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「Trelloでタスク管理はしているけど、関連ファイルを保管するMicrosoft SharePointのフォルダは手動で作成している…」
「Trelloのカード作成とMicrosoft SharePointのフォルダ作成を別々に行うのが面倒で、たまに作り忘れてしまう…」
このように、TrelloとMicrosoft SharePointを併用する中で、二重入力や手作業による情報連携に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Trelloに新しいカードが作成されたタイミングで、関連するフォルダがMicrosoft SharePointに自動で作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな作業を削減できます。
これにより、入力ミスや対応漏れを防ぎ、より重要なコア業務に割く時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化ツールを使ったことがない方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">TrelloとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
TrelloとMicrosoft SharePointのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたアプリケーション間のデータ入力を自動化し、業務の効率化を図ることができます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
ご自身の業務に当てはまるものや、効率化できそうだと感じる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Trelloで新しいタスクやプロジェクトのカードを作成するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手動で作成している、というケースは少なくありません。
この自動化を設定すれば、<span class="mark-yellow">Trelloでカードが作成されると同時に、Microsoft SharePointにカード名と同じ名前のフォルダが自動で作成されます。</span>
これにより、フォルダの作り忘れを防ぎ、ファイル管理にかかる手間を削減できます。
すべてのTrelloカードに対してではなく、特定のプロジェクトや特定のキーワードを含むカードのみを対象にフォルダを作成したい場合に最適な連携です。
例えば、「重要」というキーワードを含むカードが作成された時だけフォルダを作成する、といった設定が可能です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">本当に必要なフォルダだけを自動で作成し、Microsoft SharePoint内を整理された状態に保つ</span>ことができ、よりスマートなフォルダ管理が実現します。
それでは、実際にTrelloとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成する方法を解説します。
今回は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使用して連携を進めていきますので、プログラミングの知識は一切不要です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回は「Trelloにカードが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。
この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するTrelloとMicrosoft SharePointのマイアプリ登録方法を解説していきます。
1.Trelloの登録方法
TrelloとYoomのマイアプリ登録方法は、以下の手順をご参照ください。
2.Microsoft SharePointの登録方法
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
検索窓にMicrosoft SharePointと入力し、検索結果からMicrosoft SharePointのアイコンを選択します。
Microsoft 365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントを選択してください。
パスワードを入力し、「サインイン」を行ってください。
これで、Microsoft SharePointとの連携完了です！
それでは、自動化フローの作成を始めましょう。
Yoomでは、初心者の方でも簡単に始められるよう、さまざまなテンプレートをご用意しています。
画面のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてみてください。
下記画面が表示されるので、「OK」ボタンをクリックして設定を始めましょう！
自動化フローが動き出すタイミングとなる操作を「トリガー」と呼びます。
まず最初に、「カードが新たに作成されたら（Webhook）」をクリックしましょう！
次の画面は初期設定済みです。
連携するアカウント情報を確認し、次のページに進んでください。
ユーザー名は、Trelloのプロフィールから取得可能です。
Trelloのプロフィールをクリックし、ユーザー名をコピーし設定しましょう。
ボードIDは枠内をクリックし表示される候補から選択してください。
候補は、マイアプリに登録したアカウントに紐づいて表示されます。
ここまで設定したら、テストボタンを押します。
「テスト成功」と表示されたら次のページに進んでください。
続いて、トリガーの動作テストを行います！
先ほど選択したTrelloのボードを開き、テスト用のカードを登録してください。
