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「Zoho CRMで管理している商談やタスクの予定を、毎回Googleカレンダーに手入力している…」
「予定の変更があるたびに両方のツールを更新するのが手間で、入力ミスやダブルブッキングが心配…」
このように、Zoho CRMとGoogleカレンダーを併用する中で手作業でのスケジュール連携に限界を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Zoho CRMに新しい予定が登録された際、その情報が自動でGoogleカレンダーにも反映される仕組み</span>があれば、こうした面倒な二重入力から解放されますね。入力ミスを心配することなく、より重要な営業活動や顧客対応に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。これまで自動化に触れたことがない方でもすぐ業務の効率化を実現できますので、ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoho CRMとGoogleカレンダーを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoho CRMとGoogleカレンダーのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたスケジュール情報の転記作業を自動化できます。
これにより入力の手間やミスをなくし、常に正確なスケジュールをチームで共有することが可能になりますね。
以下でご紹介するテンプレートを使えば、アカウントを登録するだけですぐに自動化を体験できます。
登録はわずか30秒で完了しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Zoho CRMで顧客との商談やタスクなどの予定を作成した際、その情報をGoogleカレンダーにもイベントとして自動登録するフローです。
<span class="mark-yellow">スケジュール管理にかかる二重入力の手間を削減し、入力ミスや転記漏れを防ぐ</span>ことで常に正確な予定を把握できます。この自動化は、Zoho CRMのデータを直接Googleカレンダーに連携するシンプルな構成です。
Zoho CRMで作成された予定の中から「重要」や「特定の顧客」といった条件に合致するものだけを抽出し、Googleカレンダーに自動登録するフローです。
全ての予定ではなく<span class="mark-yellow">本当に重要なスケジュールだけを効率的に管理できるため、カレンダーの視認性が向上し、優先度の高い業務に集中しやすく</span>なります。この連携は、特定の条件で処理を分岐させることで、より柔軟な自動化を実現できる構成です。
それでは早速、実際にZoho CRMとGoogleカレンダーを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM／Googleカレンダー
[Yoomとは]
今回はZoho CRMで予定が作成されたら、Googleカレンダーに追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Zoho CRMとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。Zoho CRMのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
GoogleカレンダーとYoomのマイアプリ登録
右上の検索窓からGoogleカレンダーを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックしましょう。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
全てのチェックボックスにチェックを入れ「続行」をクリックすると、Googleカレンダーのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「予定が作成されたら（Webhook）」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「予定が作成されたら（Webhook）」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずテキストボックス下部の説明を参考にZohoドメインを入力しましょう。
次に、こちらもテキストボックス下部の説明通りにチャネルIDを入力してテストしてください。
成功したら「次へ」をクリック。
ここまできたら一旦Zoho CRMに移り、テスト用の予定を登録します。
その後Yoomの設定画面に戻ってテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
Zoho CRMのトリガーアクションはデフォルトでは取れるデータが少ないため、詳細情報を取れるこのアクションを設定し、後続で使用できる値をより詳細に取得していきます。
「予定を取得」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「予定を取得」のまま「次へ」をクリック。
予定IDの欄にはZoho CRMの「予定ID」の値が予め設定されているので、そのままで大丈夫です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
ステップ3と同様に、再度Zohoドメインを入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。予定の詳細情報を取得できました！
先ほど取得したZoho CRMの予定情報をもとに、Googleカレンダーに予定を登録します。
「予定を作成」をクリックしてください。
ステップ3・4と同様、アクションは「予定を作成」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定に移るので、まずカレンダーIDを候補から選択しましょう。
予定のタイトル・予定の開始日時・終了日時・予定の説明には、それぞれZoho CRMから取得した値が予め設定されているのでそのままでOKです。
タイトルと説明は、取得した値などの変数や固定のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズすることもできます。
参加者の欄には「メールアドレス」のアウトプットを設定したり固定のアドレスを直接入力したりできるので、予定を共有する相手に合わせて必要であれば指定してください。
主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか・タイムゾーンも設定可能です。
最後に、場所・公開するか否か・デフォルトリマインダー設定をするか否かをそれぞれ任意で設定しましょう。
デフォルトリマインダー設定を適用しない場合はカスタムリマインダーの設定もできます。
※デフォルトリマインダー設定を適用する場合はカスタムリマインダーは設定できません。両方設定するとエラーとなってしまうのでご注意ください。
設定が全て完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
Zoho CRMの予定情報をもとに、Googleカレンダーに予定が作成されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Zoho CRMで予定が作成されたら、Googleカレンダーに追加する方法でした！
今回はZoho CRMからGoogleカレンダーへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にGoogleカレンダーからZoho CRMへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Googleカレンダーに登録された予定情報を、自動でZoho CRMの予定としても作成するフローです。
<span class="mark-yellow">Googleカレンダーで管理している個人の予定や、他部署から招待された会議なども含めて活動履歴の記録漏れを防ぎます。これによりCRM上の顧客情報を常に最新の状態に保つ</span>ことができますね。
Googleカレンダーの予定の中から特定の顧客や社内メンバーが参加者として含まれているものだけを条件として抽出し、Zoho CRMに自動で予定を作成するフローです。
この方法により<span class="mark-yellow">重要な顧客接点に関する予定だけをCRMに効率的に記録し、手動での活動報告の手間を削減する</span>ことができます。
Zoho CRMやGoogleカレンダーのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Zoho CRMで取引先が新規作成されたら、Microsoft Excelに追加したり、Google スプレッドシートに追加したりできます。また、Google スプレッドシートに行が追加されたらZoho CRMで取引先を作成したり、Zoho CRMで見込み客が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成したりすることも可能です。さらに、Zoho CRMで見込み客が作成・更新されたらSlackに通知するといった自動化も行えます。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに行を追加しSlackに通知したり、Google ドキュメントで新しいドキュメントを作成しSlackに通知したりできます。また、Googleカレンダーで特定の予定が作成されたら、Google スプレッドシートに行を追加しGmailで通知したり、Zoomで会議を自動作成して予定に会議URLを追加したりすることも可能です。さらに、予定が作成されたら、説明を要約しGoogle スプレッドシートに追加するといった自動化も行えます。
Zoho CRMとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたスケジュール情報の二重入力をなくし、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより営業担当者はスケジュール管理に費やしていた時間を削減し、顧客との対話や提案活動といった本来注力すべきコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツールYoomを使うことで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化による業務効率化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してその効果を体験してみてください！
Q：予定の更新も同期できますか？
A：可能です。連携アカウントとアクションを選択する画面でZoho CRMのトリガーを「予定が更新されたら（Webhook）」に、Googleカレンダーのアクションを「予定を更新」等にそれぞれ変更してください。
Q：連携先のGoogleカレンダーを動的に変更できますか？
A：進行先の切り替え設定を追加することで可能です。「チャネルIDが特定のIDと等しい場合」などと設定することで進行先の切り替えができます。あとはそれぞれの切り替え先で別のカレンダーIDを指定しましょう。なお、分岐や進行先の切り替えオペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！
Q：Googleカレンダーではなく、Outlookカレンダーとも連携できますか？
A：可能です。連携アカウントとアクションを選択する画面でGoogleカレンダーのアクションをOutlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」等に変更してください。
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