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■概要
新しいメンバーが入社するたびに、SmartHRに従業員情報を登録し、その後手作業でTrelloのボードにメンバーを招待する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用することで、SmartHRに従業員情報が登録されると、自動でTrelloのボードにメンバーを招待する処理が実行されるため、招待漏れや入力ミスを防ぎ、オンボーディングプロセスを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
新しいプロジェクトが始まるたび、あるいは新しいメンバーが加わるたびに、Trelloのボードへ手作業でメンバーを招待する業務に手間を感じていませんか？
「招待漏れがあったらどうしよう…」
「この単純作業に時間を取られたくない…」
といった悩みを抱えている方も多いかもしれません。
もし、人事労務システムに従業員情報が登録されたタイミングで、自動的にTrelloの関連ボードへメンバーとして招待できる仕組みがあれば、こうした定型的な招待業務から解放され、プロジェクトの計画や管理といった本来注力すべきコア業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはTrelloのボードにメンバーを招待する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、SmartHRに従業員情報を登録し、その後手作業でTrelloのボードにメンバーを招待する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用することで、SmartHRに従業員情報が登録されると、自動でTrelloのボードにメンバーを招待する処理が実行されるため、招待漏れや入力ミスを防ぎ、オンボーディングプロセスを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから、SmartHRに従業員情報が登録された際に、Trelloのボードにメンバーとして自動で招待するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Trello ／ SmartHR
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、SmartHRに従業員情報を登録し、その後手作業でTrelloのボードにメンバーを招待する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用することで、SmartHRに従業員情報が登録されると、自動でTrelloのボードにメンバーを招待する処理が実行されるため、招待漏れや入力ミスを防ぎ、オンボーディングプロセスを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．SmartHRのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでSmartHRと検索し対象アプリをクリックしてください。
注釈に沿ってサブドメインを入力し、「追加」をクリックしましょう。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
2．Trelloのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、SmartHRに従業員情報を登録し、その後手作業でTrelloのボードにメンバーを招待する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用することで、SmartHRに従業員情報が登録されると、自動でTrelloのボードにメンバーを招待する処理が実行されるため、招待漏れや入力ミスを防ぎ、オンボーディングプロセスを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「従業員が登録されたら（Webhook）」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
SmartHRと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
SmartHRでWebhook連携を開始するため、まずは接続確認を行います。
サブドメイン
注釈に沿って入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、YoomがSmartHRからWebhookを正しく受け取れるか確認しましょう。
SmartHRとYoomのWebhook接続に問題なければ、以下のように「Webhook URLの登録に成功しました」と表示されます。
確認できたら「次へ」をクリックしましょう。
続いて、実際にWebhookを起動させるための事前準備を行います。
テスト用に、SmartHRで従業員を登録しておきましょう。
今回は以下の内容で登録しました。
※本フローでは、後続のTrelloアクションでボードにメンバーを招待する際、SmartHRの従業員情報から設定されたメールアドレス宛に招待メールが送付されます。
そのため、今回は以下のとおり確認用の個人メールアドレスを従業員データに設定しています。（黒塗り部分）
Yoomの操作画面に戻ります。
SmartHRで新しい従業員が登録されると、その情報が事前に設定したWebhook URLに送信され、Yoomがイベントトリガーとして自動処理を開始します。
先ほど登録した従業員情報が正しく受信されるかを確認するために、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、SmartHRに登録された従業員に関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値はこの後のステップで利用することが可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後のステップです！
前のステップでSmartHRから取得した値を利用して、Trelloでボードにメンバーを招待しましょう。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Trelloと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
ボードID
注釈に沿って入力してください。
招待を送付するメールアドレス
入力欄をクリックすると、前のステップでSmartHRから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値となります。
そのため取得した値を活用せず設定を行うと、毎回同じメールアドレスに招待メールが送付されてしまうので注意が必要です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定したメールアドレスに招待メールが正しく届くか確認しましょう。
テストが成功したら設定したメールの画面を開き、ボードへの招待が届いているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり届いていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻ります。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、SmartHRで新しい従業員情報が登録されたタイミングで、指定したTrelloのボードに自動でメンバーが招待されるようになります。
実際にSmartHRで従業員情報を追加し、Trelloのボードへの招待通知が届くかを確認してみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、TrelloのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Trelloでカードが作成された際に、SlackやGmailなどに通知を送ることで、チームメンバーが重要な更新に迅速に対応できます。
また、Calendlyやkickflowなどのツールと連携することで、予定や申請が登録された瞬間に自動でTrelloカードを作成し、プロジェクト管理がさらにスムーズに進行するでしょう。
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の情報は、その後のアプローチに不可欠ですが、一枚ずつ手作業でデータ入力するのは手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を添付して送信するだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Trelloにカードとして追加します。
