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「新しくTrelloにカードが追加されるたびに、内容を確認して担当者を割り当てるのが地味に大変…」
「誰にどのタスクを任せるべきか、判断に時間がかかってしまう…」
このように、Trelloでのタスク管理における担当者の割り当て作業に、手間や時間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">新しいタスクが登録された際に、その内容をAIが自動で判断し、最適な担当者をTrello上で割り当ててくれる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されます。
あなたは本来集中すべきプロジェクトの推進や戦略立案といったコア業務に、より多くの時間を割くことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、チームのタスク管理をもっとスムーズにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Trelloのタスク担当者を自動で割り当てる業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
それではここから、Googleフォームでタスクが送信された際に、AIが内容に応じて担当者を判断し、Trelloにカードを自動で作成・割り当てするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Trello
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleフォームのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からGoogleフォームを検索し、クリックします。
連携画面に移動するので「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携させるアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので必要事項を確認し、「続行」を選択します。
これでGoogleフォームのマイアプリ登録が完了です。
Trelloのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Googleフォームと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで、テスト操作の準備を行います。
実際にフォーム回答を受信する必要があるので、Googleフォームで実行してみましょう。
送信する内容は、架空の情報（「テストバグ」や「テスト依頼」など）でOKです。
完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
「フォームID」は、注釈を確認し入力してください。
作成したフォームURL内から取得が可能です。
設定したら「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、フォームの回答内容が反映されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
また、Googleフォームをトリガーに設定した場合、テストが成功しても自動で取得した値が表示されない場合があります。
その場合の回答データ取得方法については、こちらをご確認ください。
全て設定できたら「完了」をクリックし、次へ進みます。
ボードに参加しているメンバーの一覧を取得します。
「メンバーの一覧を取得」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Trelloと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「ボードID」は、注釈を確認し入力してください。
ボードのURL内から取得が可能です。
設定したら「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、ボード内のメンバー一覧が表示されます。
確認し「完了」をクリックしてください。
「テキストを生成する」をクリックしてください。
デフォルトで「テキストを生成｜3,000文字以内（15タスク）」 が設定されています。
生成するテキストによって消費タスク数が変動するので、変更したい場合はプルダウンで選択可能です。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
「プロンプト」では、AIへの指示内容を自由に設定できます。
ステップ3とステップ4で取得した値を活用し、入力しましょう。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、入力欄にはデフォルトで指示文の例が入っています。
そのまま利用しても問題なく、必要に応じて任意の指示に変更することもできます。
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、担当者のIDが出力されます。
確認し「完了」を押してください。
「新しいカードを作成」をクリックしてください。
再度、Trelloと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「ボードID」は、ステップ4と同じIDを入力してください。
「リストID」は、カードを追加するリストのIDを設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「タイトル」は、取得した値を活用し設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「メンバーID」は、取得した値からAIの生成結果を設定してください。
「説明」も、取得した値を活用し設定します。
全ての設定が完了したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に担当者が割り当てられたカードが作成されるので、Trelloを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」をクリックしてください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
Yoomでは、Trelloを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Trelloに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
様々な外部システムのアクションをトリガーにTrelloにカードを自動作成できます。
作成されたカードはTodoistへのタスク登録、スプレッドシートへのデータ連携、Googleドキュメントへのテキスト追加といった後続作業を自動化し、Microsoft TeamsやSlackへ通知します。
これにより、複数のツールにまたがるタスク管理を一元化し、情報共有と業務の抜け漏れ防止を実現できます。
Trelloへの担当者割り当てを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク内容の確認や担当者の選定といった工数を削減し、割り当ての漏れや判断ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、マネージャーやリーダーは割り当て業務から解放され、チームメンバーは自分に割り当てられたタスクに迅速に着手できるため、プロジェクト全体の進行がよりスムーズになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：この自動化にかかるYoomのタスク消費量はどれくらいですか？
A：今回のフローの場合【メンバーの一覧を取得】と【新しいカードを作成】で計2タスクを消費し、加えてAIによる【テキスト生成】を行うため、プロンプトの文字数に応じて追加タスクが発生します。
タスク実行数の詳細なカウント方法については、以下のサイトをご確認ください
Q：AIの割り当て精度や、判断基準の調整は可能ですか？
A：はい、可能です。
YoomのAIは柔軟にカスタマイズできるため、「どの担当者に依頼を振り分けるか」の基準を自社のルールに合わせて設定できます。依頼内容に応じた条件やキーワードを工夫することで、AIの判断精度を高めることもでき、運用しながら調整・改善することも可能です。
Q：自動化が失敗した場合の通知や対処法は？
A：自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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