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「Outlookで受けたタスク依頼をAsanaに転記しているけど、正直面倒...」
「メールの内容をコピーしてAsanaのタスクを作成する際に、入力ミスや転記漏れが発生してしまう...」
このように、OutlookとAsana間での手作業による情報連携に手間やストレスを感じていませんか？日々の業務で発生する単純な転記作業は、時間もかかり、重要なタスクの見落としにも繋がりかねません。
もし、Outlookでタスクが作成されたら、その内容を自動的にAsanaのタスクとして追加する仕組みがあれば、こうした煩わしさからの解放につながるかもしれません。入力ミスや転記漏れを防ぎながら、より創造的で重要なコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとAsanaを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 Outlookで受け取った依頼を、別途Asanaへ手作業で入力し直していませんか？こうしたタスク管理の二度手間は、時間がかかるだけでなく入力漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookでタスクを作成するだけで、自動でAsanaにもタスクが追加される仕組みを構築します。AsanaとOutlookの連携を自動化することで、タスク管理の効率を高め、より重要な業務に集中できる環境を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
OutlookとAsanaを連携してできること
OutlookとAsanaのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたタスクの転記作業などを自動化し、業務効率を大幅に向上させることができるかもしれません。
これにより、タスク管理の抜け漏れを防ぎ、チーム全体の生産性を高めることができます。これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookでタスクが作成されたら、Asanaにタスクを追加する
Outlookで新しいタスクが作成されるたびに、その情報を手動でAsanaにコピー＆ペーストする作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。
このテンプレートを使えば、Outlookのタスク情報を自動でAsanaにタスクとして追加できるため、転記作業の手間を完全に排除し、タスクの二重管理から解放されます。
■概要 Outlookで受け取った依頼を、別途Asanaへ手作業で入力し直していませんか？こうしたタスク管理の二度手間は、時間がかかるだけでなく入力漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookでタスクを作成するだけで、自動でAsanaにもタスクが追加される仕組みを構築します。AsanaとOutlookの連携を自動化することで、タスク管理の効率を高め、より重要な業務に集中できる環境を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Outlookで特定条件のタスクが作成されたら、Asanaにタスクを追加する
全てのOutlookタスクをAsanaに連携するのではなく、「特定のプロジェクト」や「特定の担当者」に関するタスクのみを連携したいというケースもあるかと思います。
この自動化では、設定した条件に合致するOutlookタスクのみを抽出し、Asanaにタスクとして追加できます。本当に必要な情報だけを効率的に管理し、タスクの見落としを防ぎます。
■概要 AsanaとOutlookを併用しているものの、タスクの二重入力や転記作業に手間を感じていませんか？Outlookで受けた依頼をAsanaに手入力する際、転記漏れや入力ミスが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の条件を満たすタスクが作成された際に、自動でAsanaへタスクを追加することが可能です。AsanaとOutlook間の連携を自動化し、手作業によるミスを防ぎ、タスク管理をより円滑にします。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
OutlookとAsanaの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとAsanaの連携を進めていきます。プログラミングの知識は一切不要です。直感的な操作で設定が完了します。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Outlookでタスクが作成されたら、Asanaでタスクを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ステップ1：OutlookとAsanaのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Outlookの連携
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
お手持ちのMicrosoftアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにOutlookが追加されたことを確認出来たら、Outlookのマイアプリ登録は完了となります。
Asanaの連携
検索ボックスにAsanaと入力し、Asanaのアイコンをクリックします。
お手持ちのAsanaのアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにAsanaが追加されたことを確認出来たら、Asanaのマイアプリ登録は完了となります。
ステップ2：テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要 Outlookで受け取った依頼を、別途Asanaへ手作業で入力し直していませんか？こうしたタスク管理の二度手間は、時間がかかるだけでなく入力漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookでタスクを作成するだけで、自動でAsanaにもタスクが追加される仕組みを構築します。AsanaとOutlookの連携を自動化することで、タスク管理の効率を高め、より重要な業務に集中できる環境を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
フローが動き出すきっかけとなるOutlookのトリガー設定を行います。画面赤枠の「タスクが作成されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」画面ではOutlookから作成したタスクを取得する設定を行います。
また、テストで使用するためOutlookに新規でタスクを作成しておきましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Outlookのトリガー設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
ステップ4：Asanaへタスクを追加する設定
次にAsanaにタスクを追加する設定を行います。画面赤枠の「タスクを追加」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「API接続設定」画面ではOutlookにタスクを追加する設定を行っていきます。
その他の項目については任意で入力を行ってください。設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。(実際にAsanaにタスクが作成されます)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
Asanaを参照し問題なくタスクが作成されていることも確認しましょう。
テスト結果に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックし、Asanaへタスクを追加する設定を完了させてください。
ステップ5：フローをONにして動作を確認
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
Asanaで作成したタスクをOutlookに連携したい場合
今回はOutlookからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAsanaで作成したタスクをOutlookに連携したいというニーズもあるかと思います。その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Asanaの新規タスクをOutlookに自動追加する
Asanaで管理しているタスクを個人のスケジュールに落とし込むために、Outlookカレンダーに手動で登録している方も多いのではないでしょうか。
この連携を利用すれば、Asanaで新しいタスクが作成された際に、自動でOutlookにもタスクとして追加されるため、スケジュール管理の手間を削減し、タスクの対応漏れを防ぎます。
