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「Outlookで管理しているタスクを、工数管理のためにTogglにも登録したい！」
「Outlookのタスク情報をTogglに一つひとつ手作業でコピー＆ペーストしており、時間がかかるし入力ミスも心配…」
このように、日々の業務でOutlookとTogglの両方を利用する中で、データ連携の手間や非効率さに悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで新しいタスクが作成されたら、その情報を自動でTogglにもTaskとして登録する仕組み</span>があれば、面倒な手作業から解放されるかもしれません。
これにより生まれた時間を、より創造的で重要なコア業務に充てられるようになり、チーム全体の生産性向上にも繋がります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定が可能です。
これまで自動化ツールを使ったことがない方でもすぐに実践可能ですので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をよりスマートに、より効率的に進めていきましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとTogglを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとTogglのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたタスク情報の転記作業を自動化できます。
例えば、Outlookでタスクを作成するだけで、Togglにも自動で同じ内容のタスクが作成される、といった連携が可能になります。
これにより、入力の手間が省けるだけでなく、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より正確な工数管理を実現可能です。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで新しいタスクを作成した際に、そのタスク名や内容をTogglに手動で登録する作業は、単純ながらも時間のかかる作業であり、登録漏れが発生する原因にもなります。
この連携は、Outlookでタスクが作成されると、<span class="mark-yellow">その情報をTogglにTaskとして自動で作成する</span>シンプルな自動化であり、タスク管理と工数管理の連携をスムーズにします。
全てのタスクではなく「特定のプロジェクトに関するタスク」や「重要」といったキーワードが含まれるタスクのみをTogglで管理したい場合、手作業での選別と登録は非常に手間がかかります。
この自動化フローでは、Outlookで作成されたタスクの件名や内容に含まれるキーワードを条件に分岐処理を行い、<span class="mark-yellow">条件に合致するタスクのみをTogglに自動で登録する</span>ため、管理したいタスクだけを効率的にTogglへ連携させることが可能です。
それでは、実際にOutlookとTogglを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとTogglの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Toggl
[Yoomとは]
今回は「Outlookでタスクが作成されたら、Togglで新規Taskを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
検索ボックスにTogglと入力し、Togglのアイコンをクリックします。
TogglよりAPIトークンを取得し、入力したら追加ボタンをクリックしましょう。
※画面にも記載がありますが、API Tokenの取得についてはこちらの記事もご確認ください。
マイアプリにTogglが追加されたことを確認出来たら、Togglのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まずはフローが動き出すきっかけとなるOutlookのトリガー設定を行います。
画面赤枠の「タスクが作成されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」では以下を設定していきます。
また、今回は選択したタスクリストに下記のようなタスクを作成しています。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックしてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次にTogglの設定を行います。
画面赤枠の「Create Task」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
API接続設定画面ではTogglに登録するタスクの詳細内容を設定していきます。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。（※実際にTogglにタスクが作成されます。）
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
Togglを参照し、タスクが作成されていることを確認しましょう。
テスト結果に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックしましょう。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回はOutlookからTogglへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTogglからOutlookへのデータ連携も対応できます。
下記のテンプレートもご利用ください。
Togglで新しいタスクが作成されたことをチームメンバーや関係者に都度連絡するのは、手間がかかる上に共有漏れのリスクもあります。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">TogglでTaskが作成されたら、その詳細情報をOutlookのメールで自動的に通知できる</span>ため、確実な情報共有が実現し、プロジェクトの進行をスムーズにします。
Togglで作成されるすべてのタスクではなく、特定のクライアント名やプロジェクト名が含まれるタスクが作成された時だけ、関係者に通知したいというケースは少なくありません。
この自動化では、<span class="mark-yellow">TogglのTask情報をもとに条件分岐を行い、特定の条件を満たす場合にのみOutlookで通知を送信する</span>ため、重要な情報の見逃しを防ぎつつ、不要な通知を削減して効率的なコミュニケーションを実現できます。
OutlookやTogglのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
チャットツールと連携すれば、Outlookで受信したメッセージを自動転送できます。
簡単な設定だけで、メッセージの転送漏れを防げるため、人為的ミスによる情報の共有漏れが課題のときにおすすめです！
カレンダーツールと連携することで、予定が追加されたらTogglにタスクを自動作成できます。
テンプレートを設定するだけで、タスクの転記作業を省けるため、業務を効率化したいときに利用してみてください。
OutlookとTogglの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">タスク情報の転記作業にかかる時間を削減し、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に正確な情報に基づいてタスク管理と工数管理を行えるようになり、面倒な単純作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できるはずです。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築することができます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Outlookタスクのどの情報までTogglに連携できますか？
A：下記画像のようにタイトルやID、ステータスや重要度などを連携することができます。
Q：無料プランでは、この連携をどのくらいの頻度や回数まで利用できますか？
A：OutlookとTogglはフリープランから利用できるアプリです。
実行できる回数（タスク数）について、最新情報はこちらをご参照ください。
まずは無料のフリープランでお試しいただき、ご希望のタスク数に合わせてプランを更新いただくのがオススメです。
また、タスクのカウント数については、こちらをご確認ください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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