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「Outlookで受けたタスク依頼をAsanaに転記しているけど、正直面倒...」
「メールの内容をコピーしてAsanaのタスクを作成する際に、入力ミスや転記漏れが発生してしまう...」
このように、OutlookとAsana間での手作業による情報連携に手間やストレスを感じていませんか？日々の業務で発生する単純な転記作業は、時間もかかり、重要なタスクの見落としにも繋がりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Outlookでタスクが作成されたら、その内容を自動的にAsanaのタスクとして追加する仕組み</span>があれば、こうした煩わしさからの解放につながるかもしれません。入力ミスや転記漏れを防ぎながら、より創造的で重要なコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとAsanaを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとAsanaのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたタスクの転記作業などを自動化し、業務効率を大幅に向上させることができるかもしれません。
これにより、タスク管理の抜け漏れを防ぎ、チーム全体の生産性を高めることができます。これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで新しいタスクが作成されるたびに、その情報を手動でAsanaにコピー＆ペーストする作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">Outlookのタスク情報を自動でAsanaにタスクとして追加できる</span>ため、転記作業の手間を完全に排除し、タスクの二重管理から解放されます。
全てのOutlookタスクをAsanaに連携するのではなく、「特定のプロジェクト」や「特定の担当者」に関するタスクのみを連携したいというケースもあるかと思います。
この自動化では、<span class="mark-yellow">設定した条件に合致するOutlookタスクのみを抽出し、Asanaにタスクとして追加できます。</span>本当に必要な情報だけを効率的に管理し、タスクの見落としを防ぎます。
それでは、さっそく実際にOutlookとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとAsanaの連携を進めていきます。プログラミングの知識は一切不要です。直感的な操作で設定が完了します。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookでタスクが作成されたら、Asanaでタスクを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
お手持ちのMicrosoftアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにOutlookが追加されたことを確認出来たら、Outlookのマイアプリ登録は完了となります。
検索ボックスにAsanaと入力し、Asanaのアイコンをクリックします。
お手持ちのAsanaのアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにAsanaが追加されたことを確認出来たら、Asanaのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
フローが動き出すきっかけとなるOutlookのトリガー設定を行います。画面赤枠の「タスクが作成されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」画面ではOutlookから作成したタスクを取得する設定を行います。
また、テストで使用するためOutlookに新規でタスクを作成しておきましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Outlookのトリガー設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次にAsanaにタスクを追加する設定を行います。画面赤枠の「タスクを追加」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「API接続設定」画面ではOutlookにタスクを追加する設定を行っていきます。
その他の項目については任意で入力を行ってください。設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。(実際にAsanaにタスクが作成されます)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
Asanaを参照し問題なくタスクが作成されていることも確認しましょう。
テスト結果に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックし、Asanaへタスクを追加する設定を完了させてください。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回はOutlookからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAsanaで作成したタスクをOutlookに連携したいというニーズもあるかと思います。その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Asanaで管理しているタスクを個人のスケジュールに落とし込むために、Outlookカレンダーに手動で登録している方も多いのではないでしょうか。
この連携を利用すれば、<span class="mark-yellow">Asanaで新しいタスクが作成された際に、自動でOutlookにもタスクとして追加される</span>ため、スケジュール管理の手間を削減し、タスクの対応漏れを防ぎます。
チーム全体のタスクではなく、自分が担当するタスクや、特に優先度の高いタスクだけをOutlookで管理したい場合に便利なのがこの連携です。<span class="mark-yellow">Asanaで作成されたタスクの中から「担当者」や「プロジェクト」などの条件に合致するものだけをOutlookに自動で追加</span>し、個人のタスク管理をより効率的に行えます。
OutlookやAsanaのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Outlookにメールが届いたら、Asanaにタスクを追加したり、Google スプレッドシートにレコードを追加したりできます。また、Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら、Outlookでメールを送信したり、Outlookでメールが届いたら、Slackに通知したりすることも可能です。さらに、Outlookで特定条件のメールを受信したら、Zoho Mailに通知するといった自動化も行えます。
Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知を送ったり、Outlookでメールが届いたらAsanaにタスクを追加したりできます。また、Asanaでタスクが完了したらSlackに通知したり、Asanaでタスクが追加されたらGoogle スプレッドシートに追加したりすることも可能です。さらに、Asanaでタスクが更新されたらNotionの情報を更新するといった自動化も行えます。
OutlookとAsanaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたOutlookとAsana間でのタスク情報の転記作業にかかる時間を大幅に削減し、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に最新かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作のみで簡単に構築することが可能です。
もしOutlookとAsanaの連携をはじめとする業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q：Asanaの担当者や期日も自動設定できる？
A：はい。可能です。Asanaの設定項目に担当者のメールアドレスや、期日の欄がございますのでそちらを設定することで自動設定が可能になります。
Q：Outlookのメールから直接タスク化できる？
A：はい。可能です。今回はOutlookでのタスクの作成をきっかけにフローが動き出すように設定していました。画像のようなトリガーを選択することでOutlookのメールからフローを起動させることができます。
Q：連携が失敗したらどうやって気づける？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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