面倒なデータ入力作業から解放され、迅速な情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しいコンタ-クトが追加されるたびに、関連するタスクを手作業でTrelloに起票していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotで新しいコンタクトが作成されたタイミングで、Trelloにカードを自動で作成できるため、HubSpotを活用したタスク管理の効率を高め、重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつTrelloに手作業で転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかる上にコピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローは、Jotformに新しい回答が送信されると、その内容を自動でTrelloにカードとして登録します。面倒な転記作業から解放され、対応の初動を早めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、手作業でタスク管理ツールへ情報を転記する業務に手間を感じていませんか？
この作業は対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でTrelloに新しいカードが作成されるため、Salesforceと連携した効率的なタスク管理を実現し、営業活動の初動をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Trelloで新しいタスクやプロジェクトのカードを作成するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをGoogle Driveに手動で作成していませんか？
この作業は単純ですが、積み重なると時間もかかり、時には作成漏れといったミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Trelloでカードが作成されると同時に、Google Driveに指定したルールでフォルダが自動的に作成されるため、こうした手作業の課題を解消し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
◼️概要
Trelloの指定ボード内で新たにカードが作成されたら、その内容をSlackに通知します。
◼️注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
■概要
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Trelloを業務に活用している方
・プロジェクト全体の計画や進捗を管理しているプロジェクトマネージャー
・ソフトウェア開発のタスク管理をしているエンジニアの開発チーム
・社内プロジェクトや日常の業務タスク管理をしている管理部門
■このテンプレートを使うメリット
・Trelloでカードが新たに作成されたら、自動的にGmailに通知されるので、情報をタイムリーに共有できます。
・Gmailで通知する内容などは自由にカスタマイズできます。
■注意事項
・Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
kickflowで申請が行われたらTrelloにタスクを追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. kickflowで業務プロセスを管理している方
・企業の人事部門の方
・申請業務を担当している方
2. Trelloでタスク管理を行っている方
・申請内容をタスクとして管理している方
・タスクの割り当てや期限の管理を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
kickflowで申請が行われた際、申請後の手続きが必要となる場合があります。
このため、kickflowで申請された内容をタスク管理ツールに追加することで、申請後の手続きを漏れなく実施することができます。
このフローでは、kickflowで申請が行われるとTrelloタスクとして自動的に追加することができ、管理業務を効率化します。
Trelloを確認することで、申請内容をスピーディーに確認することができ、申請後に必要となる手続きをスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することでTrelloに追加されたタスクを通知することができ、タイムリーな情報共有も行えます。
■注意事項
・kickflow、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Trelloで新規カードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Trello利用チームのメンバー
・Trelloへのカード追加をリアルタイムで把握したい方
・Trelloの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・Trelloの更新状況を把握し、チームの進捗管理に役立てたい方
・Trelloの特定のボードやリストへの重要なカード追加を見逃したくない方
・Microsoft Teamsで通知を受け取ることで、Trelloの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
Trelloはチームでのタスク管理に便利なツールですが、新しいカードが作成されたことに気づかずに対応が遅れてしまうことがあり、チームメンバーがそれぞれ異なるタスクを抱えている場合には更にTrelloのボードを常にチェックすることは難しいです。
このフローを活用すれば、チームメンバーはMicrosoft Teamsの通知によって、新しいカードが作成されたら直ぐに把握することができ、迅速な対応によりプロジェクト全体の進捗をスムーズに進めることができます。
また、Microsoft Teamsの通知機能は時間や場所などを問わず利用することができるためチームメンバーがどこにいても、常に最新のタスク情報を把握できます。
■注意事項
・Trello、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Calendlyで新しい予定が登録されるたびに、手作業でTrelloにタスクカードを作成するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Calendlyでの予定登録をトリガーとして、Trelloに自動でカードを作成し、予定管理とタスク管理の連携における手間やヒューマンエラーの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
Trelloへのメンバー招待を自動化することで、これまで手作業で行っていた招待業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は招待漏れの心配から解放され、新メンバーのオンボーディングやプロジェクト管理といった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：エラーが発生した場合、どのように対処すればよいですか？
A：設定している場合、フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：SmartHR以外のツールからも自動招待できますか？
A：はい、フローボットを作成することで可能です。
既存のフローボットからSmartHRのトリガーアクションを削除し、代わりにkintoneやGoogle スプレッドシートなど、社員情報を管理しているツールのトリガーアクションを設定します。
たとえばkintoneの場合、「レコードが登録されたら」をトリガーとして設定します。（以下画像参照）
これにより、新しい従業員データの登録を検知し、取得した情報（メールアドレス）からTrelloのボードへメンバーを招待できます。
Q：部署などに応じて招待するボードを変えられますか？
A：フローボット内で「進行先を切り替える」オペレーションを利用し、条件ごとに異なるTrelloのアクションを設定することで部署名などの情報に応じて、招待先のボードを自動で振り分けることが可能です。
「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
【設定方法】
SmartHRのトリガーアクション以下の＋ボタンをクリックします。
オペレーションタイプの選択画面から、「進行先を切り替える」を選択してください。
切り替え対象の取得した値
オペレーションは「従業員が登録されたら」、取得した値は「部署」を設定します。
切り替え条件には「部署」を選択し、条件には「値と等しい」を設定。
入力欄には「営業」「開発」など、実際に使用している部署名を入力してください。
※ここで設定する値はSmartHRに登録されている値と一致する必要があります。
設定した各条件の下に、Trelloの「ボードにメンバーを招待」アクションをそれぞれ追加し、設定画面から対応するボードIDをそれぞれ設定してください。
このように複数の条件を設定することで、部署やチームごとに異なるボードへ自動でメンバーを招待できます。
