・
「Outlookで受けたタスク依頼をAsanaに転記しているけど、正直面倒...」
「メールの内容をコピーしてAsanaのタスクを作成する際に、入力ミスや転記漏れが発生してしまう...」
このように、OutlookとAsana間での手作業による情報連携に手間やストレスを感じていませんか？日々の業務で発生する単純な転記作業は、時間もかかり、重要なタスクの見落としにも繋がりかねません。
もし、Outlookでタスクが作成されたら、その内容を自動的にAsanaのタスクとして追加する仕組みがあれば、こうした煩わしさからの解放につながるかもしれません。入力ミスや転記漏れを防ぎながら、より創造的で重要なコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとAsanaを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Outlookで受け取った依頼を、別途Asanaへ手作業で入力し直していませんか？こうしたタスク管理の二度手間は、時間がかかるだけでなく入力漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookでタスクを作成するだけで、自動でAsanaにもタスクが追加される仕組みを構築します。AsanaとOutlookの連携を自動化することで、タスク管理の効率を高め、より重要な業務に集中できる環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとOutlookを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じている方
・メールを起点としたタスクをAsanaで管理しており、入力漏れを防ぎたい方
・AsanaとOutlookの連携を通じて、チーム全体のタスク管理を効率化したい方
■注意事項
・Outlook、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookとAsanaを連携してできること
OutlookとAsanaのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたタスクの転記作業などを自動化し、業務効率を大幅に向上させることができるかもしれません。
これにより、タスク管理の抜け漏れを防ぎ、チーム全体の生産性を高めることができます。これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookでタスクが作成されたら、Asanaにタスクを追加する
Outlookで新しいタスクが作成されるたびに、その情報を手動でAsanaにコピー＆ペーストする作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。
このテンプレートを使えば、Outlookのタスク情報を自動でAsanaにタスクとして追加できるため、転記作業の手間を完全に排除し、タスクの二重管理から解放されます。
■概要
Outlookで受け取った依頼を、別途Asanaへ手作業で入力し直していませんか？こうしたタスク管理の二度手間は、時間がかかるだけでなく入力漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookでタスクを作成するだけで、自動でAsanaにもタスクが追加される仕組みを構築します。AsanaとOutlookの連携を自動化することで、タスク管理の効率を高め、より重要な業務に集中できる環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとOutlookを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じている方
・メールを起点としたタスクをAsanaで管理しており、入力漏れを防ぎたい方
・AsanaとOutlookの連携を通じて、チーム全体のタスク管理を効率化したい方
■注意事項
・Outlook、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで特定条件のタスクが作成されたら、Asanaにタスクを追加する
全てのOutlookタスクをAsanaに連携するのではなく、「特定のプロジェクト」や「特定の担当者」に関するタスクのみを連携したいというケースもあるかと思います。
この自動化では、設定した条件に合致するOutlookタスクのみを抽出し、Asanaにタスクとして追加できます。本当に必要な情報だけを効率的に管理し、タスクの見落としを防ぎます。
■概要
AsanaとOutlookを併用しているものの、タスクの二重入力や転記作業に手間を感じていませんか？Outlookで受けた依頼をAsanaに手入力する際、転記漏れや入力ミスが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の条件を満たすタスクが作成された際に、自動でAsanaへタスクを追加することが可能です。AsanaとOutlook間の連携を自動化し、手作業によるミスを防ぎ、タスク管理をより円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受けたタスクをAsanaで管理しており、手作業での転記を効率化したい方
・AsanaとOutlookを活用したチームのタスク管理を、より円滑に進めたいマネージャーの方
・定型的なタスクの入力作業を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■注意事項
・Outlook、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OutlookとAsanaの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとAsanaの連携を進めていきます。プログラミングの知識は一切不要です。直感的な操作で設定が完了します。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Outlookでタスクが作成されたら、Asanaでタスクを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ステップ1：OutlookとAsanaのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Outlookの連携
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
お手持ちのMicrosoftアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにOutlookが追加されたことを確認出来たら、Outlookのマイアプリ登録は完了となります。
Asanaの連携
検索ボックスにAsanaと入力し、Asanaのアイコンをクリックします。
お手持ちのAsanaのアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにAsanaが追加されたことを確認出来たら、Asanaのマイアプリ登録は完了となります。
ステップ2：テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Outlookで受け取った依頼を、別途Asanaへ手作業で入力し直していませんか？こうしたタスク管理の二度手間は、時間がかかるだけでなく入力漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookでタスクを作成するだけで、自動でAsanaにもタスクが追加される仕組みを構築します。AsanaとOutlookの連携を自動化することで、タスク管理の効率を高め、より重要な業務に集中できる環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとOutlookを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じている方
・メールを起点としたタスクをAsanaで管理しており、入力漏れを防ぎたい方
・AsanaとOutlookの連携を通じて、チーム全体のタスク管理を効率化したい方
■注意事項
・Outlook、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
フローが動き出すきっかけとなるOutlookのトリガー設定を行います。画面赤枠の「タスクが作成されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」画面ではOutlookから作成したタスクを取得する設定を行います。
また、テストで使用するためOutlookに新規でタスクを作成しておきましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Outlookのトリガー設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
ステップ4：Asanaへタスクを追加する設定
次にAsanaにタスクを追加する設定を行います。画面赤枠の「タスクを追加」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「API接続設定」画面ではOutlookにタスクを追加する設定を行っていきます。
