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会議の議事録作成やインタビューの文字起こし、セミナー内容の記録など、音声データをテキスト化する作業に多くの時間を費やしていませんか？また、手作業での文字起こしは時間がかかるだけでなく、聞き間違いやタイプミスといったヒューマンエラーが発生する可能性も否めません。
もし、<span class="mark-yellow">音声ファイルを受け取ったり、ミーティングが終了したりした際に、AIが自動で文字起こしを行い、その結果を指定のメールアドレスに送信するような仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、文字起こし作業にかかっていた時間を他の重要な業務に充てることができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">音声ファイルをAIで自動文字起こしする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールで受け取った音声データをAIが自動で文字起こしし、その結果をGmailなどのメールサービスに通知するフローを、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">入力フォームで音声ファイルを受け取ったことをきっかけに、AIが自動で文字起こしを行い、その結果をGmailなどのメールサービスに通知する</span>ことができるので、アンケートや問い合わせフォーム経由での音声フィードバックなどを効率的にテキスト化し、関係者への迅速な共有を実現できます。
<span class="mark-yellow">Boxのようなストレージサービスに音声ファイルがアップロードされたことをトリガーとして、AIが自動で文字起こしを行い、その結果をOutlookなどのメールサービスに通知する</span>ことも可能であり、チーム内での音声ファイル共有と同時に文字起こし結果も連携されるため、情報共有の効率が格段に向上します。
<span class="mark-yellow">Zoomなどのミーティングツールでの録画が終了したことを検知し、その録画音声データをAIが自動で文字起こしし、結果をZoho Mailなどのメールサービスに通知する</span>設定もできるため、会議後の議事録作成の手間を大幅に削減し、重要な決定事項やタスクを素早く確認・共有できるようになります。
それではここから代表的な例として、フォームで音声ファイルが送信された際に、AIで文字起こししてGmailで通知するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
3.入力欄にZoomと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
4.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
5.YoomのマイアプリにGmailが登録されたら連携が完了です！
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
作成したフォームが送信されるとフローボットが起動します。
2.フォームはテンプレートとして既に作成されています。
「質問を追加」から質問事項を増やすことができるので、用途に合わせて設定後、「次へ」をクリックしましょう。
3.フォームの表示確認と詳細設定
取得した値に、入力フォームの回答サンプルを設定します。
こちらにテスト用の音声ファイルをアップロードしましょう。
(通常はフォームの回答が反映されますが、今回はテスト用に入力しています。)
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
確認できたら、「保存する」をクリックしてください！
1.続いて、「音声データを文字起こしする」をクリックします。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」に進みましょう。
3.次に「ファイルの添付方法」を以下のように設定します。
4.続いて、読み取る音声ファイルの言語を候補から選択してください。
5.「AIモデル」を候補から選択しましょう。
(基本的には、「ElevenLabs」をおすすめします！)
6.設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は後のフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。
1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、下にスクロールしましょう。
3.続いて、入力欄下の注釈を参考に用途に合わせて入力お願いします！
4.以下の項目も用途に合わせて入力しましょう！
※どちらも定型文やアウトプットを組み合わせることで、ミーティングごとの内容に合わせて自動通知できます。
今回はテスト用で以下のような内容を入力しました！
5.設定完了後、「次へ」に進み「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、送信したGmailアカウントにメールが届いているか確認しましょう！
確認後、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
Yoomには、今回紹介したもの以外にも、音声データや会議の録音内容を自動で文字起こしし、それをメールやチャット、各種業務ツールと連携することで、記録・共有・分析を効率化できるテンプレートがそろっています！
以下を参考に、「これも使ってみたい！」と思ったら、バナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
音声データの文字起こし作業をAIで自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた時間のかかる文字起こし業務から解放され、聞き逃しや誤字脱字といったヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>これにより、議事録作成の効率化、インタビュー内容の迅速なテキスト化、セミナーコンテンツの再活用などが容易になり、本来注力すべきコア業務へより多くの時間を割けるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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