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「Zoho Mailで受信したお客様からの依頼メールを、都度ClickUpに手動でタスク登録している…」
「メールの内容をコピー＆ペーストする作業が面倒で、抜け漏れや入力ミスが起きてしまう…」
このように、Zoho MailとClickUp間での手作業による情報連携に、日々手間や課題を感じていませんか？
もし、Zoho Mailで特定のメールを受信したら、自動的にClickUpにタスクを作成する仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、タスクの対応漏れを防ぎ、より重要なプロジェクト業務に集中できる時間を確保できるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミング不要のノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの機会に導入して、日々のタスク管理をもっと効率化させましょう！
YoomにはZoho MailとClickUpを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
それでは、さっそく実際にZoho MailとClickUpを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoho MailとClickUpの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho Mail ／ ClickUp
[Yoomとは]
今回はZoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、ClickUpでタスクを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Zoho Mailと検索し、下記の画面が表示されたらご自身のドメインを入力→追加をクリックします。
次に進んだらサインインしてください。
下記のナビをご覧ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
「特定のワードを含むメールが届いたら」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
次に特定のワードを設定しましょう。
ここに設定したワードを含むメール受信時のみ、フローが起動します。
フローに戻り、テストします。
メッセージ内容が反映していればOKです!
保存をクリックしてください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
ここではメッセージの詳細を取得するため、「メール内容の取得」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進み、ステップ3と同じアカウントIDを候補から選択します。
フォルダIDも候補から選択しましょう。
メッセージIDは取得した値から設定されています。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
設定できたらテストし、保存します。
ここでは取得したメッセージ内容からタスクについて抽出するため、「テキスト抽出」をクリックします。
次に進み、内容を確認します。
デフォルトで取得した値から設定されているので、変更なければそのままテストしましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
抽出内容を確認し、保存しましょう。
最後の設定です！
ここでは、取得した内容を使ってClickUpにタスクを作成する設定を行います。
「タスクを作成」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進み、候補からteamを選択します。
space・folder・list_idも順番に候補から選択してください。
nameとdescriptionは下記のように取得した値から設定します。
これにより、Zoho Mailのメールごとに変わる情報をClickUpへ動的に反映できます。
その他の項目は任意で設定することが可能です。
設定できたらテストします。
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
最後にClickUpに移り、タスクが作成されたか確認をします。
無事に確認できましたね。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
Zoho MailとClickUpの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記やタスク作成の手間を削減し、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は受信した依頼に迅速かつ正確に対応できるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ClickUpタスクの担当者や期日も自動設定できますか？
A：
はい、できます。
arrayAssigneesやdue_dateの項目があるので、そこに設定することが可能です。
取得した値から設定したい場合はメール本文に担当者や期日も含め、テキスト抽出アクションで抽出したい項目に含めてください。
Q：特定の差出人からのメールだけを連携対象にできますか？
A：
はい、有料プランで利用可能な「分岐」オペレーションを追加することでできます。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：連携が失敗した場合のエラー通知はありますか？
A：
はい、あります。
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
