「Zoho Mailで受信したお客様からの依頼メールを、都度ClickUpに手動でタスク登録している…」
「メールの内容をコピー＆ペーストする作業が面倒で、抜け漏れや入力ミスが起きてしまう…」
このように、Zoho MailとClickUp間での手作業による情報連携に、日々手間や課題を感じていませんか？
もし、Zoho Mailで特定のメールを受信したら、自動的にClickUpにタスクを作成する仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、タスクの対応漏れを防ぎ、より重要なプロジェクト業務に集中できる時間を確保できるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミング不要のノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの機会に導入して、日々のタスク管理をもっと効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoho MailとClickUpを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、ClickUpでタスクを作成する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信した重要な依頼メールなどを、手作業でClickUpへタスクとして登録していませんか？この作業は定型的でありながらも、対応漏れや入力ミスが発生する可能性があり、手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Zoho MailとClickUpの連携をスムーズに自動化できるため、特定のメール受信をきっかけにClickUpへタスクが自動で作成され、業務の効率化とミスの防止に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailで受けた依頼などをClickUpで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- Zoho MailとClickUpの連携による業務自動化で、タスクの作成漏れなどのミスをなくしたい方
- メールを起点としたタスク管理を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailで特定のメールを受信すると自動でClickUpにタスクが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの作成漏れや、メール内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ClickUpとZoho MailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho Mailの「メール内容の取得」アクションを設定し、トリガーとなったメールの詳細情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキスト抽出」を設定し、取得したメール本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailのトリガー設定では、連携するアカウントIDと、タスク作成のきっかけとしたいメールに含まれる特定のワードを任意で設定してください
- テキスト抽出のオペレーションでは、メール本文からタスク名や担当者など、どのような情報を抜き出してタスクに反映させたいかを任意で設定してください
- ClickUpでタスクを作成する設定では、タスク名や説明などを、前のステップで取得・抽出した情報を用いて任意に設定してください
■注意事項
- Zoho Mail、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
Zoho MailとClickUpの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にZoho MailとClickUpを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoho MailとClickUpの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho Mail ／ ClickUp
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はZoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、ClickUpでタスクを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Zoho MailとClickUpをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Zoho Mailのトリガー設定およびClickUpのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Zoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、ClickUpでタスクを作成する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信した重要な依頼メールなどを、手作業でClickUpへタスクとして登録していませんか？この作業は定型的でありながらも、対応漏れや入力ミスが発生する可能性があり、手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Zoho MailとClickUpの連携をスムーズに自動化できるため、特定のメール受信をきっかけにClickUpへタスクが自動で作成され、業務の効率化とミスの防止に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailで受けた依頼などをClickUpで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- Zoho MailとClickUpの連携による業務自動化で、タスクの作成漏れなどのミスをなくしたい方
- メールを起点としたタスク管理を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailで特定のメールを受信すると自動でClickUpにタスクが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの作成漏れや、メール内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ClickUpとZoho MailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho Mailの「メール内容の取得」アクションを設定し、トリガーとなったメールの詳細情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキスト抽出」を設定し、取得したメール本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailのトリガー設定では、連携するアカウントIDと、タスク作成のきっかけとしたいメールに含まれる特定のワードを任意で設定してください
- テキスト抽出のオペレーションでは、メール本文からタスク名や担当者など、どのような情報を抜き出してタスクに反映させたいかを任意で設定してください
- ClickUpでタスクを作成する設定では、タスク名や説明などを、前のステップで取得・抽出した情報を用いて任意に設定してください
■注意事項
- Zoho Mail、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
ステップ1：Zoho MailとClickUpをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Zoho Mailとの連携
Zoho Mailと検索し、下記の画面が表示されたらご自身のドメインを入力→追加をクリックします。
次に進んだらサインインしてください。
ClickUpとの連携
下記のナビをご覧ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Zoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、ClickUpでタスクを作成する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信した重要な依頼メールなどを、手作業でClickUpへタスクとして登録していませんか？この作業は定型的でありながらも、対応漏れや入力ミスが発生する可能性があり、手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Zoho MailとClickUpの連携をスムーズに自動化できるため、特定のメール受信をきっかけにClickUpへタスクが自動で作成され、業務の効率化とミスの防止に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailで受けた依頼などをClickUpで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- Zoho MailとClickUpの連携による業務自動化で、タスクの作成漏れなどのミスをなくしたい方
- メールを起点としたタスク管理を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailで特定のメールを受信すると自動でClickUpにタスクが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの作成漏れや、メール内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ClickUpとZoho MailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho Mailの「メール内容の取得」アクションを設定し、トリガーとなったメールの詳細情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキスト抽出」を設定し、取得したメール本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailのトリガー設定では、連携するアカウントIDと、タスク作成のきっかけとしたいメールに含まれる特定のワードを任意で設定してください
- テキスト抽出のオペレーションでは、メール本文からタスク名や担当者など、どのような情報を抜き出してタスクに反映させたいかを任意で設定してください
- ClickUpでタスクを作成する設定では、タスク名や説明などを、前のステップで取得・抽出した情報を用いて任意に設定してください
■注意事項
- Zoho Mail、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Zoho Mailトリガー設定
「特定のワードを含むメールが届いたら」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
- トリガーの起動間隔:ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。 - アカウントID:候補から選択します。
次に特定のワードを設定しましょう。
ここに設定したワードを含むメール受信時のみ、フローが起動します。
ここで、Zoho Mailに指定したテキストを含んだ下記のようなメッセージを送信しましょう。
フローに戻り、テストします。
メッセージ内容が反映していればOKです!
保存をクリックしてください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
