「新しくTrelloにカードが追加されるたびに、内容を確認して担当者を割り当てるのが地味に大変…」
「誰にどのタスクを任せるべきか、判断に時間がかかってしまう…」
このように、Trelloでのタスク管理における担当者の割り当て作業に、手間や時間を取られていませんか？
もし、新しいタスクが登録された際に、その内容をAIが自動で判断し、最適な担当者をTrello上で割り当ててくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
あなたは本来集中すべきプロジェクトの推進や戦略立案といったコア業務に、より多くの時間を割くことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、チームのタスク管理をもっとスムーズにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはTrelloのタスク担当者を自動で割り当てる業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
Googleフォームでタスクが送信されたら、AIで担当者を自動割当してTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼やタスクをTrelloに手作業で転記し、内容を確認しながら担当者を割り当てる作業は、手間がかかるだけでなく判断に迷うことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、AIが内容を分析して最適な担当者を判断し、Trelloにカードを自動で作成します。これにより、Trelloへの担当者の自動割当を実現し、タスク管理の初動を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Trelloでのタスク管理で、担当者の割り当て作業を効率化したいと考えている方
- Googleフォームで受けた依頼を、Trelloへ自動でタスクとして登録、割り当てたい方
- AIを活用して、タスクの内容に応じた担当者の自動割当を実現したいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの内容確認から担当者選定、カード作成までの一連の作業が自動化されるため、タスク管理にかかる時間を短縮できます。
- AIが設定された基準で担当者を割り当てるため、担当者選定の判断が標準化され、割り当ての偏りやミスなどの人的なエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Trelloの「メンバーの一覧を取得」アクションを設定し、担当者候補のリストを取得します。
- 次に、AI機能の「テキスト生成」アクションで、フォームの回答内容とメンバーリストを基に担当者を決定するよう指示します。
- 最後に、Trelloの「新しいカードを作成」アクションで、フォームの内容とAIが選んだ担当者を設定してカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携する任意のフォームIDを設定してください。
- AI機能のテキスト生成では、フォームの回答内容や取得したTrelloメンバーの情報を基に、担当者を割り当てるための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます。
- Trelloのカード作成オペレーションでは、カードのタイトルや説明、担当者などの各項目に、前段のトリガーやオペレーションで取得した値を自由に設定可能です。
■注意事項
Googleフォームの依頼を基にTrelloの担当者をAIで自動割り当てするフローを作ってみよう
それではここから、Googleフォームでタスクが送信された際に、AIが内容に応じて担当者を判断し、Trelloにカードを自動で作成・割り当てするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Trello
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとTrelloのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームでタスクが送信されたら、AIで担当者を自動割当してTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼やタスクをTrelloに手作業で転記し、内容を確認しながら担当者を割り当てる作業は、手間がかかるだけでなく判断に迷うことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、AIが内容を分析して最適な担当者を判断し、Trelloにカードを自動で作成します。これにより、Trelloへの担当者の自動割当を実現し、タスク管理の初動を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Trelloでのタスク管理で、担当者の割り当て作業を効率化したいと考えている方
- Googleフォームで受けた依頼を、Trelloへ自動でタスクとして登録、割り当てたい方
- AIを活用して、タスクの内容に応じた担当者の自動割当を実現したいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの内容確認から担当者選定、カード作成までの一連の作業が自動化されるため、タスク管理にかかる時間を短縮できます。
- AIが設定された基準で担当者を割り当てるため、担当者選定の判断が標準化され、割り当ての偏りやミスなどの人的なエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Trelloの「メンバーの一覧を取得」アクションを設定し、担当者候補のリストを取得します。
- 次に、AI機能の「テキスト生成」アクションで、フォームの回答内容とメンバーリストを基に担当者を決定するよう指示します。
- 最後に、Trelloの「新しいカードを作成」アクションで、フォームの内容とAIが選んだ担当者を設定してカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携する任意のフォームIDを設定してください。
- AI機能のテキスト生成では、フォームの回答内容や取得したTrelloメンバーの情報を基に、担当者を割り当てるための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます。
- Trelloのカード作成オペレーションでは、カードのタイトルや説明、担当者などの各項目に、前段のトリガーやオペレーションで取得した値を自由に設定可能です。
■注意事項
ステップ1：GoogleフォームとTrelloをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleフォームのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からGoogleフォームを検索し、クリックします。
連携画面に移動するので「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携させるアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので必要事項を確認し、「続行」を選択します。
これでGoogleフォームのマイアプリ登録が完了です。
Trelloのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Googleフォームでタスクが送信されたら、AIで担当者を自動割当してTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼やタスクをTrelloに手作業で転記し、内容を確認しながら担当者を割り当てる作業は、手間がかかるだけでなく判断に迷うことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、AIが内容を分析して最適な担当者を判断し、Trelloにカードを自動で作成します。これにより、Trelloへの担当者の自動割当を実現し、タスク管理の初動を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Trelloでのタスク管理で、担当者の割り当て作業を効率化したいと考えている方
- Googleフォームで受けた依頼を、Trelloへ自動でタスクとして登録、割り当てたい方
- AIを活用して、タスクの内容に応じた担当者の自動割当を実現したいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの内容確認から担当者選定、カード作成までの一連の作業が自動化されるため、タスク管理にかかる時間を短縮できます。
- AIが設定された基準で担当者を割り当てるため、担当者選定の判断が標準化され、割り当ての偏りやミスなどの人的なエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Trelloの「メンバーの一覧を取得」アクションを設定し、担当者候補のリストを取得します。
- 次に、AI機能の「テキスト生成」アクションで、フォームの回答内容とメンバーリストを基に担当者を決定するよう指示します。
- 最後に、Trelloの「新しいカードを作成」アクションで、フォームの内容とAIが選んだ担当者を設定してカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携する任意のフォームIDを設定してください。
- AI機能のテキスト生成では、フォームの回答内容や取得したTrelloメンバーの情報を基に、担当者を割り当てるための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます。
- Trelloのカード作成オペレーションでは、カードのタイトルや説明、担当者などの各項目に、前段のトリガーやオペレーションで取得した値を自由に設定可能です。
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Googleフォームと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで、テスト操作の準備を行います。
実際にフォーム回答を受信する必要があるので、Googleフォームで実行してみましょう。
送信する内容は、架空の情報（「テストバグ」や「テスト依頼」など）でOKです。
完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
-
ご利用プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「フォームID」は、注釈を確認し入力してください。
作成したフォームURL内から取得が可能です。
設定したら「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、フォームの回答内容が反映されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
また、Googleフォームをトリガーに設定した場合、テストが成功しても自動で取得した値が表示されない場合があります。
その場合の回答データ取得方法については、こちらをご確認ください。
全て設定できたら「完了」をクリックし、次へ進みます。
ステップ4：Trelloのアクション設定
ボードに参加しているメンバーの一覧を取得します。
「メンバーの一覧を取得」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Trelloと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「ボードID」は、注釈を確認し入力してください。
ボードのURL内から取得が可能です。
設定したら「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、ボード内のメンバー一覧が表示されます。
確認し「完了」をクリックしてください。
ステップ5：AI機能でテキスト生成する
「テキストを生成する」をクリックしてください。
デフォルトで「テキストを生成｜3,000文字以内（15タスク）」 が設定されています。
生成するテキストによって消費タスク数が変動するので、変更したい場合はプルダウンで選択可能です。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
「プロンプト」では、AIへの指示内容を自由に設定できます。
ステップ3とステップ4で取得した値を活用し、入力しましょう。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、入力欄にはデフォルトで指示文の例が入っています。
そのまま利用しても問題なく、必要に応じて任意の指示に変更することもできます。
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、担当者のIDが出力されます。
確認し「完了」を押してください。
ステップ6：Trelloでカードを作成する
「新しいカードを作成」をクリックしてください。
再度、Trelloと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「ボードID」は、ステップ4と同じIDを入力してください。
「リストID」は、カードを追加するリストのIDを設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「タイトル」は、取得した値を活用し設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「メンバーID」は、取得した値からAIの生成結果を設定してください。
「説明」も、取得した値を活用し設定します。
全ての設定が完了したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に担当者が割り当てられたカードが作成されるので、Trelloを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」をクリックしてください。
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
Trelloを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Trelloを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Trelloに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
様々な外部システムのアクションをトリガーにTrelloにカードを自動作成できます。
作成されたカードはTodoistへのタスク登録、スプレッドシートへのデータ連携、Googleドキュメントへのテキスト追加といった後続作業を自動化し、Microsoft TeamsやSlackへ通知します。
これにより、複数のツールにまたがるタスク管理を一元化し、情報共有と業務の抜け漏れ防止を実現できます。
