Zoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、ClickUpでタスクを作成する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Zoho Mail

と

ClickUp

を自動連携できます。

■概要

Zoho Mailで受信した重要な依頼メールなどを、手作業でClickUpへタスクとして登録していませんか？この作業は定型的でありながらも、対応漏れや入力ミスが発生する可能性があり、手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Zoho MailとClickUpの連携をスムーズに自動化できるため、特定のメール受信をきっかけにClickUpへタスクが自動で作成され、業務の効率化とミスの防止に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

Zoho Mailで受けた依頼などをClickUpで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
Zoho MailとClickUpの連携による業務自動化で、タスクの作成漏れなどのミスをなくしたい方
メールを起点としたタスク管理を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Zoho Mailで特定のメールを受信すると自動でClickUpにタスクが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
手作業によるタスクの作成漏れや、メール内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、ClickUpとZoho MailをYoomと連携します。
次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでZoho Mailの「メール内容の取得」アクションを設定し、トリガーとなったメールの詳細情報を取得します。
次に、AI機能の「テキスト抽出」を設定し、取得したメール本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。
最後に、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Zoho Mailのトリガー設定では、連携するアカウントIDと、タスク作成のきっかけとしたいメールに含まれる特定のワードを任意で設定してください
テキスト抽出のオペレーションでは、メール本文からタスク名や担当者など、どのような情報を抜き出してタスクに反映させたいかを任意で設定してください
ClickUpでタスクを作成する設定では、タスク名や説明などを、前のステップで取得・抽出した情報を用いて任意に設定してください

■注意事項

Zoho Mail、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください

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使用しているアプリについて

Zoho Mail

YoomではZoho Mailとノーコードで連携し、API経由でZoho Mailの操作を自動化することが可能です。例えば、Zoho Mailで受信したメールに対する返信文の下書きをAIで自動的に作成したり、Google SheetsやNotionの情報を使用して自動的にZoho Mailでメールを送信するといったことが可能です。