファイルや、発行後のファイル名を任意で設定できます。
- Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にフォームの回答内容を変数として埋め込むといったカスタマイズが可能です。
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceのリード情報を元に、Outlookでメールを手動作成している営業担当者の方
- リードへのアプローチを迅速化し、営業活動全体の効率を上げたいと考えているチームリーダーの方
- 定型メールの送信ミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応の品質を高めたいと考えている方
- Salesforceの画面から離れることなく定型メールを送信できるため、メール作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応が可能になります。
- 手作業での宛先入力や本文コピーによる、送信間違いや内容の不備といったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リード詳細ページから起動」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を元にメールを送信するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Salesforceのリード情報から取得した会社名や担当者名などを変数として差し込むことができます。
- Salesforce、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Yoomデータベースで案件情報などを管理し、更新の都度メールで通知を行っている方
- データベースの重要な更新を、関係者へ漏れなくスピーディに共有したいと考えている方
- 手作業による通知業務を自動化して、ヒューマンエラーの防止や業務効率化を目指す方
- Yoomデータベースのレコードが更新されると自動でメールが送信されるため、通知業務にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知で起こりがちな連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報共有を実現します。
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomデータベーストリガーを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Yoomデータベースから取得した情報をもとに宛先や件名、本文などを指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomデータベーストリガーの設定で、どのデータベースの更新を検知対象とするか任意で指定してください。
- Outlookでメールを送るアクションでは、宛先(To, Cc, Bcc)や件名、本文の内容を自由に設定できます。Yoomデータベースの更新情報を本文に差し込むことも可能です。
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- チームの目標管理を行っており、定期的な進捗共有を効率化したいマネージャーの方
- 毎月の目標提出や報告業務のリマインド、共有作業に時間を取られている担当者の方
- チーム全体の目標意識を高め、情報共有の仕組みを円滑にしたいと考えている方
- 毎月決まった日時に自動で起動するため、目標提出のリマインドや共有メールの作成といった定型業務に費やす時間を削減できます。
- 担当者への依頼からチームへの共有までを自動化することで、周知漏れや共有内容のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎ、業務を標準化します。
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、ワークフローを起動したい日時や繰り返し周期（例：毎月1日の午前10時）を設定します。
- 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、目標を入力してもらう担当者や依頼内容を指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで入力された目標内容を記載したメールをチームに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローボットを起動したい日時や「毎日」「毎週」「毎月」といった繰り返し周期を任意で設定してください。
- 担当者への対応依頼の設定では、目標入力を依頼する担当者や、「今月の目標を入力してください」といった依頼内容の詳細を任意で設定可能です。
- Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの本文には固定のテキストだけでなく、担当者が入力した目標内容を変数として埋め込むことも可能です。
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Outlookカレンダーと様々なツールとの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたWeb会議のURL発行や関係者への情報共有、活動記録の入力といった一連の付随業務を効率化し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
予定調整や会議設定にかかる時間を削減できるため、営業活動やプロジェクト管理といった、より重要なコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：自動発行されたZoom URLはどこに反映されますか？
A：ミーティングを作成した工程で、招待リンクの値が追加されています。
この取得した値を活用して、チャットツールで通知することも可能です。
その際は、Zoomのアクションの後に「＋」ボタンからアクションを追加してお試し下さい。
Q：共有カレンダーに登録された予定も自動化できますか？
A：可能です。社内の共有カレンダーの予定ともお試しください。
Q：自動化が失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