Salesforceで商談が受注になったらTrelloにタスクを登録する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が受注となった後、プロジェクト管理ツールに手作業でタスクを登録するのは手間がかかるのではないでしょうか。
特に多忙な時期には入力漏れや対応の遅れが発生し、円滑なプロジェクト開始の妨げになることもあります。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談ステータスが「受注」に更新されると、自動でTrelloにタスクカードが作成されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとTrelloを併用し、受注後のタスクを手作業で登録している営業担当者の方
- 受注後のキックオフや納品準備などを管理しており、対応漏れを防ぎたいプロジェクト管理者の方
- 営業部門と他部門の連携を円滑にし、業務の標準化を進めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談が受注になると自動でTrelloにカードが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるカードの作成漏れや、商談情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、商談のフェーズが「受注」の場合のみ後続のアクションが実行されるように条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報をもとにタスクカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Salesforceから取得した商談のフェーズが「受注」であるという条件を設定していますが、特定の金額以上の案件のみを対象にするなど、条件を任意でカスタマイズできます。
- Trelloでカードを作成するアクションを設定する際に、カードを追加したいボードIDとリストIDを任意で設定してください。
■注意事項
- SalesforceとTrelloをYoomと連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotで商談が受注になったらTrelloにタスクを登録する
試してみる
■概要
HubSpotで商談が受注となった後、プロジェクト管理ツールのTrelloへ手動でタスクを登録する作業は手間ではないでしょうか。特に、情報の転記には時間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotで商談が受注ステージに更新されると、自動でTrelloにタスクカードが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとTrelloを連携させ、受注後のタスク作成を効率化したい営業担当者の方
- 営業部門から他部門へのタスク連携をTrelloで行い、手作業に課題を感じている方
- 受注後のプロジェクト開始までのリードタイムを短縮し、顧客対応を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのステージ更新をトリガーにTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていたタスク登録の時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になるため、入力ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloを選択し、「新しいカードを作成」アクションを設定し、HubSpotの取引情報を基にしたカードが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、対象となるパイプラインや取引ステージを任意で指定できます。また、フローボットが起動する間隔も設定可能です。
- Trelloでカードを作成するアクションでは、カードを追加するボードIDやリストIDのほか、カードのタイトル、説明、期日などを任意で設定できます。
■注意事項
- HubSpot、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zendeskでチケットが登録されたらTrelloにタスクを追加する
試してみる
■概要
Zendeskで受け付けた顧客からの問い合わせチケットを、手作業でTrelloのタスクボードに転記していませんか？この作業は対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因になりがちであり、迅速な顧客対応の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、Zendeskに新しいチケットが登録されると同時にTrelloへ自動でタスク（カード）が追加されるため、こうした情報連携の課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZendeskとTrelloを併用し、チケット内容を手作業で転記している方
- カスタマーサポートの問い合わせ対応漏れや遅延を防ぎたいチームリーダーの方
- 複数のツールをまたぐ定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskにチケットが登録されると自動でTrelloにカードが作成されるため、手作業による転記やタスク作成の時間を短縮できます。
- 手動での情報入力に伴う転記ミスや、対応すべきタスクの作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実な対応を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとTrelloをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでTrelloを選択し、「新しいカードを作成」するアクションを設定し、Zendeskのチケット情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加するボードやリストを任意で設定してください。
- カードのタイトルや説明文に、Zendeskのチケットから取得した件名や本文、担当者などの情報を動的な値として結びつけ、自動で反映させることが可能です。
- また、固定値として特定のラベルを設定したり、担当者を割り当てるなど、チームの運用ルールに合わせて柔軟に内容をカスタマイズできます。
■注意事項
- ZendeskとTrelloをYoomを連携してください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
- 無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Jira Softwareで課題が作成されたらTrelloに追加する
試してみる
■概要
Jira Softwareで課題が作成されたらTrelloに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でJira Softwareを活用している方
・プロジェクト管理でJira Softwareを使用しているプロジェクトマネージャー
・Jira Softwareで課題管理をしている開発チーム
2.Trelloでタスク管理をしている方
・Jira Softwareで作成された課題をTrelloにも追加したい方
・Trelloによる課題追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Jira Softwareはプロジェクト管理に適したツールですが、課題管理をTrelloでも行う場合、情報連携を手間だと感じているかもしれません。。