■概要 Asanaで管理しているタスクが完了した際、Outlookでもタスクを作成して管理していませんか？手作業での二重入力は手間がかかる上、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のタスクが完了したことを引き金に、自動でOutlookにタスクが作成されるため、タスクの連携漏れを防ぎ、業務の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Asanaで特定条件のタスクが作成されたら、Outlookにタスクを作成する
チーム全体のタスクではなく、自分が担当するタスクや、特に優先度の高いタスクだけをOutlookで管理したい場合に便利なのがこの連携です。Asanaで作成されたタスクの中から「担当者」や「プロジェクト」などの条件に合致するものだけをOutlookに自動で追加し、個人のタスク管理をより効率的に行えます。
■概要 プロジェクト管理ツールのAsanaでタスクを管理し、個人のTODO管理にはOutlookを利用していると、双方への入力や情報更新に手間がかかることはありませんか。手作業での転記は、抜け漏れや入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、AsanaとOutlookを連携させ、特定の条件を持つタスクがAsanaで作成された際に、自動でOutlookにもタスクを登録します。面倒な手作業をなくし、タスク管理を円滑にします。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
OutlookやAsanaのAPIを使ったその他の自動化例
OutlookやAsanaのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Outlookを使った自動化例
Outlookにメールが届いたら、Asanaにタスクを追加したり、Google スプレッドシートにレコードを追加したりできます。また、Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら、Outlookでメールを送信したり、Outlookでメールが届いたら、Slackに通知したりすることも可能です。さらに、Outlookで特定条件のメールを受信したら、Zoho Mailに通知するといった自動化も行えます。
■概要 Outlookに新しいメールを受信したら、その内容をBacklogに課題として追加するフローです。 受信したメールの内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。 Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。 ■注意事項 ・Outlook、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookで予定表を作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方 ・企業情報の管理を行っている営業アシスタント ・シートの同時編集によって、業務を効率化しているチームの責任者 2.Outlookを業務に活用している方 ・主な連絡手段としてOutlookのメールを使用している方 ・カレンダーを活用してスケジュール管理を行う総務部担当者 ■このテンプレートを使うメリット Googleスプレッドシートはチーム内の情報を管理、共有するツールとして有効的です。 チーム内の情報共有をスムーズに行いたいと考える方にこのフローは効果的です。 ■注意事項 ・Googleスプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 Salesforceの特定のリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。 メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。 また、添付資料なども自由に設定が可能です。 ■注意事項 ・Chrome拡張機能を使用するため、Chrome上でのみご利用いただけます。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ◼️概要 Outlookでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、Microsoft Teamsに通知するフローです。 AIによるデータ抽出を活用することで、メール内の名前・メールアドレス・住所などの取得において、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。 ◼️注意事項 ・Microsoft Outlookからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法はこちらを参照ください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 毎月決まった日時に起動し、チーム目標の周知などを自動化するフローです。 自動的にフローが起動しつつ、変数の箇所を担当者に記入してもらうといった自動化と手動の組み合わせを行うこともできます。 実際にフローボットを起動させた際の動き https://youtu.be/Y-9BXPTdaio ※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
同時にOutlookを業務に使用することでスケジュール管理も行うことができ、業務の進行に役立ちます。
しかし、Googleスプレッドシートに追加された情報を改めてOutlookに追加することは、業務の属人化を招き、引継ぎや情報共有を困難にする可能性があります。
Googleスプレッドシートに追加された情報を基にしてOutlookへ予定表を作成することで、手作業を省き業務の進行を円滑にします。
また引用した内容で予定表を作成することで、手入力によるミスを未然に防ぎます。
Asanaを使った自動化例
Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知を送ったり、Outlookでメールが届いたらAsanaにタスクを追加したりできます。また、Asanaでタスクが完了したらSlackに通知したり、Asanaでタスクが追加されたらGoogle スプレッドシートに追加したりすることも可能です。さらに、Asanaでタスクが更新されたらNotionの情報を更新するといった自動化も行えます。
■概要 Asanaでタスクが完了したら、指定したメールアドレス宛にOutlookで完了の旨をメール通知します。 通知内容や送信先のメールアドレスは自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項 ・Asana、Outlookそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 Asanaで管理しているタスクの進捗状況を、別途Notionで管理しているプロジェクト情報に手作業で反映させていませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Asanaでタスクが更新されると、関連するNotionのデータベース情報が自動で更新されるため、これらの課題を解消し、常に最新の情報をチームで共有できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。 Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。 Outlookに特定の件名のメールが届いた場合にフローボットが起動します。 件名の設定やAsanaに登録する情報は自由に変更してご利用ください。 ■注意事項 ・Asana、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。 ・Outlookの連携にOffice365の管理者の承認が必要な場合があります。 ・その場合はこちらの記事を参考に管理者に承認を依頼してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
OutlookとAsanaの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたOutlookとAsana間でのタスク情報の転記作業にかかる時間を大幅に削減し、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。
これにより、担当者は常に最新かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作のみで簡単に構築することが可能です。
もしOutlookとAsanaの連携をはじめとする業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Asanaの担当者や期日も自動設定できる？
A：はい。可能です。Asanaの設定項目に担当者のメールアドレスや、期日の欄がございますのでそちらを設定することで自動設定が可能になります。
Q：Outlookのメールから直接タスク化できる？
A：はい。可能です。今回はOutlookでのタスクの作成をきっかけにフローが動き出すように設定していました。画像のようなトリガーを選択することでOutlookのメールからフローを起動させることができます。
Q：連携が失敗したらどうやって気づける？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