今回は例として、下記画像のように設定しました！
Yoomの画面に戻り、テストを実行します。
取得した値に、Trelloで作成したカードの情報が表示されるので、誤りが無いか確認してください。
問題が無ければ、設定を保存しましょう。
※取得した値についての説明は、こちらをご確認ください。
次のステップでは、Trelloに作成したカードのデータを引用し、Microsoft SharePointのフォルダを自動作成する設定を行います。
「フォルダを作成」という項目をクリックしてください。
次のページも設定されています。
連携するMicrosoft SharePointのアカウント情報を確認後、「次へ」をクリックしましょう。
サイトIDとドライブIDは、候補から選択してください。
親フォルダ名は、注釈を確認し手動で設定しましょう。（下記画像は例です。）
親フォルダのアイテムIDは、候補から選択します。
フォルダ名は、下記画面のように取得した値が設定されています。
このように設定することで、Trelloに新規カードが作成されるたび「追加されたカード名」を引用し、自動でMicrosoft SharePointのフォルダ名に反映させることが可能です。
定型文を追加したい場合は、直接入力してください。
設定が完了したら、テストを実行してください。
（テストが成功するとフォルダが実際に作成されます）
テストが成功したらMicrosoft SharePointの画面を開き、新規フォルダが登録されているのを確認してください。
問題なく登録できていたら、Yoomの画面に戻り設定を保存しましょう。
下記画面が表示されたら、「トリガーをON」に設定してください。
これで、「Trelloにカードが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する」フローの完成です！
今回はTrelloからMicrosoft SharePointへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にMicrosoft SharePointでのアクションをきっかけにTrelloへデータを連携する自動化も可能です。
手動での転記作業やタスクの作成漏れを防ぐために、以下のテンプレートもぜひご活用ください。
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、Trelloに手動でタスクカードを作成していませんか？
この自動化は、<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointにファイルが追加されると自動でOCR処理を実行し、抽出したテキスト情報をもとにTrelloにカードを作成することが可能です。</span>
手入力の手間とミスをなくし、書類に基づいたタスク管理をスムーズかつ正確に行うことができます。
Microsoft SharePointに保存された議事録や報告書など、長文のドキュメントから要点を把握してTrelloカードにまとめる作業は時間がかかります。
この連携では、OCRでテキストを抽出した上で、<span class="mark-yellow">AIがその内容を自動で要約してTrelloにカードを作成する</span>ため、ドキュメントの主旨を素早く把握し、次のアクションへとスムーズに繋げることが可能です。
TrelloやMicrosoft SharePointのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
チャットツールと連携することで、Trelloにカードが作成されたら通知を自動で送ることができます。
テンプレートを設定するだけで、タスクを通知する手間を省けるため、共有漏れを防ぎたいときにおすすめです。
kintoneなどと連携することで、レコードが追加されたらMicrosoft SharePointにフォルダを自動作成できます。
簡単な設定だけでフォルダを作成する手間を省けるので、業務を効率化したいときに利用してみてください。
TrelloとMicrosoft SharePointの連携により、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたカード作成に伴うフォルダ作成や、ファイルアップロードに伴うタスク起票といったデータ転記作業の手間を削減できます。</span>
これにより、担当者は情報管理の煩わしさから解放され、本来注力すべきプロジェクトの推進やタスクの実行に集中できるようになるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：作成するフォルダの命名規則はカスタマイズ可能ですか？
A：はい、可能です。
実運用では、単にカード名とするだけでなく、例えば「【案件名】カード名_作成日」のように、プロジェクト名や日付などの情報を含めてフォルダ名を作成するといったことも可能です。
日付を設定する場合は、下記画像のように「日付」のタブから設定することで、作成日を自動登録できます。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、アカウント登録したメールアドレスにエラー通知が送信されます。
通知にはエラーの発生箇所やオペレーションが記載されているため、どこでエラーが発生したかすぐに確認することが可能です。
再実行は自動で行われないので、通知を確認したら手動で再実行する必要があります。
また、エラー通知はメールの他にSlackやChatworkにも設定できるので、ぜひ下記リンクもチェックしてみてくださいね。
Q：この連携はYoomの無料プランの範囲内で試せますか？
A：TrelloとMicrosoft SharePointの連携は、Yoomのフリープランでご利用いただけます。
Yoomには「フリープラン」「ミニプラン」「チームプラン」「サクセスプラン」の4つのプランがあり、それぞれ、利用できる機能や毎月の無料タスク数・ライセンス数が異なります。
詳しい内容については、料金や機能の比較をまとめたヘルプページをご確認ください。
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