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「メールの署名から連絡先を手動でGoogleコンタクトに登録するのが面倒…」
「特定の条件の連絡先が追加されたら、関係者にメールで通知したいけど、毎回手作業で大変…」
このように、メールとGoogleコンタクト間の手作業による情報連携に手間や時間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールで受信した署名情報からGoogleコンタクトに連絡先を自動で作成したり、特定の条件で追加されたGoogleコンタクトの情報をメールで自動通知したりできる仕組み</span>があれば、今よりも簡単にデータ管理が行えるはずですよね。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できる方法です。
Googleコンタクトのデータをスムーズにメールアプリへ通知させたい方は、ぜひ自動化を導入して、管理をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleコンタクトの連絡先情報を他のツールに連携する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールとGoogleコンタクトを連携し、連絡先管理を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleコンタクトの更新情報をOutlookなどのメールツールに自動で通知したり、Gmailで受信した情報からGoogleコンタクトに連絡先を自動で作成したりできる</span>ので、連絡先の共有や登録作業の手間を削減できます。
<span class="mark-yellow">Gmailで受信した情報をもとにGoogleコンタクトに連絡先を作成し、その内容をSlackなどのチャットツールに自動で通知する</span>ことで、チーム内での情報共有を迅速かつ円滑に行えます。
<span class="mark-yellow">Gmailで受信した内容からGoogleコンタクトに連絡先を作成し、その情報をGoogle スプレッドシートなどのデータベースに自動で追加する</span>ことで、手作業による転記ミスを防ぎ、正確な顧客リストを効率的に構築できます。
それではここから代表的な例として、Googleコンタクトで特定の条件のコンタクトが作成された際に、Outlookで自動的に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleコンタクト／Outlook
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスにGoogleコンタクトと入力し、Googleコンタクトのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンを押下しましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。
希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGoogleコンタクトが追加されたことを確認出来たら、Googleコンタクトのマイアプリ登録は完了となります。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Outlookのマイアプリ連携についてはナビをご用意しています。同じ手順で進めてみてくださいね。
マイアプリにOutlookが追加されたことを確認出来たら、Outlookのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行うために、テンプレートをコピーしましょう。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーとして、Googleコンタクトに連絡先が作成されたことを検知する設定を行っていきます。
画面赤枠の「コンタクトが作成されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」では以下の項目を設定していきます。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、連携テストを行います。トリガー条件を満たす必要があるため、Googleコンタクトに新しく連携先を作成しましょう。
テスト用の仮データで問題ありません。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テストが成功するとテスト成功画面と取得した値が表示され、Googleコンタクトのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。なお、この取得した値をこの後の設定で活用していきます。
「コマンドオペレーション」の分岐をクリックしてください。ここでは、組織名のリストに応じてその後のフローを進めるか否かを判断します。
・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
今回は組織名のリストが指定した条件に等しい場合のみフローを進行させます。
どのような値に等しい場合のみフローを進行させるか指定しましょう。
任意の値が設定できたら保存を押して次へ進みます。
次にOutlookからメールを送信する設定を行います。
画面赤枠の「メールを送る」をクリックしてください。
「メールの設定」画面では以下の項目を設定していきます。
「メール内容」の項目では実際に送信するメールを作成するように、宛先、件名、本文などを設定しましょう。
この際、プルダウンより1つ前のステップで取得した項目も設定することが可能です。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
なお、取得した値を活用せずテキストを直接入力した箇所は固定値のため定型文となります。
その他、宛先なども設定できたら次へボタンをクリックしましょう。
「メール送信のテスト」の画面に表示されているメールの内容で問題がなければテストボタンをクリックしましょう。(※実際に宛先にメールが送信されるため、必要に応じてメンバーに周知などを行っておきましょう。)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Outlookのメール送信設定を完了させてください。
実際に宛先のメールボックスを確認すると、設定した内容でメールが届いていることを確認できます。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
GoogleコンタクトやOutlookのAPIを活用することで、顧客情報管理やコミュニケーション業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Googleコンタクトを活用した自動化により、顧客情報の登録・共有・管理を効率化できます。
例えば、フォーム送信やメール受信をきっかけに連絡先を自動登録したり、他ツール（CRMやスプレッドシートなど）とデータを同期することで、情報の重複登録や更新漏れを防げます。営業やマーケティング担当者の手作業を減らし、スムーズな顧客管理が実現します。
Outlookによる自動化では、メール送信やタスク連携を中心に業務フローを効率化できます。
たとえば、他ツールでのイベントやアクションをトリガーにメールを自動送信したり、タスク管理ツールやCRMとの連携を行うことで、社内外のコミュニケーションをスムーズに行えます。営業報告や顧客対応の漏れ防止にも有効です。
Googleコンタクトとメールアプリの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた連絡先の登録や更新情報の共有といった作業を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎながら業務の抜け漏れを減少させられるはずです。</span>
これにより、顧客情報の管理がより正確かつスピーディーになり、営業やマーケティング活動といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Gmailで受信した連絡先を自動で登録できますか？
A：はい、可能です。今回はGoogleコンタクト→Outlookの連携でしたが、その逆パターンや、Outlook以外にも様々なメールツールとの連携が可能です。
Q：メール送信でエラーが出ます。
A：メール送信時にエラーが出る場合、メールアドレスが正しくない、Outlookのマイアプリ連携切れなどが考えられます。
詳しくはこちらをご確認ください。
Q：フローそのもので連携エラーが発生した場合の検知方法は？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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