また、Trelloへの課題追加が遅れたり、漏れが発生した場合、プロジェクトのスケジュールに影響が出る可能性があります。
このテンプレートは、Jira Softwareに課題が追加されると自動でTrelloに追加できるため、Trelloへの情報連携をスピーディーに行うことができます。
手動によるTrelloへの課題追加が自動化されるため、常に最新の情報で業務を進めることが可能です。
フローの後にチャットツールと連携することで、Trelloに追加された課題を速やかに把握することができ、チーム内の情報共有が容易になります。
■注意事項
・Jira Software、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで特定のキーワードのメールを受信したら、Trelloにカードを作成して通知する
試してみる
■概要
特定のキーワードを含む重要なメールを見逃してしまったり、その内容をタスク管理ツールへ手作業で転記する際に手間を感じたりすることはありませんか？
また、手作業による情報入力では、入力ミスや対応漏れが発生する可能性も考えられます。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でTrelloにカードを作成しSlackで通知することが可能となり、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する特定のメール内容を基にTrelloでタスク管理をされている方
- メールからの情報転記やタスク作成、関係者への通知を手作業で行い、非効率を感じている方
- チーム内での情報共有の迅速化と、タスクの対応漏れ防止を徹底したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信後、Trelloへのカード作成とSlackへの通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、タスク作成・通知の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Trello、そしてSlackをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したいキーワードを指定します。
- 続いて、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、受信したメール本文などから必要な情報を抽出するように構成します。
- 次に、オペレーションでTrelloを選択し、「新しいカードを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにカードが作成されるようにします。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Trelloにカードが作成された旨を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、検知するメールの「キーワード」を任意で設定してください。キーワードにはGmailの検索演算子も利用可能です。
- データ抽出機能の設定では、メール本文からどのような情報を抽出するか「変換タイプ」や「抽出したい項目・指示内容」を任意で設定できます。
- Trelloに新しいカードを作成するオペレーションでは、カードを作成する「任意のボードやリストの選択」のほか、「追加位置」や「期日指定」、「タスク説明」を任意で設定することが可能です。
- Slackのチャンネルに通知するオペレーションでは、メッセージを投稿する「投稿先」のチャンネルや、送信する「メッセージ」の内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Trello、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Trelloでカードが作成されたらTogglでタスクを作成する
試してみる
■概要
Trelloでのタスク管理とTogglでの時間計測を併用しているものの、両ツールへの二重入力に手間を感じていませんか。手作業での情報登録は、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Trelloでカードを作成するだけでTogglにタスクが自動で作成されるため、こうした連携作業の手間をなくし、タスクと工数の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- TrelloとTogglを併用し、タスクと工数の手作業での二重入力に手間を感じている方
- Togglへのタスク登録漏れをなくし、正確な工数管理を実現したいチームリーダーの方
- プロジェクト管理ツール間の連携を自動化し、業務の効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Trelloにカードが作成されるとTogglにタスクが自動登録されるため、これまで手作業で行っていた二重入力の時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、Togglへのタスク登録漏れや、タスク名の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、TrelloとTogglをYoomと連携します
- 次に、トリガーでTrelloを選択し、「カードが新たに作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでTogglの「Create Task」アクションを設定し、トリガーで取得したTrelloのカード情報を紐付けてタスクを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Togglでタスクを作成するアクションでは、タスク名などの各項目に、Trelloから取得したカードの情報（カード名、説明など）を変数として設定できます。
- また、特定のプロジェクトにタスクを集約したい場合など、常に同じ情報を設定したい項目には、固定の値を入力することも可能です。
■注意事項
- TrelloとTogglのそれぞれとYoomを連携してください。
Trelloにカードが作成されたら、Google スプレッドシートに自動でデータ連携する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールTrelloに新しいカードが作成されるたびに、その情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Trelloでカードが作成された際に、カード名や説明、期限などの情報をGoogle スプレッドシートへ自動で連携できます。
これにより、手作業による更新の手間を省き、タスク管理や進捗共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- TrelloとGoogle スプレッドシートを併用し、情報転記に手間を感じている方
