Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルが作成されたら、Dropboxにも自動でファイルを格納する
試してみる
「Microsoft SharePointにアップロードしたファイルを、Dropboxにも保存しようとすると毎回手作業になり、時間がかかるうえに忘れてしまうこともある…」
もし、SharePointの特定フォルダにファイルが追加されたとき、自動的にDropboxにも同じファイルが保存される仕組み があれば、二重管理や更新漏れといった課題を防げます。これにより、重要な業務に集中できる時間を増やすことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に導入でき、手間も時間も抑えられます。ぜひ活用して作業をより効率的に進めましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft SharePointとDropboxを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルが作成されたら、Dropboxにも自動でファイルを格納する
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Microsoft SharePointとDropboxを連携してできること
Microsoft SharePointとDropboxのAPIを連携すると、SharePointに保存されたファイルを自動でDropboxに同期したり、逆にDropboxからSharePointへ共有したりできます。
ここでは、具体的な自動化の例をご紹介します。
Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルが作成されたら、Dropboxにも自動でファイルを格納する
SharePointの特定フォルダにファイルが追加されたタイミングで、自動的にDropboxの指定フォルダへコピーされます。この連携を使うと、SharePointからDropboxへの移動を自動化でき、手作業でのコピーや更新忘れ といった手間やミスを防ぐことが可能です。
余計なファイル移動に時間を取られず、業務の正確性も保てます。
Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルが作成されたら、Dropboxにも自動でファイルを格納する
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Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、OCRを行い結果とファイルをDropboxに格納する
SharePointに請求書や契約書などのPDFが保存された際に、OCRで文字情報を抽出し、抽出結果と元のファイルをまとめてDropboxに保存します。この仕組みを活用すると、内容を自動で読み取り、記録する作業を省ける ため、データ活用の幅が広がります。
ファイルごとにテキスト情報を検索できるようになるため、必要な情報を探しやすくなる点もメリットです。
Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、OCRを行い結果とファイルをDropboxに格納する
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Microsoft SharePointとDropboxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint Dropbox
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルが作成されたら、Dropboxにも自動でファイルを格納する」 フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Microsoft SharePointとDropboxをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Microsoft SharePointのトリガー設定およびDropboxのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルが作成されたら、Dropboxにも自動でファイルを格納する
試してみる
ステップ1：Microsoft SharePointとDropboxをマイアプリ連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Microsoft SharePointとYoomのマイアプリ連携 【注意事項】
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。 「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」からMicrosoft SharePointを検索して選択しましょう。
Yoomと連携したいアカウント情報を入力しましょう。
「パスワード」を入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にMicrosoft SharePointが表示されていれば連携完了です！
DropboxとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーしましょう。
Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルが作成されたら、Dropboxにも自動でファイルを格納する
試してみる
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定
「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Microsoft SharePointの指定フォルダに新しくファイルを作成していない方はこのタイミングで作成しましょう。回は例として「0918テスト」というフォルダに「テスト書類.pdf」を作成しました！
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン
「サイトID」と「フォルダID」を候補から選択しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
ここでは、Microsoft SharePointで新しく作成されたファイルの情報が反映されています。
ステップ4：分岐条件を指定する
【注意】
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
料金プラン
「分岐条件|ファイルの作成」を選択します。
「分岐条件を指定」はデフォルトで設定されています。今回はMicrosoft SharePointでファイルが新規作成されたときにフローボットが起動するようにしたいので、「作成日時」と「更新日時」が等しいことが「分岐条件」に設定されています。
確認できたら「保存する」を選択しましょう。
ステップ5：Microsoft SharePointでファイルをダウンロードする
【注意】
ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
ファイルの容量制限について
「ファイルをダウンロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「サイトID」と「ドライブID」を候補から選択します。
「アイテムID」を「取得した値」から設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
ステップ6：Dropboxでファイルをアップロードする
「ファイルをアップロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「フォルダのパス」を注釈に沿って設定しましょう。
「ファイル名」を「取得した値」を使って設定しましょう。
「ファイルの添付方法」が「取得した値を使用する」に、「ファイル」が「ダウンロードしたファイル」に設定されていることを確認します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
Dropboxにファイルがアップロードされました！
ステップ7：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
DropboxのデータをMicrosoft SharePointに連携したい場合
今回はMicrosoft SharePointからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxからMicrosoft SharePointへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxに格納されたファイルをMicrosoft SharePointにも格納する
Dropboxの指定フォルダにファイルが作成されたことをトリガーに、そのファイルを自動でMicrosoft SharePointの指定フォルダにも格納します。
この連携により、ファイル情報を一元管理できる体制を構築し、チーム内の情報共有を円滑にします。
Dropboxに格納されたファイルをMicrosoft SharePointにも格納する
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Dropboxにファイルが作成されたら、OCRを行い結果とファイルをMicrosoft SharePointに格納する
Dropboxに格納された請求書などの画像・PDFファイルからOCR機能でテキスト情報を読み取り、そのテキストデータと元のファイルを合わせてMicrosoft SharePointに格納します。
この仕組みによって、Dropboxに集約される様々な書類を自動でデータ化し、SharePoint上で横断的に検索・活用できる状態を作り出すことが可能です。
Dropboxにファイルが作成されたら、OCRを行い結果とファイルをMicrosoft SharePointに格納する
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Microsoft SharePointやDropboxを活用したその他の自動化テンプレート
Microsoft SharePointやDropboxを使えば、日々のファイル整理やデータ共有をもっと効率的に進められます。手作業での転記や通知を減らすことで、情報整理がスムーズになり、業務の負担を軽くできます。
Microsoft SharePointを使った便利な自動化例
Microsoft SharePointは、社内外でのファイル共有や管理を効率化できる便利なサービスです。
異なるアプリと組み合わせれば、取引先や契約書などの情報を整理しやすくなり、業務全体の流れをスムーズに整えることができます。また、通知機能を組み合わせれば、関係者への共有漏れも防げます。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
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Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
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Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
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kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
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Dropboxを使った便利な自動化例
Dropboxは、さまざまなアプリと連携させることで、ファイル管理や情報共有を効率化できます。
例えば、契約書や請求書などの書類を自動で格納したり、追加されたファイルをチームに知らせたりできます。こうした仕組みを取り入れることで、情報整理の手間を減らし、業務をよりスムーズに進められます。
Dropboxに新規ファイルが追加されたらDiscordに通知する
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Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、LINE WORKSに通知する
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Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
クラウドサインで締結した書類をDropboxに格納
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まとめ
Microsoft SharePointとDropboxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた2つのクラウドストレージ間でのファイルの移動やコピー作業の手間を削減し、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はファイル情報にアクセスでき、より迅速かつ正確に業務を進められるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！こちら
よくあるご質問
Q：連携エラーが起きた際の通知や対処法は？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
Q：Microsoft SharePointで設定したアクセス権限はDropboxに引き継がれますか？
A：Microsoft SharePointで設定したアクセス権限は、Dropboxに引き継がれません。
Q：OCR連携で読み取ったテキストの精度は？
A：Yoomでは「OCRで文字を抽出」というAIオペレーションで、画像やPDFファイルから文字情報の抽出が可能です。
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