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「Zoho Mailで受け取った会議の案内を、Outlookのカレンダーに手で入力している…」
「Zoho MailとOutlookの両方を使っていて、情報の転記に手間がかかるし、ミスも起きてしまう…」
このように、複数のツール間での手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Zoho Mailで受信したメールの内容を、自動的にOutlookのカレンダーに登録する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されますよね。
そして、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より重要な業務に割く時間を生み出すことができるのではないでしょうか。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に、日々の業務を効率化してみましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoho MailとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoho MailとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報連携のプロセスを自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
ご自身の業務に当てはまるものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Zoho Mailで受信した会議の案内やアポイントに関するメールの内容を、自動でOutlookのカレンダーにイベントとして登録する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">手動でOutlookのカレンダーに登録する作業が不要になり、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐ</span>ことができます。
Zoho Mailで受信したメールの中から、特定の差出人や件名に含まれるキーワードなど、あらかじめ設定した条件に合致するメールだけを抽出し、その内容をOutlookのカレンダーにイベントとして自動登録する連携です。
重要な会議やイベントの案内だけを自動でOutlookのカレンダーに反映できるため、<span class="mark-yellow">不要な情報に惑わされることなく、重要なスケジュールだけを効率的に管理</span>できます。
それでは、実際にZoho MailとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoho MailとOutlookの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho Mail／Outlook
[Yoomとは]
今回は「Zoho Mailで受信した内容をもとに、Outlookのカレンダーにイベントを登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Zoho MailとYoomのマイアプリ登録
入力欄にZoho Mailと入力すると、Zoho Mailのアイコンが表示されますので、クリックしましょう。
今回は、JPのデータセンターを使用しているため「jp」と入力し、「追加」をクリックします。
表示されている内容を確認し、問題なければ「承諾する」をクリックします。
これでZoho Mailのマイアプリ連携は完了です！
OutlookとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしましょう。
下記の画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
コピーしたテンプレートは、Yoomのマイプロジェクトから確認できます。
「特定のワードを含むメールが届いたら」をクリックします。
タイトル、Zoho Mailと連携するアカウント情報、トリガーアクションを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
タイトルは、任意で変更できます。
Zoho Mailと連携するアカウント情報は、ステップ1のマイアプリ連携の情報が反映されます。
トリガーアクションは、変更しないでください。
トリガーの起動間隔を設定します。
アカウントIDは、入力欄をクリックし、候補から選択します。
候補は、マイアプリに登録したアカウントに紐づいて表示されます。
次の設定に移る前に、Zoho Mailで取得しているアドレスに特定のワードを含むメールを送ります。
今回は、下記のようなメールを送りました。
Yoom画面に戻り、Outlookに連携したいメールに含まれるワードを設定します。
今回は「007」と設定しました。
ここで設定したワードが含まれる場合のみ連携の対象になるため、連携したいメールの内容に応じて設定してくださいね！
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示され、下記のように取得した値（アウトプット）が表示されます。
ここまで確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
次にOutlookにイベントを登録する設定を行います。
画面赤枠の「自分のカレンダーにイベントを登録する」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では、ステップ3と同様に内容を確認して、次へボタンをクリックしましょう。
「API接続設定」では、Outlookのイベントに登録する内容を設定していきます。
もし設定されていなければ下記画像のようにプルダウンから選択してください。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
（テストが成功すると、Outlookにイベントが追加されます）
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Outlookへのイベント登録の設定を完了させてください。
Outlookの予定表を参照するとイベントが問題なく追加されていることも確認できます。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回はZoho MailからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからZoho Mailへのデータ連携も可能です。
実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。
Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されたら、そのイベント情報をZoho Mailで自動通知する連携です。
この連携により、<span class="mark-yellow">チームメンバーのスケジュール共有が円滑になり、情報伝達の漏れや遅延を防ぐ</span>ことができます。
Outlookのカレンダーに登録されたイベントの中から、特定のキーワードを含むものや、特定の参加者が含まれるイベントなど、条件に合致するものだけをZoho Mailで自動通知する連携です。
これにより、<span class="mark-yellow">自分に関わりの深い重要な予定だけをスムーズに把握しやすくなり、情報のノイズを減らす</span>ことができます。
Zoho MailやOutlookのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Google スプレッドシートなどと連携することで、Zoho Mailで受信したメール情報を自動でデータベースに追加できます。
これにより、メール情報の登録漏れを防げるため、ヒューマンエラーを削減したいときに利用してみてください。
Salesforceと連携することで、特定のリード詳細ページから1クリックでOutlookメールを送信できます。
テンプレートを設定するだけで手動でのメール作成と送信作業が削減されるため、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
Q：連携が失敗した場合の対処法はありますか？
A：フローボットでエラーが発生すると、設定したメールアドレスにエラー通知が送信されます。
通知にはエラーの発生箇所やオペレーションが記載されているので、エラーの発生箇所がすぐにわかります。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
エラー時の対応方法についてを参考にしてエラー箇所を修正しましょう。
Q：個人のカレンダーではなく共有カレンダーにも登録できますか？
A：はい、可能です。
マイアプリ連携する際に、共有カレンダーの管理者のアカウントで連携を行ってください。
これにより、共有カレンダーへの登録が可能になります。
Q：メール本文からの日時や場所の抽出精度は？
A：Yoomでは、短い1〜2行の文章からでも指定した情報を取り出せますし、数千文字程度の長文からでも抽出可能です。
特に「日時:」「場所:」といった形式化されたラベル付きのデータなら、ほぼ正確に取り出せる精度があります。
ただし、AIによる判断のため、正確に抽出できない可能性があります。
精度を重視する際は、抽出ルールを併用したり、正規表現による抽出アクションを利用したりすることがおすすめです。
詳しくはこちらをご確認ください。
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