- プロジェクトのタスク情報をGoogle スプレッドシートで集約・管理したいチームリーダーの方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、常に最新の情報を共有したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Trelloにカードが作成されると、自動でGoogle スプレッドシートへデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの一元管理による作業効率化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TrelloとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTrelloを選択し、「カードが新たに作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、指定したボードで新しいカードが作成されるとフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したカード情報を指定のGoogle スプレッドシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Trelloの「カードが新たに作成されたら（Webhook）」トリガーでは、連携するTrelloアカウントのユーザー名、そして自動化の対象としたいボードのIDを任意で設定してください。
- Trelloの「カードの情報を取得」オペレーションでは、情報を取得したいカードのIDを設定します。通常、トリガーで作成されたカードのIDが自動的に引き継がれます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加したいGoogle スプレッドシートのID、シート名、そしてTrelloから取得したどの情報を追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Trello、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Trelloにカードが作成されたら、Googleドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Trelloでタスクを管理し、その内容をGoogleドキュメントにまとめているものの、手作業での転記に手間を感じていませんか。カードの内容をコピー＆ペーストする作業は、単純ながらも抜け漏れのリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Trelloにカードが作成されるだけで、指定したGoogleドキュメントへ自動でテキストを追加できるため、TrelloとGoogleドキュメントの連携をスムーズに実現し、手作業による手間やミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Trelloのカード情報をGoogleドキュメントへ手作業で転記している方
- TrelloとGoogleドキュメントを連携させ、情報集約を効率化したいチームリーダーの方
- タスクの進捗と関連ドキュメントの管理を一元化したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Trelloにカードを追加すると自動でGoogleドキュメントへテキストが追加されるため、これまで転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、情報の転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、TrelloとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTrelloを選択し、「カードが新たに作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでTrelloの「カードの情報を取得する」アクションを設定し、トリガーとなったカードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、前のステップで取得したカード情報をドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントに追加するテキストの内容は、Trelloから取得したカードのタイトルや説明文といった情報と固定テキストを組み合わせ、お好みのフォーマットで出力することが可能です。
■注意事項
- TrelloとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
Trelloで新規カードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Trelloで新規カードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Trello利用チームのメンバー
・Trelloへのカード追加をリアルタイムで把握したい方
・Trelloの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・Trelloの更新状況を把握し、チームの進捗管理に役立てたい方
・Trelloの特定のボードやリストへの重要なカード追加を見逃したくない方
・Microsoft Teamsで通知を受け取ることで、Trelloの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
Trelloはチームでのタスク管理に便利なツールですが、新しいカードが作成されたことに気づかずに対応が遅れてしまうことがあり、チームメンバーがそれぞれ異なるタスクを抱えている場合には更にTrelloのボードを常にチェックすることは難しいです。
このフローを活用すれば、チームメンバーはMicrosoft Teamsの通知によって、新しいカードが作成されたら直ぐに把握することができ、迅速な対応によりプロジェクト全体の進捗をスムーズに進めることができます。
また、Microsoft Teamsの通知機能は時間や場所などを問わず利用することができるためチームメンバーがどこにいても、常に最新のタスク情報を把握できます。
■注意事項
・Trello、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Trelloでカードが作成されたら、Slackに通知する
試してみる
◼️概要
Trelloの指定ボード内で新たにカードが作成されたら、その内容をSlackに通知します。
◼️注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
まとめ
Trelloへの担当者割り当てを自動化することで、これまで手作業で行っていたタスク内容の確認や担当者の選定といった工数を削減し、割り当ての漏れや判断ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、マネージャーやリーダーは割り当て業務から解放され、チームメンバーは自分に割り当てられたタスクに迅速に着手できるため、プロジェクト全体の進行がよりスムーズになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：この自動化にかかるYoomのタスク消費量はどれくらいですか？
A：今回のフローの場合【メンバーの一覧を取得】と【新しいカードを作成】で計2タスクを消費し、加えてAIによる【テキスト生成】を行うため、プロンプトの文字数に応じて追加タスクが発生します。
タスク実行数の詳細なカウント方法については、以下のサイトをご確認ください
Q：AIの割り当て精度や、判断基準の調整は可能ですか？
A：はい、可能です。
YoomのAIは柔軟にカスタマイズできるため、「どの担当者に依頼を振り分けるか」の基準を自社のルールに合わせて設定できます。依頼内容に応じた条件やキーワードを工夫することで、AIの判断精度を高めることもでき、運用しながら調整・改善することも可能です。
Q：自動化が失敗した場合の通知や対処法は？
A：自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
