・
「Microsoft SharePointにアップロードしたファイルを、Dropboxにも保存しようとすると毎回手作業になり、時間がかかるうえに忘れてしまうこともある…」
このように、複数のクラウドストレージを使うなかで、同じファイルの管理に負担を感じていませんか。
もし、<span class="mark-yellow">SharePointの特定フォルダにファイルが追加されたとき、自動的にDropboxにも同じファイルが保存される仕組み</span>があれば、二重管理や更新漏れといった課題を防げます。これにより、重要な業務に集中できる時間を増やすことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に導入でき、手間も時間も抑えられます。ぜひ活用して作業をより効率的に進めましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointとDropboxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointとDropboxのAPIを連携すると、SharePointに保存されたファイルを自動でDropboxに同期したり、逆にDropboxからSharePointへ共有したりできます。
これにより、手動でのアップロードや重複作業から解放され、ファイル管理の効率化や業務スピードの向上が期待できます。
ここでは、具体的な自動化の例をご紹介します。
「試してみる」をクリックしてアカウントを登録すれば、すぐにMicrosoft SharePointとDropboxの連携を実際に体験できます。登録は30秒ほどで完了するので、気軽にお試しください！
SharePointの特定フォルダにファイルが追加されたタイミングで、自動的にDropboxの指定フォルダへコピーされます。この連携を使うと、SharePointからDropboxへの移動を自動化でき、<span class="mark-yellow">手作業でのコピーや更新忘れ</span>といった手間やミスを防ぐことが可能です。
余計なファイル移動に時間を取られず、業務の正確性も保てます。
SharePointに請求書や契約書などのPDFが保存された際に、OCRで文字情報を抽出し、抽出結果と元のファイルをまとめてDropboxに保存します。この仕組みを活用すると、<span class="mark-yellow">内容を自動で読み取り、記録する作業を省ける</span>ため、データ活用の幅が広がります。
ファイルごとにテキスト情報を検索できるようになるため、必要な情報を探しやすくなる点もメリットです。
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとDropboxの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint／Dropbox
[Yoomとは]
今回は「Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルが作成されたら、Dropboxにも自動でファイルを格納する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【注意事項】
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」からMicrosoft SharePointを検索して選択しましょう。
Yoomと連携したいアカウント情報を入力しましょう。
「パスワード」を入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にMicrosoft SharePointが表示されていれば連携完了です！
DropboxとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーしましょう。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Microsoft SharePointの指定フォルダに新しくファイルを作成していない方はこのタイミングで作成しましょう。
今回は例として「0918テスト」というフォルダに「テスト書類.pdf」を作成しました！
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
「サイトID」と「フォルダID」を候補から選択しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
ここでは、Microsoft SharePointで新しく作成されたファイルの情報が反映されています。
「保存する」を選択しましょう。
【注意】
「分岐条件|ファイルの作成」を選択します。
「分岐条件を指定」はデフォルトで設定されています。
「タイトル」は任意で変更可能です。
「分岐対象の取得した値」と「分岐条件」が以下の画像と同じように設定されているか確認してみてくださいね。
今回はMicrosoft SharePointでファイルが新規作成されたときにフローボットが起動するようにしたいので、「作成日時」と「更新日時」が等しいことが「分岐条件」に設定されています。
確認できたら「保存する」を選択しましょう。
【注意】
「ファイルをダウンロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「サイトID」と「ドライブID」を候補から選択します。
「アイテムID」を「取得した値」から設定しましょう。
「取得した値」は変数となるので、Microsoft SharePointでサイト内の指定フォルダにファイルが作成される度にそのデータを活用可能になります！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
「ファイルをアップロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「フォルダのパス」を注釈に沿って設定しましょう。
例としてDropboxの「test」というフォルダにファイルをアップロードしたいので、「/test」と設定しました！
「ファイル名」を「取得した値」を使って設定しましょう。
「ファイルの添付方法」が「取得した値を使用する」に、「ファイル」が「ダウンロードしたファイル」に設定されていることを確認します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Dropboxにファイルがアップロードされました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回はMicrosoft SharePointからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxからMicrosoft SharePointへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxの指定フォルダにファイルが作成されたことをトリガーに、そのファイルを自動でMicrosoft SharePointの指定フォルダにも格納します。
この連携により、<span class="mark-yellow">ファイル情報を一元管理できる体制を構築し、チーム内の情報共有を円滑にします。</span>
Dropboxに格納された請求書などの画像・PDFファイルからOCR機能でテキスト情報を読み取り、そのテキストデータと元のファイルを合わせてMicrosoft SharePointに格納します。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">Dropboxに集約される様々な書類を自動でデータ化し、SharePoint上で横断的に検索・活用できる状態を作り出すことが可能です。</span>
Microsoft SharePointやDropboxを使えば、日々のファイル整理やデータ共有をもっと効率的に進められます。手作業での転記や通知を減らすことで、情報整理がスムーズになり、業務の負担を軽くできます。
Microsoft SharePointは、社内外でのファイル共有や管理を効率化できる便利なサービスです。
異なるアプリと組み合わせれば、取引先や契約書などの情報を整理しやすくなり、業務全体の流れをスムーズに整えることができます。また、通知機能を組み合わせれば、関係者への共有漏れも防げます。
Dropboxは、さまざまなアプリと連携させることで、ファイル管理や情報共有を効率化できます。
例えば、契約書や請求書などの書類を自動で格納したり、追加されたファイルをチームに知らせたりできます。こうした仕組みを取り入れることで、情報整理の手間を減らし、業務をよりスムーズに進められます。
Microsoft SharePointとDropboxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた2つのクラウドストレージ間でのファイルの移動やコピー作業の手間を削減し、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はファイル情報にアクセスでき、より迅速かつ正確に業務を進められるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携エラーが起きた際の通知や対処法は？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラーの原因として、設定内容・フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。エラー時の対応方法については以下をご覧ください。
Q：Microsoft SharePointで設定したアクセス権限はDropboxに引き継がれますか？
A：Microsoft SharePointで設定したアクセス権限は、Dropboxに引き継がれません。
Q：OCR連携で読み取ったテキストの精度は？
A：Yoomでは「OCRで文字を抽出」というAIオペレーションで、画像やPDFファイルから文字情報の抽出が可能です。
項目名が明確である場合、抽出したい項目内にある値がユニークである場合、6500文字以内のファイルである場合、値がユニークで入力されている表状(テーブル状)のデータがあるファイルの場合は抽出可能です。
「すべての文字情報」といった指示をした場合や、縦文字情報の場合、図などの文字情報以外の場合は抽出が難しくなります。
詳しくは以下をご覧ください。
.webp)
.webp)
