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新しいプロジェクトが始まるたび、あるいは新しいメンバーが加わるたびに、Trelloのボードへ手作業でメンバーを招待する業務に手間を感じていませんか？
「招待漏れがあったらどうしよう…」
「この単純作業に時間を取られたくない…」
といった悩みを抱えている方も多いかもしれません。
もし、<span class="mark-yellow">人事労務システムに従業員情報が登録されたタイミングで、自動的にTrelloの関連ボードへメンバーとして招待できる仕組み</span>があれば、こうした定型的な招待業務から解放され、プロジェクトの計画や管理といった本来注力すべきコア業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Trelloのボードにメンバーを招待する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、SmartHRに従業員情報が登録された際に、Trelloのボードにメンバーとして自動で招待するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Trello ／ SmartHR
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．SmartHRのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでSmartHRと検索し対象アプリをクリックしてください。
注釈に沿ってサブドメインを入力し、「追加」をクリックしましょう。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
2．Trelloのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「従業員が登録されたら（Webhook）」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
SmartHRと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
SmartHRでWebhook連携を開始するため、まずは接続確認を行います。
サブドメイン
注釈に沿って入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、YoomがSmartHRからWebhookを正しく受け取れるか確認しましょう。
SmartHRとYoomのWebhook接続に問題なければ、以下のように「Webhook URLの登録に成功しました」と表示されます。
確認できたら「次へ」をクリックしましょう。
続いて、実際にWebhookを起動させるための事前準備を行います。
テスト用に、SmartHRで従業員を登録しておきましょう。
今回は以下の内容で登録しました。
※本フローでは、後続のTrelloアクションでボードにメンバーを招待する際、SmartHRの従業員情報から設定されたメールアドレス宛に招待メールが送付されます。
そのため、今回は以下のとおり確認用の個人メールアドレスを従業員データに設定しています。（黒塗り部分）
Yoomの操作画面に戻ります。
SmartHRで新しい従業員が登録されると、その情報が事前に設定したWebhook URLに送信され、Yoomがイベントトリガーとして自動処理を開始します。
先ほど登録した従業員情報が正しく受信されるかを確認するために、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、SmartHRに登録された従業員に関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値はこの後のステップで利用することが可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後のステップです！
前のステップでSmartHRから取得した値を利用して、Trelloでボードにメンバーを招待しましょう。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Trelloと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
ボードID
注釈に沿って入力してください。
招待を送付するメールアドレス
入力欄をクリックすると、前のステップでSmartHRから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値となります。
そのため取得した値を活用せず設定を行うと、毎回同じメールアドレスに招待メールが送付されてしまうので注意が必要です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定したメールアドレスに招待メールが正しく届くか確認しましょう。
テストが成功したら設定したメールの画面を開き、ボードへの招待が届いているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり届いていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻ります。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、SmartHRで新しい従業員情報が登録されたタイミングで、指定したTrelloのボードに自動でメンバーが招待されるようになります。
実際にSmartHRで従業員情報を追加し、Trelloのボードへの招待通知が届くかを確認してみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、TrelloのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Trelloでカードが作成された際に、SlackやGmailなどに通知を送ることで、チームメンバーが重要な更新に迅速に対応できます。
また、Calendlyやkickflowなどのツールと連携することで、予定や申請が登録された瞬間に自動でTrelloカードを作成し、プロジェクト管理がさらにスムーズに進行するでしょう。
Trelloへのメンバー招待を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた招待業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は招待漏れの心配から解放され、新メンバーのオンボーディングやプロジェクト管理といった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：エラーが発生した場合、どのように対処すればよいですか？
A：設定している場合、フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：SmartHR以外のツールからも自動招待できますか？
A：はい、フローボットを作成することで可能です。
既存のフローボットからSmartHRのトリガーアクションを削除し、代わりにkintoneやGoogle スプレッドシートなど、社員情報を管理しているツールのトリガーアクションを設定します。
たとえばkintoneの場合、「レコードが登録されたら」をトリガーとして設定します。（以下画像参照）
これにより、新しい従業員データの登録を検知し、取得した情報（メールアドレス）からTrelloのボードへメンバーを招待できます。
Q：部署などに応じて招待するボードを変えられますか？
A：フローボット内で「進行先を切り替える」オペレーションを利用し、条件ごとに異なるTrelloのアクションを設定することで部署名などの情報に応じて、招待先のボードを自動で振り分けることが可能です。
「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
【設定方法】
SmartHRのトリガーアクション以下の＋ボタンをクリックします。
オペレーションタイプの選択画面から、「進行先を切り替える」を選択してください。
切り替え対象の取得した値
オペレーションは「従業員が登録されたら」、取得した値は「部署」を設定します。
切り替え条件には「部署」を選択し、条件には「値と等しい」を設定。
入力欄には「営業」「開発」など、実際に使用している部署名を入力してください。
※ここで設定する値はSmartHRに登録されている値と一致する必要があります。
設定した各条件の下に、Trelloの「ボードにメンバーを招待」アクションをそれぞれ追加し、設定画面から対応するボードIDをそれぞれ設定してください。
このように複数の条件を設定することで、部署やチームごとに異なるボードへ自動でメンバーを招待できます。
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