その他の項目については任意で入力を行ってください。設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。(実際にAsanaにタスクが作成されます)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
Asanaを参照し問題なくタスクが作成されていることも確認しましょう。
テスト結果に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックし、Asanaへタスクを追加する設定を完了させてください。
ステップ5：フローをONにして動作を確認
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
Asanaで作成したタスクをOutlookに連携したい場合
今回はOutlookからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAsanaで作成したタスクをOutlookに連携したいというニーズもあるかと思います。その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Asanaの新規タスクをOutlookに自動追加する
Asanaで管理しているタスクを個人のスケジュールに落とし込むために、Outlookカレンダーに手動で登録している方も多いのではないでしょうか。
この連携を利用すれば、Asanaで新しいタスクが作成された際に、自動でOutlookにもタスクとして追加されるため、スケジュール管理の手間を削減し、タスクの対応漏れを防ぎます。
■概要
「Asanaの新規タスクをOutlookに自動追加する」フローは、タスク管理とスケジュール管理を一元化する業務ワークフローです。
Asanaで新しいタスクが作成されると、Yoomを通じて自動的にOutlookの予定表に追加されます。これにより手動でのデータ入力が不要となり、情報の漏れや二重管理のリスクを軽減します。
プロジェクト管理とスケジュール管理をスムーズに連携させたい方に最適なこのワークフローは、チーム全体の生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとOutlookを日常的に使用し、両者のデータ連携に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・新規タスクのスケジュール管理を効率化したいと考えているチームリーダーの方
・業務フローの自動化を推進し、時間の有効活用を図りたいビジネスオーナーの方
・Asanaでのタスク管理とOutlookでのスケジュール管理を統合し、情報の一元化を目指す管理者の方
・手動でのデータ入力や情報転送によるヒューマンエラーを減らしたいと考えているユーザーの方
・業務効率化のために、Yoomを活用したワークフロー自動化に興味がある方
■注意事項
・App、AppのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaで特定条件のタスクが作成されたら、Outlookにタスクを作成する
チーム全体のタスクではなく、自分が担当するタスクや、特に優先度の高いタスクだけをOutlookで管理したい場合に便利なのがこの連携です。Asanaで作成されたタスクの中から「担当者」や「プロジェクト」などの条件に合致するものだけをOutlookに自動で追加し、個人のタスク管理をより効率的に行えます。
■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaでタスクを管理し、個人のTODO管理にはOutlookを利用していると、双方への入力や情報更新に手間がかかることはありませんか。手作業での転記は、抜け漏れや入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、AsanaとOutlookを連携させ、特定の条件を持つタスクがAsanaで作成された際に、自動でOutlookにもタスクを登録します。面倒な手作業をなくし、タスク管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとOutlookを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じている方
・Asanaでアサインされた重要タスクを、見慣れたOutlookで管理し見落としを防ぎたい方
・ツール間の連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OutlookやAsanaのAPIを使ったその他の自動化例
OutlookやAsanaのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Outlookを使った自動化例
Outlookにメールが届いたら、Asanaにタスクを追加したり、Google スプレッドシートにレコードを追加したりできます。また、Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら、Outlookでメールを送信したり、Outlookでメールが届いたら、Slackに通知したりすることも可能です。さらに、Outlookで特定条件のメールを受信したら、Zoho Mailに通知するといった自動化も行えます。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookで予定表を作成するフローです。
Salesforceのリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
Outlookでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、Microsoft Teamsに通知するフローです。
Outlookに新しいメールを受信したら、その内容をBacklogに課題として追加するフローです。
■概要
・毎月決まった日時に起動し、チーム目標の周知などを自動化するフローです。
・自動的にフローが起動しつつ、変数の箇所を担当者に記入してもらうといった自動化と手動の組み合わせを行うこともできます。
■実際にフローボットを起動させた際の動き
https://youtu.be/Y-9BXPTdaio
Asanaを使った自動化例
Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知を送ったり、Outlookでメールが届いたらAsanaにタスクを追加したりできます。また、Asanaでタスクが完了したらSlackに通知したり、Asanaでタスクが追加されたらGoogle スプレッドシートに追加したりすることも可能です。さらに、Asanaでタスクが更新されたらNotionの情報を更新するといった自動化も行えます。
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Outlookで完了メール通知します
■概要
Asanaで管理しているタスクの進捗状況を、別途Notionで管理しているプロジェクト情報に手作業で反映させていませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用することで、Asanaでタスクが更新されると、関連するNotionのデータベース情報が自動で更新されるため、これらの課題を解消し、常に最新の情報をチームで共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとNotionを併用し、プロジェクトやタスクの進捗管理を行っている方
・手作業での情報転記による更新漏れや入力ミスを防ぎたいと考えている方
・チーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクト管理を効率化したいマネージャーの方
■注意事項
・Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方
・タスク情報の二重入力や転記作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
まとめ
OutlookとAsanaの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたOutlookとAsana間でのタスク情報の転記作業にかかる時間を大幅に削減し、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。
これにより、担当者は常に最新かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作のみで簡単に構築することが可能です。
もしOutlookとAsanaの連携をはじめとする業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Asanaの担当者や期日も自動設定できる？
A：はい。可能です。Asanaの設定項目に担当者のメールアドレスや、期日の欄がございますのでそちらを設定することで自動設定が可能になります。
Q：Outlookのメールから直接タスク化できる？
A：はい。可能です。今回はOutlookでのタスクの作成をきっかけにフローが動き出すように設定していました。画像のようなトリガーを選択することでOutlookのメールからフローを起動させることができます。
Q：連携が失敗したらどうやって気づける？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
.avif)
.png)
.avif)
