【ノーコードで実現】Asanaのタスク情報を自動で連携する方法

メールでAsanaのタスク情報を定期的に通知する　

Asanaのタスク情報を定期的に取得し、GmailやOutlookなどのメールツールを用いて、関係者に自動送信することも可能です。
プロジェクトの進捗報告や、特定の担当者へのタスク通知などを自動化することで、連絡ミスや漏れを防ぎ、ミスコミュニケーションのリスクを抑えることができるでしょう。

データベース/CRMサービスにAsanaのタスク情報を定期的に追加する

定期的にAsanaのタスク情報を取得し、Google スプレッドシートやNotionなどのデータベースやCRMサービスに自動でデータを追加・更新することもできます。
タスクデータの蓄積や分析、他の情報との連携がスムーズになり、プロジェクト管理の精度を高めることが期待できます。

定期的にAsanaのタスク情報を取得してSlackに通知するフローを作ってみよう

今回は、「特定のスケジュールにAsanaから特定のプロジェクトのタスク情報を取得し、その内容をSlackに自動で通知する」フローの作成方法を解説していきます。
Yoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

作成の流れは大きく分けて以下です。

• AsanaとSlackのマイアプリ登録
• テンプレートをコピーする
• スケジュールのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONに設定してフローの動作確認

ステップ1：AsanaとSlackのマイアプリ登録

はじめに、使用するアプリとYoomを連携する、マイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、その後のフローの設定がスムーズに進みます。

まずはYoomのアカウントにログインしましょう！
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

マイアプリ登録

1. マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2. 入力欄から、Yoomと連携したいアプリをアプリ名で検索できるのでご活用ください。

Asanaのマイアプリ登録

では、さっそくAsanaからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にAsanaと入力するとAsanaのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1. Yoomと連携したいアカウントでログインしてください。今回はメールアドレスでログインしてみました！入力後、「続行」をクリックします。

2. パスワードを入力したら「ログイン」をクリックして、マイアプリ登録完了です！

Slackのマイアプリ登録

Slackも先ほど同様に入力欄で検索し、アイコンをクリックします。

1. 以下のログイン画面が表示されるので、Yoomと連携するワークスペースのURLを入力してください。

2. アクセス権限の許可画面が表示されます。
Yoomと連携する投稿先チャンネルをプルダウンから選択し、「許可する」をクリックしてください。
※Slackのマイアプリ登録方法について、詳しくはこちらをご参照ください。

マイアプリ登録が成功すると、下図赤枠のテキストが表示されます。
マイアプリ欄にAsanaとSlackのアイコンが表示されていることを確認しましょう。

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよ、実際にフローの作成を進めていきます。
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを活用しましょう！
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です！
※コピーしたテンプレートは、自動的に「マイプロジェクト」に格納されます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう。

ステップ3：スケジュールトリガーの設定

まずは、指定したスケジュールになったらフローボットが自動的に起動するようにするため、スケジュールトリガーの設定を行います。
コピーしたテンプレートの一番上にある、「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。

テンプレートを使用しているため、デフォルトで「毎日午前9時になったらAsanaからタスク情報を取得して、Slackに通知する」ように設定されています。
変更がなければ、編集せずこのままでOKです！
活用する業務内容に合わせて自由にスケジュールを設定し、最後に「保存する」をクリックしてくださいね。
さらに、Cron設定を活用すると、実行頻度を細かく調整できます。気になる方は、こちらのページをチェックしてみてください！

ステップ4：Asanaからタスク情報を取得する設定

次に、Asanaからタスクの詳細を取得する設定を行います。
「タスクの詳細を取得」をクリックしてください。

「Asanaと連携するアカウント情報」には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。アクションは「タスクの詳細を取得」のままにし、「次へ」をクリックしましょう。

次に、タスクIDの設定です。
タスクIDは、下図URLの赤枠部分がタスクIDとなります。

定期的にタスク情報を取得し、Slackに自動通知する該当のタスクIDを入力し、「テスト」をクリックしましょう。

テストが成功するとAsanaから取得したタスク情報がアウトプットとして取得され、後続のフローでタスク情報を引用できるようになります。

アウトプットってなに？と思った方は、以下のリンクをご覧ください。
アウトプットについて

正しくタスク情報を取得できていることを確認したら、忘れずに「保存する」をクリックしてくださいね！

ステップ5：Slackに通知する設定

最後に、Asanaから取得したタスク情報を、Slackに通知する設定を行います。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

先ほど同様に、「Slackと連携するアカウント情報」には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されているはずです。使用するアカウントで間違いないか、確認しましょう。アクションは「チャンネルにメッセージを送る」のままにし、「次へ」をクリックしてください。

続いて、各項目を設定していきましょう。

• 投稿先のチャンネルID：入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から通知先のチャンネルを選択してください。
  

• メッセージ：編集欄をクリックすると、先ほど取得したAsanaのタスク情報を引用できます。
  「タスク情報を取得しました」など、定型的な文章は直接入力し、「タスク名」や「期日」など、Asanaから取得した情報を引用する部分は、アウトプットを用いて入力しましょう。
  今回は、以下のように設定してみました！

設定完了後、「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」の画面が表示されたら、実際にSlackに通知が届いていることを確認しましょう。

確認後、「保存する」をクリックして設定完了です！

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

ここまでお疲れ様でした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」にして、設定したフローボットが正常に動作するか確認してみてくださいね。

以上が、「定期的にAsanaでタスク情報を取得して、Slackに通知する」自動化フローの構築手順でした！

Asanaを使ったその他の便利な自動化例

今回ご紹介したAsanaのタスク情報を他のツールへ連携する以外にも、さまざまな業務フローを自動化できるテンプレートが、Yoomには豊富に用意されています。
たとえば、フォームの回答データを用いてAsanaにタスクを追加したり、他のデータベースのステータス更新に合わせて、Asanaにタスクを登録することも可能。
気になるテンプレートがあれば「試してみる」をクリックして、気軽にお試しください！

まとめ

いかがでしたか？今回は、Asanaのタスク情報を定期的に取得し、他のツールへデータを自動連携する方法について解説してきました。
Yoomのスケジュールトリガーを活用することで、定期的にAsanaから必要なタスク情報の自動取得を実現！さらに、さまざまなツールと連携することで、通知やデータベースへの追加など、多様な業務フローを自動化することができます。
自動化を取り入れることで確認や共有漏れを防ぎ、日々のタスク管理にかかる手間を大幅に削減し、スムーズなプロジェクト進行が可能になるはずです。

Yoomを使えば、ノーコードであまり時間をかけず、簡単に設定できるのも魅力ですよね。
「本当に短時間で設定できる？」「他にどんなことが自動化できるんだろう...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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